Alfresco, gestor de contenidos de código abierto

Alfresco es uno de los softwares open source (código abierto) que compiten con las más grandes soluciones propietarias de gestión documental y contenidos. En el mundo empresarial existe cierta tendencia a dar mayor validez al software propietario frente a las soluciones código abierto. No obstante, durante la última década se han desarrollado varias propuestas competentes en este campo y Alfresco se ha perfilado como una alternativa válida frente a otros productos comerciales. Al ser de código abierto también favorece la creación de nuevas funcionalidades mediante programación o a través de un proveedor certificado. Sin embargo, existen soluciones que incorporan de base distintas aplicaciones y módulos que pueden resultar más atractivas para las necesidades de su empresa. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  existe una comparativa entre las características de Alfresco y las de otros softwares comerciales populares.

Índice:

1. ¿Qué tipo de software es Alfresco?
   1. Ventajas
   2. Desventajas
2. Versiones de Alfresco
   1. Alfresco Community Edition
   2. Alfresco One
   3. Alfresco en la nube

Alfresco: ¿ECM, DMS, BPM o todo en uno?

En realidad, AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc. es un sistema de gestión de contenidos de código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software. que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidosLa gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos. porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla., también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido.  (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresarialesLa gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista., etc. Esta versatilidad hace que Alfresco sea un producto dirigido a grandes y medianas empresas, que puedan aprovechar todas las ventajas que ofrece. No obstante, hay que tener en cuenta que, como cualquier otro software, también existen ciertos inconvenientes a la hora de usar este sistema de gestión de contenidos.

Ventajas

• Añade continuamente nuevas funcionalidades: integraciones (SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988., SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube., Salesforce, etc.), análisis de datos o flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. , entre otros.
• Alfresco One incluye una instancia de Alfresco en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet., dando opciones para una gestión de contenidos sólida de forma híbrida.
• Alfresco Community es la edición gratuita para desarrolladores, entornos de testeo o pequeñas instalaciones.
• Gran comunidad de foros de soporte y resolución de dudas.
• El precio de su licencia es de los más bajos respecto a otros gestores de contenido similares.

Desventajas

• Sus licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. de pago se dirigen más bien a medianas y grandes empresas.
• Para lograr un rendimiento aceptable hace falta un servidor de amplia capacidad.
• Tener un entorno de alta disponibilidad puede aumentar el coste total de la propiedad (TCOEl término Coste Total de Propiedad (TCO, Total Cost Ownership) comprende los costes totales incurridos por un producto o servicio durante todo su ciclo de vida o ciclo de uso. Al calcular el coste real hay que tener en cuenta no solo el precio de compra más favorable, sino, también, lo que se conocen como costes adicionales: como el mantenimiento, personal, seguro, depreciación, capacitación, etc.) al añadir las licencias al hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente. necesario.
• Encontrar un buen proveedor o experto es imprescindible para una implementación correcta. En la Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se expone cómo elegir al proveedor más adecuado para la implementación de este sistema.

¿Qué versiones de Alfresco existen?

Este sistema de gestión de contenidos intenta satisfacer las necesidades de las empresas ofertando 3 productos con características muy diferentes:

1. Alfresco Community Edition

Community Edition es el nombre de la versión gratuita de este gestor de contenidos, principalmente destinado a empresas que quieran disponer de una herramienta versátil en continua evolución. Está creada y desarrollada por Alfresco Software en colaboración con su comunidad. A través de foros, Alfresco Wiki o Google Groups los desarrolladores participan compartiendo fallos, correcciones o nuevas características.

Frente a la ventaja evidente del precio y del acceso al código, existe una desventaja primordial para las compañías: no ofrece soporte técnico. La empresa deberá confiar en la comunidad o en su propio departamento de sistemas para solucionar los inconvenientes que se presenten. Del mismo modo, el programa tampoco ofrece garantías, sincronizaciones con otros sistemas o la integración con software propietarioLa integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos..

2. Alfresco One

One es el nombre que se le da a la plataforma de gestión de contenido que maneja y sincroniza el contenido on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. con Alfresco en la nube. De esta forma se cuentan con una gestión del contenido híbridaUna nube híbrida es aquella que combina nubes públicas con privadas dentro de su infraestructura informática. Normalmente, cada uno de los servicios de la nube integrados dentro de una nube híbrida tiene una función distinta. En este caso, la nube privada puede ser utilizada para datos más sensibles o que requieren acatar leyes como la LOPD y la nube pública la que se utiliza de soporte a la nube privada. al adquirir esta versión. Esta solución de pago se basa en la misma tecnología open sourceOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software. que la edición Community pero con mayor soporte y funcionalidades disponibles. Al contrario que la versión anterior, Alfresco One ofrece multitud de opciones de integración con software propietario. Aplicaciones como Microsoft Office,Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace. Google Docs, SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988., SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. o AutocadEl Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D. pueden conectarse con esta herramienta. Esta versión ofrece a su vez en dos modalidades diferentes: Departamental y Enterprise.

• Edición Departmental: enfocada principalmente a solucionar las carencias de determinados departamentos o empresas con necesidades poco exigentes. La edición Departmental es la más asequible de las que ofrece Alfresco One. El precio es una de las ventajas más competitivas en comparación con la edición Enterprise. A pesar del coste más bajo, la edición Departmental presenta limitaciones que pueden ser importantes para las empresas. Por ejemplo, en España muchas compañías continúan en horario laboral después de las 5 p.m. Sin embargo, Alfresco One Departmental sólo ofrece servicio técnico entre las 9 y las 5 p.m. Si existiese algún problema en el sistema no podría recibirse asistencia técnica hasta el día siguiente con todos los inconvenientes que eso conlleva.
• Edición Enterprise: esta versión se dirige principalmente a corporaciones con grandes necesidades de gestión que buscan una herramienta potente y rápida. Al contrario que en la versión Departmental, Alfresco One Enterprise presenta características más amplias. Además de un soporte técnico 24 horas, una de las ventajas principales de esta herramienta es su capacidad de almacenamiento. La edición Enterprise incluye 1TB de almacenamiento en la nube, frente a los 25 GB de la edición Departmental. O lo que es lo mismo, unas 85.899.345 páginas escritas en Microsoft Word aproximadamente.

Además, con Alfresco One se apuesta por la movilidad como una importante oportunidad de negocio. Su aplicación móvil, Alfresco Mobile, permite que el empleado acceda a información almacenada on-premise y en la nube desde su dispositivo móvil. Posteriormente se sincronizarán los documentos en caso de trabajar sin conexión.

3. Alfresco en la nube

Esta solución en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. permite a los usuarios acceder de forma segura a los documentos de la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación. Gracias a este gestor de contenido SaaSEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). los empleados podrán disponer de todo el contenido almacenado de forma local y sincronizarlo con el que está la nube de forma automática. A su vez, una extranet facilitará la colaboración entre la empresa y sus colaboradores externos, ya sean proveedores o clientes, a través de una conexión segura teniendo sólo acceso a los documentos permitidosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores..

Observando la importancia de la integración, Alfresco en la nube ofrece la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones en la nube como Google Docs o Salesforce. La Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. ofrece una comparativa en profundidad de todas las versiones de este software con la que podrá descubrir cuál de las opciones se adapta mejor a las necesidades de su compañía.

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