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OpenText Content Suite Platform: ¿es tan complejo como parece?

OpenText Content Suite Platform es la solución de OpenText para la gestión documental o Enterprise Content Management (ECM). Esta herramienta presenta una gran variedad de funcionalidades que la hacen resultar complicada, pero ¿es así en realidad? ¿En qué consiste? ¿Cuál es su precio? ¿Cuánto tiempo lleva su implementación?

Índice:

  1. Procedencia de OpenText Content Suite 10.5
  2. Implementación de ECM
  3. Strategic partner de SAP
  4. Soluciones Opentext de gestión documental
  5. Coste de OpenText Content Suite 10.5
  6. Tendencia a la nube
  7. Precio de las soluciones en la nube

¿De dónde procede OpenText Content Suite 10.5?

OpenText es una compañía de Enterprise Information Management (EIM) o gestión de información empresarial. La sociedad cuenta con 25 años de vida en el mercado y cotiza en las bolsas de Nueva York y Toronto.

Su evolución pasa por la adquisición de múltiples empresas que son las causantes de su éxito actual. Entre las más importantes destacan: Hummingbird de gestión documental en 2007 y Vignette de publicación web en 2009. La última adquisición se produjo en el año 2015, cuando compraron la empresa Actuate Corporation, de analítica.

Las casi cuarenta empresas que han ido comprando desde el año 2000 albergaban diferentes soluciones que se han ido añadiendo a su producto base. Actualmente es una de las soluciones que ofrece un mayor número de funcionalidades del mercado.

Tras esto, la empresa cuenta con cinco áreas de trabajo, que son:

  • Enterprise Content Management (ECM)
  • Cloud
  • Analytics (Soluciones BI)
  • Customer Experience Management (CEM)
  • Business Process Management (BPM)

En este texto se abordarán únicamente las soluciones de Enterprise Content Management (ECM), que son las encargadas de la gestión del contenido. La principal herramienta es OpenText Content Suite 10.5. Este paquete personalizable, permite manejar el flujo de información desde la captura o creación hasta su archivo.

Este gestor documental, junto con Microsoft SharePoint, Documentum y Alfresco, forman la principal oferta de soluciones de ECM. Decidirse por uno u otro es una tarea compleja y depende de los requerimientos de cada empresa. En la Guía de Gestión Documental encontrará una comparativa de las principales características de estos cuatro gestores documentales, que le permitirá tener una visión general y mejorar sus opciones de elección.

Implementación de soluciones ECM de OpenText

El proceso de implementación depende mucho del tamaño de la empresa, así como del grado de madurez de las políticas de gestión de información que tenga la empresa. Si la estructura de la información no se encuentra definida, primero será necesario establecer claramente la jerarquía de la información. Si la gestión de la información es clara, el proceso será bastante más rápido.

Además del tamaño de la empresa, el tiempo de implementación varía en función de:

  • El sector de actividad de la empresa. Por ejemplo, el sector financiero y el de seguros suelen tener una implementación más larga y compleja debido a una serie de normativas que deben cumplir.
  • Si cotizan en bolsa o no, las empresas tendrán diferentes requerimientos.
  • Si son organismos públicos, se regirán por otra normativa.
  • El nivel de seguridad que se pretenda implantar.
  • El tipo de compañía.

Hay que considerar también si es necesaria una migración de un gestor documental anterior o no. Y si dicho gestor se encuentra bien estructurado. Cuando son aplicaciones de terceros, se suele realizar más rápido que si es un gestor documental de desarrollo propio estructurado en carpetas sin mucho sentido. Aunque existen aplicaciones para la migración automática, tener que migrar información aumentaría un par de meses el tiempo de implementación.

Considerando que cada empresa presenta una casuística diferente y que no hay dos instalaciones iguales, el tiempo de implementación de OpenText para una empresa grande o ayuntamiento de una ciudad importante puede llegar a tardar un año. Para empresas más pequeñas puede suponer unos seis meses o menos.

opentext content suite gartner estudio

OpenText: strategic partner de SAP

OpenText tiene un acuerdo desde hace más de dos décadas con SAP, por el que le convierte en strategic partner. En este acuerdo, SAP permite ofrecer sus servicios como parte del portfolio de OpenText y viceversa.

Se podría decir que el acuerdo va un paso más allá, llegando SAP a renombrar sus soluciones de gestión documental para no competir con las de OpenText. Además, las aplicaciones de OpenText presentan conectores para integrarse con los productos de SAP, lo que es bastante útil para aquellas empresas que cuentan con repositorios de SAP.

También disponen de OpenText Suite para SAP, que es una plataforma de una gran variedad de productos específicos para SAP. Esto se encuentra diseñado para una integración de las soluciones informáticas en la empresa.

Dentro de la variedad de productos para SAP de OpenText, cabe destacar dos de ellos:

  • SAP OpenText Vendor Invoice Management (VIM): Esta solución permite la contabilidad automática de las facturas digitalizadas por ICC. Trabaja sobre el ERP de SAP. Puede ayudar a simplificar el proceso de gestión de facturas.
  • SAP OpenText Invoice Capture Center (ICC): Este módulo permite la digitalización automática de facturas, mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Además, lee, valida y se integra con el proceso de aprobación de facturas en el ERP de SAP. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo en aquellas empresas que tengan un gran número de facturas físicas y quieran pasarlas a formato digital.

OpenText no es el único gestor documental que ofrece una buena conexión con SAP. Existen otras soluciones de ECM, por ejemplo, de código abierto, como Alfresco o Nuxeo, que permiten acceder a SAP y pueden suponer opciones más asequibles para su empresa. Consulte la Guía de Gestión Documental para conocer estas soluciones que le ayuden en la toma de decisión.

Soluciones Opentext de gestión documental

Es necesario destacar dos herramientas principales de gestión del contenido o ECM. Ambas son personalizables y comparten funcionalidades. Sirven para gestionar el contenido desde su creación o captura, pasando por colaboración y gestión, integración y optimización hasta llegar a su archivo y almacenado. Estas soluciones son:

  • OpenText Content Server 10
  • OpenText Content Suite Platform 10.5

Ambas soluciones son iguales, pero Content Suite presenta parches de mejora. Lo destacable de ambas, aparte de su personalización, es que permiten acceder desde el ERP y gestionar el workflow de aprobación.

A. OpenText Content Server: se puede decir que este es el programa base. Esta plataforma proporciona herramientas para administrar el contenido no estructurado dentro de la empresa. Puede ubicarse tanto on premise como en la nube, incluyendo:

  • Gestión de documentos
  • Flujos de trabajo
  • Motores de búsqueda
  • Recuperación de información

Su última versión es OpenText Content Server 10. Este programa permite gestionar la información durante todo el ciclo de vida de la misma. Además, trabaja con todo tipo de documentación Microsoft Office. Facilita también la organización, colaboración y gestión de documentos electrónicos. Esta herramienta recoge tanto la gestión de documentación como el workflow de la empresa.

B. OpenText Content Suite: este programa es el desarrollo de la herramienta anterior. Esta suite de productos incluye Content Server y otros productos secundarios. Permite personalización con diferentes módulos adicionales según los requerimientos de la empresa.

OpenText Content Suite está compuesta por los módulos:

  • Content Server, desarrollado anteriormente.
  • Records Management: esta solución permite hacer una gestión eficiente de los registros y/o formularios de la empresa. Existen leyes, tanto para empresas públicas como privadas, que obligan al mantenimiento de los registros. Existen ciertos sectores, como por ejemplo los despachos de abogados o la sanidad, cuyas tareas dependen en gran medida de los registros para desempeñar su función.
  • Enterprise Connect: es una interfaz escritorio alterna de OpenText Content Suite. Facilita el manejo para los usuarios con el contenido empresarial, las aplicaciones y los procesos.
  • Archive server: este servidor de archivo permite gestionar el ciclo de vida del contenido y su archivo siguiendo los requisitos de la organización, así como las diferentes normativas vigentes. Realiza funciones como la eliminación inteligente, la autoclasificación y la búsqueda.
  • Imaging Enterprise Scan: esta solución permite capturar e indexar desde escáneres, fax o e-mail. Es una herramienta útil para aquellas empresas que estén pensando en pasar todos sus archivos físicos a digitales. Permite hacerlo de forma automática.
  • Tempo Box: producto de intercambio de información, del estilo al conocido Dropbox. Sirve para compartir información con clientes o personas que se encuentran fuera de la empresa, pero permite hacerlo de forma segura. La seguridad aumenta porque se realiza on-premise y se encuentra conectado a Content Suite Platform. Incluso tiene un cliente para escritorio.

La última versión de esta herramienta es OpenText Content Suite 10.5. Esta solución puede ubicarse tanto on-premise como cloud. Presenta ciertas características específicas para desarrolladores y facilidades para usuarios. Permite también recoger el workflow de la empresa y compartir información entre compañeros. Esta plataforma vino a sustituir la anterior solución Content Lifecycle Management.

OpenText Content Suite incluye aplicaciones de:

  • Gestión de contenidos
  • Gestión de archivos
  • Captura
  • Archivo
  • Soluciones de e-mail
  • Aplicaciones centradas en el contenido
  • Plataforma y Desarrollo de Extensiones

Además, permite conectores y extensiones para:

  • Microsoft SharePoint
  • Soluciones SAP
  • Oracle E-Business Suite
  • Google Apps for Work

También se puede incluir la solución OpenText ECM Everywhere, que permite la conexión al repositorio desde dispositivos móviles como smartphones o tablets, lo que permitirá acceder a la información sin encontrarse en la oficina.

Si su empresa decidiera implementar este gestor documental y tuviera que elegir entre estas dos soluciones, lo recomendable sería implementar OpenText Content Suite 10.5 al incluir un mayor número de funcionalidades que Content Server.

¿Cuál es el coste de OpenText Content Suite 10.5?

El precio de OpenText Content Suite aumenta en función del número de usuarios que utilicen la solución. Será necesario pagar por una licencia por usuario y año, así como, unos costes de mantenimiento anuales.

La licencia de OpenText Content Server 10 cuesta aproximadamente unos 1.650 €, sin contar los costes de mantenimiento. La licencia del módulo Opentext Tempo Box tiene un precio aproximado de unos 175 €.

Hay una parte del sector que considera que OpenText que se encuentra especialmente indicado para grandes empresas, puesto que solo ofrece un alto valor a partir de 500 empleados debido a su precio. Además, los costes de mantenimiento son bastante altos en comparación con las ofertas de sistemas de código abierto.

En cuanto al precio, la herramienta OpenText se encuentra en el rango de precios de otras soluciones de código cerrado como EMC Documentum o IBM Filenet.

Las soluciones de código abierto como Athento, Nuxeo o Alfresco, se presentan como soluciones más económicas. Pero serán las necesidades de la empresa las que harán decantarse por un tipo de solución u otra.

Si se deciden por las opciones de código cerrado, en la Guía de Gestión Documental encontrará el precio de OpenText Content Suite Platform para una empresa de 100 empleados, así como para una de 1.000, además de un presupuesto real de ECM Documentum.

Soluciones cloud: la nueva tendencia

Es necesario destacar la solución OpenText Content Suite Platform, Edición Cloud. Debido a las diferentes opciones que presenta la nube, OpenText ha desarrollado la solución especialmente indicada para la misma. Es una herramienta simplificada, que puede permitir el ahorro de: costes, debido a que no es necesaria ninguna infraestructura; recursos, para el mantenimiento de la aplicación; así como en tiempo de implementación.

También es relevante la solución SaaS OpenText Core, anunciada en el 2014. Esta herramienta online permite la gestión de contenido, almacenaje, colaboración y control de versiones. Presenta posibilidades de restricciones de acceso, además de poder acceder desde dispositivos móviles, así como una interfaz muy sencilla.

Puede ser una opción interesante para empresas pequeñas, pero con un cierto volumen de datos que necesite un gestor de contenidos. Una posibilidad es empezar por soluciones cloud como esta.

Existen tres versiones que pueden ser interesantes para su empresa:

opentext core plans

¿Y el precio de las soluciones en la nube?

La solución OpenText Suite Platform edición Cloud, presenta un paquete estándar. El coste va en función de los usuarios, con un mínimo de 100 usuarios. Este paquete incluye infraestructura, gestión de la aplicación, soporte y derecho de uso del software. Así como un GB de almacenamiento por usuario. Aparte se le pueden añadir parches de seguridad.

En relación a OpenText Core, de las tres versiones que pueden ser interesantes para su empresa, la versión Team tiene un precio de 4,50€ por usuario al mes, la versión Business cuesta 9€ por usuario al mes y por último la versión Enterprise vale unos 27€ por usuario al mes.

El gestor documental OpenText puede parecer complejo al tener una gran diversidad de aplicaciones que le aportan las diferentes funcionalidades. Pero será necesario determinar primero cuáles son las necesidades de la empresa antes de decantarse por un gestor documental u otro. En la Guía de Gestión Documental encontrará una tabla-resumen con todas las funcionalidades de OpenText que le ayudará a determinar si encaja con los requisitos de su empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 18 mayo). OpenText Content Suite Platform: ¿es tan complejo como parece? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/opentext-content-suite
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