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Datos uniformes en toda la empresa
La gestión de datos maestros (Master Data Management, MDM) se encarga de que todos los datos empresariales se almacenen y gestionen centralmente. La información disponible sobre un producto, proceso, cliente o servicio se encuentra, por así decirlo, en un archivo maestro. Si se cambia algo en alguna parte del sistema, también se incluye este cambio automáticamente en otros sistemas. De esta manera se evita la fragmentación de la información y no hay ni un sólo sistema con datos desactualizados. Como resultado, se limitan los costes producidos de errores o revisiones. Además, los informes basados en datos correctos son de mayor confianza y los procesos empresariales pueden automatizarse de manera óptima.
La gestión de datos maestros está estrechamente relacionada con la gestión de datos del producto (Product Data Management, PDM) y con la gestión de Información del producto (Product Information Management, PIM). El PDM se ocupa de que todos los servicios o personas de una empresa trabajen con los datos (técnicos) exactos del producto, mientras que el PIM está más centrado en hacer que la información actual del producto esté disponible para los clientes y socios externos.
Combinación de software y política
Existen distintos sistemas para la gestión de datos maestros. Especialmente los proveedores de sistemas ERP están involucrados con la tecnología. Después, ellos ofrecen este software tanto como módulo de ERP como un paquete de software aparte y vinculable. Entre los proveedores de MDM vemos grandes nombres como IBM, Oracle y SAP, pero los más pequeños también están involucrados con la MDM. Es por eso que cada vez más pymes están mostrando interés en la gestión de datos maestros.
Sin embargo, el software no lo es todo para la gestión de datos maestros. Para poder hablar de verdad sobre gestión, también se debe hacer gobernanza de datos. La gobernanza es el lado más político del negocio. Ésta especifica qué va a hacer la empresa con los datos recopilados, por qué se recopilan exactamente, quién es el responsable, etc.
MDM y la Inteligencia de negocios (BI)
La gestión de datos maestros está destinada principalmente a optimizar los datos de una empresa. Esto se puede hacer a través de un sistema MDM o en un almacén de datos estrictamente organizados. La consecuencia directa de MDM es que todos los procesos empresariales existentes se ejecutan sin problemas. Por ejemplo, un número antiguo de un cliente se reemplaza inmediatamente en toda la documentación por el nuevo. De esta forma, todos los departamentos involucrados y los partidos externos, como ventas, atención al cliente y la empresa de transporte, siempre tenga los mismos y correctos datos.
En segundo lugar, esta información, en combinación con la gobernanza de datos, también puede ayudar a una empresa a evaluar su desempeño corporativo y a optimizar los procesos existentes (Gestión de procesos de negocio, BPM). Cuanto más precisos sean los datos, mejor podrá evaluar una empresa si se han alcanzado los objetivos previstos. Basándose en esta evaluación, se puede verificar si, por ejemplo, la estrategia de marketing o procesos específicos deben ajustarse. Cuanto más se gestiona e interpreta los datos maestros, más MDM se dirige hacia la inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI).
