¿Cuáles son las funciones de un ERP?

Las funciones de un ERP son una parte importante del proceso de adquisición de un sistema de gestión de recursos empresarialesUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.. Cada empresa estará interesada en unas aplicaciones de negocio concretas, acorde a los procesos internos. No obstante, la gran cantidad de programas ERPLa amplia variedad de sistemas ERP disponibles en el mercado refleja su capacidad para adaptarse a diferentes necesidades empresariales. Sin embargo, la popularidad de un sistema ERP específico no siempre es indicativa de su idoneidad para su empresa. En algunos casos, un ERP menos conocido podría ofrecer funcionalidades clave que resultan cruciales para sus operaciones. Es esencial evaluar todas las opciones disponibles, incluyendo aquellas que, aunque no sean tan populares, puedan alinearse mejor con los requerimientos y objetivos de su negocio. existentes en el mercado provoca que haya bastantes dudas respecto a las funciones disponibles. Además, las distintas configuraciones internas de cada ERP hacen que las opciones cambien dependiendo del proveedor o sistema. ¿De qué manera pueden añadirse? ¿Qué tipos de funcionalidades para ERP existen?

Índice:

1. Adición extra de funcionalidades
   1. Funciones modulares
   2. Funciones configurables
2. Tipo de funcionalidades que se pueden añadir
   1. Funciones más comunes
   2. Funcionalidades de un software especializado
   3. Funciones adicionales de ERP

¿Cómo pueden añadirse más funciones de un ERP?

Para responder a esta pregunta primero hay que plantearse lo siguiente, ¿qué tipo de ERP estoy utilizando? No todos los sistemas de gestión de recursos empresariales permiten añadir funciones de la misma forma y se dividen principalmente en dos categorías: modulares y configurables.

Funciones modulares

Aquellos que mediante la inserción de módulosUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos. pueden añadir funcionalidades o, en algunos casos, mucho más amplias que las que traen de base. En este tipo de sistemas se entiende que las empresas tienen distintos departamentos que se van incorporando al sistema según sea necesario. Los módulos pueden incluirse al implementarlo o un tiempo después, lo que permite que se pueda crecer de forma progresiva. Uno de sus inconvenientes es que las características de los módulos estarán decididas por el proveedor y no por el cliente. Por esto, habrá módulos que incluyan funciones que no sean del todo necesarias pero que aparecerán unidas en un mismo paquete a aquellas que le interesan. Para poder utilizar aquellas funciones del ERP que le interesen tendrá que adquirir el módulo completo, lo que conllevará quizás un precio más alto.

Funciones configurables

Este tipo de ERP da la posibilidad al usuario de añadir funciones propias mediante programación y código. Normalmente, toman más tiempo que los modulares para su instalación. Esto se debe a que hay que familiarizarse con el entorno de programación del ERP, conocer los distintos lenguajes o contratar a un proveedor externo para que añada las funciones bajo demandaUn software ERP a medida (o Custom ERP en inglés) es aquel que ha sido creado desde cero para adaptarse completamente a los procesos empresariales de una empresa. El desarrollo suele estar hecho por un desarrollador profesional (bien sea una persona, un equipo o una empresa). Es decir, una persona, equipo o empresa especializada en la creación de código.. No obstante, al contar con un desarrollo personalizado, la adaptación a los procesos de la empresaUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. es más específica. De esta forma, se alcanza una mayor profundidad al cubrir todos los flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido.  y procesos que se tengan en la empresa.

Estas dos categorías de personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. de las funciones de un ERP abarcan la mayor parte de los ERP del mercado. Sin embargo, existen algunos otros que incluyen ambas opciones, permitiendo adquirir módulos como realizar una configuración propia mediante programación. En la Guía ERP 2023La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá encontrar una comparativa de distintos sistemas por sector, precio o funcionalidades de referencia para los programas ERP más conocidos.

¿Qué tipo de funcionalidades pueden añadirse a un ERP?

La cantidad de funciones de un ERP que puede añadirse es bastante amplia. Algunos ERP de código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software. permiten modificar de forma mucho más amplia la arquitectura interna del sistema. De esta forma, virtualmente se puede añadir casi cualquier función de un ERP que se quiera. Además, hay que tener en cuenta que algunas de estas características también pueden ser cumplidas por un programa independiente y que no tenga que estar incluido dentro del sistema. En estos casos, será cuestión de los responsables decidir si merece la pena utilizar un programa especializado o incorporar funciones dentro del ERP para suplir las necesidades.

Funciones más comunes de los sistemas ERP

Dentro de las funcionalidades que se pueden añadir a un ERP, se puede diferenciar entre las que resultan esenciales para todo tipo de negocio y las que no. Los sistemas ERP incorporarán las funciones más básicas para la gestión empresarial, pero existen otras que suelen añadirse mediante módulos o programación. Algunas de las más comunes son:

• Gestión de almacenes (WMS)La gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.
• Gestión de la producciónUn sistema de producción es un software que sirve para que las empresas de fabricación lleven un mejor control de sus procesos de fabricación. Es decir, con este sistema se puede hacer un seguimiento en detalle del proceso de producción en el que se encuentra el producto. Este sistema está dirigido a la directiva de una empresa, ya que sirve para analizar la eficiencia de la/s planta/s de producción; colas de fases; estado de pedidos.
• Gestión de cadena de suministro (SCM)La gestión de cadena de suministro (Suppy Chain Management, en inglés) se refiere al conjunto completo de la cadena de producción y comercio, desde la compra de materias primas hasta que llega al usuario final. Sin embargo, a menudo, la gestión de cadena de suministro se limita a la gestión de cadena logística de materiales. Por tanto, se basa en hacer que una empresa sepa qué materiales o productos debe pedir y de que estos lleguen a tiempo. Para que esta planificación vaya bien, la gestión de cadena de suministro saca los datos del sistema ERP.
• Gestión de proyectosA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.
• Gestión de ciclo de vida de un producto (PLM)
• Gestión financieraLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados.
• Gestión comercial y ventasLa gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas. Esta gestión forma parte del core de una empresa, ya que, si no hay ventas, no hay dinero. Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible.
• Gestión de calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro.

Funciones que cuentan con software especializado

Hay otras funcionalidades para un ERP que también pueden añadirse, pero que normalmente tienen programas independientes más especializados y utilizados. Algunas de estos programas y aplicaciones son:

• Gestión Documental (DMS)Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
• Recursos Humanos (RRHH)El software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.
• Gestión de la relación con el cliente (CRM)La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.
• Business Intelligence (BI)La Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc.

Funciones adicionales de ERP

Algunas empresas están buscando ciertas funcionalidades que están especialmente dirigidas al sector donde operan, o a una actividad empresarial. No todos los sistemas ERP ofrecen este tipo de opciones. Las más relevantes son:

• • Configuración del precio (p.ej. ajustar automáticamente el precio según la temporada; subir el precio de los abrigos en invierno.)
  • Configuración del producto (el cliente puede componer el producto ideal con un configurador de producto basado en una serie de variables, como color, material, tamaño, etc.)
  • Planificador de un proyecto (p.ej. agendar y asignar etapas de desarrollo de un nuevo software, desde la concepción hasta el lanzamiento.)
  • Módulo de tareas: permite prevenir que algunas tareas se realicen dos veces (redundant task reduction o reducción de tareas redundantes).

• Gestión de inventarioLa gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock. o de activos (asset management)
• Seguimiento de lotesDiferentes empresas reciben los bienes por lotes o “batch” en inglés. Este puede ser una (gran) entrega de artículos que pertenecen al mismo grupo. Un lote puede componerse de varios productos, pero tienen que tener características comunes importantes. Por lo tanto, el registro por lotes (o registro de lotes) está estrechamente relacionado con la gestión de almacenes. Una empresa mantiene una visión actualizada del inventario.El registro por lote no se limita a los lotes entrantes. Para los clientes empresariales, también se componen, a menudo, lotes de salida. Aquí también es importante el registro, pero con un enfoque diferente. Para los lotes de salir es importante que la empresa comercial proporcione la información necesaria.  (¿qué lotes se procesan en el producto final?)
• Gestión del proceso de distribución
• Gestión de mantenimiento e inspecciónLas empresas de instalaciones suelen requerir unas funcionalidades comunes como la gestión de proyectos de instalaciones, la facturación por horas empleadas en cada proyecto y la correcta gestión de los documentos generados por cada proyecto suelen ser la parte básica de las necesidades de este tipo de empresa. (por ejemplo, las inspecciones y controles de las máquinas).

Las empresas que se orientan acerca de un sistema ERP a menudo tienen una serie de importantes elecciones que hacer. Debido a la gran oferta de softwares de ERP y a sus correspondientes funcionalidades, no siempre es fácil tener una visión general. Después de la elección de un paquete ERP, en el caso de una solución estándar, también se debe encontrar un proveedor adecuadoExisten multitud de proveedores de ERP en el mercado. Cada uno de ellos trabaja para ser el mejor en su campo y para su público. Dentro de la variedad de motivos que le harán decantarse por un proveedor, la calidad del servicio ofrecido será un aspecto determinante en el proceso de selección. El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza.  que pueda implementar las funcionalidades deseadas. El éxito futuro de la empresa depende en gran medida de cómo se realice este ejercicio. La Guía ERP 2023La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  proporciona ayuda a la hora de tomar decisiones equilibradas y obtener más información sobre qué funciones son realmente útiles para respaldar sus procesos comerciales.