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¿Para qué sirve el escaneo de código de barras?
Una correcta gestión de productos puede ayudar a una empresa a desarrollar su actividad con eficiencia. Para ello, muchas empresas se apoyan en el sistema de código de barras. Gracias al escaneo del código de barras, el sistema informa al encargado de controlar el stock cuánto inventario tiene o si han llegado al mínimo. Se benefician especialmente de esta metodología aquellas empresas cuya forma de trabajo es la de fabricación por stock o ensamblaje por stock o con el sistema de almacenaje FIFO (First-in, First-out). Empresas que funcionan de las anteriores formas, requieren un control muy exhaustivo para que no pare la producción ni que el ciclo de vida del producto finalice antes de salir del almacén. Una desorganización o desconocimiento de lo que una empresa tiene en el almacén puede generar grandes pérdidas de tiempo y dinero para dicha empresa. ¿Cómo ayuda el código de barras a la gestión de dichos productos?
Nota: para que el escaneo de código de barras haga su función tiene que estar conectado con un sistema. Si no se tiene, es recomendable implementar un sistema que dé sentido a los datos del código de barras. En la Guía ERP 2024 proporciona consejos sobre cómo ahorrar dinero durante la implantación de un sistema.
Principales problemas de las empresas que trabajan sin un código de barras
En algunos casos, el almacén es pequeño y, por tanto, la diversidad y cantidad de los artículos es muy reducida. Entonces, es posible que se pueda llevar el inventario de forma manual y/o con un Excel. Una empresa considera que es hora de empezar con el código de barras cuando se dan ciertas condiciones. Por ejemplo, cuando la empresa nota que empieza a perder un poco el control del inventario o intuye que el sistema manual de apuntar referencias está ralentizando la actividad de la empresa. Otras veces, la necesidad de tener un código de barras es obligatoria debido a la actividad del sector, como el rastreo de los productos en el caso del sector de la alimentación. Las principales dificultades a las que se enfrenta una empresa sin código de barras son las siguientes:
Gestión humana
Una de las mayores desventajas de no tener códigos de barras sucede cuando los empleados de una empresa tienen que escribir las referencias de los artículos. Esta tarea toma mucho tiempo de los empleados que podría ser aprovechado para otras tareas. Aparte del tiempo que se tarda en escribir las referencias, es muy común que se cometan fallos de escritura de referencias. Sin embargo, una vez que se tiene el código de barras, los operarios pueden escanear el código con una PDA (Personal Digital Assistant, o agenda electrónica) o un lector. Esta lectura electrónica de los códigos evita errores comunes de transcripción a mano de los datos. De esta forma, se mejora en velocidad y la precisión de los datos, y, por tanto, de los informes.
La consecuencia de esas mejoras conlleva la de la disminución del coste laboral. Al estar menos tiempo ocupado realizando la tarea de apuntar, se hacen menos horas extras y se necesita menos personal para la misma tarea.
Gestión de inventario
Otro de los grandes fallos de las empresas y que hace que pierdan mucho tiempo es una mala gestión de inventario. Sin una correcta gestión del inventario, una empresa también puede comprar más inventario del que debe o desconocer que no tiene el stock mínimo establecido. Cuando se hace uso del código de barras, los datos entran directamente al software ERP, mostrando el inventario a tiempo real. Esto es muy útil, sobre todo, para aquellas empresas que venden por diferentes canales (omnicanalidad), ya que se sabe si un artículo está disponible o no en todo momento.
Gestión de almacén
El almacén debe estar bien controlado para el correcto funcionamiento de la empresa. Si una empresa tiene el inventario suficiente pero no sabe localizarlo es un grave problema. El código de barras puede incluir la información con la ubicación del stock en el almacén. Cada ubicación en el almacén también tiene su propio código de barras. Si esta información se tiene también en el ERP, se pueden optimizar el espacio de almacenaje poniendo cerca aquellos que suelan salir juntos o ayudando a planificar la ruta más rápida a la hora de recoger unos artículos.
Nota: algunas empresas cometen una serie de errores comunes que impiden una óptima recogida de pedidos. La conexión del almacén con el ERP puede ayudar a prevenir estos fallos. La Guía ERP 2024 incluye información sobre cómo influye un software ERP en la recogida de pedidos.
Uso del código de barras en una empresa
La opción más común para tener el almacén y el inventario bien gestionado es el código de barras. El código de barras de un artículo funciona para sectores muy distintos, desde empresas de comercio y mayoristas a empresas de alimentación, pasando por la producción de medicamentos.
El código de barras da información esencial del producto
Esto se debe a que el código de barras no solo funciona como un número de referencia, sino que contiene en sí datos útiles del producto o lote. Un ejemplo del día a día sucede cuando compramos un artículo en un supermercado, la persona en la caja pasa el producto por el terminal de punto de venta (TPV). El TPV reconoce el código, marca la venta del producto y hace que se refleje en el ticket de compra los artículos comprados, junto con su cantidad y precio.
Esto se debe a que el supermercado tiene conectado su código de barras con el ERP. Cada código está asociado a un producto. Al estar asociado a ese producto, el gerente del supermercado puede ver cuánto tiene todavía de ese producto y si el inventario ha llegado a un mínimo, que le avise una alarma al gerente para que realice una orden de compra.
¿Cómo facilita el escaneo de código de barra la recogida de pedidos?
Generalmente, el código de barras es conocido por mostrar el precio y la cantidad de inventario disponible, pero no es su única función. En empresas con almacenes también se puede saber con el código de barras dónde se encuentran los artículos que se van a recoger para un pedido o para ser usado en fabricación. Al insertar la lista de productos a recoger, el sistema ERP reconoce la ubicación de los artículos y puede proponer al picker la ruta más rápida u óptima para la recogida. De hecho, en algunos casos, el ERP no solo facilita la recogida de los productos con la ruta, sino que permite la recogida por voz. Así el picker no tiene que llevar un albarán sino que el sistema le dice dónde ir y confirma la recogida de los productos verbalmente.
Consejo: la ruta de recogida es especialmente útil para aquellas empresas que tienen varios almacenes. Estas empresas suelen necesitar una gestión de almacenes con opción de multialmacén. De esta forma, si se va a preparar un pedido con artículos que se encuentran en distintos almacenes se puede estudiar cuál es la forma óptima de recogerlos.
Código de barra y registro de lotes
Muchas empresas también envían los productos por lotes. En dicho caso, el código de barras ayuda con el control de lotes. El código estaría en el lote general, y dentro de él, cada artículo tendrá también su propio código de barras. Este caso es muy útil para empresas que producen productos que se ingieren, bien sean medicamentos o comidas. Por ejemplo, si un laboratorio farmacéutico ha enviado un lote de productos que, por un casual, tiene que sacar del mercado lo antes posible, puede rastrear dónde está el lote y sus artículos y traerlos de vuelta.
Planificación de la producción y órdenes de compra con código de barras
Por otra parte, la forma de trabajar influye también en la necesidad de un código de barras. Aquellas empresas que hagan fabricación por stock o ensamblaje por stock dependen del inventario de la empresa. Por eso mismo, la planificación de la producción es muy importante para estas empresas. Estas empresas deben planificar su producción comprando un cierto número de inventario que sea suficiente para cubrir la demanda y sin que sobre demasiado inventario. Este caso se ve a menudo en las empresas de moda textil, las cuales tienen que planificar las campañas de ropa con uno o dos años vista.
En cuanto a la planificación de la compra de los artículos, mediante las listas de materiales se determina qué materiales deben comprarse y en qué cantidad. Cuando se recoge un artículo del almacén, se lee su código indicando que ya ha sido retirado. El sistema puede indicarnos cuando se ha llegado al mínimo de stock y se crea la lista de materiales que hace falta adquirir.
Posibles alternativas para el código de barras
No obstante, el código de barras no es el único sistema de referencias que existe. El sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID, Radio-frequency Identification) le está ganando terreno al código de barras. Esto se debe a que es necesario que el código de barras esté bien legible. Si no se leyera bien, no serviría. En cambio, el RFID es un chip que se pega y que puede ser legible en cualquier sentido, pudiéndose obtener siempre la información. Sin embargo, el código de barras sigue siendo más usado debido a lo económico que resulta, frente al coste superior del RFID, y su buen funcionamiento.
