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Gestión de Recursos Digitales (DAM, Digital Assets Management)

Índice:

  1. ¿Qué esla gestión de recursos digitales?
  2. Usos de la gestión del DAM
    1. Minimizar los tiempos de búsqueda
    2. Intercambio de archivos
    3. Colaboración y flujos de trabajo
    4. Archivo y otros usos
  3. ¿DAM independiente o dentro del gestor documental?

¿Qué es la gestión de recursos digitales?

La gestión de recursos digitales consiste en almacenar, organizar y compartir los activos digitales de una empresa. Esta gestión también recibe el nombre de gestión de activos digitales, o su forma inglesa, Digital Asset Management (DAM). La gestión de recursos digitales puede realizarse con ayuda de software. El DAM puede encontrarse tanto como módulo dentro de un sistema de gestión documental o como un sistema independiente (sistema de gestión de recursos digitales).

Los activos digitales de una empresa son todos aquellos archivos en formato electrónico que puedan ser usados para la actividad de una empresa. Algunos ejemplos de este tipo de archivos son: contenidos multimedia, material gráfico, fotografías, MP4, MOV, logos, PowerPoints, etc.

¿Sabías que? Originalmente, los sistemas de gestión documental sólo eran capaces de administrar documentos tradicionales y muy estructurados (como Word, Excel y pdf). No obstante, estos sistemas han evolucionado y ahora tienen muchas otras funciones, como la gestión de recursos digitales. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave se encuentran todas las funciones que pueden hacer los sistemas de gestión documental actuales.

Usos de la gestión de recursos digitales

Cada vez se trabaja con más archivos digitales. Por ello, muchas empresas requieren este sistema para gestionar sus activos y, así, evitar quebraderos de cabeza. Por tanto, las empresas se apoyan en la gestión de recursos digitales para:

Encontrar fácilmente los recursos digitales de la empresa

Al igual que con los documentos, las empresas deben de ser capaces de encontrar sus activos digitales. Por ello, el sistema DAM se compagina con la función de búsqueda. Por ejemplo, una empresa de diseño gráfico ha hecho el logo para uno de sus clientes. Después de entregárselo en los distintos formatos que necesita el cliente, los guarda en un PC. Si el cliente quiere hacer un pedido de una imagen para una campaña de márketing que incluya el logo, la empresa de diseño gráfico necesitará el logo. Entonces, al buscarlo, tiene que acordarse de dónde está y/o cómo lo llamó, y de cuál era la versión final del mismo. Si no se acordara, podría pasar que acaben usando una versión del logo que no era la final o buscar la forma de obtenerlo de nuevo (ya sea creándolo de nuevo o pidiéndoselo al cliente).

Al almacenar los activos dentro del gestor documental, se puede usar la función de búsqueda para encontrarlo fácilmente (por ejemplo, usando metadatos). Además, también es más fácil llevar un control de versiones, ya que el mismo sistema te indica cuál es la versión más actual.

control versiones beneficios

Compartir archivos digitales entre compañeros

Los activos digitales de una empresa también deben ser usados por diferentes empleados. No obstante, si el archivo está almacenado en local en el ordenador de un empleado, otro no podrá usarlo a menos que este se lo envíe. Entonces, pueden surgir 2 problemas.

Primero, se pueden crear varias versiones. El segundo problema se debe a que los archivos digitales tipo vídeos y fotos pesan más que los documentos como Word. Por tanto, los sistemas de correos electrónicos (como Outlook o Gmail) no permiten enviar estos archivos.

Entonces, los empleados buscan otras formas de compartir estos recursos. Por ejemplo, usando herramientas como WeTransfer o Dropbox. Sin embargo, WeTransfer sólo sirve para enviar archivos y no almacenarlos y el tamaño del envío depende de si es de pago o no. En el caso de Dropbox, esta plataforma sí que almacena los archivos. No obstante, si se desea que haya una gestión de identidad y acceso, es necesario contratar una versión de pago. Asimismo, suele ocurrir que los empleados usan este tipo de softwares de forma independiente. Eso quiere decir que los archivos se envían a través de programas que no están protegidos por los canales oficiales establecidos por la propia empresa, pudiendo ser un peligro en la seguridad TIC de la organización.

Por eso, es importante almacenar los activos digitales en el sistema de gestión documental. De esta forma, una empresa se asegura de que los empleados almacenarán los activos digitales dentro de un entorno seguro y accesible por el personal autorizado. Por ello, la función de un sistema DAM es especialmente útil en casos como el de un periódico. La redacción de un periódico tiene una delegación de fotógrafos. Las fotos deben almacenarse para que otros empleados puedan usarlas no sólo en los artículos, sino también en las portadas, en los recordatorios de un evento e, incluso, en exposiciones creadas por la entidad.

Posibilitar la colaboración y flujos de trabajo con recursos digitales

Al igual que pasa con los documentos, a menudo, los activos digitales también tienen que pasar por flujos de trabajo. Los flujos de trabajo de estos activos son muy diferentes. Por ejemplo, una discográfica puede tener un flujo de trabajo para la creación de un videoclip. En este caso, tanto los archivos de vídeo como los de música tendrán que pasar por distintos editores y por revisiones y aprobaciones antes de que estén totalmente listos. Algunos de estos pasos dentro del flujo pueden implicar que varios empleados trabajen juntos en un mismo videoclip de forma simultánea.

Importante: la colaboración entre empleados en un archivo es una actividad que se da con frecuencia. No obstante, a veces surgen problemas porque no se hace como es debido. En la Guía de Gestión Documental se encuentran los problemas más comunes en la colaboración documental y cómo resolverlos.

Otros usos comunes del DAM

El sistema DAM (Digital Asset Management) puede tener muchos usos. Por ejemplo, se puede usar un sistema DAM para almacenar ficheros Powerpoint, ya que son una herramienta bastante usada todavía para las presentaciones. Estas presentaciones pueden incluir imágenes, vídeos e incluso música. Por tanto, necesitarán almacenarse dentro de un sistema que lo permita. Además, una misma presentación de PowerPoint puede ser usada por las diferentes sedes. Esto sucede con frecuencia en empresas que dan cursos internos a sus empleados. Con un mismo PowerPoint, se les puede dar una enseñanza estructurada a todos los empleados sin importar si están en una sede u otra.

Otro caso en el que se usa el sistema de gestión de recursos digitales es en la gestión de proyectos. Muchas empresas necesitan hacer un seguimiento de sus proyectos con imágenes y/o vídeos. Así, se le puede mostrar al cliente el progreso de forma visual.

Por último, las empresas también lo usan para conectarlo con su sistema de gestión de contenidos (CMS). De esta forma, no tienen que estar descargando un archivo desde el sistema DAM y subiéndolo en el CMS para crear entradas en la web. Con ayuda de API’s, se pueden conectar y el empleado puede trabajar más rápido desde el propio CMS.

¿Qué diferencia hay entre un DAM independiente y uno integrado en un sistema de gestión documental?

La mayoría de las empresas hacen un uso bastante genérico de los activos digitales. Por ello, muchas empresas prefieren tener la gestión de recursos digitales integrada dentro del sistema de gestión documental. De esta forma, también les es más fácil involucrar estos activos en flujos de trabajo que no giran en torno a dicho activo, sino que suponen una parte del flujo.

No obstante, hay empresas cuya actividad está totalmente ligada a los recursos digitales. Por tanto, para estas empresas es posible que no sea suficiente con un módulo dentro del sistema de gestión documental. Los softwares DAM independientes ofrecen una mayor posibilidad de funciones (más especializadas). En la siguiente tabla se encuentran las diferencias principales entre un sistema independiente y uno integrado:

  Integrado Independiente
Facilidad de integración con sistemas especializados (p.e. CMS) Menor. Sólo se puede con ciertos programas muy conocidos o a través de un desarrollo a medida. Mayor. Generalmente, este tipo de sistemas se ha desarrollado teniendo en cuenta que se deberán hacer conexiones con otras soluciones de software y crear más API’s que lo posibiliten.
Facilidad de integración con otros módulos relacionados Mayor. Al estar dentro del sistema de gestión documental, los activos digitales pueden configurarse fácilmente para pertenecer a flujos de trabajo u obtener datos necesarios procedentes de otros módulos. Menor. Haría falta conectar el sistema especializado con el sistema de gestión documental. En algunas ocasiones, no es del todo posible o las actualizaciones no son en tiempo real.
Funcionalidades Menos cantidad y más generales. Más cantidad y más especializadas.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 30 julio). Gestión de Recursos Digitales (DAM, Digital Assets Management). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/gestion-recursos-digitales-dam