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Procedimiento Operativo Estandarizado (POE)

Índice:

  1. POE establece uniformidad
  2. Software
  3. Conseguir certificados (ISO) con POE
  4. ¿Cómo se redacta?
    1. Establecer los procesos necesarios
    2. Establecer una plantilla
    3. Reunir la opinión del lugar de trabajo
    4. Escribe, evalúa y publica el POE
    5. Mantener el POE

El POE establece una uniformidad en los métodos de trabajo

Un procedimiento operativo estandarizado (POE), o Standard Operating Procedure (SOP) en inglés, es un documento en el cual se describen minuciosamente las instrucciones para un determinado proceso de trabajo. Esto es interesante, sobre todo, para la formación de nuevos empleados, o en sectores donde la legislación es muy estricta. Un ejemplo de este tipo de sector es el de la aviación, en el cual los aviones deben someterse a los mismos controles exhaustivos antes de que puedan despegar.

Atención: Un procedimiento operativo estandarizado nunca es el objetivo en sí, sino que es parte de una gran estrategia para la gestión (electrónica) de calidad.

Software empresarial para el procedimiento operativo estandarizado

El procedimiento operativo empresarial se elabora para acciones específicas que se llevan a cabo en el lugar de trabajo, y, por lo tanto, está estrechamente relacionado con la optimización de los procesos empresariales. De esta manera, se pueden encontrar y gestionar en diferentes tipos de softwares empresariales. Algunos ejemplos de POE’s en softwares empresariales son:

POE para procesos empresariales en un ERP para el comercio:

  • Registro de nuevos artículos (creación de la numeración de los artículos, actualización de los catálogos, etc.).
  • Registro de nuevos clientes (en el CRM).
  • Recepción y tratamiento de los productos devueltos.
  • Gestión de quejas.
  • Control de calidad de los productos en el sector de la alimentación o de la moda.

POE para la gestión documental:

  • Preparación de facturas salientes.
  • Pago de facturas entrantes.
  • Archivo y destrucción ocasional de documentos.
  • Método de trabajo para la edición de carpetas de información y otras comunicaciones (externas).

POE para la gestión de recursos humanos:

  • Instrucciones de trabajo para una efectiva sucesión de empleados que se marchan.
  • Métodos de trabajo fijos para el ciclo de vida del empleado, entre los que se encuentra la selección, el onboarding, formación y el offboarding.
  • Métodos de trabajo fijos para las entrevistas de evaluación.

Conseguir certificados (ISO) con ayuda de un POE

Un procedimiento operativo estandarizado es importante para el mantenimiento o mejora general de un producto o servicio, pero también puede tener objetivos más específicos. Muchas empresas usan los procedimientos e instrucciones establecidas para que se lleven a cabo ciertas normas como, por ejemplo, la obtención de un certificado ISO. Especialmente en cuanto a las normas de calidad y seguridad, resulta muy interesante para las empresas poder presentar en detalle qué pasos siguen los empleados en la ejecución de su trabajo. También los certificados de medio ambiente son cada vez más populares, y requieren procedimientos muy estrictos. Por lo tanto, un POE orientado hacia la política de reciclaje es un buen soporte para una empresa que desea obtener un certificado ambiental.

¿Cómo se redacta un procedimiento operativo estandarizado?

Redactar un procedimiento operativo estandarizado puede parecer simple a primera vista. Sin embargo, las empresas deben ser muy minuciosas a la hora de hacerlo. El siguiente plan paso-a-paso puede ayudar a las organizaciones a elaborar un POE correctamente.

1. Establecer los procesos para los cuales es necesario el POE.

Es bastante relevante identificar todos los procesos empresariales existentes. Ocasionalmente, esto se realiza con la gestión de procesos empresariales, o Business Process Management (BPM) en inglés. Pero no todos estos procesos necesitan un POE. Por lo tanto, se debe empezar por la selección de los procesos que son esenciales para el cumplimiento de una legislación, la obtención de certificados o para el funcionamiento básico de la empresa. Esta selección ocurre idóneamente con los miembros del equipo directivo, el cual tiene una buena visión de los objetivos que persigue la empresa.

2. Establecer una plantilla

También se debe planear bien la preparación de un procedimiento operativo estandarizado. Prepare una plantilla y determine cómo se redactarán las instrucciones (lingüísticamente). Una plantilla ayuda a que los empleados entiendan y lleven a cabo los procedimientos. En este paso también se debe decidir cómo se pone al tanto a los trabajadores sobre el POE, o dónde consultar toda la información.

Consejo: Algunos trabajadores aprenden mejor cuando las directivas están escritas, otros aprenden más fácil con ayuda de imágenes. Por lo tanto, puede ser interesante proporcionar los procedimientos de forma tanto visual como textual (y, a veces, hasta auditiva).

3. Reunir la opinión del lugar de trabajo

Los detalles sobre los procedimientos de trabajo siempre son más precisos si lo hacen los propios usuarios. Determine quiénes son los expertos y habla con ellos. Haga también uso ocasional de las pautas ya existentes en los departamentos específicos.

4. Escribe, evalúa y publica el POE

Con ayuda de la plantilla y de la información del taller se puede redactar el POE. Esta configuración inicial es, por lo tanto, evaluada y, ocasionalmente, reescrita por la dirección. Después de esto, el POE está listo para ser publicado de la manera establecida.

5. Mantener el POE

Los procesos cambian a lo largo del tiempo, por tanto, sería raro si los POE relacionados permanecen como están. Por ello, elabore también un plan para la revisión de los procedimientos operativos estandarizados. Además, puede ocurrir que las deficiencias sólo se visualicen después de un tiempo. Por ello, puede ser interesante darle a los usuarios la posibilidad de hacer sugerencias para la adaptación del POE.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 4 septiembre). Procedimiento Operativo Estandarizado (POE). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/procedimiento-operativo-estandarizado-poe