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Coste de un sistema de calidad (SGC): ¿qué determina el precio de un software para la gestión de calidad?

Muchas empresas se centran específicamente en la gestión de la calidad (Quality Management). Esto puede ser porque estén obligadas. Por ejemplo, pueden estar obligadas por pertenecer a sectores muy regulados como la sanidad, farmacéutico o de la alimentación. Sin embargo, cada vez es más frecuente encontrarse el enfoque de la gestión de la calidad como un objetivo de la empresa. Al establecer requisitos específicos de calidad a sus productos o servicios, las empresas se aseguran de mantener su lugar en un mercado cada vez más competitivo. Un paquete de gestión de calidad proporciona una visión general de la calidad, pero, ¿le merece la pena invertir en este software a cualquier empresa? ¿a qué se le debe prestar atención al considerar invertir en un SGC?

Índice:

  1. Tipos de SCG
  2. Más específico, mayor coste
  3. Elección de roles
  4. Costes ocultos

Proporcionar calidad cuesta dinero, no entregar calidad cuesta aún más.

¿Qué tipo de sistema de gestión de calidad se implementa?

La mayoría de los paquetes de SGC tienen su origen dentro de la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) o de la gestión documental. Esto influye en el precio. Un paquete de gestión de la calidad con base de gestión documental será más asequible que un paquete SGC con base de ERP. A continuación se exponen 2 ejemplos ilustrativos:

  1. Una empresa en la que 100 usuarios deben trabajar en el SGC y escoge un SGC con base de gestión documental. Esta empresa no tiene requisitos muy específicos. Los documentos de calidad deben tener un control de versiones, adaptarse a un flujo de trabajo y deben archivarse de forma correcta. Además, hay flujos de trabajo para clientes y (casi) incidentes y auditorías. Por todo esto, la empresa desembolsará unos 30.000€ para la implementación, y unos 8.000€ para costes anuales de licencias.
  2. Una empresa en la que 100 usuarios deben trabajar en el SGC y escoge un SGC con base de ERP. Este tipo de empresa se encuentra en un sector cuyo software más importante es el sistema de gestión de calidad, por ejemplo, un laboratorio clínico. Esta empresa opta por comprar el sistema por completo, porque ya tiene una gran cantidad de hardware disponible. El precio de compra del sistema es de 200.000€. Además, anualmente la empresa paga unos 20.000-30.000€ de mantenimiento.
¡Consejo! Además de la base del paquete, los costes también dependen del tipo y la cantidad de funcionalidades que una empresa desee utilizar. Un paquete con más funcionalidades y/o con funcionalidades muy específicas es más caro que un paquete con pocas funcionalidades y/o funcionalidades generales. Los jefes de proyecto que se están orientando pueden indicar en el Premium digiBook Quality Management: funcionalidades clave cuáles son las funcionalidades que desean exactamente. Basándose en eso, después se puede calcular bien cuánto podría costar el paquete.

Cuanto más específico el SGC, mayor será la inversión

Una pregunta importante que debe responderse para elegir un sistema de gestión de calidad es: ¿debo elegir un paquete general o un paquete especializado (best of breed)? Esto depende de la empresa, de la infraestructura de hardware y de software ya existente. Puede ser que una gran empresa logística se decida rápidamente por un paquete general basado en ERP. Esto se debe a que es vital que todos los procesos empresariales estén integrados dentro de un único sistema. De lo contrario, el entorno TIC se fragmentaría demasiado. También es financieramente más interesante comprar un sistema grande que varios más pequeños.

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Por otro lado, hay empresas que escogen diferentes sistemas especializados. Generalmente, esto es válido para organizaciones que tienen establecidos requisitos tan específicos y estrictos que no pueden alcanzarlos con un sistema genérico. Por ejemplo, un laboratorio puede escoger un sistema de gestión de información de laboratorio (Laboratory Information Management System, LIMS). Este tipo de sistemas son tan específicos, que cuestan más que un paquete general de SGC. Además, la empresa debe tener en cuenta que aparte de estos sistemas, también hará falta un sistema de gestión documental y un sistema financiero. Los cálculos de precios para estos dos sistemas se pueden encontrar en la Guía de Gestión Documental y en la Guía ERP.

¡Atención! Un sistema integrado no significa que no se puedan poner énfasis específicos, como en la gestión de una norma o estándar específico. Es cierto que casi todas las adaptaciones específicas de este sistema son trabajos hechos a medida. Esto significa que los costes aumentarán rápidamente. De esta forma, adaptar un sistema general con desarrollo a medida puede costar más que una solución especializada, al final.

Elija bien los roles de los usuarios

Las empresas pueden llevar la gestión de la calidad tan lejos como quieran. Esta afirmación vale tanto para funcionalidades como para usuarios. A primera vista puede parecer que cualquier empleado debe ser un usuario. ¿No deberían ser todos capaces de leer las instrucciones, conocer sus responsabilidades, informar de (casi) incidentes, etc.?

Eso es cierto, pero eso no quiere decir que todos los empleados deban ser un usuario completo (full user). Para consultar las responsabilidades e instrucciones, tachar una tarea de una lista de comprobación después de completarla o informar de incidentes puede hacerse con un usuario limitado (limited user) o, incluso, puede ser suficiente con un acceso desde el portal del empleado. Así, sólo consiguen licencias completas aquellos empleados que están encargados de, por ejemplo, las auditorías, planificación de la calidad y mejoras estratégicas. De este modo, se puede ahorrar en costes de licencias.

Los costes ocultos de un sistema de gestión de calidad

Los costes más conocidos de un sistema de software son aquellos de implementación (puntuales) y los periódicos de licencias y/o de mantenimiento. Sin embargo, es importante darse cuenta de que a menudo hay más costes asociados con la compra de nuevo software.

También si se trata de paquetes de SGC. Estos son algunos de los factores que pueden tener influencia en el coste total de la propiedad (TCO) de un sistema de gestión de la calidad:

  • Ampliación del hardware (en una instalación on-premise)
  • Formación
  • Diseño (a medida) y configuración del sistema
  • Consultor externo que lleva el proceso de implementación
  • Horas de trabajo de jefes de proyecto internos y empleados (por ejemplo, para la formulación de deseos y requisitos, y para aprender a usar el sistema)
  • Hospedaje en un servidor externo

Todos estos costes no estarán involucrados en todos los casos, pero los costes totales del proyecto pueden subir rápidamente. Por ejemplo, un laboratorio clínico ha pagado 200.000€ para la adquisición del paquete de SGC. Esta empresa implementó el software on-premise y, con la excepción de los costes de alojamiento, tuvo que hacer frente a todos los costes adicionales enumerados anteriormente. Esto elevó los costes del proyecto total a casi 1 millón de euros.

¡Consejo! Los costes ocultos varían (mucho) de una empresa a otra. Para tener una mejor idea de la inversión prevista, puede contactar telefónicamente con TIC Portal: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 25 abril). Coste de un sistema de calidad (SGC): ¿qué determina el precio de un software para la gestión de calidad? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-calidad/coste-sgc