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Personio: un sistema práctico todo-en-uno de RRHH

Muchas start-ups y pymes se encuentran con que necesitan una solución de RRHH, pero las que hay son demasiado complejas para lo que requieren. Personio ha decidido dar solución a las necesidades de este nicho de empresas. Para ello, cuenta con un amplio rango de funcionalidades y una interfaz user-friendly. En este artículo, ponemos al software de Personio bajo la lupa.

Índice

  1. Origen
  2. Características
  3. Módulos y funcionalidades
  4. Implementación
  5. Soporte
  6. Costes
  7. Ventajas y desventajas
    1. Ventajas
    2. Desventajas
  8. Ideas generales

¿Cómo nace Personio?

Personio se creó en 2015 en Munich, Alemania, el mismo año en el que lanzaron su sistema de RRHH. Desde entonces, este sistema se ha ido extendiendo por Europa desde 2019. Personio también tiene ahora sedes en Ámsterdam, Madrid, Londres y Dublín. Este fabricante de software de RRHH cuenta con más de 1.400 empleados (de los cuales unos 120 están en España). Actualmente, en su portfolio hay más de 6.000 clientes (principalmente en Europa), tanto start-ups como pequeñas y medianas empresas.

cronologia crecimiento sedes inversiones personio

En cuanto a estabilidad financiera, Personio ha tenido varias series de inversiones. En octubre de 2021 recibieron una ronda de financiación (serie E) por un total de 270 millones de dólares. Esta ronda de financiación subió la valoración de Personio a 6.300 millones de dólares. Gracias a esta financiación ha convertido a Personio en la empresa tecnológica de RRHH más valiosa y en una de las diez startups más valiosas de Europa.

¿Cómo es este sistema de recursos humanos?

El sistema de Personio es un software horizontal. Eso quiere decir que este sistema incluye muchas funcionalidades generales para la gestión de los recursos humanos, no se enfoca en ningún área o sector en concreto. Este sistema de RRHH va dirigido a empresas que tienen entre 10 y 2.000 empleados, aunque la herramienta permite tener hasta un mínimo de 5 usuarios.

caracteristicas personio rrhh

Este software es un sistema en la nube y se puede acceder tanto a través de la web como de una aplicación móvil. Además, está disponible en: alemán, inglés, francés, español, neerlandés e italiano. Los principales competidores de Personio en España son: Factorial, Bizneo, Kenjo y BambooHR.

¿Qué módulos y funcionalidades incluye?

El sistema de RRHH de Personio cubre con sus módulos un amplio abanico de las áreas en las que se divide la gestión de los recursos humanos. Estos módulos son:

Este módulo de Personio contiene funciones necesarias para gestionar a los empleados desde el primer día hasta su marcha. Las funcionalidades son las siguientes:

  • Incorporación: a la incorporación de personal en la empresa también se le conoce como onboarding. El onboarding automatiza la incorporación de los nuevos empleados, con acciones tales como: presentarle a sus responsables y personas de contacto; proporcionarle información sobre la cultura de la empresa; enseñarle cómo puede empezar a trabajar y darle todas las herramientas que necesita. Además, puede enviar recordatorios a los responsables comprueben que el departamento TIC le cree el email empresarial y la cuenta en el sistema de la empresa, se le envíe un email de bienvenida, que el departamento financiero los incluya en la próxima nómina…
  • Offboarding: la marcha del empleado (offboarding) también requiere que se realicen una serie de tareas. Con este sistema, se envían alertas para comprobar que se cierra la cuenta del sistema y la del correo electrónico profesional que se le había proporcionado, que se le debe dar de baja en la seguridad social, etc.
  • Expediente digital: es una base de datos actualizada de los candidatos dónde se encuentran todos sus datos y documentos. Todos estos datos se almacenan de acuerdo a la normativa vigente y de forma segura. Además, este sistema te puede avisar de cuándo un contrato está a punto de expirar o cuándo es un cumpleaños.
  • Ausencias: esta función permite acelerar el proceso de solicitud de vacaciones y la comunicación de las bajas. Los empleados pueden presentar sus solicitudes de vacaciones a través del autoservicio del empleado haciendo un par de clics o subir desde el móvil los partes de la baja. Los mánagers pueden aceptar o denegar las vacaciones fácilmente teniendo en cuenta la disponibilidad del resto del equipo. Para ello, tanto el departamento de RRHH y los mánagers tienen una visión general de las ausencias (mostrando tanto quién está de baja como de vacaciones) para facilitar la planificación.
  • Registro de jornada: los empleados pueden registrar su horario desde el sistema y los mánagers pueden aceptarlas con sólo un clic. Además, se pueden establecer normas de descanso en los horarios y sacar informes al respecto. En el caso de que haya horas extras, el sistema es capaz de calcular los salarios para transferir el pago de horas extra directamente a la preparativa de la nómina.

El proceso de reclutamiento y selección de personal requiere mucha organización. Este área de recursos humanos se encarga de crear vacantes, publicarlas y encontrar a la persona ideal para cada vacante. Para ello, Personio ha provisto este módulo de las siguientes funcionalidades:

  • Ofertas de empleo: se pueden crear, gestionar y publicar en portales de empleo (como LinkedIn, Infojobs o Indeed) las ofertas de empleo para las vacantes de la empresa. Además, las empresas pueden crear su propio portal de empleo personalizado y los responsables de RRHH pueden asignar diferentes tareas a diferentes empleados en el proceso de reclutamiento.
  • Posting Bundles: este servicio permite promocionar, a un precio reducido, las vacantes de la empresa en diferentes portales de empleo. Posting Bundles otorga una gran flexibilidad a aquellas empresas que tienden a cambiar continuamente de planes y de número de publicaciones promocionadas de los diferentes portales de empleo. Es decir, Posting Bundles es un punto central desde el cual se pueden gestionar distintos portales de empleos con diferentes números de publicaciones promocionadas. Además, los anuncios que no se hayan usado del plan de publicaciones, se acumulan y pueden ser utilizados durante el siguiente periodo de facturación.
  • Gestión de candidatos: desde el sistema de Personio se pueden gestionar todas las vacantes abiertas, cuántos candidatos hay en qué fases, comunicarse o enviar respuestas automáticas a los candidatos y planificar entrevistas con los candidatos y las partes internas interesadas a través del calendario de Personio. Asimismo, se pueden generar informes de los KPI de reclutamiento, como el tiempo que se trata en contratar una posición concreta.
Ojo: el módulo de “Reclutamiento y Selección” tiene un carácter general. Por tanto, las agencias especializadas en la selección de candidatos pueden echar de menos algunas funcionalidades, como una biblioteca de fotos y vídeos para las publicaciones de las vacantes. Generalmente, este tipo de empresas requieren un software especializado que únicamente se centre en la contratación de personal.

El desarrollo del personal interno es vital para promover su evolución, desarrollo y retención.

  • Desempeño: con esta funcionalidad se puede: crear evaluaciones de desempeño y hacer un seguimiento de los objetivos. Las evaluaciones de desempeño permiten conocer el rendimiento de los empleados. Estas evaluaciones pueden ser 360. Es decir, todos los empleados se autoevalúan, evalúan a sus compañeros, a sus superiores e inferiores, e incluso del rendimiento de la empresa al completo. Estas evaluaciones permiten que un empleado conozca su evolución, sus puntos fuertes y sus puntos de mejora. Así, el propio empleado puede pensar en qué puede hacer para mejorar. El seguimiento de los objetivos permite definir el objetivo de los diferentes empleados y hacer un seguimiento de su progreso. Además, si superan el objetivo, existe la posibilidad de conectarlo con su nómina para que se le aplique un bonus.

    Asimismo, aparte de las evaluaciones individuales también es posible crear ciclos de revisión del rendimiento para toda la organización. Los responsables de RRHH pueden configurarlo de forma centralizada y, luego, se asignan todas las tareas de revisión a los participantes.

  • Formación: permite gestionar los cursos desde un único punto, inscribir a los empleados teniendo en cuenta diferentes sesiones y fecha y realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados. De esta forma, los empleados seguirán creciendo dentro de la empresa, sintiéndose útiles y pudiendo aportar sus nuevos conocimientos en sus tareas diarias. Además, también pueden realizar envíos automáticos con invitaciones a los empleados para empezar sus formaciones.

Personio no tiene un sistema de gestión de nóminas. No obstante, lo que sí que tiene es una preparación para la nómina. Este módulo permite realizar un cálculo de la nómina teniendo en cuenta los datos de los diferentes empleados y su registro horario. Asimismo, si hay cambios en los datos relevantes para la nómina, éstos pueden ser modificados por el propio empleado para que se tengan en cuenta, ya sea que se haya mudado, casado o tenido un hijo.

¡Atención! Personio no puede generar nóminas por sí mismo, sólo hacer una preparativa. No obstante, existen tanto sistemas exclusivos para nóminas que se podrían integrar con Personio como sistemas de RRHH con gestión de nóminas. Si su empresa desea adquirir un sistema para las nóminas, puede ponerse en contacto con TIC Portal a través de Consulta y le podremos asesorar en la selección de sistemas y proveedores teniendo en cuenta las características de su empresa.

Los procesos del departamento de RRHH son muy importantes. Si se retrasan, puede que no se le haga una oferta a tiempo a un candidato o que no se entreguen los datos de una nómina a tiempo. Por eso, es importante automatizar lo máximo posible los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia:

  • People Workflow Automation: esta funcionalidad es la más reciente de Personio. People Workflow Automation (PWA) sirve para automatizar procesos a través de la interconexión de herramientas y equipos. Los flujos de trabajo pueden ampliarse y conectarse a través de las integraciones disponibles en el Marketplace de Personio. Por ejemplo, con Microsoft Teams or Slack. Dentro de Personio, los procesos que automatiza son los de reclutamiento, onboarding y la gestión de ausencias. Además, permite que el departamento de recursos humanos monitorice los flujos de personal de la empresa. Así, se puede saber rápidamente si un contrato ya ha sido firmado, si se ha generado las cuentas de las diferentes herramientas para el onboarding de un nuevo empleado o si unas vacaciones han sido aprobadas por el mánager y/o por el supervisor de RRHH.
  • Procesos de aprobación: en algunos casos las tareas o documentos requieren de aprobación por parte de uno o más responsables. Si no hay una buena gestión, la solicitud de aprobación puede quedar olvidada y causar retrasos importantes. Por eso, esta funcionalidad permite crear flujos y que sean aceptados fácilmente con un sólo clic.
  • Tareas y recordatorios: Personio permite crear tareas uno mismo y, según los derechos, también para compañeros y empleados a su cargo. Además, permite crear recordatorios para que no se olviden las tareas por hacer, ya sea una revisión de un contrato, una aprobación de unas vacaciones o una evaluación del desempeño.
  • Plantillas: con este sistema se pueden crear plantillas para acelerar las comunicaciones. Algunos ejemplos de plantillas pueden ser para rechazar a un candidato, para incorporar a un nuevo trabajador o para crear una carta de recomendación. Para ello, se añaden marcadores de posición en las plantillas para extraer automáticamente la información correcta del expediente personal del empleado. Por ejemplo, se crea un certificado de un curso interno de la empresa y al certificado se le ponen los marcadores de “[Nombre]” para que se ponga ahí directamente el nombre de la persona que lo completó.
  • Firma electrónica: esta función es muy útil porque permite que se firmen documentos importantes como los contratos rápidamente y con validez legal.
  • Marketplace: en el marketplace de Personio se encuentran todas las integraciones posibles para este software. Entre ellas se encuentran los sistemas de: Slack, los calendarios de Google y Microsoft, Google Single-sign on, Teams, aTurnos, Zapier y portales de empleo (como LinkedIn e Indeed). Esta funcionalidad no está disponible para las empresas con el plan Essential. Para ver más sobre este plan, avance hasta la sección del coste de Personio.
Atención: estas son las funcionalidades que Personio tiene para la gestión de flujos de trabajo de RRHH. No obstante, los sistemas de RRHH tienen muchas otras funcionalidades. Antes de empezar a buscar es importante hacer un análisis de requisitos para el sistema que se desea contratar. En la Guía de RRHH hay una lista de control de funcionalidades para saber cuáles requiere la empresa.

Los datos del empleado, también conocido como la ficha del empleado, contiene la información esencial de los empleados. Además, este módulo recoge los datos de los empleados para sacar previsiones y realizar análisis. Para ello, el sistema incluye las funcionalidades de:

  • Autoservicio: desde el autoservicio del empleado o portal del empleado los trabajadores pueden: acceder y solicitar modificar sus datos, solicitar vacaciones o subir una baja, comprobar su salario, acceder sus tareas de onboarding, entre otros. Además, dependiendo del perfil del empleado, éste puede tener mayor o menor acceso a datos y acciones. Por ejemplo, un empleado que sea mánager recibirá las peticiones de vacaciones de las personas a su cargo y podrá aceptarlas o rechazarlas teniendo en cuenta si hay más personas libres esos días o la carga de trabajo. Esta funcionalidad disminuye la carga de trabajo de RRHH ya que los usuarios pueden acceder inmediatamente a la información. Sin embargo, a veces, resulta complicado hacer que los empleados dejen de operar como antes, llamando o escribiendo a RRHH para ver sus datos o pedir vacaciones. La Guía de RRHH contiene una serie de pasos para incentivar a los empleados a usar el autoservicio.
  • Informes y análisis: Personio permite crear informes personalizados basándose en los datos que recopila para poder analizar puntos tan importantes como la cantidad de ausencias del personal o el rendimiento de un departamento o área concreta. De esta forma, una empresa es consciente de las tendencias y puede tomar decisiones importantes sobre el personal con conocimiento.
  • Control de acceso: esta función permite otorgar los derechos de acceso adecuados a cada empleado. Así, los empleados pueden consultar fácilmente la información que necesitan sin tener que realizar búsquedas infinitas, ni encontrarse accidentalmente con datos confidenciales de otros compañeros ni poder realizar funciones que no debería poder hacer.

¿Cómo es la implementación de Personio?

El sistema de RRHH de Personio está basado en la nube. Por lo tanto, si va a utilizarse este sistema desde cero (sin migrar información de otro sistema), se puede comenzar a trabajar en él de forma instantánea. Sin embargo, hay muchas empresas que desean migrar sus datos desde otros sistemas. Los datos de los empleados existentes se importan y se configuran los derechos de acceso.

Además, para facilitar el proceso Personio pone mánagers de implementación a disposición de la empresa. Los mánagers de implementación de Personio estudian cuál es la estructura y cuáles son los procesos de la empresa y buscan junto con la empresa cómo se podrían volcar en el sistema. Para ello, tienen reuniones periódicas, mandan información sobre cómo realizar la implementación a través del e-mail y mediante webinars.

En una implementación de software, también se suele tener en cuenta la posibilidades de personalización del software. En general, Personio es un sistema flexible que permite configurar esquemas de datos y procesos individuales. Además, tiene un add-ons llamado Customization Plus que permite la personalización de los atributos y secciones de los empleados, y CSS personalizado en la página de carrera.

¿Cómo es el soporte de este software?

El servicio de atención al cliente de Personio está disponible de lunes a viernes de 9 a 18 horas a través del correo electrónico o del teléfono. La atención telefónica no es gratuita para las empresas con el plan Essential.

No obstante, casi cualquier duda se puede resolver rápidamente con una serie de servicios que están en la web para responder las consultas de los clientes. Estos servicios son:

soporte personio
  • Centro de ayuda: contiene la información necesaria para conocer los pasos a pasos, buenas prácticas, consejos, configuraciones, atributos y preguntas frecuentes de los diferentes módulos.
  • Seminarios web: son demos de entre 10 y 30 minutos en las que se explican las diferentes funcionalidades con ejemplos prácticos.
  • Personio Academy: este servicio va dirigido a los directores de RRHH que tengan derechos de administrador para que puedan sacarle el máximo provecho a la herramienta.
  • Tours interactivos: informa cómo usar las distintas funcionalidades del sistema.
  • Videotutoriales: vídeos cortos de tres a cinco minutos en los que se explica rápidamente cómo configurar una cuenta y cuáles son las funcionalidades de Personio.
  • Personio Community: un foro donde se encuentra el resto de usuarios de Personio en el que poder hacer y contestar preguntas, así como recibir comunicaciones sobre las novedades y eventos de Personio.

¿Cuánto cuesta el sistema de Personio?

El sistema de Personio se adquiere mediante suscripción. Personio ofrece tres planes distintos de suscripción:

  1. Essential: es el plan más asequible, pero también el que tiene menos funcionalidades. Incluye las funcionalidades de: expedientes de personal digitales; gestión de ausencias; registro horario; calendario del empleado; preparación de la nómina; e informes personalizados. Sus licencias se venden por paquetes (de 0 a 25 hasta más de 1000 empleados. Por tanto, su precio mínimo es de 99€/mes por 25 licencias (94,05€ si se contrata anualmente) y va aumentando con el tamaño de la empresa.
  2. Professional: este plan contiene todo lo del Essential y las funcionalidades de: informes avanzados; gestión documental; onboarding y offboarding; Google Single Sign-on; asistencia telefónica gratuita y Personio Marketplace. Las licencias de este plan también se venden por paquetes (de 0 a 25 hasta más de 1000 empleados. Por tanto, su precio mínimo es de 149€/mes por 25 licencias (141,55€ si se contrata anualmente) y va aumentando con el tamaño de la empresa.
  3. Enterprise: este plan contiene todo lo del plan Professional además de: permitir el inicio de sesión mediante OAuth; integración con Okta y Azure AD; acceso a la API para el registro de jornada; almacenamiento ilimitado de documentos; y la gestión de compañías subsidiarias. El precio de este plan no está disponible, sino que hace falta hablar con un consultor de Personio ya que depende de las características, necesidades y tamaño de la empresa.

Aparte de los planes, hay una serie de complementos que se pueden contratar pero que también aumentan el coste total del software. Estos complementos son: Automation Plus (reduce el esfuerzo manual mediante el uso de recordatorios automáticos y la programación de cambios); Customization Plus (para personalizar según las necesidades de la empresa); y Productivity Plus (aumenta la eficiencia mediante plantillas de correo electrónico, de documentos, etc.).

Para conocer el coste de los planes Essential y Professional, Personio proporciona una calculadora que ayuda a intuir el precio final. Los precios se calculan según se vayan a pagar mensualmente o anualmente. Por ejemplo, una empresa de hasta 25 empleados que sólo contrata el plan Essential tendrá que asumir un coste de unos 99€ al mes (94,05€ al mes si se elige pagar anualmente). Mientras que una empresa con un plan Professional con todos los extras y con unos 1.000 empleados tendrá que pagar 15.173€ al mes (14.414,35€ al mes si se elige pagar anualmente).

Lo que esta calculadora no incluye es el precio de la implementación. Conocer cuánto va a costar finalmente un sistema de RRHH no es fácil. Para que resulte más fácil prever el coste, en la Guía de RRHH se encuentra una calculadora de presupuestos de RRHH y los costes ocultos más comunes en una implementación de RRHH.

¿Cuáles son sus principales ventajas y desventajas?

Ventajas

  • Software horizontal que sirve para las distintas áreas del departamento de RRHH. Las herramientas verticales de RRHH sólo contienen funcionalidades para un determinado área de recursos humanos. Por lo tanto, si se contrata un sistema vertical se requeriría invertir en más softwares para cubrir el resto de áreas de gestión de personal.
  • Posibilidad de cambiar fácilmente de un plan a otro. En algunas soluciones, los planes de contratación son fijos y, si la empresa quisiera cambiar porque se haya dado cuenta de que es muy pequeño o demasiado grande, no podría (hasta que se terminara el contrato).
  • Empresa europea consciente de las normativas europeas y de lo que conllevan. Esta ventaja es especialmente importante ante normativas como el reglamento general de protección de datos. Por ejemplo, esta normativa tiene una cláusula especial sobre los requisitos para los servidores donde se almacena el sistema y los datos.
  • Implementación rápida debido a que es un sistema de acceso web en la nube. Lo cual supone una ventaja frente a otros sistemas cuya implementación es más lenta, como por ejemplo, por ser implantado en local. Esta rapidez de implementación permite poder empezar a operar antes con el sistema y, así, obtener el ROI (retorno de la inversión).

Desventajas

  • Sólo disponible en la nube. Si una empresa desea tener el sistema en local, no puede contratar este sistema.
  • Las empresas con sedes fuera de Europa no siempre pueden hacer uso del software. El sistema no está preparado para las normativas de países extracomunitarios. Por ello, ciertas funcionalidades como la de preparativa de la nómina no se podrían usar.
  • No es vertical. Por tanto, contiene módulos generales que podrían no ser suficientes para un determinado sector o gestión concreta.
  • No puede gestionar nóminas. Lo que sí que tiene es una preparativa de nóminas, la cual se puede integrar con softwares de nóminas para acelerar el proceso y evitar los errores.

Ideas generales de Personio

Personio es una herramienta sólida para los recursos humanos con un fuerte grupo inversor detrás, lo cual hace que puedan innovar, desarrollar y crecer rápidamente. Además, Personio tiene un amplio espectro de funcionalidades que cubre muchas de las necesidades de un departamento de RRHH, con excepción de la nómina.

Si está en un proceso de búsqueda y selección de un sistema de RRHH y quiere conocer si Personio es la herramienta óptima para su empresa, puede contactar con TIC Portal a través de Consulta o por teléfono y le atenderemos: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 24 abril). Personio: un sistema práctico todo-en-uno de RRHH. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/programas-recursos-humanos/personio