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Plan de sucesión empresarial: ¿cómo se detecta y se prepara a los talentos para convertirlos en líderes?

Índice

  1. ¿Qué es?
  2. ¿Cómo se crea?
  3. Diferencias entre plan de carrera y de sucesión
  4. Sistemas para planificar las sucesiones

¿Qué es un plan de sucesión?

El plan de sucesión (succession planning) es una estrategia empresarial para cubrir la marcha o el surgimiento de un puesto clave de forma rápida y sin disrupción. Esta estrategia forma parte de la gestión del talento de una empresa.

Debido a que se trata de gestionar el talento, es el departamento de recursos humanos de la empresa el que se encarga del plan de sucesión. A veces, el personal interno no tiene aún las aptitudes y/o experiencia necesarias para suceder un puesto. En dicho caso, se deberá establecer si se opta por: formar al personal interno que más cumpla con los requisitos del puesto; o contratar a una persona para dicho puesto cuando llegue el momento.

comparacion formacion reclutamiento sucesion

Para poder tomar las decisiones adecuadas, el departamento de RRHH necesita tener muchos conocimientos de los empleados. Cuando es una empresa pequeña, este plan es bastante sencillo y se puede llevar con Excel. No obstante, cuando el tamaño de una empresa llega a cierto volumen de trabajadores, es fácil que se pierda esta visión global de las capacidades de cada empleado. Cuando esto sucede, las empresas empiezan a buscar un sistema de RRHH para ayudarles a tener todos los datos necesarios para tomar las decisiones de talento y sucesión adecuadas.

¿Sabías que? La gestión del talento para la elaboración del plan de sucesiones es sólo una de las muchas funcionalidades de un sistema de RRHH. Poder analizar cuáles son necesarias para buscar un nuevo software es complicado. Por ello, TIC Portal ha desarrollado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. En él se pueden señalar qué funcionalidades requiere una empresa (de entre todas las que existen) y con qué prioridad.

¿Cómo se crea un plan de sucesión?

El plan de sucesión necesita bastante preparación por parte del equipo de RRHH. Esto se debe a que no sólo hay que saber qué puesto cubrir, sino que hay que valorar las distintas posibilidades y conocer los planes estratégicos de futuro para la empresa. Por ejemplo, en un futuro la empresa va a abrir una nueva sede. Una persona con un cargo importante en la sede principal se va a hacer cargo de la nueva sede y, por tanto, su puesto actual quedará vacante. En este caso, se le ha de buscar un sucesor para el puesto que actualmente ejerce en la sede principal.

Todos estos detalles son importantes y es fácil perderse al elaborar el plan de sucesión. Para evitar fallos y establecer un buen plan de sucesión, se han de seguir los siguientes pasos:

pasos plan sucesion

En esta fase se localizan cuáles son los cargos que no pueden quedar vacantes porque conllevarían muchas dificultades para la empresa. Estos cargos suelen ser puestos de cierta responsabilidad o especialización. Por ejemplo, no hace falta reemplazar inmediatamente a un becario, pero sí al director financiero si se marcha de la empresa.

A veces, no es posible detectar cuándo se van a quedar desocupados los puestos claves. Sin embargo, otras veces sí. Por ejemplo, cuando una persona está a sólo unos años de jubilarse, o si va a ser ascendida o si va a coger la baja por maternidad/paternidad. Por tanto, una empresa tiene que crear el plan de sucesión en cuanto es consciente de que una persona de un puesto clave va a marcharse.

Por ejemplo, cuando el director TIC está a punto de jubilarse. La edad de jubilación de una persona es algo que una empresa sabe de antemano. Este conocimiento le permite a la empresa tener tiempo para poder prepararse para cuando toque sustituir al director TIC. Una sucesión puede crear una cadena de sucesiones. Es decir, como el director TIC se va, un técnico informático asciende a su puesto. Por tanto, el puesto de técnico informático queda vacante y hay que cubrirlo.

Dependiendo del cargo que se vaya a quedar ausente, se necesitarán unas habilidades u otras. Estas habilidades se componen de competencias, tanto hard skills como soft skills. Por tanto, el departamento de RRHH tiene que fijarse en las habilidades de las personas de cada puesto clave para saber cuáles deben cumplir los sucesores. Para saber qué cualidades debe tener un sucesor, también se le puede preguntar a la propia persona del puesto clave. Las personas del puesto clave son los que mejor conocen qué se necesita para poder realizar su tarea diaria.

Una vez que se sabe: cuáles son los puestos clave, cuándo es posible que dejen su puesto desocupado y qué habilidades requieren; ya se puede empezar a buscar a los candidatos de sucesión. Dentro de una empresa hay muchas personas, pero cada uno tiene unas habilidades y niveles de experiencia distintos. Por ello, es necesario que el departamento de RRHH haga una evaluación de desempeño. Las evaluaciones suelen ser a través de reuniones con los implicados. Gracias a estas evaluaciones los departamentos de recursos humanos saben los conocimientos de cada empleado y qué opinan los compañeros, superiores e inferiores de ellos.

Por ejemplo, es posible que haya 2 posibles sucesores para un mismo puesto clave. Es lógico pensar que quién debería ocupar el puesto es el que lleve más tiempo en la empresa de los 2. No obstante, puede ser que el de mayor antigüedad en la empresa tenga menos años de experiencia en total y/o que no posea las habilidades sociales adecuadas para liderar. Este último motivo se muestra claramente en las evaluaciones de desempeño que unos compañeros hacen sobre los otros.

¿Sabías que? Dentro de la gestión de recursos humanos hay paquetes de software según las necesidades. Por ejemplo, el paquete para el plan de sucesión es el de gestión de competencias y talento. No obstante, muchas veces los paquetes están muy relacionados entre sí y suelen incluirse varios dentro de un mismo paquete integral de RRHH. En la Guía de software RRHH se encuentran los distintos tipos de paquetes que hay y cuáles son sus ventajas y desventajas.

Al conocer quiénes son las personas ideales para la sucesión, se conoce mejor cuáles son sus debilidades y sus puntos fuertes. Por otra parte, generalmente, la sucesión no es algo que ocurra de la noche a la mañana. Por lo que la empresa suele tener cierto tiempo para preparar a los candidatos para su futuro. Por ejemplo, cuando una directora de proyecto está embarazada es muy probable que alguien vaya a tener que sucederla cuando vaya a dar a luz. En ese caso, en cuanto la empresa conoce la situación de embarazo, tiene que indicar quién es la persona que le va a suceder en el proyecto. De esta forma, el sucesor/a va cogiendo progresivamente más carga e implicándose más en el proyecto para estar preparado/a cuando la directora de proyecto ya no pueda trabajar.

Lo mismo ocurre durante una jubilación. La persona que se jubila le enseña al sucesor sobre dónde tiene que prestar atención. Además le va dando más carga de trabajo hasta que ya está a punto de jubilarse, momento en el que sólo supervisa lo que hace el sucesor hasta que se marcha.

Un caso en el que una empresa dispone de menos tiempo para preparar la sucesión de un cargo es cuando este se marcha de la empresa. Los contratos de trabajo suelen estipular que la persona tiene que avisar con 15 días de antelación o un mes. En este caso, el traspaso de conocimientos pasa a ser más intensivo y la asignación del sucesor tiene que ser lo más rápida posible para que la actividad de la empresa no se vea afectada.

Atención: no es lo mismo suceder que reemplazar. Algunas empresas no conocen o disponen del personal adecuado para cubrir un puesto. Por eso, una solución es la de colocar a alguien interno para cumplir la función hasta que se contrate a la persona con los conocimientos y experiencias necesarios.

¿En qué se diferencia el plan de plan de carrera del de sucesión?

Hay cierta confusión a la hora de diferenciar un plan de sucesión de un plan de carrera. Esta confusión es muy habitual ya que ambos planes están muy relacionados El plan de sucesión identifica los puestos clave, sus rasgos necesarios, las personas idóneas para suceder y para cuándo se necesita. Mientras que el plan de carrera toma a las personas idóneas para suceder y los forma y entrena para que cuando necesiten entrar en acción, estén listos. Por tanto, el plan de sucesión es más bien una estrategia empresarial, mientras que el plan de carrera es más bien un proceso continuo.

Además, el plan de carrera sólo se centra en la parte final del plan de sucesión, la preparación. Mientras que el plan de sucesión se alimenta de la información del progreso del plan de carrera de los empleados para tomar decisiones basándose en las habilidades y conocimientos adquiridos y su potencial. A continuación se encuentra un cuadro resumen de estos dos tipos de planes:

Sucesión Carrera
¿Qué es? Estrategia empresarial Proceso continuo
Objetivo

Identificar:

  • Puestos clave
  • Cuándo se generará la vacante
  • Habilidades necesarias
  • Quién es el sucesor ideal
  • Preparar al sucesor
Formar y entrenar a los empleados para desempeñar la actividad empresarial
Relación mutua Se alimenta de la información del progreso de los planes de carrera de los empleados para tomar decisiones Se centra en la fase final del proceso de sucesión (preparación de los empleados)

¿Qué sistemas existen para planificar las sucesiones?

Las empresas que desean poder desarrollar un plan de sucesión pueden usar Excel hasta que tienen cierto tamaño. Cuando ya hay más de 30 empleados, es normal que el departamento de recursos humanos deje de tener una visión general de quién tiene qué habilidades apoyándose únicamente en hojas de Excel. Por ello, también pueden apoyarse en sistemas más enfocados: bien sea un sistema independiente de gestión de talento o un sistema integral de RRHH.

El sistema de gestión de talento está más especializado. Por ello, suele contener un mayor número de posibilidades y fijación en los detalles que facilitan la elaboración del plan de carrera. No obstante, al ser un sistema independiente, no obtiene la información que podría necesitar de otros módulos. Por ejemplo, de la gestión de contratos para saber si su contrato está a punto de terminar o de clima laboral.

El sistema de RRHH es más general y puede ayudar al departamento de RRHH con otras funciones, pero no todos incluyen la posibilidad de ayudar con el plan de sucesión. Además, al tener un mayor número de funcionalidades, estas suelen ser menos especializadas. Por ello, se tiene una visión general, pero puede que cueste un poco más elaborar el plan o que cueste más encontrar los sucesores ideales.

Si una empresa se está orientando sobre este tema y desconoce cuál es la opción más adecuada para ella, puede ponerse en contacto con TIC Portal y un consultor le asesorará sobre paquetes y proveedores que cuadran con sus requerimientos: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 27 abril). Plan de sucesión empresarial: ¿cómo se detecta y se prepara a los talentos para convertirlos en líderes? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/plan-sucesion
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