Workday: ¿Es el software de RRHH adecuado para multinacionales?

Workday es una solución de Human Capital Management (HCM) o gestión del capital humano. A pesar de no llevar demasiado tiempo en el mercado, si lo comparamos con otros softwares, ha logrado extenderse gracias a su modelo de solución única y a operar en la nube. Por ello, ha conseguido alcanzar a los principales softwares de RRHH de grandes empresas como Oracle o SAP. Pero, ¿en qué consiste Workday realmente? ¿es tan bueno como prometen? ¿está su éxito justificado?

¿De dónde viene Workday?

Workday cuenta, desde sus inicios, con una larga trayectoria en software empresarial debido a que su cofundador David Duffield fue el creador del ERP PeopleSoft, propiedad de Oracle desde el 2005. Esta empresa cuenta con dos soluciones: un ERP para las finanzas y el software para la gestión de los recursos humanos que aquí se desarrolla.

Esta compañía, que cotiza en la bolsa de Nueva York, con presencia internacional y oficina en España desde este mismo año, cuenta con una de las principales soluciones para la gestión de los recursos humanos en el mercado. Esta herramienta busca automatizar los procesos de RRHH, como pueden ser la aprobación de vacaciones, la consulta de nóminas, la evaluación del desempeño, etc.

Antes de seleccionar un software de RRHH será necesario considerar cuales son los requisitos que debe incluir. Realizar este proceso adecuadamente será clave para el éxito futuro de la implementación de la herramienta. En la Guía de Software RRHH dispone de los tres errores más comunes a evitar durante este proceso, que le ayudarán a no incurrir en ellos durante la toma de decisión.

¿A quién se dirige Workday?

La solución de RRHH Workday se centra en compañías de gran tamaño, con especial interés en las multinacionales. Esto se debe a que ofrece la opción de ser utilizado en diferentes idiomas a la vez y con distintas divisas.

Workday se encuentra implementado en importantes compañías de Estados Unidos, Europa, así como algunas de Asia. Pero este enfoque les hace rechazar todas las empresas pequeñas y medianas, por lo que cuentan con un menor número de clientes, pero de mayor tamaño. Por eso, si su empresa es pequeña o mediana puede contemplar otros softwares de recursos humanos como son Meta 4, SuccessFactors de SAP y Taleo de Oracle.

¿Una nueva forma de gestionar los RRHH?

Un aspecto característico de Workday es su modelo: es una herramienta SaaS (Software as a Service) y funciona en la nube. Existen muchas empresas que no están abiertas a exponer sus datos en cloud por lo puede ser otro motivo de rechazo de la herramienta. Sin embargo, la mayoría de empresas proveedoras de software están optando por llevar todos los sistemas a la nube y seguramente ese sea el futuro.

Otro hecho relevante es que todos los clientes comparten la misma versión del producto. Este programa recibe una actualización dos veces al año, sin ser necesario realizar un pago adicional para ello. Todos los clientes se benefician de dicha actualización sin tener que parar sus sistemas. Esto es otro aspecto que lo diferencia de los sistemas tradicionales en los que cuando se produce una actualización, la empresa que quiere disfrutarla suele tener que pagar por la nueva licencia y además realizar la migración de un sistema a otro. Este sistema permite reducir los costes de implementación y soporte. Aunque, por otro lado, puede resultar tedioso para empresas que un fin de semana cada seis meses tengan que actualizar el sistema.

Además, Workday apuesta por la tendencia móvil; para ello cuenta con una aplicación móvil que permite a sus usuarios acceder a la información de la herramienta desde cualquier sitio, ya sea dentro de la oficina o fuera de ella.

Una interfaz intuitiva y un diseño atractivo es otro de los factores que han influido en su camino hacia el éxito. Workday presenta una imagen colorida a priori sencilla.

Implementación de Workday en una compañía

El proceso de implantación de la solución Workday variará según los requisitos de cada empresa. En general el tiempo de implementación en una empresa es desde año y medio a dos años. Esto se justifica porque esta fase incluye diferentes procesos como: servicios de implementación, integración, y servicios de formación de Workday.

Como se ha comentado, este tiempo de implementación es menor que el de otras soluciones de RRHH al estar albergado en la nube. Este factor, junto con el precio, son decisivos para que las compañías se decidan a implementar una solución SaaS.

Alianza de la solución de RRHH Workday y el CRM Salesforce

En el año 2013 ambas compañías firmaron una alianza estratégica para aprovechar las sinergias entre ambas y sus clientes, ofreciendo sus servicios en conjunto. Buscaban, a su vez, ofrecer a las empresas ambas soluciones en la nube para fortalecer el servicio en cloud y que cada vez se extendiera más este tipo de sistema.

Ambas empresas no son competidoras, es más, se complementan entre ellas al aportar Workday soluciones de RRHH y finanzas, y Salesforce un CRM. Ambas se presentan como un paquete sólido de software cloud. Este acuerdo puede resultar interesante para una compañía que esté implementando un software de recursos humanos, teniendo ya implementado el CRM Salesforce o viceversa.

¿Cuál es el precio de Workday?

En cuanto al coste de la solución, al ser Saas se paga por una suscripción para usar el servicio, no por la licencia del software en sí como en las herramientas tradicionales de HCM. Esta forma de pago supone una ventaja para la empresa al no tener que incurrir en costes de mantenimiento ni, en la mayoría de las ocasiones, en compras de hardware específico.

El precio de Workday puede variar dependiendo del número de usuarios y del número de horas de soporte contratadas. El contrato siempre se firma por un mínimo de 3 años. En cuanto al coste de implementación suele ser un 1,25% del coste anual de la suscripción cloud. Aunque estos costes de implementación variarán en función del proveedor elegido.

Si quiere conocer el precio de usuario por año, consulte la Guía de Software RRHH 2020. Además, encontrará los costes ocultos a tener en cuenta en el momento de la selección.

Funcionalidades del software de RRHH

Workday integra diferentes funciones y a todas ellas se accede desde un único punto de acceso por usuario y bajo contraseña. Entre estas se encuentran:

Gestión de Recursos Humanos: facilita el desarrollo de diferentes tareas relacionadas con los RRHH. Es el módulo más general, en el que se incluye el autoservicio del empleado, que permite al usuario poder modificar y acceder en todo momento a sus datos.
Soluciones de nóminas: permite gestionar las nóminas de los trabajadores. Ofrece requisitos específicos legales según los países y además permite la conexión con otros sistemas de nóminas. Incluye funciones de análisis que permite conocer los costes de personal de forma inmediata.
Talento: con esta aplicación se puede conocer la situación en la que se encuentra el personal en la compañía, incluso saber quien se encuentra en riesgo de abandonarla. Incluye actividades como: evaluación del talento, pago por desempeño, onboarding o proceso de adaptación a la compañía, gestión de objetivos, plan de sucesión, planificación de carrera y desarrollo.
Reclutamiento: facilita las labores de selección y contratación, ya sea de personal interno o personas ajenas a la empresa. También permite realizar una evaluación 360º y pone en disposición del directivo de RRHH datos analíticos sobre el desempeño del empleado que ayudan a tomar decisiones fundamentadas.
Tiempo y ausencia: ayuda a los managers de RRHH a gestionar la mano de obra global a través de la configuración de flujos de trabajo, procesos y reglas. Además, permite controlar los costes laborales. A través de este módulo se realiza el time-tracking o la gestión del tiempo.
Aprendizaje: en esta aplicación se une la formación reglada de la empresa, así como facilita al resto de empleados crear y compartir sus conocimientos de forma social. Desde cualquier dispositivo se puede crear, consumir y compartir contenidos. Este módulo no está disponible de forma general aunque ya lo están incluyendo en algunas empresas.
Planificación y análisis: aporta métricas que ayudan a realizar una toma de decisiones fundamentada. Admite colaboración entre RRHH y finanzas.

¿Con qué otras soluciones se puede conectar Workday?

La herramienta permite conexiones con diferente software:

La selección del software de RRHH es bastante compleja; decantarse por uno u otro cuando parecen semejantes puede ser una ardua tarea y sobre todo si al final se produce la selección errónea. Para ayudarle en tal proceso, en la Guía de Software RRHH 2020 encontrará una comparativa de Workday junto con otros sistemas como son Oracle Fusion, SAP HCM, y Meta 4, que será el recurso definitivo para aclarar su elección.