Workday: ¿Es el software de RRHH adecuado para multinacionales?

Workday es una solución de Human Capital Management (HCM) o gestión del capital humanoEl capital humano es un concepto que se encarga de la contratación, gestión y optimización de personal, para conseguir alcanzar los objetivos de la organización. Sin embargo, según la visión corporativa, el término capital humano engloba las competencias, habilidades y experiencia que los empleados han adquirido.Una empresa debería estimular, dirigir y apoyar a sus empleados para que desarrollen sus competencias y habilidades.. A pesar de no llevar demasiado tiempo en el mercado, si lo comparamos con otros softwares, ha logrado extenderse gracias a su modelo de solución única y a operar en la nube. Por ello, ha conseguido alcanzar a los principales softwares de RRHH de grandes empresas como Oracle o SAP. Pero, ¿en qué consiste Workday realmente? ¿es tan bueno como prometen? ¿está su éxito justificado?

Índice:

1. Origen de Workday
2. Público objetivo
3. Gestionar los RRHH mediante Workday
4. Implementación
5. Alianza entre Workday y Salesforce
6. Coste de Workday
7. Funcionalidades
8. Conexiones

¿De dónde viene Workday?

Workday cuenta, desde sus inicios, con una larga trayectoria en software empresarial debido a que su cofundador David Duffield fue el creador del ERP PeopleSoft, propiedad de Oracle desde el 2005. Esta empresa cuenta con dos soluciones: un ERP para las finanzas y el software para la gestión de los recursos humanos que aquí se desarrolla.

Esta compañía, que cotiza en la bolsa de Nueva York, con presencia internacional y oficina en España desde este mismo año, cuenta con una de las principales soluciones para la gestión de los recursos humanos en el mercado. Esta herramienta busca automatizar los procesos de RRHH, como pueden ser la aprobación de vacaciones, la consulta de nóminasUn software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras., la evaluación del desempeñoLa evaluación de desempeño, performance appraisal en inglés, consiste en la medición y valoración del desempeño de un empleado o equipo en su puesto de trabajo y de su contribución general a la empresa. Las evaluaciones pertenecen al área de la gestión de talento, ya que permite gestionar el equipo interno para retenerlo en la empresa y ayudarle a crecer., etc.

Antes de seleccionar un software de RRHH será necesario considerar cuales son los requisitos que debe incluir. Realizar este proceso adecuadamente será clave para el éxito futuro de la implementación de la herramienta. En la Guía de Software RRHHLa Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  dispone de los tres errores más comunes a evitar durante este proceso, que le ayudarán a no incurrir en ellos durante la toma de decisión.

¿A quién se dirige Workday?

La solución de RRHH Workday se centra en compañías de gran tamaño, con especial interés en las multinacionales. Esto se debe a que ofrece la opción de ser utilizado en diferentes idiomas a la vez y con distintas divisas.

Workday se encuentra implementado en importantes compañías de Estados Unidos, Europa, así como algunas de Asia. Pero este enfoque les hace rechazar todas las empresas pequeñas y medianas, por lo que cuentan con un menor número de clientes, pero de mayor tamaño. Por eso, si su empresa es pequeña o mediana puede contemplar otros softwares de recursos humanos como son Meta 4Meta4 es una de las soluciones para la gestión de personal y nóminas más populares y especializadas. Aunque surgió como una solución para la gestión de personal y de nóminas de empleados bajo el nombre PeopleNet, fue ampliando sus funciones para cubrir otros muchos aspectos dentro de los Recursos Humanos (RRHH) como la gestión de talento., SuccessFactorsSuccessFactors es un software de recursos humanos enfocado en la gestión del capital humano (HCM, Human Capital Management). Permite realizar las tareas administrativas que cada empleado conlleva, bajo las normativas legales y de la empresa. Además, posibilita llevar la gestión de cada persona bajo una estrategia empresarial unificada. Su fin es poder controlar el desempeño de la estrategia individual y global, y analizar la situación presente para llegar a planificar la futura. de SAP y TaleoTaleo nace como software de gestión de recursos humanos SaaS (Software as a Service). Es una solución de Oracle (desde 2012) especializada en gestión de talento, Talent Intelligence. Es decir, ayuda a la empresa a obtener fácilmente información de empleados actuales y futuros, analizarla y tomar decisiones. de Oracle.

¿Una nueva forma de gestionar los RRHH?

Un aspecto característico de Workday es su modelo: es una herramienta SaaS (Software as a ServiceEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service).) y funciona en la nubeEl software de recursos humanos online ha experimentado un auge al mismo tiempo que otras tecnologías en la nube. Esto no es de extrañar pues firmas de análisis como Gartner auguran un aumento continuado de las soluciones empresariales en la nube y prevén que el 60% de las grandes y medianas empresas tengan sus soluciones en la nube para 2025.. Existen muchas empresas que no están abiertas a exponer sus datos en cloud por lo puede ser otro motivo de rechazo de la herramienta. Sin embargo, la mayoría de empresas proveedoras de software están optando por llevar todos los sistemas a la nube y seguramente ese sea el futuro.

Otro hecho relevante es que todos los clientes comparten la misma versión del producto. Este programa recibe una actualización dos veces al año, sin ser necesario realizar un pago adicional para ello. Todos los clientes se benefician de dicha actualización sin tener que parar sus sistemas. Esto es otro aspecto que lo diferencia de los sistemas tradicionales en los que cuando se produce una actualización, la empresa que quiere disfrutarla suele tener que pagar por la nueva licencia y además realizar la migración de un sistema a otro. Este sistema permite reducir los costes de implementación y soporte. Aunque, por otro lado, puede resultar tedioso para empresas que un fin de semana cada seis meses tengan que actualizar el sistema.

Además, Workday apuesta por la tendencia móvil; para ello cuenta con una aplicación móvil que permite a sus usuarios acceder a la información de la herramienta desde cualquier sitio, ya sea dentro de la oficina o fuera de ella.

Una interfaz intuitiva y un diseño atractivo es otro de los factores que han influido en su camino hacia el éxito. Workday presenta una imagen colorida a priori sencilla.

* Fuente: Workday

Implementación de Workday en una compañía

El proceso de implantación de la solución Workday variará según los requisitos de cada empresa. En general el tiempo de implementación en una empresa es desde año y medio a dos años. Esto se justifica porque esta fase incluye diferentes procesos como: servicios de implementación, integración, y servicios de formación de Workday.

Como se ha comentado, este tiempo de implementación es menor que el de otras soluciones de RRHH al estar albergado en la nube. Este factor, junto con el precio, son decisivos para que las compañías se decidan a implementar una solución SaaS.

Alianza de la solución de RRHH Workday y el CRM Salesforce

En el año 2013 ambas compañías firmaron una alianza estratégica para aprovechar las sinergias entre ambas y sus clientes, ofreciendo sus servicios en conjunto. Buscaban, a su vez, ofrecer a las empresas ambas soluciones en la nube para fortalecer el servicio en cloud y que cada vez se extendiera más este tipo de sistema.

Ambas empresas no son competidoras, es más, se complementan entre ellas al aportar Workday soluciones de RRHH y finanzasLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados., y Salesforce un CRM. Ambas se presentan como un paquete sólido de software cloud. Este acuerdo puede resultar interesante para una compañía que esté implementando un software de recursos humanos, teniendo ya implementado el CRM Salesforce o viceversa.

¿Cuál es el precio de Workday?

En cuanto al coste de la solución, al ser Saas se paga por una suscripción para usar el servicio, no por la licencia del software en sí como en las herramientas tradicionales de HCM. Esta forma de pago supone una ventaja para la empresa al no tener que incurrir en costes de mantenimiento ni, en la mayoría de las ocasiones, en compras de hardware específico.

El precio de Workday puede variar dependiendo del número de usuarios y del número de horas de soporte contratadas. El contrato siempre se firma por un mínimo de 3 años. En cuanto al coste de implementación suele ser un 1,25% del coste anual de la suscripción cloud. Aunque estos costes de implementación variarán en función del proveedor elegido.

Si quiere conocer el precio de usuario por año, consulte la Guía de Software RRHH La Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. . Además, encontrará los costes ocultos a tener en cuenta en el momento de la selección.

Funcionalidades del software de RRHH

Workday integra diferentes funciones y a todas ellas se accede desde un único punto de acceso por usuario y bajo contraseñaLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores.. Entre estas se encuentran:

• Gestión de Recursos Humanos: facilita el desarrollo de diferentes tareas relacionadas con los RRHH. Es el módulo más general, en el que se incluye el autoservicio del empleado, que permite al usuario poder modificar y acceder en todo momento a sus datos.
• Soluciones de nóminas: permite gestionar las nóminas de los trabajadores. Ofrece requisitos específicos legales según los países y además permite la conexión con otros sistemas de nóminas. Incluye funciones de análisis que permite conocer los costes de personal de forma inmediata.
• Talento: con esta aplicación se puede conocer la situación en la que se encuentra el personal en la compañía, incluso saber quien se encuentra en riesgo de abandonarla. Incluye actividades como: evaluación del talentoLa Gestión del Talento tiene dos objetivos. El primer objetivo es desarrollar por completo el talento de todos los empleados. El segundo objetivo de la gestión del talento es el de buscar el lugar correcto para el trabajador dependiendo de sus talentos específicos. A menudo, el talento se define como la combinación facilidad innata y pasión. Si a un trabajador se le proporciona una tarea que esté relacionada con su talento personal, realizará su trabajo con mayor felicidad. , pago por desempeño, onboardingEl onboarding o incorporación de nuevos empleados comprende algo más que darles la bienvenida. También, es algo más que poner en marcha asuntos prácticos tales como el acceso al software o el uniforme. Durante la incorporación, no sólo se pretende que el trabajador se familiarice con su ambiente de trabajo y su papel dentro de la empresa, sino que también se intenta hacerle sentir cómodo e involucrado en las actividades empresariales. o proceso de adaptación a la compañía, gestión de objetivos, plan de sucesiónEl plan de sucesión (succession planning) es una estrategia empresarial para cubrir la marcha o el surgimiento de un puesto clave de forma rápida y sin disrupción. Esta estrategia forma parte de la gestión del talento de una empresa. Debido a que se trata de gestionar el talento, es el departamento de recursos humanos de la empresa el que se encarga del plan de sucesión. A veces, el personal interno no tiene aún las aptitudes y/o experiencia necesarias para suceder un puesto. En dicho caso, se deberá establecer si se opta por: formar al personal interno que más cumpla con los requisitos del puesto; o contratar a una persona para dicho puesto cuando llegue el momento., planificación de carrera y desarrollo.
• Reclutamiento: facilita las labores de selección y contrataciónEl proceso de reclutamiento y selección de personal es el primer proceso en el que se piensa cuando se habla de recursos humanos. Un 40% de las empresas en España disponen de un software de gestión de RRHH. Pero cuando se trabaja con software general, en ocasiones provoca que la empresa no encuentre la profundidad necesaria en algunos procesos concretos. Es por esto que, muchas empresas incluyen software o aplicaciones específicas., ya sea de personal interno o personas ajenas a la empresa. También permite realizar una evaluación 360º y pone en disposición del directivo de RRHH datos analíticos sobre el desempeño del empleado que ayudan a tomar decisiones fundamentadas.
• Tiempo y ausencia: ayuda a los managers de RRHH a gestionar la mano de obra global a través de la configuración de flujos de trabajo, procesos y reglas. Además, permite controlar los costes laborales. A través de este módulo se realiza el time-tracking o la gestión del tiempoLa gestión de tiempo (time management) se centra tanto en controlar el horario y la asistencia de los empleados (time and attendance), como en el registro horario de ellos (time tracking). En la parte de la asistencia también se lleva el ausentismo, las bajas y las vacaciones. Respecto al registro horario, este control ayuda a tener una idea de la productividad de los empleados. Además, facilita la facturación a clientes y la generación de nóminas..
• Aprendizaje: en esta aplicación se une la formación reglada de la empresaLa formación consiste en aumentar el conocimiento y las habilidades de los empleados para que puedan realizar sus tareas. La formación entra dentro de la gestión del talento. Por eso, es el departamento de RRHH el que se ocupa de gestionar la formación de los empleados. Dentro de la formación, el equipo de RRHH tiene que controlar una serie de aspectos, como:, así como facilita al resto de empleados crear y compartir sus conocimientos de forma social. Desde cualquier dispositivo se puede crear, consumir y compartir contenidos. Este módulo no está disponible de forma general aunque ya lo están incluyendo en algunas empresas.
• Planificación y análisis: aporta métricas que ayudan a realizar una toma de decisiones fundamentada. Admite colaboración entre RRHH y finanzas.

¿Con qué otras soluciones se puede conectar Workday?

La herramienta permite conexiones con diferente software:

• Microsoft AzureAzure surgió como una plataforma de cloud computing diseñada para crear, desarrollar y administrar aplicaciones, software y servicios a través de una red global de centros de datos administrados por Microsoft. Estos centros de datos están repartidos por todo el mundo, lo que también impulsa la creación de redes de trabajo internacionales para compañías con sedes en varios países.
• SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988.
• OracleLa introducción de los ERP de Oracle se debe a la adquisición de empresas como JD Edwards y PeopleSoft. Gracias a esta compra, Oracle pudo hacerse un sitio entre los ERP y llegar al 17% de cuota de mercado. No obstante, Oracle ha sido siempre más conocida por sus bases de datos que por sus sistemas ERP. ¿Cuáles son los aspectos más fuertes de los ERP de Oracle?
• Adobe Sign
• Salesforce
• Google Apps for Work (G Suite)Google Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que proporciona varias herramientas hospedadas en la infraestructura de Google. Este conjunto de soluciones están enfocadas a satisfacer las principales necesidades de las empresas en lo que a gestión de contenidos se refiere. Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Apps for Work ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota. 

La selección del software de RRHH es bastante compleja; decantarse por uno u otro cuando parecen semejantes puede ser una ardua tarea y sobre todo si al final se produce la selección errónea. Para ayudarle en tal proceso, en la Guía de Software RRHHLa Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará una comparativa de Workday junto con otros sistemas como son Oracle Fusion, SAP HCM, y Meta 4, que será el recurso definitivo para aclarar su elección.