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a3EQUIPO de Wolters Kluwer, ¿un paso adelante en la gestión de los RRHH?

a3EQUIPO es una solución para la gestión del departamento de RRHH de Wolters Kluwer. Centrada en la creación de nómina y administración de personal, permite también dar el salto hacia una gestión integral, incluyendo la gestión del talento en las empresas. El Grupo Wolters Kluwer, es especialmente conocido por la solución de nóminas a3ASESOR nom que se encuentra muy extendida en nuestro país. Pero realmente, ¿qué aporta a3EQUIPO frente a a3ASESOR nom? ¿Para qué tipo de empresa se dirige? ¿Qué es lo que ofrece exactamente? En la Guía de Software RRHH 2022 encontrará una comparativa de esta y otras soluciones de RRHH que puede suponer una ayuda en la toma de decisiones.

Índice:

  1. Origen a3EQUIPO
  2. Público objetivo
  3. a3ASESOR nom y a3EQUIPO
  4. Aspectos relevantes
  5. Implementación
  6. Coste de a3EQUIPO
  7. Funcionalidades
  8. Integraciones
  9. Acuerdos comerciales
  10. Ideas generales

¿De dónde procede a3EQUIPO?

La solución a3EQUIPO pertenece al Grupo Wolters Kluwer, con sede central en Holanda, que opera en los sectores de la comunicación, los servicios empresariales, la educación, el sector público, etc. La compañía que surgió de la unión de dos editoriales holandesas, hace casi 50 años, actualmente cotiza en la bolsa de Amsterdam (AEX).

A lo largo de su historia, su crecimiento se ha justificado mediante la adquisición de nuevas compañías en los diferentes países en los que opera. En concreto en España, adquirió en el año 2000 la compañía A3 Software, cuya solución fue el origen de la solución actual. Su compra más reciente en nuestro país fue en el año 2016 con la adquisición de Isla Soft. Este proveedor canario contaba con un software de contabilidad, ContaWin, que ha pasado a formar parte del portfolio de productos del grupo.

En España son especialmente conocidos por su solución de nóminas a3ASESOR nom, de gestión administrativa y de nóminas. Esta se encuentra muy extendida a lo largo de todo el tejido empresarial español. Siendo una de las soluciones que gestiona más nóminas al mes en nuestro país, alcanzando las casi 4 millones de nóminas.

Pero, antes de decantarse por una solución en concreto es muy importante analizar el proveedor que ofrece la misma. En la Guía de Software RRHH encontrará 5 factores a tener en cuenta antes de la elección del proveedor, que le ayudarán en la toma de decisiones.

¿A quién se dirige a3EQUIPO?

publico objetivo a3equipo software rrhh

La solución a3EQUIPO se dirige a aquellas empresas que buscan mejorar la gestión de su departamento de RRHH. Estas organizaciones pueden estar entre los 100 y los 1.000 empleados. Independientemente del sector en el que operan, dado que los RRHH son un departamento transversal en las empresas, se puede implementar la solución en casi todos ámbitos. Salvo en ciertos sectores que se rigen por regímenes específicos, como el de los artistas o los trabajadores en alta mar. Como ejemplo, la solución se encuentra implementada en empresas del sector servicios e industrial.

La herramienta permite gestionar las nóminas y las tareas administrativas relacionadas con la gestión de personal, siendo este su punto fuerte. Cabe destacar que, la solución está especialmente indicada para que la gestión de las nóminas sea el centro. La creación de las mismas es el motor principal de la solución. Será, por tanto, recomendable, adquirir siempre el módulo de nóminas, para poder sacarle todo el rendimiento a la herramienta.

Además, facilita dar el salto a la gestión de talento, con la posibilidad de introducir diferentes funcionalidades como: Formación, Evaluación, Selección, etc. Estos módulos se podrán ir incluyendo según las necesidades de la empresa, hasta llegar a realizar una gestión integral de los RRHH. Incluir estos aspectos en la empresa, permitirá una mejor gestión de las personas y por tanto de la propia compañía.

¿Es lo mismo a3ASESOR nom que a3EQUIPO?

En principio podemos determinar que no, son soluciones similares, pero están destinadas a públicos diferentes. a3ASESOR nom es una solución creada únicamente para el cálculo de nóminas, especialmente destinada para los despachos y las asesorías. Aunque es cierto que lo tienen implementado también otro tipo de empresas.

Sin embargo, a3EQUIPO es una aplicación creada para la gestión integral del departamento de RRHH de las empresas. Esta solución es más avanzada tecnológicamente y dispone de modalidad Cloud. Además incluye más opciones en la gestión administrativa del personal, como el organigrama, la definición de puestos, etc. Así como, da la posibilidad de introducir los diferentes módulos de gestión del talento, como se ha comentado anteriormente. En definitiva, son soluciones distintas, creadas con tecnología diferente y pensada para otro tipo de empresas.

Hay ocasiones, en las que empresas que llevan tiempo con a3ASESOR nom, consideran introducir la gestión del talento en la empresa, y contemplan cambiarse a a3EQUIPO. Si están satisfechos con la solución, serán exigentes con el nuevo proyecto al ya estar acostumbrados a la herramienta. Además, van a necesitar abordar una mayor gestión del cambio en la empresa. Se dan también otras ocasiones en las que la solución a3ASESOR nom no cubre al completo las necesidades de la empresa. Esto puede ser debido a que quizás necesiten alguna funcionalidad que, sí contemple a3EQUIPO, pero no la herramienta anterior. En todo caso, siempre será recomendable analizar las diferentes opciones que presente cada solución.

Características destacables de la solución

La solución a3EQUIPO es una herramienta modular, es decir, se pueden seleccionar únicamente aquellas funcionalidades más relevantes para la empresa, en el momento de la implementación. Como se ha comentado anteriormente, el módulo de nóminas sería recomendable implantarlo para poder obtener todo el rendimiento de la solución.

En general, una vez que las empresas alcanzan cierto tamaño, suelen considerar dejar la externalización de las nóminas e introducir esta gestión de forma interna. Por ello, es frecuente, que las empresas comiencen implementando una solución de nóminas. Conforme va creciendo la empresa, o según las necesidades del departamento de RRHH, es posible que se vayan implementando soluciones independientes y específicas para formación, reclutamiento, selección, etc.

Pero llega un momento en el que contar con varias soluciones para gestionar los RRHH dentro de una empresa, deja de ser operativo. Por ello, cuando la empresa alcanza un volumen de unos 90 o 100 trabajadores, suele ser el momento en el que las compañías se plantean realizar una implementación de una solución integral de RRHH, con soluciones del tipo a3EQUIPO.

beneficios a3equipo software rrhh

a3EQUIPO, siguiendo la tendencia del mercado, se presenta en versión cloud, a través de un pago por uso o SaaS (Software as a Service). Esto permite poder pagar únicamente por aquellos usuarios necesarios en la empresa. Con la posibilidad de ir aumentando el número conforme crezcan las necesidades en la compañía.

Que la solución esté en la nube también presenta otras ventajas, como poder acceder desde cualquier lugar. Sin necesidad de que el trabajador se encuentre en el puesto de trabajo. Dado que cada vez están más extendidas políticas como el teletrabajo o la autogestión del horario del trabajador, la movilidad es un aspecto importante a tener en cuenta. Para ello la solución cuenta con una app, tanto para iOS como para Android, que permitirá al trabajador acceder a la solución en todo momento.

¿Qué otras soluciones de RRHH se implementan en la nube y ofrecen movilidad? Para consultar otras propuestas de herramientas de gestión de personal, descargue la Guía de Software RRHH.

¿Cómo es la implementación de a3EQUIPO?

La implementación de a3EQUIPO se realiza por fases, como suele ser común en este tipo de soluciones. Al principio del proyecto, entre el equipo responsable del proyecto del proveedor y de la empresa en cuestión, se definen los diferentes pasos a acometer para la implantación de la solución. Dejando claro desde el comienzo los plazos marcados y la duración del proyecto.

Entre las distintas fases de implementación que lleva a cabo el proveedor, suelen encontrarse:

  • Preparación del proyecto: se realiza una toma de datos de las necesidades específicas de la empresa.
  • Instalación: si la empresa quiere la solución en la nube u on-premise.
  • Análisis: se estudia la situación de la empresa para ver que hay que parametrizar y cómo.
  • Traspaso de datos: extraen la información de la herramienta anterior si la hubiera. Se suelen pasar los datos del año en curso y el año anterior. No tiene sentido pasar todo el histórico por sobrecargar el proyecto.
  • Parametrización, desarrollo: esta es la parte fuerte, la que más tiempo implica en todas las fases. Según los módulos deseados, la complejidad de la empresa y los plazos establecidos, lo realizarán de forma lineal, secuencial o en paralelo.
  • Realización de pruebas y paralelos: ejecutan una prueba del cálculo de la nómina, con la herramienta anterior y la nueva para comprobar que todo esté correcto.
  • Soporte al arranque: dan soporte desde la realización de la prueba.

Complementado, todo ello, con formación continua, para que una vez implementada la solución, la empresa pueda ser independiente y no depender del proveedor. Y con soporte técnico y orientación al sistema desde el principio del proyecto.

implementacion a3equipo software rrhh

En cuanto a la duración del proyecto, pongamos, por ejemplo, el caso concreto de una empresa de unos 300/400 trabajadores que quiere implementar únicamente el módulo de nóminas. En este caso la implementación suele durar unos 2 o 3 meses.

Otra situación sería una empresa de 200/400 empleados que va a sustituir la solución a3ASESOR nom por a3EQUIPO. Con los módulos de nómina, portal del empleado y formación. En este caso la implementación puede suponer también unos 2 o 3 meses. En esta ocasión, al cambiar a otra solución de Wolters Kluwer, aunque el proceso de implementación sea el mismo, se puede reducir el tiempo de implementación en una semana, sobre todo en la fase del traspaso de los datos.

En las grandes empresas que implementan varios módulos, suelen tardar de 5 a 6 meses. Y en el caso de proyectos en grandes corporaciones o multinacionales, lo máximo que duraría la implementación sería un año.

¿Cuál es el coste de a3EQUIPO?

En relación al precio de a3EQUIPO, trabajan con un modelo híbrido. Es posible, por tanto, optar por una de las siguientes opciones:

  • Un modelo de licencia al que se le debe añadir el mantenimiento anual.
  • Un pago por uso o SaaS. Este puede ser muy variable en función de los módulos contratados, puede ir desde 1 a 5 € por empleado al mes. El contrato por uso se suele firmar por un número de años.

En este modelo de precios, no existen costes ocultos, ya que en cualquiera de las dos opciones queda incluido:

  • El uso del producto.
  • Las actualizaciones de mantenimiento correctivo y evolutivo.
  • Las actualizaciones legales.
  • El servicio de soporte de atención al cliente.

Para conocer el coste de implementar a3EQUIPO en dos empresas diferentes, una empresa de 400 empleados únicamente con el módulo de nóminas, y un segundo caso con otros módulos de RRHH, descargue la Guía de Software RRHH.

¿Qué funcionalidades ofrece a3EQUIPO?

Es necesario dividir las funcionalidades en dos grandes bloques. Por un lado, estarían aquellas relacionadas con la gestión administrativa del personal y nóminas. Y, por otro lado, el resto de módulos de gestión del talento.

1. Nóminas y administración de personas

Este bloque permite realizar las nóminas de los empleados en la empresa y realizar las diferentes gestiones administrativas relacionadas con el personal. Dentro de este bloque, se encuentran las funcionalidades de:

  • Vida del empleado: alta, afiliación, contratación, cálculos salariales, seguros sociales, etc.
  • Vacaciones y revisiones médicas.
  • Permisos y absentismos o entregas de material.
  • Consulta de convenios colectivos.
  • Simulaciones salariales.

a3 captura pantalla

2. Gestión del Talento y otros módulos de RRHH

En este bloque se incluyen funcionalidades como:

  • Portal del empleado: también conocido como autoservicio del empleado. Es un canal de comunicación interna del departamento de RRHH con la totalidad de trabajadores en la empresa. Sobre todo, permite descentralizar las tareas del departamento de RRHH, al ser el propio trabajador o el mando quien solicita diferentes cuestiones como vacaciones, permisos, etc. Es un apartado importante también, ya que ayuda a la gestión del cambio dentro de la empresa, como puede ser la introducción de una nueva solución. Asimismo, suele ir acompañado del autoservicio del mánager o portal del mánager. El portal del mánager se encarga de aceptar o denegar las solicitudes de los empleados y le permite al mánager tener una visión general de los empleados que tiene a su cargo.
  • Formación: permite gestionar los diferentes cursos que deben recibir los empleados, bien por solicitud propia o de los mandos. Incluye la opción de realizar un control presupuestario, así como la gestión de las bonificaciones de la Fundación Tripartita (Fundae).
  • Evaluación: por objetivos, por competencias o de comportamientos. Permite crear formularios, gestionar las diferentes fases del proceso y determinar un calendario para cada empleado.
  • Selección: facilita las labores de reclutamiento y selección. Incluye un portal del candidato, permite publicar nuevas ofertas y gestionar los nuevos currículums recibidos.
  • Gestión del tiempo: permite realizar un control de presencia, un seguimiento de las entradas y salidas de los trabajadores. Así como del tiempo destinado a una tarea. Es posible complementar este módulo con un dispositivo biométrico de control de accesos.
  • Notas de gastos: facilita su gestión pudiendo configurar categorías e imputarlas a diferentes cuentas contables.
  • Cuadros de mando: permite obtener datos y análisis de las diferentes áreas de los RRHH.

En cuanto al portal del empleado, es recomendable incluir este módulo siempre que se quieran implementar otras modalidades de gestión del talento, como la formación o la evaluación. Para poder realizar una correcta gestión y se optimice el uso de la solución.

¿Es posible integrar a3EQUIPO con otras herramientas?

La integración de a3EQUIPO con otras soluciones presentes en la empresa, desde Wolters Kluwers las suelen abordan en cada caso de forma independiente. Lo habitual es realizar el enlace contable con el ERP presente en la empresa, entre los más extendidos se encuentran: SAP Business One o SAP S/4 Hana, Microsoft Dynamics 365o JD Edwards de Oracle.

En principio, el proveedor ya conoce cómo integrar con estas herramientas, pero normalmente siempre se incluyen personalizaciones específicas para cada empresa. Además, antes de empezar a utilizar la nueva solución en la empresa, se realizan la migración de la información procedente de la herramienta anterior, si la hubiera.

¿Tiene a3EQUIPO acuerdos comerciales específicos?

Para complementar la solución, en aquellos aspectos que no se pueden abordar directamente con a3EQUIPO, Wolters Kluwer tiene acuerdos comerciales con diferentes empresas para poder ofrecer, entre otras las funcionalidades de:

  • Planificación: de la plantilla, de las tareas, previsiones, etc. a través de la empresa: Global Planning Solutions (GPS).
  • Compensación y el análisis salarial, lo hacen junto con CEINSA.
  • Gestión del presupuesto con SquarePoint.
  • Cuadro de mando, con Qlick Sense.

Todos estos complementos pueden ser interesantes si quiere completar la herramienta o necesita cierta funcionalidad que la solución en sí misma no ofrezca.

Ideas generales de a3EQUIPO

En definitiva, a3EQUIPO es una herramienta sólida, que proviene de una empresa fuerte en la creación de nóminas y la administración de personal. Además, cuentan con gran experiencia ya que llevan muchos años en el mercado. Es relevante destacar, que, al ser una solución estándar, las actualizaciones en cuanto a los cambios legales, no suponen un coste para los usuarios de la herramienta.

Si de entre todas las soluciones que hay en el mercado actualmente, quiere conocer si a3EQUIPO es la herramienta óptima para su empresa o no, consulte la Guía de Software RRHH.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 15 junio). a3EQUIPO de Wolters Kluwer, ¿un paso adelante en la gestión de los RRHH? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/programas-recursos-humanos/a3-equipo