Las funciones (o funcionalidades) del software de recursos humanos pueden variar mucho dependiendo del programa que se desee adquirir. Por ello, hay que definir todos los requisitos que la empresa necesita para el nuevo programa de forma previa a la elección de la herramienta.
Índice:
¿Cómo seleccionar las funcionalidades del software de recursos humanos?
No todas las compañías presentan las mismas necesidades al hablar de recursos humanos. El tamaño, el número de trabajadores, la capacidad del departamento de recursos humanos o incluso el presupuesto son algunos de los condicionantes con los que trabajan las compañías.
Asumir que cuantas más funciones contenga el software de recursos humanos mejor será es un error muy común en algunas compañías. No es necesaria la adquisición del paquete que presente más funciones, sino del que presente las funciones requeridas. Además, el precio de los paquetes más completos será considerablemente más alto que el de paquetes con funcionalidades más reducidas. La Guía Software RRHH compara los diferentes tipos de software de recursos humanos más utilizados del mercado según su especialidad y precio de los mismos.
Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.
Funciones esenciales del software de recursos humanos
Las funciones del departamento de recursos humanos de una empresa engloba todo lo relacionado con los empleados de una compañía, desde la historia de los trabajadores hasta la selección de nuevo personal. Actualmente existen multitud de herramientas que ayudan a disminuir la carga de trabajo del equipo de RR.HH.
1. Software nóminas
El software de nóminas automatiza todo lo relacionado con las nóminas de los trabajadores dentro de una compañía. Gracias a su integración dentro de los sistemas de la empresa, el software es capaz de recopilar información sobre horarios, asistencias, impuestos o deducciones.
2. Control de ausencias
Gestionar las ausencias de los empleados conlleva un gran gasto para la mayoría de compañías, no sólo en relación a la burocracia administrativa sino también al control de costes. Los módulos de control de ausencias permiten gestionar todas las ausencias del personal desde un mismo lugar en el que se pueden visualizar también las personas disponibles para cubrir el puesto. Del mismo modo, estas funciones permiten conocer los motivos de las ausencias y la frecuencia con la que suceden.
Datos del CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development)
3. Selección
Este módulo permite realizar todo el proceso de selección de empleados, desde el establecimiento de un puesto disponible, hasta la gestión de los candidatos o el control de las entrevistas. Dentro de esta función pueden incluirse la gestión de candidatos externos a la organización o del propio personal de la compañía. Este apartado normalmente abarca:
- Organización de posibles candidatos
- Analizar el uso del personal dentro de una organización
- Bases de datos con candidatos organizados por diferentes criterios (cualificaciones, idiomas, experiencia, etc.)
- Software de análisis para evaluar candidatos
4. Autoservicio del empleado
El autoservicio del empleado es una sección dentro del software de recursos humanos en la que el empleado puede, de forma independiente, acceder y modificar sus datos personales, consultar datos relevantes como sus nóminas o incluso solicitar un periodo vacacional. De esta forma, los errores de desinformación se reducen y la base de datos de empleados está continuamente actualizada por ellos mismos.
5. Autoservicio del mánager
Del mismo modo que el autoservicio del empleado agiliza todas las cuestiones relacionadas con el día a día de los empleados, el autoservicio del mánager facilita la labor del mánager. A través de este módulo un encargado puede llevar a cabo tareas rutinarias que en otros casos deben ser realizadas por el departamento de recursos humanos, como aprobar o no las vacaciones de los trabajadores.
6. Otras funciones
Aquí sólo se explican algunas características, no obstante, existen otras funciones importantes que pueden ser de gran utilidad para muchas compañías. El desconocimiento de dichas características puede llevar a la adquisición de un programa con deficiencias para las necesidades de su empresa. La Guía Software RRHH presenta una lista en la que encontrará todas las funciones del software de recursos humanos que podrá utilizar durante el proceso de selección de este tipo de programas.