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Sistema de gestión de recursos humanos adecuado para pequeñas empresas

¿Por qué pasan las empresas del Excel a un sistema de RRHH?

Los empleados son el recurso más importante de una empresa. Sin ellos, la actividad de la empresa no se realizaría. Las empresas han de ser capaces de gestionar de forma ágil sus datos, turnos, vacaciones, altas, bajas, etc. Estas tareas administrativas se pueden realizar con Excel cuando se trata de una micropyme, pero en cuanto se crece, todo se complica. A menudo, el administrativo tiene demasiada carga de trabajo y no puede encargarse como es debido de la gestión del personal. ¿Cómo puede ayudar un sistema de recursos humanos a una pequeña empresa? ¿existen paquetes para presupuestos reducidos?

Índice:

  1. Dificultad gestionar empresa creciente
  2. ¿Aplicaciones independientes o un sistema integral?
  3. ¿Puede invertir una pequeña empresa en software RRHH?
  4. Tendencia a la nube
  5. Elementos para la selección de un sistema
    1. Flexibilidad del sistema
    2. Selección partner adecuado

Cuanto más personal, más difícil es gestionarlo

El hecho de que crezca la cantidad de personal en una empresa es una alegría y, a la vez, una complicación. Se tiene que hacer el control horario de cada persona de la empresa, su nómina, gestionar sus ausencias, etc.

Por tanto, de cada empleado ha de guardarse sus datos y documentación relacionada. Por ejemplo, si viene una inspección es necesario poder mostrar fácilmente todo el control horario y las nóminas de los empleados para demostrar que se está conforme a la ley. Pero, cuando se lleva un tiempo, todos estos datos se pierden entre tantas hojas diferentes de Excel y cuesta manejarlo. Además, no todas las pequeñas empresas pueden permitirse tener una persona para que se dedique exclusivamente a la gestión de los recursos humanos. Asimismo, también resulta muy difícil reunir y analizar manualmente todos los datos del personal de la empresa. Esto se complica aún más ya que estos datos se almacenan generalmente de forma dispersa. Por tanto, un software puede facilitarle las tareas de gestión y organizativas de personal al administrativo que se esté encargando de ello.

Atención: algunos proveedores de software de recursos humanos no aceptan clientes que no tengan un mínimo de empleados, por ejemplo 50. Según la ley 5/2015 ese mínimo no corresponde al de una pequeña empresa ya que el máximo de trabajadores de una pequeña empresa es de 49. Por eso, cuando se vaya a hablar con los proveedores es importante preguntarles si dan servicio para su número de trabajadores. Así, se evita perder tiempo mirando una solución que no se va a poder tener. Contacta con TIC Portal para informarte qué proveedores ofrecen software de RRHH a pequeñas empresas: +34 954 040 045.

¿Aplicaciones independientes o un sistema de RRHH integral?

Cuando una empresa pequeña tiene una necesidad relacionada con los recursos humanos, suele contratar pequeñas soluciones o subcontratar el servicio. Por ejemplo, en 2019 entró en vigor en España una ley que exige realizar el control horario. Este control horario se puede realizar con una hoja de papel o con Excel. No obstante, realizarlo de manera manual se complica cuando los empleados están trabajando en las ubicaciones de los clientes o transportando mercancía. Por eso, muchas empresas decidieron contratar una aplicación para el registro horario.

forma registro hora empleado

El problema surge cuando se tienen muchas aplicaciones distintas para gestionar el personal, ya que no se tiene una visión general de los datos y se pierde tiempo insertando datos en los distintos sistemas. Cuando esto ocurre, es hora de valorar si merece la pena implementar un sistema de RRHH que cubra todos los requisitos de la empresa.

Por ejemplo, en vez de tener un sistema para la gestión de tiempo (ausencias, vacaciones, bajas,etc.), uno para la gestión de turnos y otro para gestión de los contratos. Se puede tener un sistema RRHH que cubra todas estas necesidades. Desde este sistema se agilizaría la gestión del tiempo con ayuda del módulo del portal del empleado. Desde el portal del empleado, el trabajador puede solicitar vacaciones, subir documentos de baja y consultar su horario y su nómina. Las solicitudes y permisos que solicite un empleado le llegarán a su responsable a través del portal del mánager para gestionarlas.

autoservicio portal empleado

De esta forma, se puede agilizar todo el proceso. El empleado no tiene que ir físicamente a entregar documentos de una posible baja o a recoger la nómina, sino que lo puede hacer todo digitalmente. Así, el responsable de RRHH tiene tiempo para ocuparse de otras tareas, como preparar los cursos de PRL (prevención de riesgos laborales), controlar que los empleados tengan los certificados adecuados o crear evaluaciones de desempeño.

¿Sabías que? El portal del empleado es una herramienta muy útil. Sin embargo, si no se incentiva a los empleados a usarlo, volverán a intentar llevar sus gestiones como hacían antes. En la Guía de RRHH hay consejos para conseguir involucrar a los empleados en el uso del portal del empleado.

¿Puede permitirse una empresa pequeña un sistema de RRHH?

La contratación de un sistema de RRHH tiene un coste y eso suele ser un problema para las pequeñas empresas. Sin embargo, dependiendo de las necesidades de la empresa, este coste puede ser mayor o menor. Muchos fabricantes de RRHH ofrecen diferentes planes dependiendo del número de funcionalidades y/o licencias. Para que una empresa pueda saber si la inversión en un sistema de RRHH merece la pena, es necesario que estudie cuánto le cuesta no tenerla. Por ejemplo:

  • ¿Hay problemas de cuadrante de horarios porque con Excel ya resulta muy complicado y genera turnos en los que se tiene personal de más o de menos?
  • ¿Los empleados tienen que realizar el control horario desde otras ubicaciones y no pueden fichar fácilmente?
  • ¿Gestionar temas de vacaciones y ausencias irrumpe bastante la actividad de los empleados porque tienen que ir presencialmente? ¿o si solicitan las vacaciones por e-mail es posible que algunas peticiones se queden sin responder?

Estas son problemáticas que pueden estar costando dinero a la empresa. Por tanto, es recomendable realizar una comparación entre lo que supone en términos de dinero y tiempo seguir como ahora y cuánto les costaría una solución. El retorno de la inversión (ROI) no se consigue al día siguiente. Por ello, una inversión de este tipo hay que estudiarla planteando si mejora las condiciones de la empresa de medio a largo plazo.

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La tendencia a ir hacia la nube

Al hablar de software, muchas empresas piensan en si la implementación tiene que ser en la nube o en local. Esta pregunta es cada vez menos frecuente en el área de los recursos humanos. Esto se debe a que ya apenas existen sistemas de RRHH en local, y los que existen están enfocados en empresas de gran tamaño.

Además, el modelo de pago de los sistemas de RRHH en la nube es el de software como servicio (SaaS, Software as a Service). Con este modelo de pago la inversión inicial no es tan alta. Esto es una gran ventaja para las empresas pequeñas, ya que les facilita el poder permitírselo. Además, el tiempo de implementación de una solución en la nube suele ser menor que el de una implementación en local.

Asimismo, muchas empresas tienen empleados que operan en remoto. Esto puede darse por el teletrabajo, forma que está siendo cada vez más habitual. Pero, también puede ser porque las empresas son de reparación, mantenimiento y /o construcción. Por lo que los empleados tienen que irse moviendo de ubicación. Por ello, es más sencillo si los empleados pueden rellenar estos datos a distancia, en vez de tener que esperar hasta llegar a estar en la oficina.

¡Ojo! Los costes de un sistema de RRHH en la nube no son iguales que los de uno que se implementa en local. En la Guía de RRHH hay ejemplos de cálculos de costes para ambos tipos de implementaciones de sistemas RRHH para que se pueda comparar fácilmente.

¿Qué debe tener en cuenta una empresa pequeña al escoger un sistema de RRHH?

Las personas son el principal activo de la empresa. Por lo tanto, no hay que tomarse a la ligera la elección de la herramienta que se va a usar para gestionar a los empleados. Hay que hacer un análisis de los requisitos organizacionales. Así, una empresa puede saber exactamente qué necesita y comparar los distintos proveedores de RRHH. Puede ser que un jefe de proyecto que busca este tipo de software desconozca qué funcionalidades de RRHH existen. Como apoyo, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. Este digiBook es interactivo y contiene todas las funcionalidades de RRHH para que se puedan señalar cuáles se necesitan y con qué prioridad.

Aparte de las funcionalidades, las empresas también tienen que fijarse en una serie de elementos al escoger un sistema de este tipo:

Flexibilidad del software para gestionar personas

Algunas empresas pequeñas tienen una gran fluctuación de personal. Este tipo de empresas dependen mucho de la cantidad de proyectos que tengan o de la temporada que sea. Por eso, el sistema de RRHH debe ser capaz de adaptarse permitiendo que la empresa contrate más o menos licencias dependiendo del mes.

A veces, esta flexibilidad en cuanto a las licencias no es posible. Algunos softwares vienen con paquetes de licencias. Eso quiere decir que no se pueden adquirir individualmente. Sin embargo, no es necesario descartar estos sistemas de RRHH inmediatamente. Con frecuencia, estos paquetes de licencias también pueden ser económicos. Por ello, es necesario saber cuántos empleados se van a tener por mes y así poder valorar cuál de las opciones sale mejor en términos económicos.

La selección de un buen partner es vital

Una buena elección del proveedor es clave para el éxito de la implementación de un sistema RRHH de una empresa. Las soluciones de software pueden tener muchos proveedores distintos, pero es importante saber cuál es el adecuado para la empresa.

En el caso de una pequeña empresa es especialmente relevante elegir bien por 2 motivos: el primero, porque el personal no suele tener experiencia con este tipo de proyectos; y, el segundo, porque si sale mal, a esta empresa le costará mucho más recuperarse financieramente que si fuera una empresa de mayor tamaño.

Importante: la valoración de los diferentes potenciales proveedores se realiza a través de las conversaciones y las demos que se tiene con ellos. Por ello, es importante saber qué preguntar y a qué prestar especial atención. Para ayudar a las empresas que se encuentran en este proceso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo! Este digiBook contiene consejos clave para antes, durante y después de tener las demos con los proveedores.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 29 noviembre). Sistema de gestión de recursos humanos adecuado para pequeñas empresas. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/rrhh-tamano-empresarial/rrhh-pequenas-empresas