Sistema de gestión de recursos humanos adecuado para pequeñas empresas

¿Por qué pasan las empresas del Excel a un sistema de RRHH?

Los empleados son el recurso más importante de una empresa. Sin ellos, la actividad de la empresa no se realizaría. Las empresas han de ser capaces de gestionar de forma ágil sus datos, turnos, vacaciones, altas, bajas, etc. Estas tareas administrativas se pueden realizar con Excel cuando se trata de una micropyme, pero en cuanto se crece, todo se complica. A menudo, el administrativo tiene demasiada carga de trabajo y no puede encargarse como es debido de la gestión del personal. ¿Cómo puede ayudar un sistema de recursos humanos a una pequeña empresa? ¿existen paquetes para presupuestos reducidos?

Índice:

1. Dificultad gestionar empresa creciente
2. ¿Aplicaciones independientes o un sistema integral?
3. ¿Puede invertir una pequeña empresa en software RRHH?
4. Tendencia a la nube
5. Elementos para la selección de un sistema
   1. Flexibilidad del sistema
   2. Selección partner adecuado

Cuanto más personal, más difícil es gestionarlo

El hecho de que crezca la cantidad de personal en una empresa es una alegría y, a la vez, una complicación. Se tiene que hacer el control horario de cada persona de la empresa, su nómina, gestionar sus ausencias, etc.

Por tanto, de cada empleado ha de guardarse sus datos y documentación relacionada. Por ejemplo, si viene una inspección es necesario poder mostrar fácilmente todo el control horario y las nóminas de los empleados para demostrar que se está conforme a la ley. Pero, cuando se lleva un tiempo, todos estos datos se pierden entre tantas hojas diferentes de Excel y cuesta manejarlo. Además, no todas las pequeñas empresas pueden permitirse tener una persona para que se dedique exclusivamente a la gestión de los recursos humanos. Asimismo, también resulta muy difícil reunir y analizar manualmente todos los datos del personal de la empresa. Esto se complica aún más ya que estos datos se almacenan generalmente de forma dispersa. Por tanto, un software puede facilitarle las tareas de gestión y organizativas de personal al administrativo que se esté encargando de ello.

Atención: algunos proveedores de software de recursos humanos no aceptan clientes que no tengan un mínimo de empleados, por ejemplo 50. Según la ley 5/2015 ese mínimo no corresponde al de una pequeña empresa ya que el máximo de trabajadores de una pequeña empresa es de 49. Por eso, cuando se vaya a hablar con los proveedores es importante preguntarles si dan servicio para su número de trabajadores. Así, se evita perder tiempo mirando una solución que no se va a poder tener. Contacta con TIC Portal para informarte qué proveedores ofrecen software de RRHH a pequeñas empresas: +34 954 040 045.

¿Aplicaciones independientes o un sistema de RRHH integral?

Cuando una empresa pequeña tiene una necesidad relacionada con los recursos humanos, suele contratar pequeñas soluciones o subcontratar el servicio. Por ejemplo, en 2019 entró en vigor en España una ley que exige realizar el control horario. Este control horario se puede realizar con una hoja de papel o con Excel. No obstante, realizarlo de manera manual se complica cuando los empleados están trabajando en las ubicaciones de los clientes o transportando mercancía. Por eso, muchas empresas decidieron contratar una aplicación para el registro horarioEl registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios..

El problema surge cuando se tienen muchas aplicaciones distintas para gestionar el personal, ya que no se tiene una visión general de los datos y se pierde tiempo insertando datos en los distintos sistemas. Cuando esto ocurre, es hora de valorar si merece la pena implementar un sistema de RRHH que cubra todos los requisitos de la empresa.

Por ejemplo, en vez de tener un sistema para la gestión de tiempoLa gestión de tiempo (time management) se centra tanto en controlar el horario y la asistencia de los empleados (time and attendance), como en el registro horario de ellos (time tracking). En la parte de la asistencia también se lleva el ausentismo, las bajas y las vacaciones. Respecto al registro horario, este control ayuda a tener una idea de la productividad de los empleados. Además, facilita la facturación a clientes y la generación de nóminas. (ausencias, vacaciones, bajas,etc.), uno para la gestión de turnosLa gestión de cuadrantes y turnos de trabajo consiste en la planificación de la fuerza de trabajo. Dependiendo de la actividad de la empresa, de los horarios y de los diferentes turnos de la empresa, los empleados recibirán un horario u otro. No obstante, los horarios se complican cuando hay bastantes empleados y turnos; y, también, cuando los trabajadores solicitan sus vacaciones, un día de permiso o tienen que darse de baja.  y otro para gestión de los contratosLa gestión de contratos consiste en llevar un control de los distintos tipos de contratos, y de su duración por cliente, servicio o caso. Teniendo un buen conocimiento y seguimiento de los contratos, se puede saber qué servicios o productos se tienen que brindar al cliente y cuándo, qué ocurre si no se puede cumplir o, incluso, ayuda a renovar contratos que están a punto de cumplir.. Se puede tener un sistema RRHH que cubra todas estas necesidades. Desde este sistema se agilizaría la gestión del tiempo con ayuda del módulo del portal del empleadoEl software de autoservicio del empleado, también conocido como portal del empleado, permite a los trabajadores de una empresa el acceso y modificación de su propia información. No se trata únicamente de información personal, también puede estar relacionada con la empresa. Entre las funcionalidades que permite están: añadir/modificar contactos de emergencia; añadir/modificar direcciones; solicitar vacaciones; gestionar una baja médica; añadir/modificar información bancaria; y visualización de nóminas.. Desde el portal del empleado, el trabajador puede solicitar vacaciones, subir documentos de baja y consultar su horario y su nómina. Las solicitudes y permisos que solicite un empleado le llegarán a su responsable a través del portal del mánagerEl módulo de autoservicio del mánager, también conocido como portal del mánager, está compuesto por características que facilitan el acceso rápido a la información y el control del personal de forma eficiente. Desde este portal, el mánager puede gestionar aspectos de personal como: aprobación de horarios; solicitar la contratación de personal; visualización de aspirantes; solicitud de formación; aprobación de aumentos, ascensos, horas extras, permisos; acceso a la información de los empleados; y visualización de recibos y pagos pendientes. para gestionarlas.

De esta forma, se puede agilizar todo el proceso. El empleado no tiene que ir físicamente a entregar documentos de una posible baja o a recoger la nómina, sino que lo puede hacer todo digitalmente. Así, el responsable de RRHH tiene tiempo para ocuparse de otras tareas, como preparar los cursos de PRL (prevención de riesgos laborales), controlar que los empleados tengan los certificados adecuados o crear evaluaciones de desempeñoLa evaluación de desempeño, performance appraisal en inglés, consiste en la medición y valoración del desempeño de un empleado o equipo en su puesto de trabajo y de su contribución general a la empresa. Las evaluaciones pertenecen al área de la gestión de talento, ya que permite gestionar el equipo interno para retenerlo en la empresa y ayudarle a crecer..

¿Sabías que? El portal del empleado es una herramienta muy útil. Sin embargo, si no se incentiva a los empleados a usarlo, volverán a intentar llevar sus gestiones como hacían antes. En la Guía de RRHHLa Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay consejos para conseguir involucrar a los empleados en el uso del portal del empleado.

¿Puede permitirse una empresa pequeña un sistema de RRHH?

La contratación de un sistema de RRHH tiene un coste y eso suele ser un problema para las pequeñas empresas. Sin embargo, dependiendo de las necesidades de la empresa, este coste puede ser mayor o menor. Muchos fabricantes de RRHH ofrecen diferentes planes dependiendo del número de funcionalidades y/o licencias. Para que una empresa pueda saber si la inversión en un sistema de RRHH merece la pena, es necesario que estudie cuánto le cuesta no tenerla. Por ejemplo:

• ¿Hay problemas de cuadrante de horarios porque con Excel ya resulta muy complicado y genera turnos en los que se tiene personal de más o de menos?
• ¿Los empleados tienen que realizar el control horario desde otras ubicaciones y no pueden fichar fácilmente?
• ¿Gestionar temas de vacaciones y ausencias irrumpe bastante la actividad de los empleados porque tienen que ir presencialmente? ¿o si solicitan las vacaciones por e-mail es posible que algunas peticiones se queden sin responder?

Estas son problemáticas que pueden estar costando dinero a la empresa. Por tanto, es recomendable realizar una comparaciónEl análisis de coste-beneficio (Cost Benefit Analysis, CBA) es un enfoque que se centra en calcular si los beneficios de una inversión superarán los costes que supone. Es decir, es un planteamiento detallado y a conciencia que hacen las empresas para saber si una inversión les merecerá la pena o no (pensando en el ROI, retorno de la inversión). De esta forma, se pueden tomar decisiones de manera que no sean precipitadas, sino acertadas. entre lo que supone en términos de dinero y tiempo seguir como ahora y cuánto les costaría una solución. El retorno de la inversión (ROI)El retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena. no se consigue al día siguiente. Por ello, una inversión de este tipo hay que estudiarla planteando si mejora las condiciones de la empresa de medio a largo plazo.

La tendencia a ir hacia la nube

Al hablar de software, muchas empresas piensan en si la implementación tiene que ser en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. o en localEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.. Esta pregunta es cada vez menos frecuente en el área de los recursos humanos. Esto se debe a que ya apenas existen sistemas de RRHH en local, y los que existen están enfocados en empresas de gran tamaño.

Además, el modelo de pago de los sistemas de RRHH en la nubeEl software de recursos humanos online ha experimentado un auge al mismo tiempo que otras tecnologías en la nube. Esto no es de extrañar pues firmas de análisis como Gartner auguran un aumento continuado de las soluciones empresariales en la nube y prevén que el 60% de las grandes y medianas empresas tengan sus soluciones en la nube para 2025. es el de software como servicioEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). (SaaS, Software as a Service). Con este modelo de pago la inversión inicial no es tan alta. Esto es una gran ventaja para las empresas pequeñas, ya que les facilita el poder permitírselo. Además, el tiempo de implementación de una solución en la nube suele ser menor que el de una implementación en local.

Asimismo, muchas empresas tienen empleados que operan en remoto. Esto puede darse por el teletrabajo, forma que está siendo cada vez más habitual. Pero, también puede ser porque las empresas son de reparación, mantenimiento y /o construcción. Por lo que los empleados tienen que irse moviendo de ubicación. Por ello, es más sencillo si los empleados pueden rellenar estos datos a distancia, en vez de tener que esperar hasta llegar a estar en la oficina.

¡Ojo! Los costes de un sistema de RRHH en la nubeEl software de recursos humanos online ha experimentado un auge al mismo tiempo que otras tecnologías en la nube. Esto no es de extrañar pues firmas de análisis como Gartner auguran un aumento continuado de las soluciones empresariales en la nube y prevén que el 60% de las grandes y medianas empresas tengan sus soluciones en la nube para 2025. no son iguales que los de uno que se implementa en local. En la Guía de RRHHLa Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. hay ejemplos de cálculos de costes para ambos tipos de implementaciones de sistemas RRHH para que se pueda comparar fácilmente.

¿Qué debe tener en cuenta una empresa pequeña al escoger un sistema de RRHH?

Las personas son el principal activo de la empresa. Por lo tanto, no hay que tomarse a la ligera la elección de la herramienta que se va a usar para gestionar a los empleados. Hay que hacer un análisis de los requisitos organizacionalesUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado.. Así, una empresa puede saber exactamente qué necesita y comparar los distintos proveedores de RRHH. Puede ser que un jefe de proyecto que busca este tipo de software desconozca qué funcionalidades de RRHH existen. Como apoyo, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades claveEl digiBook 'Sistema RRHH: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de RRHH en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados.. Este digiBook es interactivo y contiene todas las funcionalidades de RRHH para que se puedan señalar cuáles se necesitan y con qué prioridad.

Aparte de las funcionalidades, las empresas también tienen que fijarse en una serie de elementos al escoger un sistema de este tipo:

Flexibilidad del software para gestionar personas

Algunas empresas pequeñas tienen una gran fluctuación de personal. Este tipo de empresas dependen mucho de la cantidad de proyectos que tengan o de la temporada que sea. Por eso, el sistema de RRHH debe ser capaz de adaptarse permitiendo que la empresa contrate más o menos licencias dependiendo del mes.

A veces, esta flexibilidad en cuanto a las licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. no es posible. Algunos softwares vienen con paquetes de licencias. Eso quiere decir que no se pueden adquirir individualmente. Sin embargo, no es necesario descartar estos sistemas de RRHH inmediatamente. Con frecuencia, estos paquetes de licencias también pueden ser económicos. Por ello, es necesario saber cuántos empleados se van a tener por mes y así poder valorar cuál de las opciones sale mejor en términos económicos.

La selección de un buen partner es vital

Una buena elección del proveedorLos proveedores de software de recursos humanos son siempre una parte importante de todo el proceso de selección de un programa. Existen varios tipos de software de recursos humanos. Por lo tanto, cualquier proveedor que se mencionase podría corresponder a un tipo distinto de software de recursos humanos, y no a una visión global del mercado. Software de nóminas, sistemas de gestión de talento, sistemas integrados en ERPs, sistemas de gestión de recursos humanos independientes, en la nube, on-premise, etc., son tantas las posibilidades, que hay grandes diferencias entre los proveedores de cada sistema. Y dentro de los proveedores también existen una gran cantidad de nombres: SAP (SuccessFactors), Oracle (Fusion HCM), Meta4 (PeopleNet), Workday (Workday), Unit4, Cezanne, etc. es clave para el éxito de la implementación de un sistema RRHH de una empresa. Las soluciones de software pueden tener muchos proveedores distintos, pero es importante saber cuál es el adecuado para la empresa.

En el caso de una pequeña empresa es especialmente relevante elegir bien por 2 motivos: el primero, porque el personal no suele tener experiencia con este tipo de proyectos; y, el segundo, porque si sale mal, a esta empresa le costará mucho más recuperarse financieramente que si fuera una empresa de mayor tamaño.

Importante: la valoración de los diferentes potenciales proveedores se realiza a través de las conversaciones y las demos que se tiene con ellos. Por ello, es importante saber qué preguntar y a qué prestar especial atención. Para ayudar a las empresas que se encuentran en este proceso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!El Premium digiBook “¡Ayuda, tengo una demo!” sirve para preparar las futuras conversaciones con los proveedores y contiene consejos prácticos para sacarle el mayor provecho posible a las demostraciones de producto. Este documento está basado en experiencias previas de diferentes jefes de proyecto. Este digiBook contiene consejos clave para antes, durante y después de tener las demos con los proveedores.