Meta4: ¿qué tareas de RRHH se pueden gestionar con este sistema?

Esta parte de la solución se centra en la administración del personal de una empresa. Para ello, dispone de:

• Administración de personal: esta es la ficha del personal. En ella se encuentran todos los datos de cada empleado que la empresa necesita para operar. Por ejemplo, se encuentra información como nombre y apellidos, DNI, duración del contrato, habilidades del empleado (conocimiento de java o permiso de carretilla), entre otros datos.
• Organización: así es como Meta4 llama al organigramaUn organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. La estructura de recursos humanos de las empresas suele estar formada por áreas, departamentos y personas. La disposición visual ayuda a ubicar las diferentes áreas y departamentos dentro de la organización, y a identificar las funciones y relaciones jerárquicas de las personas.. Esta funcionalidad ayuda a mapear la estructura organizativaLa estructura organizacional, también conocida como estructura organizativa, es el diseño mediante el cual una empresa ordena sus actividades, procesos y forma de funcionar. Las empresas crean este diseño para visualizar la forma que tienen establecida de lograr sus objetivos. Las estructuras organizacionales sirven para mapear todos los procesos de trabajo y establecer sus flujos de trabajo teniendo en cuenta el rol de los empleados, a la vez que se dictamina una jerarquía. y delimitar las funciones de cada empleado de la empresa.
• Portal del empleado: también conocido como el autoservicio del empleadoEl software de autoservicio del empleado, también conocido como portal del empleado, permite a los trabajadores de una empresa el acceso y modificación de su propia información. No se trata únicamente de información personal, también puede estar relacionada con la empresa. Entre las funcionalidades que permite están: añadir/modificar contactos de emergencia; añadir/modificar direcciones; solicitar vacaciones; gestionar una baja médica; añadir/modificar información bancaria; y visualización de nóminas.. Este portal es una funcionalidad que ayuda a agilizar las necesidades del empleado y mejora la comunicación con RRHH. Dentro de este portal, cada empleado puede consultar sus datos, su contrato, su nómina, solicitar vacaciones e incluso subir fotos de documentos de una baja médica, etc.

  * Fuente: Meta4

• Portal del manager: también conocido como el autoservicio del mánagerEl módulo de autoservicio del mánager, también conocido como portal del mánager, está compuesto por características que facilitan el acceso rápido a la información y el control del personal de forma eficiente. Desde este portal, el mánager puede gestionar aspectos de personal como: aprobación de horarios; solicitar la contratación de personal; visualización de aspirantes; solicitud de formación; aprobación de aumentos, ascensos, horas extras, permisos; acceso a la información de los empleados; y visualización de recibos y pagos pendientes.. Desde este portal, los responsables de los empleados pueden ver las solicitudes de los integrantes de su equipo y tomar decisiones acertadas teniendo en cuenta todos los datos necesarios. Por ejemplo, si un empleado pide una semana de vacaciones, puede ver si las acepta o deniega teniendo en cuenta la cantidad de personas del mismo equipo que están de vacaciones en esa misma fecha. De esta forma, la empresa evita tener demasiado poco personal para poder realizar una tarea.
• Cuadro de mandos: con el cuadro de mandosUn cuadro de Mando (Dashboard) es un sistema que permite estudiar visualmente la situación empresarial basándose en los parámetros establecidos. Para ello, el sistema se ayuda de indicadores que pueden medir: las finanzas, ventas, marketing, producción, calidad, recursos humanos, etc. los responsables de RRHH pueden ver las tendencias generales por sede, área, equipo o individuales. Así, el departamento de RRHH puede tomar decisiones a conciencia.

La solución de este área la incluyeron cuando Meta4 adquirió Talentsoft. Desde entonces, la solución puede ofrecer un módulo de gestión del talentoLa Gestión del Talento tiene dos objetivos. El primer objetivo es desarrollar por completo el talento de todos los empleados. El segundo objetivo de la gestión del talento es el de buscar el lugar correcto para el trabajador dependiendo de sus talentos específicos. A menudo, el talento se define como la combinación facilidad innata y pasión. Si a un trabajador se le proporciona una tarea que esté relacionada con su talento personal, realizará su trabajo con mayor felicidad.  bastante completo. Las funcionalidades que incluye son:

• Selección: con esta funcionalidad se pueden gestionar las candidaturas pendientes, los curriculums entrantes y el seguimiento de los candidatos en un proceso de selección. Esta funcionalidad es muy útil, pero forma parte de una solución horizontalUn software horizontal es aquel que sirve para gestionar los procesos globales de la empresa. Es decir, este tipo de software agiliza las funciones generales de las que debe ocuparse una organización. Por ejemplo, un sistema ERP horizontal tendrá módulos de finanzas, CRM, gestión de ventas, gestión de compras, gestión de almacén, etc. de RRHH. Existen softwares especializadosBest of Breed es un software que ha sido desarrollado para optimizar una actividad empresarial específica. Se trata de aplicaciones que están especializadas en un nicho. Por ejemplo, registro de tiempo o control de trazabilidad de ingredientes o materiales. A este tipo de software también se le suele conocer con el nombre de best of feature. para aquellas empresas que requieren un sistema de seguimiento de candidatosApplicant Tracking System (o ATS) es el nombre que se le da a los sistemas de seguimiento de candidatos. Estos sistemas de RRHH permiten automatizar los procesos de selección para puestos de trabajo dentro de las empresas. Se estima que más del 95% de las empresas en la lista Fortune 500 utilizan un sistema similar, sobre todo aquellas que reciben miles de solicitudes cada vez que publican una nueva oferta de trabajo. que tienen muchos procesos de selección.

• Onboarding: el proceso de incorporación de un empleado a una empresa es muy importante. Para ello, hay que preparar su acceso a los sistemas que vaya a utilizar, presentarle al resto del equipo e irle introduciendo poco a poco a su tarea. Es muy importante que el empleado se sienta acogido por su nueva empresa.

  ¿Sabías que? De acuerdo con un estudio de Glassdoor, un buen proceso de onboarding mejora la retención de los nuevos contratados en un 82% y la productividad en un 70%.

• Formación: la formación de los empleadosLa formación consiste en aumentar el conocimiento y las habilidades de los empleados para que puedan realizar sus tareas. La formación entra dentro de la gestión del talento. Por eso, es el departamento de RRHH el que se ocupa de gestionar la formación de los empleados. Dentro de la formación, el equipo de RRHH tiene que controlar una serie de aspectos, como: por parte de la empresa ha ganado bastante fuerza. Por una parte, por la satisfacción de los empleados, y por otra, porque la empresa obtiene un personal más preparado. Para ello, hay varios tipos de formaciones, como las presenciales, las online o usando plataformas externas de microlearningEl microlearning (o microaprendizaje) es una metodología de aprendizaje online (eLearning) en la que una materia voluminosa se proporciona al estudiante en pequeñas dosis. De esta manera, el usuario tiene una mayor flexibilidad, ya que puede aprender cuando tenga un momento libre. Las “dosis” de información del curso pueden ser textos, vídeos, imágenes, tests, ejercicios e incluso juegos.. No obstante, es importante llevar un seguimiento de si los empleados acaban los cursos y del presupuesto total que llevan invertido en formación.
• Evaluación: la evaluación del desempeñoLa evaluación de desempeño, performance appraisal en inglés, consiste en la medición y valoración del desempeño de un empleado o equipo en su puesto de trabajo y de su contribución general a la empresa. Las evaluaciones pertenecen al área de la gestión de talento, ya que permite gestionar el equipo interno para retenerlo en la empresa y ayudarle a crecer. de los empleados ayuda a conocer el nivel de compromiso y las habilidades de cada empleado. La evaluación se realiza de forma periódica para ver la evolución del trabajador. Esta evaluación se puede hacer de distinta forma dependiendo de las personas implicadas.
• Planes de carrera: el plan de carrera de cada empleado se centra en formar y entrenar a los empleados para desempeñar la actividad empresarial.
• Planes de sucesión: el plan de sucesiónEl plan de sucesión (succession planning) es una estrategia empresarial para cubrir la marcha o el surgimiento de un puesto clave de forma rápida y sin disrupción. Esta estrategia forma parte de la gestión del talento de una empresa. Debido a que se trata de gestionar el talento, es el departamento de recursos humanos de la empresa el que se encarga del plan de sucesión. A veces, el personal interno no tiene aún las aptitudes y/o experiencia necesarias para suceder un puesto. En dicho caso, se deberá establecer si se opta por: formar al personal interno que más cumpla con los requisitos del puesto; o contratar a una persona para dicho puesto cuando llegue el momento. ayuda a cubrir la marcha o el surgimiento de un puesto clave de forma rápida y sin disrupción. Por tanto, con esta funcionalidad de software el departamento de RRHH puede localizar los puestos clave y quiénes serían los candidatos ideales para crearles un plan de carrera.
• Revisión del talento: con esta función se vé el desempeño pasado de un empleado y a qué puede llegar en el futuro. Además, mantiene actualizadas las habilidades y conocimientos de los empleados. Por lo tanto, si se necesita reemplazar a alguien o se va a abrir una vacante dentro de un equipo de la empresa, se puede ver si hay alguien dentro de la empresa que pueda ocuparse. Por ejemplo, en las empresas de software tienen muchos proyectos distintos con una gran variedad de tecnologías diferentes. Por tanto, cuando reciben un nuevo proyecto tienen que ver dentro de la empresa qué empleados están disponibles y podrían participar en este proyecto. Así, se evita tardar tanto como si se tuviera que contratar o formar a alguien para empezar con el proyecto.

• Nómina: la generación de la nóminaUn software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras. de los empleados teniendo en cuenta el salario, las horas (extra), notas de gastos (como viajes y comidas), las vacaciones, bajas y demás datos relevantes. Para ello, este sistema es capaz de integrarse con Core HR para agilizar la generación de la nómina. No todas las empresas desean hacer las nóminas en interno. Por ello, Meta4 ofrece 3 posibilidades distintas: la primera, contratar el sistema de nóminas para hacerlas en interno; que un equipo de Meta4 las haga; o darle acceso a una empresa externa para que genere las nóminas de la empresa.
• Simulación de nómina: con la simulación de la nóminas, todos los datos necesarios para las nóminas se preparan para que sean más fáciles y rápidas de hacer. Así, si la empresa no tiene para hacer la nómina, le puede pasar todo lo necesario a la agencia externa que se las hace. Además, permite tener un cálculo muy aproximado de cuánto dinero se va a costar.
• Gestión de la retribución: es la forma de administrar la remuneración (ya sea en sueldo como en beneficios no monetarios) que se le otorga a cada empleado por el trabajo realizado.
• Gestión de compensación: gestiona la remuneración por trabajo extra realizado o por superar los objetivos.
• Beneficios y retribución flexible: algunas empresas ofrecen a sus empleados unos beneficios y retribuciones flexibles. Con esta funcionalidad, se puede ver qué se le ha concedido a quién y permite cambiar beneficios según las necesidades del empleado. Por ejemplo, un empleado puede escoger entre un bono de transporte o un cheque de comida.

La gestión de fuerza del trabajoLa gestión de fuerza de trabajo, también conocida como gestión de fuerza laboral o Workforce management (WFM), consiste en la gestión de la previsión del volumen de trabajo y la planificación de la plantilla para cubrir dicha previsión. Es decir, es predecir la cantidad de trabajo que se va a tener en un periodo de tiempo para tener al número de personas correcto, con las habilidades adecuadas, en el lugar y tiempo adecuado. permite hacer una previsión y planificación de la plantilla de la empresa. Por ello, las funcionalidades que se incluyen aquí son:

• Gestión del tiempo: la gestión de tiempoLa gestión de tiempo (time management) se centra tanto en controlar el horario y la asistencia de los empleados (time and attendance), como en el registro horario de ellos (time tracking). En la parte de la asistencia también se lleva el ausentismo, las bajas y las vacaciones. Respecto al registro horario, este control ayuda a tener una idea de la productividad de los empleados. Además, facilita la facturación a clientes y la generación de nóminas. controla los horarios, los registros horarios y la asistencia de los empleados.
• Control de ausencias: con esta funcionalidad las empresas pueden gestionar desde las vacaciones y bajas por enfermedad hasta servicio de jurado y maternidad o paternidad de sus empleados.
• Herramienta Analítica: son cuadros de mando que permiten tomar decisiones rápidamente, teniendo en cuenta datos importantes procedentes de KPIsEl indicador clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicator, en inglés) son los números o medidas para calcular el desempeño de una empresa. De acuerdo con los KPI, los directores deciden los objetivos y estrategias. Asimismo, gracias a los KPI los accionistas se mantienen informados sobre la situación de la compañía., procesos y trabajos realizados, etc.

¡Atención! Las áreas y funcionalidades de Meta4 son sólo algunas de las muchas que se pueden encontrar dentro de un sistema de RRHH. Antes de comparar y seleccionar un software de RRHH es importante analizar los requisitos que tiene el departamento de recursos humanos. Para ello, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema RRHH: funcionalidades claveEl digiBook 'Sistema RRHH: funcionalidades clave' reúne todas las funcionalidades de un sistema de RRHH en un mismo lugar. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una selección de proveedores adecuados.. Los jefes de proyecto pueden apoyarse en esta herramienta digital para saber qué funcionalidades hay e indicar cuáles son exactamente las que necesitan.