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Gestión de tiempo (time management): combinación de cuadrante de turnos, ausencias y registro de horas

En España, solo el 45% de la jornada laboral es productiva. Sin embargo, el tiempo es oro. Por tanto, es importante que se gestione el tiempo lo mejor posible para evitar que la empresa no sea productiva y eficiente. Por ello, hay empresas que prestan especial atención a la gestión de tiempo de sus trabajadores. Pero, ¿en qué consiste exactamente la gestión de tiempo?

Índice:

  1. ¿Qué es la gestión de tiempo?
  2. Métodos controlar la asistencia y los turnos
  3. Registro de horas de los empleados
    1. Registro de horas por tareas o proyectos

¿Qué es la gestión de tiempo?

La gestión de tiempo (time management) se centra tanto en controlar el horario y la asistencia de los empleados (time and attendance), como en el registro horario de ellos (time tracking). En la parte de la asistencia también se lleva el ausentismo, las bajas y las vacaciones. Respecto al registro horario, este control ayuda a tener una idea de la productividad de los empleados. Además, facilita la facturación a clientes y la generación de nóminas.

gestion tiempo elementos

Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.

¿Cómo se lleva la gestión de asistencia y horario?

Llevar un control de la asistencias, ausencias, bajas y vacaciones de los empleados es muy importante para una empresa. En las empresas pequeñas con pocos empleados, se hace a través de e-mails, Excels, … No obstante, a partir de cierta cantidad de empleados ya cuesta más coordinar los datos y tener una visión global. Por ello, hay empresas que adquieren un portal del empleado.

Atención: si los empleados no hacen uso del portal del empleado, su implementación habrá sido en vano. En la Guía software RRHH hay consejos para mejorar la implicación de los empleados con el portal del empleado.

Desde el portal del empleado los trabajadores pueden solicitar sus vacaciones, tramitar sus bajas y subir justificantes de sus ausencias. El empleado puede subir directamente al portal toda la documentación pertinente a las ausencias y bajas. Todas estas acciones que se realizan en el portal del empleado alimenta los datos del portal del mánager. Según la tarea o la estructura de la empresa, el responsable del empleado será el personal de recursos humanos y/o el mánager. Desde el portal del mánager el responsable aceptará o denegará (con alguna excusa válida) las vacaciones solicitadas por el empleado, las horas extra, etc.

En cuanto al ausentismo, se puede mostrar en un panel de control en el portal del mánager para que tenga una visión general del calendario. Dependiendo del grado del responsable, este podrá ver el calendario de su equipo, departamento, sede o, incluso, país. En este calendario puede ver las ausencias (y vacaciones) tanto pasadas, como las presentes y las futuras y comprobar si fueron justificadas o si hay alguna solicitud pendiente. De esta forma, a la hora de conceder vacaciones puede ver si hay más empleados de vacaciones en esa época o si están disponibles para una reunión.

Los datos de las ausencias, vacaciones y bajas deben reflejarse en la nómina del empleado. Por lo que estos datos son muy importantes para el departamento de recursos humanos. Hay empresas que conectan los portales con el módulo de nóminas para que se vuelquen los datos.

Nota: las nóminas deben contener, además del salario adquirido ese mes, si ha tenido días libres, de asuntos propios, si ha estado/está de baja o de vacaciones, entre otros detalles. Con tanta información es normal que se pueda cometer algún error, por eso hay empresas que tienen un software para las nóminas. La Guía de RRHH muestra cómo se puede evitar ciertos problemas con ayuda de un módulo de nóminas.

¿Cómo se hace el registro de horas y para qué sirve?

Hay muchas formas de realizar el registro horario. Puede ser tanto con un Excel, como con un programa o aplicación, por dispositivos (tarjetas), con la huella biométrica, etc. También hay sistemas mixtos que permiten hacer el registro tanto online como con un dispositivo o huella. En España es una obligación legal llevar un registro horario de los empleados, pero muchas empresas también lo adquieren por otros motivos. Gracias al control horario tienen una información exhaustiva de las horas extras que echa un empleado, si está haciendo teletrabajo o si suele llegar con retraso.

El control horario es muy útil, por ejemplo, para las entidades públicas. Los funcionarios públicos tienen estipulado que no pueden ausentarse más de 3 horas por ausencia por cita médica. Con un sistema de gestión de tiempo, se puede marcar a la hora de la salida y la de vuelta, y comprobar así si se ausentó menos del tiempo estipulado.

No obstante, la gestión de las ausencias no es el único beneficio, gracias al registro de horas se puede hacer una facturación más completa. Cuando el módulo de facturación se conecta con el registro de horas, se puede mostrar, por ejemplo, el número total de horas trabajadas para el cliente por empleado o las horas de viaje que ha tenido que realizar para ir al cliente. La facturación por desplazamiento es muy frecuente en empresas de reparaciones (como las de fontanería), pero también en las empresas de asesoramiento.

Asimismo, este registro de horas también ayuda a la contabilidad interna, ya que se puede ver el número de horas que han echado tanto los asalariados como los trabajadores autónomos.

Atención: cada paquete de software de recursos humanos tiene funcionalidades distintas. En la Guía RRHH hay una lista comparativa de las funcionalidades que incluyen los distintos softwares de RRHH.

Registro de horas por tareas o proyectos

Cuando las empresas trabajan en base a proyectos, es muy conveniente hacer el cálculo de horas que se han empleado en proveer dicho servicio. Esto sirve tanto para la facturación, como para el cálculo del retorno de la inversión (ROI) como para ayudar a estipular el número de horas que se necesitarían en un futuro para un proyecto similar.

No obstante, hay otras empresas que calculan el número de horas que echa un empleado a través de su registro de tareas. Esta forma de registro asegura que las tareas se hagan a su debido tiempo y ayuda con la evaluación del desempeño.

Por ejemplo, cuando una empresa adquiere el software del proveedor, esta adquisición suele incluir un acuerdo de nivel de servicio (ANS). En el ANS se especifica cuánto tardará la empresa de software en resolver las dudas, problemas o incidencias que puedan surgirle al cliente. Los empleados registran el número de minutos u horas que ocupan en cada caso, el tiempo total registrado marca las horas trabajadas por el empleado. Esto permite varias cosas: la primera, permite el teletrabajo; segunda, se puede calcular cuándo se empezó a resolver la incidencia para evitar multas por tardar demasiado; y, por último, conocer el desempeño del empleado. La empresa saca datos de cuánto se tarda de media en hacer las tareas. Así, puede establecer pautas para evitar la pérdida de tiempo, como poner un máximo de 10 minutos para mandar un e-mail.

Según la ley de Parkinson: “El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo”. Si se le concede mucho tiempo a una tarea, se empleará más tiempo del necesario en hacer esa tarea. Sin embargo, si se le concede demasiado poco tiempo a una tarea, esto repercutirá en que la tarea no se realice como debiera, pudiendo acarrear problemas posteriormente.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 16 enero). Gestión de tiempo (time management): combinación de cuadrante de turnos, ausencias y registro de horas. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/gestion-tiempo