Gestión de tiempo (time management)
En España, solo el 45% de la jornada laboral es productiva. Sin embargo, el tiempo es oro. Por tanto, es importante que se gestione el tiempo lo mejor posible para evitar que la empresa no sea productiva y eficiente. Por ello, hay empresas que prestan especial atención a la gestión de tiempo de sus trabajadores. Pero, ¿en qué consiste exactamente la gestión de tiempo?
Índice:
- ¿Qué es la gestión de tiempo?
- Métodos controlar la asistencia y los turnos
- Registro de horas de los empleados
¿Qué es la gestión de tiempo?
La gestión de tiempo (time management) se centra tanto en controlar el horario y la asistencia de los empleados (time and attendance), como en el registro horario de ellos (time tracking). En la parte de la asistencia también se lleva el ausentismo, las bajas y las vacaciones. Respecto al registro horario, este control ayuda a tener una idea de la productividad de los empleados. Además, facilita la facturación a clientes y la generación de nóminas.
¿Cómo se lleva la gestión de asistencia y horario?
Llevar un 
La gestión de tiempo y asistencia (Time and Attendance Management, en inglés) se encarga de llevar un control de la presencia de los empleados. De esta forma, se intenta minimizar las pérdidas de dinero debido a los periodos de inactividad o ausencia de los empleados y se asegura que se cumpla con la legislación y política de empresa.control de la asistencias, ausencias, bajas y vacaciones de los empleados es muy importante para una empresa. En las empresas pequeñas con pocos empleados, se hace a través de e-mails, Excels, … No obstante, a partir de cierta cantidad de empleados ya cuesta más coordinar los datos y tener una visión global. Por ello, hay empresas que adquieren un 
El software de autoservicio del empleado, también conocido como portal del empleado, permite a los trabajadores de una empresa el acceso y modificación de su propia información. No se trata únicamente de información personal, también puede estar relacionada con la empresa. Entre las funcionalidades que permite están: añadir/modificar contactos de emergencia; añadir/modificar direcciones; solicitar vacaciones; gestionar una baja médica; añadir/modificar información bancaria; y visualización de nóminas.portal del empleado.
Atención: si los empleados no hacen uso del portal del empleado, su implementación habrá sido en vano. En laLa Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. Guía software RRHH hay consejos para mejorar la implicación de los empleados con el portal del empleado.
Desde el portal del empleado los trabajadores pueden solicitar sus vacaciones, tramitar sus bajas y subir justificantes de sus ausencias. El empleado puede subir directamente al portal toda la documentación pertinente a las ausencias y bajas. Todas estas acciones que se realizan en el portal del empleado alimenta los datos del 
El módulo de autoservicio del mánager, también conocido como portal del mánager, está compuesto por características que facilitan el acceso rápido a la información y el control del personal de forma eficiente. Desde este portal, el mánager puede gestionar aspectos de personal como: aprobación de horarios; solicitar la contratación de personal; visualización de aspirantes; solicitud de formación; aprobación de aumentos, ascensos, horas extras, permisos; acceso a la información de los empleados; y visualización de recibos y pagos pendientes.portal del mánager. Según la tarea o la estructura de la empresa, el responsable del empleado será el personal de recursos humanos y/o el mánager. Desde el portal del mánager el responsable aceptará o denegará (con alguna excusa válida) las vacaciones solicitadas por el empleado, las horas extra, etc.
En cuanto al ausentismo, se puede mostrar en un panel de control en el portal del mánager para que tenga una visión general del calendario. Dependiendo del grado del responsable, este podrá ver el calendario de su equipo, departamento, sede o, incluso, país. En este calendario puede ver las ausencias (y vacaciones) tanto pasadas, como las presentes y las futuras y comprobar si fueron justificadas o si hay alguna solicitud pendiente. De esta forma, a la hora de conceder vacaciones puede ver si hay más empleados de vacaciones en esa época o si están disponibles para una reunión.
Los datos de las ausencias, vacaciones y bajas deben reflejarse en la 
Un software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras.nómina del empleado. Por lo que estos datos son muy importantes para el departamento de recursos humanos. Hay empresas que conectan los portales con el módulo de nóminas para que se vuelquen los datos.
Nota: las nóminas deben contener, además del salario adquirido ese mes, si ha tenido días libres, de asuntos propios, si ha estado/está de baja o de vacaciones, entre otros detalles. Con tanta información es normal que se pueda cometer algún error, por eso hay empresas que tienen un software para las nóminas. La
¿Cómo se hace el registro de horas y para qué sirve?
Hay muchas formas de realizar el 
El registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios.registro horario. Puede ser tanto con un Excel, como con un programa o aplicación, por dispositivos (tarjetas), con la huella biométrica, etc. También hay sistemas mixtos que permiten hacer el registro tanto online como con un dispositivo o huella. En España es una obligación legal llevar un registro horario de los empleados, pero muchas empresas también lo adquieren por otros motivos. Gracias al control horario tienen una información exhaustiva de las horas extras que echa un empleado, si está haciendo teletrabajo o si suele llegar con retraso.
El control horario es muy útil, por ejemplo, para las entidades públicas. Los funcionarios públicos tienen estipulado que no pueden ausentarse más de 3 horas por ausencia por cita médica. Con un sistema de gestión de tiempo, se puede marcar a la hora de la salida y la de vuelta, y comprobar así si se ausentó menos del tiempo estipulado.
No obstante, la gestión de las ausencias no es el único beneficio, gracias al registro de horas se puede hacer una facturación más completa. Cuando el módulo de facturación se conecta con el registro de horas, se puede mostrar, por ejemplo, el número total de horas trabajadas para el cliente por empleado o las horas de viaje que ha tenido que realizar para ir al cliente. La facturación por desplazamiento es muy frecuente en 
Las empresas de instalaciones suelen requerir unas funcionalidades comunes como la gestión de proyectos de instalaciones, la facturación por horas empleadas en cada proyecto y la correcta gestión de los documentos generados por cada proyecto suelen ser la parte básica de las necesidades de este tipo de empresa.empresas de reparaciones (como las de fontanería), pero también en las empresas de asesoramiento.
Asimismo, este registro de horas también ayuda a la contabilidad interna, ya que se puede ver el número de horas que han echado tanto los asalariados como los trabajadores autónomos.
Atención: cada paquete de software de recursos humanos tiene funcionalidades distintas. En la
Registro de horas por tareas o proyectos
Cuando las empresas 
A la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.trabajan en base a proyectos, es muy conveniente hacer el cálculo de horas que se han empleado en proveer dicho servicio. Esto sirve tanto para la facturación, como para el cálculo del 
El retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena.retorno de la inversión (ROI) como para ayudar a estipular el número de horas que se necesitarían en un futuro para un proyecto similar.
No obstante, hay otras empresas que calculan el número de horas que echa un empleado a través de su registro de tareas. Esta forma de registro asegura que las tareas se hagan a su debido tiempo y ayuda con la 
La gestión del desempeño corporativo también es conocida por sus siglas anglosajonas CPM (Corporate Performance Management). Este concepto fue creado por Gartner Research quien lo describe como “un término general que describe las metodologías, parámetros, procesos y sistemas usados para monitorizar y gestionar el rendimiento comercial de una empresa” (traducción propia). Estos desempeños se miden con los indicadores de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators). evaluación del desempeño.
Por ejemplo, cuando una empresa adquiere el software del proveedor, esta adquisición suele incluir un 
Un acuerdo de nivel de servicio (ANS), o en inglés Service Level Agreement (SLA), es un documento que establece los acuerdos sobre las normas de un servicio o producto. En el mundo TIC, este tipo de documento se encuentra en forma de un contrato formal entre el partner de implementación y la empresa que adquiere el software. Un ANS se encarga de que ambas partes sepan qué esperar, y también, es un medio judicial para hacer que estos pactos se cumplan.acuerdo de nivel de servicio (ANS). En el ANS se especifica cuánto tardará la empresa de software en resolver las 
El sistema de ticketing o de seguimiento de incidentes consiste en crear, gestionar y hacer un seguimiento de las incidencias y peticiones de los clientes. Cuando un cliente contacta con atención al cliente, el personal que atiende dicha incidencia abre un “ticket” con la información de la incidencia o duda a tratar. Este ticket permanecerá abierto durante todo el seguimiento de la incidencia hasta que se haya facturado y/o resuelto la incidencia. Este tipo de sistemas se suele usar con bastante frecuencia en empresas de instalaciones y mantenimiento.dudas, problemas o incidencias que puedan surgirle al cliente. Los empleados registran el número de minutos u horas que ocupan en cada caso, el tiempo total registrado marca las horas trabajadas por el empleado. Esto permite varias cosas: la primera, permite el teletrabajo; segunda, se puede calcular cuándo se empezó a resolver la incidencia para evitar multas por tardar demasiado; y, por último, conocer el desempeño del empleado. La empresa saca datos de cuánto se tarda de media en hacer las tareas. Así, puede establecer pautas para evitar la pérdida de tiempo, como poner un máximo de 10 minutos para mandar un e-mail.
Según la ley de Parkinson: “El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo”. Si se le concede mucho tiempo a una tarea, se empleará más tiempo del necesario en hacer esa tarea. Sin embargo, si se le concede demasiado poco tiempo a una tarea, esto repercutirá en que la tarea no se realice como debiera, pudiendo acarrear problemas posteriormente.
