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Applicant Tracking System: automatizando la búsqueda de candidatos

Applicant Tracking System (o ATS) es el nombre que se le da a los sistemas de seguimiento de candidatos. Estos sistemas de RRHH permiten automatizar los procesos de selección para puestos de trabajo dentro de las empresas. Se estima que más del 95% de las empresas en la lista Fortune 500 utilizan un sistema similar, sobre todo aquellas que reciben miles de solicitudes cada vez que publican una nueva oferta de trabajo. ¿Cómo funcionan los Applicant Tracking System? ¿En qué basan su selección? ¿Qué programas de gestión de recursos humanos lo incluyen?

Índice:

  1. ¿Qué es el Applicant Tracking System?
  2. Conseguir una entrevista con ATS
  3. ¿Dónde está esta funcionalidad?

¿Cómo funcionan los Applicant Tracking System?

La mayor parte de los sistemas de seguimiento de candidatos utilizan palabras clave para determinar el grado de correspondencia entre el currículum de un candidato y el puesto ofertado. Las palabras clave deben ser específicas y particulares a una oferta de trabajo concreta, de forma que el sistema desarrolla una clasificación en base a la cercanía entre el currículum del candidato y la definición del puesto de trabajo que se ofrece.

Estos sistemas funcionan de forma parecida a la de los sistemas de búsqueda en internet, con algoritmos que basan sus mejores resultados en la cantidad de veces en las que se repite una palabra clave. Otros, también incluyen análisis sintácticos y semánticos de las palabras, de forma que puedan analizar tanto las palabras clave repetidas directamente como todos aquellos términos que tengan relación con los contenidos en la oferta de trabajo.

Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.

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Lo que sí que no suelen tener en cuenta son sinónimos o el uso de descripciones alternativas. Por ejemplo, para definir la experiencia se debería utilizar un término sencillo como “experiencia laboral” o “experiencia profesional”; si se emplea otro término puede que se arriesgue a que el sistema pase por alto toda esa parte del currículum.

No obstante, estos sistemas ayudan a depurar procesos de selección amplios, en los que la cantidad de candidatos que se presentan es bastante alta; en lugar de revisar los curriculums de 200 candidatos, el ATS seleccionará alrededor de 10 en función de las palabras clave. Los elegidos tendrán que pasar por un filtro final: una entrevista personal que determine quién será el que acceda al puesto de trabajo. La empresa tendrá que asegurarse que esas 10 personas que van a la entrevista son las que realmente valdrán la pena. La Guía de Software RRHH incluye una serie de pautas para mejorar el reconocimiento de los mejores perfiles a través de un sistema de seguimiento de candidatos.

El hombre contra la máquina… para lograr una entrevista

Los candidatos que tienen que enfrentarse a estos sistemas consideran que son bastante injustos. Alguno de los argumentos en contra exponen que la selección para una entrevista no debería depender de un proceso que se asemeja a una optimización SEO dirigida al currículum. En ocasiones también se critica la inflexibilidad de los Applicant Tracking System.

Esto ocurre porque los ATS omiten parte de la información simplemente porque haya cambios de estilo o no estén en el orden predeterminado. La creatividad en el currículum, frente a estos sistemas, se vuelve un arma de doble filo, ya que un sinónimo, un cambio en la estructura o la inclusión de un gráfico podrá provocar que el sistema omita la información completamente al no entrar dentro de sus patrones de reconocimiento.

applicant tracking system josh bersin

Otro de los problemas que se le pueden achacar a los Applicant Tracking System es el del llamado efecto “agujero negro”. Este tipo de sistemas están dirigidos a gestionar grandes cantidades de candidatos. El problema es que no siempre se notifica de vuelta a un candidato del estado de su candidatura, por lo que no es fácil saber si la candidatura realmente está progresando o no.

La falta de comunicación de muchas de las empresas hace que gran parte de los candidatos tiren la toalla y ni siquiera lleguen a enviar su currículum. Para evitar esto se podrían automatizar las respuestas según cambie el estado de la solicitud del candidato, logrando evitar el llamado efecto “agujero negro” de este tipo de sistemas. En la Guía de Software RRHH podrá encontrar 5 métodos para sacar el máximo partido a un Applicant Tracking System y eliminar el “agujero negro” de su sistema.

¿Dónde se puede encontrar un Applicant Tracking System?

Aunque en sus inicios aparecieron una gran cantidad de herramientas especializadas, lo cierto es que los ATS ahora también pueden incluirse dentro de suites de RRHH más grandes que complementen con otras funciones como gestión de nóminas o gestión del talento. La realidad es que ahora el mercado ofrece multitud de alternativas para obtener un Applicant Tracking System ya sea por el tipo de implementación: on-premise o en la nube; el tipo de licencia: pago único, SaaS, hosting, web social (LinkedIn, Glassdoor), etc. En la siguiente imagen se puede apreciar las estimaciones de la cuota de mercado de distintos sistemas de seguimiento de candidatos:

applicant tracking system cuota mercado

En la imagen sólo se incluye el software de RRHH integrado (como SuccessFactors o Taleo) sólo si es utilizado también como ATS. Además, existe también la posibilidad de adquirir software especializado a la contratación en sectores específicos, que tendrán en cuenta criterios relacionados a su campo de trabajo. Por ello, no es difícil comprobar que cada uno de los Applicant Tracking System tendrá una serie de características personales que se adaptarán mejor a unos entornos empresariales que a otros. En la Guía de Software RRHH podrá encontrar una comparativa de aplicaciones que integran sistemas de seguimiento de candidatos como SuccessFactors, Workday o Oracle Taleo.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 16 junio). Applicant Tracking System: automatizando la búsqueda de candidatos. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/applicant-tracking-system-ats
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