¿Qué es búsqueda empresarial?
La cantidad de información que producen las empresas está creciendo cada año. Además, esta información no se concentra en un sólo lugar, sino que se reparte por todos los sistemas y aplicaciones que se utilizan, dando lugar a una dispersión de los datos por muchos lugares distintos.
Por término medio, una empresa dispone de al menos seis lugares distintos donde almacenar la información. Estos lugares pueden incluir bases de datos, programas de gestión empresarial (ERP, CRM, etc.), servidores de correo, sistemas de gestión documental o una intranet. Ante tal diversidad de medios, buscar información al mismo tiempo en todos los canales es un reto cada vez más grande. Aquí es donde entran en juego los sistemas de búsqueda empresarial, conocidos en inglés como Enterprise Search. Si quiere conocer qué sistemas ofrecen las mejores opciones de búsqueda en sistemas empresariales y cuánto pueden costar, consulte la Guía de Búsqueda Empresarial.
Tipos de sistemas de búsqueda empresarial
En general, las aplicaciones de búsqueda empresarial entran dentro de 3 categorías:
- Búsqueda especializada: soluciones que se dirigen a una industria en particular o a un determinado tipo de información (como el de un servicio de atención al cliente). Dentro de esta categoría encontramos a Coveo.
- Búsqueda integrada: fabricantes como IBM o Microsoft integran funcionalidades de búsqueda con otros sistemas de gestión de información o contenido. También pueden proporcionar la aplicación de búsqueda empresarial sin integrarla con otros productos.
- Búsqueda integral independiente: es aquella que se centra en la facilidad para la implantación y el uso y en la flexibilidad del sistema. Google, con su equipo de hardware para búsqueda empresarial, entraría dentro de esta categoría.
Privacidad y seguridad
Con una gestión adecuada de la información, la privacidad y seguridad de sus datos no debería ser un problema. Pero si no tiene cuidado, sus documentos confidenciales y su información privada pueden hacerse públicos. Una herramienta de búsqueda empresarial capaz de indexar todos los sistemas de una compañía, también puede arrojar resultados con documentos que en un primer momento parecían ocultos.
Este tipo de problemas pueden evitarse mediante la configuración de los parámetros de seguridad que estas aplicaciones suelen tener. Mediante rangos de permiso para archivos, sólo personas con autoridad podrán acceder a documentos específicos. Además, pueden incluirse listas negras de términos para el sistema de búsqueda, con palabras clave que eviten que la información sensible aparezca en los resultados. Si quiere conocer todos los parámetros de seguridad que pueden proteger las búsquedas de su empresa, consulte la Guía de Búsqueda Empresarial.
Preparación de un proyecto de búsqueda empresarial
Antes de implantar un sistema de búsqueda empresarial, hay que identificar las aplicaciones de búsqueda que ya estén disponibles en los distintos programas y servicios de la empresa. Una vez hecho, hay que evaluar si son suficientes para encontrar información relevante tanto en la aplicación que integra esa herramienta de búsqueda como en otros canales de información de la empresa. Si la respuesta es negativa, se tendría que valorar la posibilidad de ampliar esa herramienta o adquirir un sistema de búsqueda empresarial más potente.
El siguiente paso sería establecer qué se requiere exactamente en la búsqueda empresarial de la empresa, para determinar cuáles son las funciones esenciales de la nueva solución. Factores como la velocidad de búsqueda, la facilidad de uso o la relevancia de información son esenciales para elegir la aplicación de búsqueda empresarial idónea.
El último paso es elegir el proveedor que le guíe en el proceso de instalación. Aunque algunas soluciones no necesitan mucho tiempo para implantarse, pueden aparecer problemas a la hora de conectarlo con sus sistemas de gestión documental. Si quiere conocer qué necesita saber de un proveedor para que la implantación transcurra sin problemas, solicite la Guía de Búsqueda Empresarial.
