La cantidad de información que producen las empresas está creciendo cada año. Además, esta información no se concentra en un sólo lugar, sino que se reparte por todos los sistemas y aplicaciones que se utilizan, dando lugar a una dispersión de los datos por muchos lugares distintos.

Índice:

1. Diferentes tipos
2. Privacidad y seguridad
3. Preparación de un proyecto 

Por término medio, una empresa dispone de al menos seis lugares distintos donde almacenar la informaciónEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia).. Estos lugares pueden incluir bases de datos, programas de gestión empresarial (ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros., CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente., etc.), servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. de correo, sistemas de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. o una intranetUna intranet es una red privada de trabajo dentro de una organización a la que solo tienen acceso los empleados. Esta red de trabajo puede consistir en redes de área local conectadas (Local Area Networks, LAN) o, a veces, incluso de redes de área amplia (Wide Area Networks, WAN). A través de una puerta de enlace (gateway), los usuarios de la intranet también tienen acceso a internet regular, a veces con ciertas restricciones.. Ante tal diversidad de medios, buscar información al mismo tiempo en todos los canales es un reto cada vez más grande. Aquí es donde entran en juego los sistemas de búsqueda empresarial, conocidos en inglés como Enterprise Search. Si quiere conocer qué sistemas ofrecen las mejores opciones de búsqueda en sistemas empresariales y cuánto pueden costar, consulte la Guía de Búsqueda Empresarial.

Tipos de sistemas de búsqueda empresarial

En general, las aplicaciones de búsqueda empresarial entran dentro de 3 categorías:

1. Búsqueda especializada: soluciones que se dirigen a una industria en particular o a un determinado tipo de información (como el de un servicio de atención al cliente). Dentro de esta categoría encontramos a CoveoCoveo Relevance Cloud es una herramienta para la búsqueda de información en entornos empresariales (Enterprise Search). La búsqueda se realiza en los sistemas y aplicaciones que se utilizan en la empresa, poniendo información relevante al alcance del usuario en el momento en el que la necesite. Esta aplicación puede indexar contenido en sistemas on-premise y en la nube, asegurando que no queda fuera de la búsqueda ninguna de las herramientas de su empresa. .
2. Búsqueda integrada: fabricantes como IBMLa solución de búsqueda empresarial de IBM se integra dentro de IBM Watson Content Analytics. Es una de las únicas soluciones de búsqueda empresarial que incorpora una inteligencia artificial para ayudar al usuario. Este sistema cuenta con dos partes diferenciadas. Content Analytics y Watson. La primera analiza datos empresariales no estructurados; y la segunda es un motor de inteligencia artificial. o MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa. integran funcionalidades de búsqueda con otros sistemas de gestión de información o contenido. También pueden proporcionar la aplicación de búsqueda empresarial sin integrarla con otros productos.
3. Búsqueda integral independiente: es aquella que se centra en la facilidad para la implantación y el uso y en la flexibilidad del sistema. Google, con su equipo de hardwareGoogle Search Appliance (GSA) es una solución de Google que integra software y hardware para la búsqueda empresarial (BE). Este sistema se instala en el data center de su empresa y realiza búsquedas en cuestión de segundos entre toda la información existente. Además, su escalabilidad permite que pueda adaptarse al tamaño de su compañía según ésta vaya creciendo. para búsqueda empresarial, entraría dentro de esta categoría.

Privacidad y seguridad

Con una gestión adecuada de la información, la privacidad y seguridad de sus datos no debería ser un problema. Pero si no tiene cuidado, sus documentos confidenciales y su información privada pueden hacerse públicos. Una herramienta de búsqueda empresarial capaz de indexar todos los sistemas de una compañía, también puede arrojar resultados con documentos que en un primer momento parecían ocultos.

Este tipo de problemas pueden evitarse mediante la configuración de los parámetros de seguridad que estas aplicaciones suelen tener. Mediante rangos de permiso para archivos, sólo personas con autoridad podrán acceder a documentos específicosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores.. Además, pueden incluirse listas negras de términos para el sistema de búsqueda, con palabras clave que eviten que la información sensible aparezca en los resultados. Si quiere conocer todos los parámetros de seguridad que pueden proteger las búsquedas de su empresa, consulte la Guía de Búsqueda Empresarial.

Preparación de un proyecto de búsqueda empresarial

Antes de implantar un sistema de búsqueda empresarialEl proceso de implementación de un sistema de búsqueda empresarial es clave para la futura obtención del ROI. Aunque aparentemente puede parecer un proceso sencillo, cualquier complicación puede dar al traste con todo el proyecto. Para evitar que aparezcan problemas lo mejor es seguir unas recomendaciones durante cada paso de la implementación de un sistema de búsqueda empresarial, hay que identificar las aplicaciones de búsqueda que ya estén disponibles en los distintos programas y servicios de la empresa. Una vez hecho, hay que evaluar si son suficientes para encontrar información relevante tanto en la aplicación que integra esa herramienta de búsqueda como en otros canales de información de la empresa. Si la respuesta es negativa, se tendría que valorar la posibilidad de ampliar esa herramienta o adquirir un sistema de búsqueda empresarial más potente.

El siguiente paso sería establecer qué se requiere exactamente en la búsqueda empresarial de la empresa, para determinar cuáles son las funciones esenciales de la nueva solución. Factores como la velocidad de búsqueda, la facilidad de uso o la relevancia de información son esenciales para elegir la aplicación de búsqueda empresarial idónea.

El último paso es elegir el proveedor que le guíe en el proceso de instalación. Aunque algunas soluciones no necesitan mucho tiempo para implantarse, pueden aparecer problemas a la hora de conectarlo con sus sistemas de gestión documental. Si quiere conocer qué necesita saber de un proveedor para que la implantación transcurra sin problemas, solicite la Guía de Búsqueda Empresarial.