Google Search Appliance

Google Search Appliance (GSA) es una solución de Google que integra software y hardware para la búsqueda empresarial (BE). Este sistema se instala en el data center de su empresa y realiza búsquedas en cuestión de segundos entre toda la información existente. Además, su escalabilidad permite que pueda adaptarse al tamaño de su compañía según ésta vaya creciendo. Por otro lado, su usabilidad en algunas empresas es limitada dependiendo de la configuración de la gestión de información y los procesos de negocio. Pero, ¿qué es realmente Google Search Appliance? ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene? ¿A qué tipo de empresas va dirigido?

Definición y características de Google Search Appliance

Google Search Appliance es una solución para las búsquedas empresariales dentro de los canales y repositorios de información de una compañía. Este sistema es similar a la versión web de Google, ofreciendo una velocidad y patrones de detección de información similares a los que ya se utilizan en la web. GSA se basa en una arquitectura escalable, por lo que podrá ampliar la cantidad de documentos a indexar según crezca el volumen en su empresa. Además, Google Search Appliance está disponible en más de 40 idiomas, tanto en su interfaz como para el reconocimiento de idiomas en documentos, por lo que se puede utilizar en una empresa multinacional con distintas sedes fuera de su matriz.

Gracias a Google Search Appliance, un usuario reducirá el tiempo invertido en realizar búsquedas y analizar resultados, lo que aumentará su productividad y ahorrará costes. No obstante, hay otros sistemas de búsqueda empresarial que pueden adaptarse mejor a la organización de su empresa. Encontrará una comparativa de estos sistemas de búsqueda para documentos en la empresa en la Guía de Búsqueda Empresarial.

Ventajas e inconvenientes de GSA

Las ventajas de Google Search Appliance son las siguientes:

• Económico: bastante más barato que la mayoría de productos similares.
• Algoritmo de Google Ranking: sistema de resultados relevantes para el usuario en función de sus búsquedas.
• Interfaz y configuración sencilla: cualquier persona sin demasiada experiencia en esta tecnología puede configurar y usar la aplicación fácilmente.
• Rápida implantación: una vez instalado el hardware, hay que diseñar un cliente que haga referencia a la interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, API) de GSA para que sea capaz de devolver los resultados de los repositorios indexados.
• Personalización: ofrece muchas opciones para personalizar búsquedas y servicios adicionales.
• Compatibilidad con formatos: Google Search Appliance reconoce aproximadamente unos 220 formatos de archivo distintos.

Imagen: Hardware de GSA. G100 (20 millones de documentos) o G500 (100 millones de documentos).

Por otro lado, no todo es ideal en esta caja de búsqueda amarilla. Hay usuarios y responsables de IT que ven ciertos inconvenientes en este sistema, que se reducen a tres principalmente:

• Seguridad: el hardware con el que se instala Google Search Appliance en su empresa está cerrado. La empresa no puede realizar ninguna modificación que no aparezca dentro de las opciones de configuración. En teoría, se puede establecer qué se indexa, pero no se puede estar totalmente seguro si al realizar la búsqueda de documentos, GSA también reconoce los datos que están fuera de su indexado, ya que la opción de indexado se limita a la API pero no al hardware. No obstante, siempre que la conexión entre GSA y los repositorios se haga de forma interna y no esté disponible para personas fuera de su organización, la seguridad será más bien una cuestión interna ya que los accesos sin autorización se tendrían que realizar desde dentro de la propia empresa.
• Privacidad: Google es una empresa conocida y fiable, pero no hay que olvidar que una de sus principales vías de negocio es la venta de datos. Quizás con Google Search Appliance no vendan su información directamente, pero pueden utilizarla con fines estadísticos, que a fin de cuentas puede dejar al descubierto parte de la información de su empresa indirectamente. También puede ser que los datos de uso se envíen con la intención de mejorar el servicio, pero puede haber compañías cuya política interna no permita que este tipo de información abandone sus oficinas.
• Cumplimiento de la LOPD y las leyes de privacidad europeas: en octubre de 2015 el Tribunal de Justicia de la Unión Europea anuló la Decisión de la Comisión Europea sobre la transferencia de datos internacionales a las llamadas entidades de Puerto Seguro. Este acuerdo provocaba que hubiese que cambiar la forma de almacenar los datos de ciudadanos europeos en servidores de datos fuera de las fronteras europeas. Puede encontrarse más información en el artículo Anulación del acuerdo Safe Harbour: ¿qué supone para las empresas?
• Renovación de licencias: aunque el precio de la licencia no es muy alto, la mayoría de los competidores de Google Search Appliance no precisan renovar licencias, y se basan en un modelo más tradicional de pago . En el caso de GSA, el pago de la licencia de uso se prolonga durante tres años, por lo que hay que volver a pagar por la licencia tras ese periodo de tiempo.

Google Search Appliance es una herramienta que cuenta con el sello de confianza de Google, pero es cierto que algunas cuestiones relativa a la privacidad o el precio pueden provocar recelo en los usuarios y responsables TIC para el uso en la empresa. En el Libro Blanco de GSA, podrá encontrar una serie de pasos para conocer cómo Google trata la privacidad y los datos sensibles mediante Google Search Appliance.

¿Está mi empresa preparada para utilizar Google Search Appliance?

La especialización de GSA para la búsqueda empresarial hace que las empresas que lo utilicen tengan ciertos aspectos concretos en cuanto a la gestión de información interna. Uno de los primeros aspectos básicos está en la necesidad de acceso a información por parte de los empleados. Si en una compañía sus empleados no necesitan acceder a información de forma continuada, es bastante improbable que encuentren GSA como una herramienta útil.

Esto no quita que pueda tener otros usos secundarios, como la búsqueda de información duplicada o acceso a información de forma rápida, como por ejemplo en un servicio de atención al cliente. En cualquier caso, si la empresa sólo necesita una búsqueda puntual o acceder a la información para ordenarla o localizarla para después dejar de utilizar la herramienta de búsqueda, Google Search Appliance no será la opción más adecuada.

También se puede dar el caso en el que la necesidad sea más bien de carácter técnico en cuanto a otros buscadores existentes en los sistemas internos y que sean insuficientes de cara a la búsqueda de documentos. El sistema de búsqueda que acompaña por defecto a ERP o sistemas de gestión documental no suele ser una herramienta especializada, por lo que puede que no tenga opciones avanzadas para la búsqueda: relevancia, distintos idiomas, búsquedas por aproximación, corrección ortográfica, etc. La imprecisión o inexactitud de estos sistemas puede provocar que se busque una mejora en el acceso a la información que Google Search Appliance sí puede ofrecer.

Por último, otro aspecto está en el volumen de información de la compañía y el nivel de desestructuración de los datos que se tenga. Es probable que con grandes cantidades de documentos sea bastante difícil gestionar toda la información que se produce y almacena en la empresa. Para casos en los que haya una necesidad urgente o una solución más barata que la que podría ofrecer un gestor documental, es más probable que Google Search Appliance resulte más útil.

En cambio, si para este volumen de información hay otros procesos como validación de documentos o clasificación además de la búsqueda, es posible que sea mejor optar por un gestor documental; normalmente con unos tiempos de implementación y un coste económico mayor al de GSA. Además, el precio de Google Search Appliance se estructura en función del número de documentos a indexar, lo que puede ser una cuestión importante a la hora de valorar la adopción de esta herramienta. En el Libro Blanco de Google Search Appliance podrá encontrar una lista con los precios de Google Search Appliance para distintos rangos de documentos.