OpenText Content Suite Platform: ¿es tan complejo como parece?

OpenText Content Suite Platform es la solución de OpenText para la gestión documental o Enterprise Content Management (ECM). Esta herramienta presenta una gran variedad de funcionalidades que la hacen resultar complicada, pero ¿es así en realidad? ¿En qué consiste? ¿Cuál es su precio? ¿Cuánto tiempo lleva su implementación?

Índice:

1. Procedencia de OpenText Content Suite 10.5
2. Implementación de ECM
3. Strategic partner de SAP
4. Soluciones Opentext de gestión documental
5. Coste de OpenText Content Suite 10.5
6. Tendencia a la nube
7. Precio de las soluciones en la nube

¿De dónde procede OpenText Content Suite 10.5?

OpenText es una compañía de Enterprise Information Management (EIM) o gestión de información empresarial. La sociedad cuenta con 25 años de vida en el mercado y cotiza en las bolsas de Nueva York y Toronto.

Su evolución pasa por la adquisición de múltiples empresas que son las causantes de su éxito actual. Entre las más importantes destacan: Hummingbird de gestión documental en 2007 y Vignette de publicación web en 2009. La última adquisición se produjo en el año 2015, cuando compraron la empresa Actuate Corporation, de analítica.

Las casi cuarenta empresas que han ido comprando desde el año 2000 albergaban diferentes soluciones que se han ido añadiendo a su producto base. Actualmente es una de las soluciones que ofrece un mayor número de funcionalidades del mercado.

Tras esto, la empresa cuenta con cinco áreas de trabajo, que son:

• Enterprise Content Management (ECM)La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos.
• CloudLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.
• Analytics (Soluciones BILa Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc.)
• Customer Experience Management (CEM)
• Business Process Management (BPM)La gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista.

En este texto se abordarán únicamente las soluciones de Enterprise Content Management (ECM), que son las encargadas de la gestión del contenido. La principal herramienta es OpenText Content Suite 10.5. Este paquete personalizable, permite manejar el flujo de información desde la captura o creación hasta su archivo.

Este gestor documental, junto con Microsoft SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube., Documentum y AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc., forman la principal oferta de soluciones de ECM. Decidirse por uno u otro es una tarea compleja y depende de los requerimientos de cada empresa. En la Guía de Gestión DocumentaLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior se comprar las principales soluciones de gestión documental de forma detallada.l encontrará una comparativa de las principales características de estos cuatro gestores documentales, que le permitirá tener una visión general y mejorar sus opciones de elección.

Implementación de soluciones ECM de OpenText

El proceso de implementación depende mucho del tamaño de la empresa, así como del grado de madurez de las políticas de gestión de información que tenga la empresa. Si la estructura de la información no se encuentra definida, primero será necesario establecer claramente la jerarquía de la información. Si la gestión de la información es clara, el proceso será bastante más rápido.

Además del tamaño de la empresa, el tiempo de implementación varía en función de:

• El sector de actividad de la empresa. Por ejemplo, el sector financiero y el de seguros suelen tener una implementación más larga y compleja debido a una serie de normativas que deben cumplir.
• Si cotizan en bolsa o no, las empresas tendrán diferentes requerimientos.
• Si son organismos públicos, se regirán por otra normativa.
• El nivel de seguridad que se pretenda implantar.
• El tipo de compañía.

Hay que considerar también si es necesaria una migración de un gestor documentalUna migración de sistemas de gestión documental no es algo que ocurre muy a menudo. La dificultad depende del grado de complejidad de los diferentes sistemas, la experiencia del equipo que lo realice y la cantidad o volumen de información. Para que la migración de sistemas de gestión documental transcurra sin problemas no hay un único método, ya que existen multitud de perfiles de gestión de documentación. Cada empresa tendrá unos procesos, requisitos, necesidades y objetivos propios a alcanzar con la migración del sistema. anterior o no. Y si dicho gestor se encuentra bien estructurado. Cuando son aplicaciones de terceros, se suele realizar más rápido que si es un gestor documental de desarrollo propio estructurado en carpetas sin mucho sentido. Aunque existen aplicaciones para la migración automática, tener que migrar información aumentaría un par de meses el tiempo de implementación.

Considerando que cada empresa presenta una casuística diferente y que no hay dos instalaciones iguales, el tiempo de implementación de OpenText para una empresa grande o ayuntamiento de una ciudad importante puede llegar a tardar un año. Para empresas más pequeñas puede suponer unos seis meses o menos.

OpenText: strategic partner de SAP

OpenText tiene un acuerdo desde hace más de dos décadas con SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988., por el que le convierte en strategic partner. En este acuerdo, SAP permite ofrecer sus servicios como parte del portfolio de OpenText y viceversa.

Se podría decir que el acuerdo va un paso más allá, llegando SAP a renombrar sus soluciones de gestión documental para no competir con las de OpenText. Además, las aplicaciones de OpenText presentan conectores para integrarse con los productos de SAP, lo que es bastante útil para aquellas empresas que cuentan con repositorios de SAP.

También disponen de OpenText Suite para SAP, que es una plataforma de una gran variedad de productos específicos para SAP. Esto se encuentra diseñado para una integración de las solucionesLa integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos. informáticas en la empresa.

Dentro de la variedad de productos para SAP de OpenText, cabe destacar dos de ellos:

• SAP OpenText Vendor Invoice Management (VIM): Esta solución permite la contabilidad automática de las facturas digitalizadas por ICC. Trabaja sobre el ERP de SAP. Puede ayudar a simplificar el proceso de gestión de facturasLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente..
• SAP OpenText Invoice Capture Center (ICC): Este módulo permite la digitalizaciónLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. automática de facturas, mediante OCREl Reconocimiento Óptico de Caracteres o OCR en sus siglas en inglés (Optical Character Recognition) es una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables. Se abre la posibilidad de hacer accesibles a través de ordenador aquellos documentos impresos o escritos con máquina de escribir que antes solamente estaban disponibles en formato físico. También la de transformar todos aquellos documentos digitales que contienen texto que no se puede editar en documentos editables sobre los que poder trabajar. (reconocimiento óptico de caracteres). Además, lee, valida y se integra con el proceso de aprobación de facturas en el ERP de SAP. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo en aquellas empresas que tengan un gran número de facturas físicas y quieran pasarlas a formato digital.

OpenText no es el único gestor documental que ofrece una buena conexión con SAP. Existen otras soluciones de ECM, por ejemplo, de código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software., como Alfresco o Nuxeo, que permiten acceder a SAP y pueden suponer opciones más asequibles para su empresa. Consulte la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. para conocer estas soluciones que le ayuden en la toma de decisión.

Soluciones Opentext de gestión documental

Es necesario destacar dos herramientas principales de gestión del contenido o ECM. Ambas son personalizables y comparten funcionalidades. Sirven para gestionar el contenido desde su creación o captura, pasando por colaboración y gestión, integración y optimización hasta llegar a su archivo y almacenado. Estas soluciones son:

• OpenText Content Server 10
• OpenText Content Suite Platform 10.5

Ambas soluciones son iguales, pero Content Suite presenta parchesUn parche es una pieza de software que se puede descargar de forma adicional en un paquete de software, y que se instala en el software. Estos softwares se usan para hacer mejoras, actualizaciones, reparar errores o añadir una nueva funcionalidad. Pueden ser desarrollados por el propio proveedor de software, o por otros desarrolladores, que, generalmente, disponen del código fuente (software open source).  de mejora. Lo destacable de ambas, aparte de su personalización, es que permiten acceder desde el ERP y gestionar el workflow de aprobación.

A. OpenText Content Server: se puede decir que este es el programa base. Esta plataforma proporciona herramientas para administrar el contenido no estructurado dentro de la empresa. Puede ubicarse tanto on premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. como en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet., incluyendo:

• Gestión de documentosUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
• Flujos de trabajoEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento.
• Motores de búsquedaEl buscador o función de búsqueda sirve para ayudar a encontrar archivos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas de gestión documental permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda.
• Recuperación de información

Su última versión es OpenText Content Server 10. Este programa permite gestionar la información durante todo el ciclo de vidaEl ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención. de la misma. Además, trabaja con todo tipo de documentación Microsoft Office. Facilita también la organización, colaboración y gestión de documentos electrónicos. Esta herramienta recoge tanto la gestión de documentación como el workflow de la empresa.

B. OpenText Content Suite: este programa es el desarrollo de la herramienta anterior. Esta suite de productos incluye Content Server y otros productos secundarios. Permite personalización con diferentes módulos adicionales según los requerimientos de la empresa.

OpenText Content Suite está compuesta por los módulos:

• Content Server, desarrollado anteriormente.
• Records Management: esta solución permite hacer una gestión eficiente de los registrosEn la gestión de registros, Records Management, se incluyen todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. La importancia de la visión y una buena seguridad de un archivo digital se ve reforzada debido a una legislación cada vez más estricta. Por ejemplo, para los documentos básicos de la administración de una empresa, como contabilidad y nóminas, se aplica un periodo mínimo de retención de siete años. También deben poder ser llamados para inspección al presionar un sólo botón. y/o formularios de la empresa. Existen leyes, tanto para empresas públicas como privadas, que obligan al mantenimiento de los registros. Existen ciertos sectores, como por ejemplo los despachos de abogadosLa gestión que se hace de los documentos en un bufete puede influir en la percepción que el cliente tiene de la calidad del servicio que sus abogados pueden prestar. Un gestor documental específico para el sector jurídico debería centrarse potenciar las funcionalidades que dan solución a los problemas específicos a los que se enfrenta. Además, dar al cliente la posibilidad de consultar su documentación o el estado de su caso a través de internet proporciona una imagen de transparencia y confianza. o la sanidadDesde el momento en el que un paciente ingresa en un centro sanitario, se comienza a generar un sin fin de papeleo. Registros, pruebas médicas, formularios, resultados de laboratorio, recetas, etc. Todo generado por la visita de una sola persona. Si lo multiplicamos por los cientos de pacientes que pueden ingresar al día en un gran hospital, la cantidad de documentación no hace más que crecer. Un programa de gestión documental puede ayudar a mantener bajo control todos esos documentos. , cuyas tareas dependen en gran medida de los registros para desempeñar su función.
• Enterprise Connect: es una interfaz escritorio alterna de OpenText Content Suite. Facilita el manejo para los usuarios con el contenido empresarial, las aplicaciones y los procesos.
• Archive server: este servidorUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. de archivo permite gestionar el ciclo de vida del contenido y su archivo siguiendo los requisitos de la organización, así como las diferentes normativas vigentes. Realiza funciones como la eliminación inteligente, la autoclasificación y la búsqueda.
• Imaging Enterprise Scan: esta solución permite capturar e indexar desde escáneres, fax o e-mailLa integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental sirve para tener toda la información en un único repositorio. De esta forma, toda la información pertinente se encuentra centralizada y accesible para aquellas personas que estén autorizadas a consultarla. Esta integración también permite hacer una trazabilidad de los documentos por e-mail. Pudiendo comprobar quién la recibió, quiénes tienen derecho a acceder a tal información y quiénes la han consultado y/o editado.. Es una herramienta útil para aquellas empresas que estén pensando en pasar todos sus archivos físicos a digitales. Permite hacerlo de forma automática.
• Tempo Box: producto de intercambio de información, del estilo al conocido Dropbox. Sirve para compartir información con clientes o personas que se encuentran fuera de la empresa, pero permite hacerlo de forma segura. La seguridad aumenta porque se realiza on-premise y se encuentra conectado a Content Suite Platform. Incluso tiene un cliente para escritorio.

La última versión de esta herramienta es OpenText Content Suite 10.5. Esta solución puede ubicarse tanto on-premise como cloud. Presenta ciertas características específicas para desarrolladores y facilidades para usuarios. Permite también recoger el workflow de la empresa y compartir información entre compañeros. Esta plataforma vino a sustituir la anterior solución Content Lifecycle Management.

OpenText Content Suite incluye aplicaciones de:

• Gestión de contenidosUn gestor de contenidos (CMS) es el principal método de gestión de páginas webs para todo tipo de usuarios. Estos sistemas pueden ser utilizados para multitud de páginas y sitios webs distintos: blogs, foros, e-commerce, etc. Esta versatilidad provoca que muchos usuarios decidan adaptar estos sistemas a los entornos en la nube como Amazon Web Services o Microsoft Azure.
• Gestión de archivos
• Captura
• ArchivoTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo.
• Soluciones de e-mail
• Aplicaciones centradas en el contenido
• Plataforma y Desarrollo de Extensiones

Además, permite conectores y extensiones para:

• Microsoft SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube.
• Soluciones SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988.
• Oracle E-Business SuiteOracle E-Business Suite ofrece una plataforma software para empresas de diversos sectores, con planes personalizados de este sistema ERP. Oracle EBS ofrece una serie de módulos que pueden ser integrados entre sí, logrando crear un sistema de gestión empresarial completo. A esto hay que unirle la capacidad de ejecutarlo sobre las propias bases de datos de Oracle 12c, que incluye tecnología in-memory.
• Google Apps for WorkGoogle Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que proporciona varias herramientas hospedadas en la infraestructura de Google. Este conjunto de soluciones están enfocadas a satisfacer las principales necesidades de las empresas en lo que a gestión de contenidos se refiere. Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Apps for Work ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota. 

También se puede incluir la solución OpenText ECM Everywhere, que permite la conexión al repositorio desde dispositivos móviles como smartphones o tablets, lo que permitirá acceder a la información sin encontrarse en la oficina.

Si su empresa decidiera implementar este gestor documental y tuviera que elegir entre estas dos soluciones, lo recomendable sería implementar OpenText Content Suite 10.5 al incluir un mayor número de funcionalidades que Content Server.

¿Cuál es el coste de OpenText Content Suite 10.5?

El precio de OpenText Content Suite aumenta en función del número de usuarios que utilicen la solución. Será necesario pagar por una licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. por usuario y año, así como, unos costes de mantenimiento anuales.

La licencia de OpenText Content Server 10 cuesta aproximadamente unos 1.650 €, sin contar los costes de mantenimiento. La licencia del módulo Opentext Tempo Box tiene un precio aproximado de unos 175 €.

Hay una parte del sector que considera que OpenText que se encuentra especialmente indicado para grandes empresasDebido a la gran cantidad de documentos y flujos de trabajo con los que operan las grandes empresas, estas tienen que establecer unos requisitos muy altos para la gestión de documentos. Estos requisitos pueden variar mucho. No existe una fórmula idónea de gestión documental común para todas las organizaciones grandes. Sin embargo, surgen con regularidad los siguientes requisitos para el sistema., puesto que solo ofrece un alto valor a partir de 500 empleados debido a su precio. Además, los costes de mantenimiento son bastante altos en comparación con las ofertas de sistemas de código abierto.

En cuanto al precio, la herramienta OpenText se encuentra en el rango de precios de otras soluciones de código cerrado como EMC DocumentumDocumentum es una suite de productos de gestión documental que permite la comunicación entre diferentes repositorios. Entre sus funciones permite: escanear, digitalizar, indexar y visionar los documentos en cualquier momento hasta su almacenamiento o su eliminación. Este software ha sido durante años una de las principales plataformas de gestión del contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) del mercado. Sin embargo, es un gestor documental que se conoce por ser uno de los más caros y complejos del mercado. o IBM Filenet.

Las soluciones de código abierto como Athento, Nuxeo o AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc., se presentan como soluciones más económicas. Pero serán las necesidades de la empresa las que harán decantarse por un tipo de solución u otra.

Si se deciden por las opciones de código cerrado, en la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior hay un ejemplo de coste de esta solución para tenerlo como referencia. encontrará el precio de OpenText Content Suite Platform para una empresa de 100 empleados, así como para una de 1.000, además de un presupuesto real de ECM Documentum.

Soluciones cloud: la nueva tendencia

Es necesario destacar la solución OpenText Content Suite Platform, Edición Cloud. Debido a las diferentes opciones que presenta la nube, OpenText ha desarrollado la solución especialmente indicada para la misma. Es una herramienta simplificada, que puede permitir el ahorro de: costes, debido a que no es necesaria ninguna infraestructura; recursos, para el mantenimiento de la aplicación; así como en tiempo de implementación.

También es relevante la solución SaaS El SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). OpenText Core, anunciada en el 2014. Esta herramienta online permite la gestión de contenido, almacenaje, colaboración y control de versiones. Presenta posibilidades de restricciones de accesoLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores., además de poder acceder desde dispositivos móviles, así como una interfaz muy sencilla.

Puede ser una opción interesante para empresas pequeñasUn sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto: a una empresa pequeña con un máximo de diez o quince usuarios; como para un departamento con los mismos usuarios del caso anterior dentro de una gran empresa. Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos., pero con un cierto volumen de datos que necesite un gestor de contenidos. Una posibilidad es empezar por soluciones cloud como esta.

Existen tres versiones que pueden ser interesantes para su empresa:

¿Y el precio de las soluciones en la nube?

La solución OpenText Suite Platform edición Cloud, presenta un paquete estándar. El coste va en función de los usuarios, con un mínimo de 100 usuarios. Este paquete incluye infraestructura, gestión de la aplicación, soporte y derecho de uso del software. Así como un GB de almacenamiento por usuario. Aparte se le pueden añadir parches de seguridad.

En relación a OpenText Core, de las tres versiones que pueden ser interesantes para su empresa, la versión Team tiene un precio de 4,50€ por usuario al mes, la versión Business cuesta 9€ por usuario al mes y por último la versión Enterprise vale unos 27€ por usuario al mes.

El gestor documental OpenText puede parecer complejo al tener una gran diversidad de aplicaciones que le aportan las diferentes funcionalidades. Pero será necesario determinar primero cuáles son las necesidades de la empresa antes de decantarse por un gestor documental u otro. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En la Guía se ven las diferentes funcionalidades incluídas en OpenText. encontrará una tabla-resumen con todas las funcionalidades de OpenText que le ayudará a determinar si encaja con los requisitos de su empresa.

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