SharePoint Online

SharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. No obstante, la versión on-premise sigue siendo ampliamente utilizada en los entornos empresariales. ¿Cuáles son las diferencias entre SharePoint Online y su versión on-premise? ¿Qué puede ofrecer SharePoint Online?

Índice:

1. Diferencias entre SharePoint Online y Sharepoint on-premise
2. Integración con Office 365
3. ¿SharePoint on-premise u online para la empresa?

Diferencias entre SharePoint Online y Sharepoint on-premise

A finales de agosto de 2015 se publicó la beta de SharePoint 2016A finales de agosto de 2015 salió al mercado SharePoint 2016,la versión del entorno colaborativo de Microsoft que se encuentra entre la de 2013 y la Online. En esta versión, Microsoft ya dejaba claras sus intenciones de ir hacia la nube, a la vez que algunas funciones de SharePoint 2013 no se encuentran disponibles en ella., que incluye nuevas funciones y opciones para la conexión a redes híbridas o algunos de los elementos en la nube de Office 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace.. SharePoint 2016 ha sido diseñado partiendo de las funciones y novedades ya incluidas en SharePoint Online. Por esto, las diferencias entre estas dos versiones se limitan principalmente al modelo de implementación (on-premise vs cloud).

No obstante, la versión on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. aquí evaluada ha sido SharePoint 2013En 2013 salió al mercado  SharePoint 2013, la versión de la plataforma de colaboración empresarial de Microsoft precia a Sharepoint 2016. Esta solución servía para que una compañía pudiera administrar, compartir y organizar la información que se encuentre en la empresa. Este gestor de contenidos podía de ser integrado con el resto de sistemas de la empresa, como ERP o CRM, para lograr un control exhaustivo de los documentos empresariales. frente a SharePoint OnlineSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube., pensada para aquellas empresas que están preguntándose si deberían actualizar su versión de SharePoint. En esencia, tanto SharePoint 2013 como su versión en la nube tienen funciones y herramientas similares, aunque existen ciertas diferencias que pueden provocar incertidumbre a la hora de saber qué versión es la más apropiada:

• SharePoint Online siempre estará actualizado. Es decir, la versión online es mantenida por la propia MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa., por lo que los usuarios se tendrán que olvidar de actualizaciones, parchesUn parche es una pieza de software que se puede descargar de forma adicional en un paquete de software, y que se instala en el software. Estos softwares se usan para hacer mejoras, actualizaciones, reparar errores o añadir una nueva funcionalidad. Pueden ser desarrollados por el propio proveedor de software, o por otros desarrolladores, que, generalmente, disponen del código fuente (software open source). , etc. Mientras, la versión local tendrá que renovarse periódicamente, con el consecuente gasto de licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos., migraciónUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero., etc.
• La administración de SharePoint Online está más restringida. Lo cual es normal si se tiene en cuenta que la administración correrá a cargo del proveedor del sistema en la nube, es decir, Microsoft. Compartir infraestructura con otros clientes conlleva a que algunas opciones, como el tamaño máximo de archivos, queden fijados por el proveedor, al contrario que la versión on-premise.
• Rendimiento de SharePoint Online reducido. Este punto tiene que ver con el de antes, ya que hay que tener en cuenta que al utilizar una plataforma en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. a la que se conectan más clientes, es posible que haya picos de carga de actividad que puedan ralentizar el sistema, algo que no ocurriría con una versión local al poder controlar la cantidad de usuarios que se conectan y no tener que soportar cargas tan grandes.
• Integración de SharePoint Online con otros productos Microsoft. Aunque es cierto que la versión on-premise también podrá conectarse a los demás productos de la gama Microsoft, tendrá que hacerse manualmente, lo que supondrá costes de conexión e integración de los distintos sistemas. Esta conexión le permitirá integración con Office 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace., Microsoft AzureAzure surgió como una plataforma de cloud computing diseñada para crear, desarrollar y administrar aplicaciones, software y servicios a través de una red global de centros de datos administrados por Microsoft. Estos centros de datos están repartidos por todo el mundo, lo que también impulsa la creación de redes de trabajo internacionales para compañías con sedes en varios países. o Skype For Business, entre otros.

Aunque ambas versiones ofrecen sólidas opciones para el trabajo colaborativo en el entorno empresarial, no hay que olvidar que existen alternativas de otros fabricantes que pueden adaptarse a sus necesidades o a la infraestructura existente en su empresa. Puede consultar una comparativa de este tipo de sistemas en la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. .

* Fuente: Microsoft

Integración con Microsoft Azure y Office 365

SharePoint Online ofrece integración completa con el resto de infraestructuras y plataformas en la nube de Microsoft, como Office 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace. y AzureAzure surgió como una plataforma de cloud computing diseñada para crear, desarrollar y administrar aplicaciones, software y servicios a través de una red global de centros de datos administrados por Microsoft. Estos centros de datos están repartidos por todo el mundo, lo que también impulsa la creación de redes de trabajo internacionales para compañías con sedes en varios países.. SharePoint Online puede utilizar distintos servicios de Azure, ya sea para aumentar la seguridad de sus inicios de sesión El inicio de sesión único, o Single Sign-On (SSO), es el método de trabajo por el cual los trabajadores consiguen acceso a diferentes aplicaciones empresariales a través de un procedimiento de registro. Por ejemplo, al iniciar sesión desde su ordenador se conectan directamente a todo el software del ordenador.a través de Active Directory, o la instalación en una máquina virtualUna máquina virtual (VM, por el inglés Virtual Machine) o como hipervisor. Una VM es un programa de software que permite usar un sistema operativo diferente y realiza tareas tales como ejecutar aplicaciones y programas como si fuera otro ordenador. Es decir, es como si fuera un ordenador dentro de un ordenador. La máquina virtual está aislada del resto del sistema, lo que quiere decir que el software que contiene no puede escapar de ahí ni afectar al resto del ordenador. para un acceso remoto privado. Además, Azure también permite migrar la versión on-premise de SharePoint a una nube privada.

Respecto a Office 365, Microsoft ofrece planes de este sistema con SharePoint ya integrado, que puede conectarse a una licencia de SharePoint 2013, SharePoint 2016 o directamente a SharePoint Online para aprovechar las funcionalidades colaborativas. Puede conocer más sobre la integración de Office 365 con SharePoint en el artículo ¿Cómo pasar de SharePoint a Office 365?Pasar de SharePoint a Office 365 es posible gracias al esfuerzo que Microsoft ha puesto en los sistemas en la nube. SharePoint es el sistema de gestión documental y colaboración empresarial por excelencia de Microsoft. O al menos lo era hasta la llegada de Office 365, servicio que Microsoft ha promocionado como solución para la colaboración empresarial.

¿Qué se adapta mejor a su empresa, Sharepoint on-premise u Online?

La elección de la versión adecuada de SharePoint tiene mucho que ver con las características de su empresa y cómo puede responder una u otra versión a sus necesidades. Por ejemplo, si su empresa quiere eliminar la infraestructura de hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente. interna, la opción más adecuada será SharePoint Online, mientras que si desea gestionar personalmente todos los aspectos de SharePoint, como el tamaño de archivos, y añadir capas de seguridad al acceso, puede que SharePoint on-premise sea la elección correcta. También existe la posibilidad de utilizar Azure para potenciar la seguridad o el acceso de cada versión de una manera distinta. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  puede encontrar una comparación detallada de las versiones de SharePoint con consejos para poder sacarle el mayor partido en distintos entornos empresariales.