Exchange Online

Los servicios de correo y calendario son imprescindibles hoy en día para cualquier empresa. Con la aparición de los sistemas en la nube, Microsoft optó por ofrecer su servicio Exchange de forma online aunque con ciertas modificaciones frente al modelo on-premise. ¿Cuáles son estas modificaciones? ¿Qué ventajas ofrece la versión de Exchange en la nube frente a la versión on-premise?

Características de Exchange Online

Exchange Online surge para responder a la demanda de sistemas de correo y gestión de calendarios en la nube de la que empresas como Google estaban aprovechándose mediante Google Apps for Work. Microsoft decidió conservar el nombre del sistema de correo empresarial on-premise, aunque tiene ligeras diferencias respecto a este último. Una de las más destacadas es la ausencia de servidores físicos, que permite tanto el uso de una interfaz web o un programa de gestión de correo electrónico (como Outlook o Thunderbird) para acceder al sistema. Esto da al usuario mayor libertad para elegir dónde y cómo quiere acceder al correo. Sin embargo, el uso y configuración de aplicaciones de correo que no son propiedad de Microsoft corre a cargo del usuario, por lo que pueden aparecer problemas imprevistos, como incompatibilidades con el sistema, errores de sincronización de correos o imposibilidad para exportar, importar y ver contactos de Exchange Online.

Además, Exchange Online ofrece posibilidades de integración con otras aplicaciones de la nube de Microsoft, como Office 365 a Azure, mientras que las versiones on-premise deben conectarse manualmente o a través de un partner de Microsoft. Por último, Microsoft ofrece dos planes de Exchange Online con distintas funcionalidades y herramientas disponibles. Una de ellas ofrece los servicios básicos de Exchange, mientras que la otra añade extras de seguridad, almacenamiento y gestión de correos de voz. Puede encontrar un análisis detallado de estas funcionalidades extra y su uso en entornos empresariales en la Guía de Cloud Computing.

Ventajas de Exchange Online frente a Exchange Server

Un informe de Radicati Group (Microsoft Office 365, Exchange Server and Outlook Market Analysis, 2015-2019), con previsiones de mercado de las distintas versiones de Exchange, ha expuesto que el crecimiento de adopción de la versión online de Exchange ha ido creciendo progresivamente desde 2011 y continuará en esa tendencia hasta finales de esta década. Además, la introducción de Exchange Server 2016 en el verano de 2015 forma parte de la nueva estrategia de Microsoft, cuyo objetivo está en que empresas y usuarios se familiaricen con la nueva interfaz basada en Office 365 y Windows 10. Por otro lado, Exchange Online ofrece una serie de beneficios frente a Exchange Server que se detallan aquí:

• Actualizaciones y mejoras automáticas. Las versiones on-premise tendrán que realizar una inversión en licencias de cada nueva actualización mientras que las versiones online recibirán todos las nuevas herramientas y opciones según se vayan implantando en la aplicación web.
• Los gastos de mantenimiento se reducen. El proveedor realizará todo el mantenimiento sin ningún coste añadido, mientras que en la versión on-premise se necesita personal y servidores.
• La versión en la nube incluye Filtro AntiSpam y Antivirus. Exchange Online incluye de serie estas dos herramientas, mientras que para un servicio on-premise debe contarse con un software añadido que se instale en el servidor. Por tanto, la protección de datos y la estrategia queda exclusivamente en manos del usuario de la versión on-premise.
• Almacenamiento escalable. Exchange Online permite extender el almacenamiento de los buzones de correo con uno de sus planes. En cambio, en la opción de on-premise se pueden extender los buzones hasta cierto punto sin que el sistema se vuelva inestable.

Sin embargo, como ya se ha mencionado, la publicación de la beta de Exchange Server 2016 incluye nuevas características exclusivas para la versión on-premise que serán trasladadas a Exchange Online progresivamente. Por esta razón, quizás para muchos usuarios la mejor decisión respecto a Exchange sea esperar hasta saber qué sistema es el más adecuado, dependiendo de las nuevas características de Exchange Server 2016 y los posibles bugs o problemas que puedan descubrirse en la beta de este producto.

Integración de Exchange Online y la suite en la nube de Microsoft

Exchange Online puede integrarse con otros sistemas de Microsoft en la nube como Azure, Office 365 y Skype For Business. La interfaz de todos estos sistemas se basa en la misma que los sistemas Windows 8 y Windows 10 tienen, lo que proporciona al usuario una experiencia de uso similar a la que tiene con el sistema operativo de Microsoft. Además, la integración de Office 365 hace que Exchange Online se convierta en un sistema colaborativo sólido y completo al incluir la posibilidad de revisar los documentos adjuntos y convertirlos en documentos colaborativos. Puede saber más sobre la integración de Exchange con Office 365 en el artículo ¿Cómo pasar de Exchange a Office 365?

No obstante, otras aplicaciones como Google Apps for Work incluyen de serie tanto la gestión de correo y calendario como opciones para la elaboración de documentos colaborativos, además de otras herramientas útiles en entornos empresariales. En la Guía de Cloud Computing encontrará un análisis de las diferencias entre los sistemas empresariales para la gestión del correo y el calendario.