¿Cómo pasar de SharePoint a Office 365?

Pasar de SharePoint a Office 365 es posible gracias al esfuerzo que Microsoft ha puesto en los sistemas en la nube. SharePoint es el sistema de gestión documental y colaboración empresarial por excelencia de Microsoft. O al menos lo era hasta la llegada de Office 365, servicio que Microsoft ha promocionado como solución para la colaboración empresarial. Sin embargo, la atención que desde Redmond se ha depositado en Office 365 hace preguntarse a muchos usuarios si deberían migrar desde SharePoint a Office 365. Hay distintas formas de migración, o incluso la posibilidad de integración en una nube híbrida para seguir utilizando una instalación on-premise de SharePoint en conjunto con Office 365.

Migración de SharePoint a Office 365: ¿qué hay que saber?

SharePoint es un software para la creación de una plataforma de colaboración empresarial que combina funciones como: gestión de contenidos, gestión documental, nube personal, gestión de flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. , etc. Esta aplicación ha sido tradicionalmente utilizada internamente en empresas medianasLas pymes se enfrentan a menudo con grandes cantidades de documentos y tienen que ser capaces de administrarlos. Cuanto más crece la empresa, más difícil se vuelve la tarea de gestionar los documentos de manera manual y eficaz. Esto repercute en un alto número de horas en la que los empleados pierden mucho tiempo administrando dichos documentos. o en grandes departamentos de compañías más extensasDebido a la gran cantidad de documentos y flujos de trabajo con los que operan las grandes empresas, estas tienen que establecer unos requisitos muy altos para la gestión de documentos. Estos requisitos pueden variar mucho. No existe una fórmula idónea de gestión documental común para todas las organizaciones grandes. Sin embargo, surgen con regularidad los siguientes requisitos para el sistema., añadiendo otros servicios on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. de Microsoft como ExchangeExchange Online surge para responder a la demanda de sistemas de correo y gestión de calendarios en la nube de la que empresas como Google estaban aprovechándose mediante Google Apps for Work. Microsoft decidió conservar el nombre del sistema de correo empresarial on-premise, aunque tiene ligeras diferencias respecto a este último. u Office. Sin embargo, con la aparición de Office 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace., el uso de SharePoint se ha extendido en pequeñas empresasUn sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto: a una empresa pequeña con un máximo de diez o quince usuarios; como para un departamento con los mismos usuarios del caso anterior dentro de una gran empresa. Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos., debido principalmente a la versión de SharePoint OnlineSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. adaptada para la nube que se incluye en Office 365.

La popularización de Office 365 ha llevado a los responsables técnicos de muchas empresas a valorar una posible migración de las versiones instaladas localmente de SharePoint a Office 365. En este caso, MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa. ofrece varias opciones para realizar una migraciónUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero., ya sea manual o mediante herramientas automáticas, además de una integración con una nube híbridaUna nube híbrida es aquella que combina nubes públicas con privadas dentro de su infraestructura informática. Normalmente, cada uno de los servicios de la nube integrados dentro de una nube híbrida tiene una función distinta. En este caso, la nube privada puede ser utilizada para datos más sensibles o que requieren acatar leyes como la LOPD y la nube pública la que se utiliza de soporte a la nube privada..

No obstante, hay una serie de riesgos asociados a la migración de SharePoint a Office 365 que no se suelen tener en cuenta a la hora de realizar el proyecto. Por ejemplo, al ser Office 365 un sistema en la nube, hay que asegurarse de disponer de una conexión a Internet amplia y estable. Un error en el traspaso de la configuración, los documentos u otra información desde SharePoint a Office 365 puede resultar crítico y acabar eliminando todo su trabajo, por lo que siempre hay que asegurar que existan copias de seguridadUna copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables. del contenido. Puede encontrar más riesgos y factores a tener en cuenta antes de realizar un proyecto de migración de SharePoint a Office 365 en la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. .

Nube híbrida para SharePoint y Office 365

Este método aprovecha la instalación local de SharePoint y la conecta a los servicios en la nube de Office 365, con la facilidad de tener los datos y la configuración de SharePoint en local y así no tener que realizar una migración extensa. De esta forma, la nube le permitirá acceder a sus datos de SharePoint desde cualquier lugar, mientras que sus datos locales permanecerán dentro de los servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. internos de la empresa.

Con la aparición de SharePoint 2016A finales de agosto de 2015 salió al mercado SharePoint 2016,la versión del entorno colaborativo de Microsoft que se encuentra entre la de 2013 y la Online. En esta versión, Microsoft ya dejaba claras sus intenciones de ir hacia la nube, a la vez que algunas funciones de SharePoint 2013 no se encuentran disponibles en ella. se espera que aumenten las creaciones de integraciones a través de nubes híbridas entre esta distribución de SharePoint y Office 365. Sin embargo, las versiones de SharePoint 2013En 2013 salió al mercado  SharePoint 2013, la versión de la plataforma de colaboración empresarial de Microsoft precia a Sharepoint 2016. Esta solución servía para que una compañía pudiera administrar, compartir y organizar la información que se encuentre en la empresa. Este gestor de contenidos podía de ser integrado con el resto de sistemas de la empresa, como ERP o CRM, para lograr un control exhaustivo de los documentos empresariales. o 2010 seguirán contando con funcionalidades y acceso a datos compartidos pero no incluyen las posibilidades de integración más extensas que la versión de 2016 sí tiene.

Métodos de migración de SharePoint a Office 365

Microsoft ha puesto a disposición de los usuarios distintos unos manuales para la migración de SharePoint a Office 365, que puede ser realizada por el propio usuario. Además, empresas externas han visto una oportunidad en este campo y han empezado a ofrecer su propio software de migración de SharePoint a Office 365 e incluso entre las propias versiones de SharePoint.

No hay que olvidar que también se pueden migrar los datos de SharePoint Online, sin embargo, el proceso es mucho más sencillo, ya que al gestionar Microsoft ambas nubes puede la integración de los datosLa integración de datos, data integration, consiste en la recopilación de datos desde las distintas fuentes empresariales para asegurar tener datos completos y precisos. La integración permite consolidar datos de diferente índole (estructurados, no estructurados, en streaming, etc.). Así, las empresas se aseguran que se pueda realizar cualquier operación empresarial, como consultar en las bases de datos o hacer analíticas complejas. en Office 365 casi automáticamente. En cualquier caso, la migración de las versiones on-premise de SharePoint se puede realizar principalmente de tres formas:

1. Migración manual: este es el tipo de migración que Microsoft recomienda para instalaciones no demasiado grandes de SharePoint, aunque se necesitan ciertos conocimientos informáticos para asegurar que el proceso se realiza correctamente. La migración de SharePoint a Office 365 en este caso está limitada por versiones, siendo SharePoint 2010, 2013 y 2016 las únicas que permiten una migración directa. Para versiones anteriores, habría que actualizar primero los datos de SharePoint 2007 o anteriores a SharePoint 2010, 2013 o 2016.
2. Migración mediante software automatizable: empresas externas a Microsoft han elaborado programas para la migración automatizada de SharePoint a Office 365. Con una de estas aplicaciones, se ofrece un menú al usuario para que seleccione qué información, configuración, usuarios y sitios de SharePoint se quieren migrar a la nube y el programa realiza el proceso progresivamente sin necesidad de intervención manual. Sin embargo, hay que tener en cuenta que al igual que la migración manual, este tipo de software sólo funciona para 2010, 2013 y 2016, aunque igualmente existen aplicaciones que permiten migrar las versiones más antiguas de SharePoint a 2010, 2013 y 2016.
3. Migración mediante partner: una instalación de gran tamaño de SharePoint puede migrarse de forma manual o incluso mediante el software automático, pero pueden aparecer problemas técnicos durante el proceso. Microsoft recomienda contactar con un partner para asegurar que el proceso recibe atención personalizada y profesional, sobre todo para aquellos casos en los que haya una instalación compleja o extensa de SharePoint. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  puede encontrar una serie de recomendaciones para la elección de partners en procesos de migración en la empresa.