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Entorno de datos comunes (Common Data Environment)

Índice:

  1. ¿Qué es CDE?
    1. ¿Por qué se usa el CDE?
  2. Flujos de trabajo y estados del CDE
  3. ¿CDE dentro o fuera de la gestión documental?

¿Qué es el entorno de datos comunes?

El entorno de datos comunes (Common Data Environment, CDE) es un repositorio central y colaborativo donde se encuentran todos los documentos de un proyecto de construcción. Por tanto, esta herramienta se utiliza para la metodología del modelado de información para la construcción (Building Information Management, BIM).

¿Sabías que? La primera vez que se utilizó el término CDE fue en 2007 dentro de la PAS 1192-1. Las PAS (Public Available Specification, especificación disponible públicamente) son normas en estado de evaluación que son publicadas por la Institución de estandarización británica (British Standard Institution). En 2018, la PAS 1192-1 desapareció para convertirse en la ISO 19650.

Por tanto, un sistema de CDE tiene tanto parte de gestión de proyecto como de gestión documental. Esto se debe a que con este sistema se gestionan los proyectos de construcción e ingeniería, a la vez que se almacenan en él todos los documentos relacionados con el proyecto (como los diseños CAD, las facturas, albaranes, etc.). Las empresas de construcción pueden utilizar este sistema como una especie de portal del cliente avanzado y especializado en proyectos de construcción. Para tener toda la información pertinente y mejorar la comunicación, es necesario involucrar a todas las personas relacionadas con el proyecto de construcción. Por ejemplo: gerente de las instalaciones, project manager, ingenieros, proveedores, contratistas y subcontratistas, etc.

cde productividad construccion investigacion

En pequeños proyectos de construcción en los que no hay muchas partes implicadas, la compartición de datos puede hacerse a través de e-mail, o servicios como WeTransfer o Dropbox. Sin embargo, el uso de estas formas de compartición puede causar que haya duplicidades, que se trabaje en versiones desactualizadas de planos o que acceda y/o modifique cosas personal no autorizado.

Atención: debido a la estrecha relación que tiene con la metodología BIM, hay muchos proveedores que lo llaman BIM en vez de CDE. Las empresas de construcción e ingeniería suelen tener el CDE dentro del sistema de gestión documental o lo integran con uno. Sin embargo, esta es sólo una de las funciones e integraciones posibles con un sistema de gestión documental. En el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave se encuentran las posibilidades de funciones e integraciones de los sistemas de gestión documental.

¿Por qué usan las empresas de construcción un entorno de datos comunes?

Un CDE es una plataforma muy útil para llevar a cabo los proyectos de construcción e ingeniería de acuerdo a la metodología BIM. Esto se debe a que con CDE se puede:

  • Garantizar los accesos a las partes involucradas en el proyecto según las reglas preestablecidas dentro de un sistema. Esto quiere decir tanto los diferentes departamentos involucrados de una empresa, como los contratistas subcontratados, los clientes y demás personas que están relacionados con el proyecto;
  • Facilidad de búsqueda de los documentos del proyecto de construcción, por ejemplo, mediante metadatos;
  • Control de versiones y trazabilidad de las revisiones realizadas sobre los documentos trabajados;
  • Soporte de datos estructurados y no estructurados (como diseños, planos, vídeos, fotos, etc.);
  • Archivo de los documentos relacionados con el proyecto para poder mostrarlo ante una auditoría;
  • Crea una única fuente de verdad (single source of truth) para mejorar la toma de decisiones;
  • Reduce el riesgo con una mayor transparencia y visión.
Atención: los entornos de datos comunes ayudan a gestionar proyectos teniendo en cuenta la perspectiva del equipo de calidad. Por ejemplo, con medidas de protección de riesgos laborales, mediciones del terreno, etc. Por ello, algunas empresas de construcción e ingeniería también cuentan con documentos relacionados con la gestión de la calidad dentro de su sistema. En la Guía de Gestión Documental se encuentra qué gestiones de calidad específicas para la construcción se pueden administrar desde un sistema de gestión documental y qué no.

¿Cómo se gestionan los flujos de trabajo y qué estados tienen los documentos en un CDE?

El entorno de datos comunes está lleno de documentos que deben pasar por un flujo de aprobación. Los flujos de trabajo de estos documentos requieren que se les asignen las tareas de elaboración, revisión y aprobación a diferentes personas. Esto permite hacer un seguimiento fácil del estado en el que se encuentra un documento. Asimismo, si una de las personas está tardando mucho con su tarea, se puede poner una alerta para que le avise cuando la fecha de entrega esté al llegar.

Dentro del CDE nos podemos encontrar documentos con los siguientes 4 estados:

common data environment cde status

  1. Trabajo en progreso: el contenido se encuentra en plena fase de elaboración, por lo que todavía no está disponible para su compartición.
  2. Compartido: cuando está listo el primer borrador de un documento se comparte con el resto de departamentos y/o con el cliente. Puede que este documento esté terminado para algún departamento, pero no para otro. Además, este documento aún puede sufrir cambios y modificaciones teniendo en cuenta el trabajo posterior de otro departamento o por comentarios del cliente. Cuando se refleja en el flujo de trabajo, estos documentos se muestran como: ‘pendiente de revisión’ o ‘aprobado con comentario’ (cuando hay alguna parte aún por corregir, por lo que volvería al estado de ‘trabajo en progreso’). También puede pasar que el documento no se apruebe, por lo que tendría que rehacerse por completo el documento.
  3. Publicado: cuando se ha llegado a la versión final aprobada del documento, se deja claro el estado de ‘publicado’. Los documentos compartidos con este estado siguen pudiéndose modificar, pero es mucho menos probable que ocurra.
  4. Archivo: estos documentos ya no se comparten. Son aquellos documentos que siguen siendo válidos, pero que ya no son necesarios para la actividad. Por ejemplo, porque el proyecto ya se haya terminado.

¿CDE independiente o dentro del software de gestión documental?

Debido a la especialización del entorno de datos comunes, muchas empresas adquieren este sistema de forma independiente del sistema de gestión documental. No obstante, también es posible encontrarlo dentro de un sistema de gestión documental.

Al adquirir un software de gestión documental que incluye un módulo de CDE, una empresa puede integrar los datos del proyecto BIM con el resto de información de la empresa. Asimismo, cuando el CDE está dentro del gestor documental suele ser algo menos potente, pero proporciona una visión global de todos los documentos de la organización.

Un CDE independiente es un software especializado. Por lo tanto, este sistema será más potente y podrá hacer más funciones relacionadas con la metodología BIM que un módulo de CDE en un gestor documental. No obstante, su desventaja es que si algún documento del CDE se requiere en el gestor documental general de la empresa, se deberá duplicar el trabajo subiendo el documento al otro sistema. Si esto ocurre mucho, también cabe la posibilidad de integrar el CDE con el sistema de gestión documental. Sin embargo, no todas los sistemas de CDE se pueden integrar con todos los sistemas de gestión documental. Por eso, una empresa puede dudar sobre si requiere un CDE independiente o integrado, o sobre qué sistema de gestión documental se integra con su CDE. Si se encuentra en cualquiera de esos casos, puede ponerse en contacto con TIC Portal y un asesor le ayudará: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 22 julio). Entorno de datos comunes (Common Data Environment). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/entorno-datos-comunes-cde