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Usos de Alfresco en empresas: ¿cómo le sacan partido?

Los usos de Alfresco en la empresa aumentan gracias a la flexibilidad del sistema para la modificación y la personalización. Al ser un gestor de contenidos de código libre, permite desarrollar funcionalidades que incrementan las posibilidades del sistema. Si se está pensando en adquirir Alfresco pero no se conoce los usos de la herramienta en contextos reales, es posible que no se aproveche al máximo su capacidad. ¿Tiene uso Alfresco como gestor de contenido web? ¿Es capaz de integrarse con el resto de herramientas de las que dispongo? ¿Alfresco es capaz de controlar los derechos de acceso a documentación sensible? En la Guía Alfresco se encuentra una lista más amplia sobre las funciones y aplicaciones que se pueden añadir a Alfresco.

¿Qué usos de Alfresco son populares en las empresas?

Póngase en situación, una empresa acaba de adquirir Alfresco y está preparada para utilizarlo. Sin embargo, tras la implementación de este sistema, los usuarios vuelven a realizar los procesos de negocio sin utilizar la nueva adquisición. Al preguntarle a los responsables estos declaran qué no saben exactamente qué puede hacer este nuevo programa ni qué aplicaciones reales tiene para la empresa. En este momento podemos plantearnos dos cuestiones: primera, que es posible que la formación y participación de los usuarios no haya sido suficiente; segunda, que los usuarios no conozcan todas las posibilidades que ofrece el software porque no tengan referencias de contextos reales.

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La primera cuestión tiene que ver más con la propia implementación de Alfresco y cómo se organiza la formación previa de los usuarios. La segunda cuestión tiene que ver más con un conocimiento de cómo Alfresco se aplica en contextos reales. Alfresco pretende ayudar a hacer un uso más productivo del contenido de la empresa al darle mayor capacidad de integración con distintos procesos y sistemas. En esta línea, aquí se incluyen algunos de los usos de Alfresco más interesantes para las empresas.

Alfresco como gestor documental

Aparte de la gestión de diversos contenidos, hay que tener en cuenta que Alfresco es, esencialmente, un gestor documental. Por ello, uno de los usos de Alfresco más extendidos es sin duda su aplicación para la gestión de grandes cantidades de información. La documentación es almacenada en un sistema de ficheros y se relacionan entre sí a través de los metadatos a los que se puede acceder fácilmente a la plataforma desde un navegador web. Permite gestionar diferentes tipos de documentación empresarial, desde fichas técnicas a contratos del personal. Alfresco permite asignar propiedades y etiquetas a la documentación indexada para facilitar su clasificación y catalogación.

En cuanto a la búsqueda de los documentos se pueden realizar búsquedas complejas en las que se incluya información sobre el contenido del documento, categorías o metadatos. Así las búsquedas pueden ser muy precisas, reduciendo el tiempo que tardan los empleados en encontrar la documentación que necesiten. En las últimas versiones de Alfresco la búsqueda interna se puede mejorar gracias a los motores de búsqueda de código abierto Lucene y Solr, que se incorporan de base en la estructura de Alfresco. De esta forma, la búsqueda de documentos en Alfresco se potencia y mejora para hacer más fácil la gestión de grandes cantidades de información.

Mejorar la seguridad y la jerarquía de la información

Alfresco tiene en consideración que la información almacenada puede ser de carácter sensible o no apta para todos los empleados y colaboradores con acceso a la plataforma. En este sentido, Alfresco es capaz de crear estrictas jerarquías de acceso. Por ejemplo, el encargado de un área de trabajo tendrá acceso a la información relativa a sus subordinados y su trabajo pero no podrá acceder a información relativa a otro grupo de trabajo del mismo departamento.

El control sobre la documentación no se realiza únicamente haciendo visible o invisible la documentación. Los administradores pueden ofrecer diversos roles (ver siguiente imagen) a diversos grupos de usuarios y cambiarlos según sus intereses. De esta forma, un empleado que solo sea capaz de leer los documentos del gestor puede ser el único administrador (con capacidad para crearlo, modificarlo o eliminar) de un espacio de trabajo y viceversa.

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Alfresco como integrador de soluciones

Hay que tener en cuenta que Alfresco no es un software inmutable, al poder instalar diferentes módulos para ampliar su gama de aplicaciones. Por tanto, los usos de Alfresco dependen de las modificaciones que las empresas realicen para adaptarlo a sus propias necesidades. Como Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código libre desarrollado en Java, permite además la integración con otras soluciones empresariales ya que Java es uno de los lenguajes de programación más extendidos. Además, permite integrar también las funciones y contenidos de Alfresco con CMS (Content Management System o sistemas de gestión de contenido) para web como Drupal, Joomla! o WordPress.

Esta posibilidad de modificar Alfresco es útil para desarrolladores que quieran utilizar en el repositorio de Alfresco formatos de texto ligero para intercambio de datos como JSON o XML. El repositorio de Alfresco, tal y como se instala en el equipo no comprende la semántica de estos lenguajes aunque Alfresco puede adaptarse para comprender estos lenguajes en intercambio de datos. De esta forma, podrá también utilizar este tipo de datos en aplicaciones que lo requieran de forma puntual sin tener que dedicar específicamente un repositorio entero. No obstante, si se trabaja de forma habitual con JSON o XML tiene más sentido utilizar un repositorio NoSQL para este tipo de información. Este uso de Alfresco necesita un conocimiento un poco más avanzado de los aspectos técnicos del sistema. En la Guía se incluye una serie de consejos sobre el uso de Alfresco para desarrolladores y cómo pueden ayudar los proveedores en estos casos.

Control de versiones de documentos y trabajo colaborativo avanzado

El trabajo colaborativo es de gran utilidad en el ámbito empresarial para llevar a cabo grandes proyectos en los que tengan que intervenir varias personas o departamentos. Sin embargo, la duplicación de documentos o la incertidumbre sobre cuál es la versión definitiva o cuáles eran los datos iniciales puede convertir el proyecto en una tarea interminable. En este sentido, Alfresco ha desarrollado un modo de trabajo con documentos compartidos con el que se puede conocer y acceder a diferentes versiones del documento y quién realizó los cambios. De esta forma se puede volver a un estado del documento anterior, algo que puede ser de vital importancia, si, por ejemplo, una investigación interna sobre un producto ha llegado a un punto muerto y hay que volver a un estado anterior.

En el siguiente vídeo (2.21 min, en inglés) se puede observar cómo funciona el control de versiones de documentos:

A diferencia de otras aplicaciones como Office 365 o Google Apps for Work, las opciones para la gestión de distintas versiones y el trabajo colaborativo son más específicas en Alfresco. Por ejemplo, el sistema puede bloquear un documento mientras un usuario realiza modificaciones con el fin de evitar que se solapen los diferentes cambios. El documento no puede ser modificado por nadie más hasta que se guarden los cambios realizados para poder mantener un registro riguroso de cuándo y quién ha realizado cambios. Este tipo de opciones dan a Alfresco un uso más avanzado para la colaboración en ciertos contextos, aunque es cierto que tanto Office 365 como Google Apps for Work están dirigidos a entornos de colaboración más sencillos.

Alfresco sigue reinventándose

La versatilidad para el uso de Alfresco se debe a que se trata de una plataforma de gestión de contenidos en la que se aúnan diversos procesos del trabajo documental. Como se mencionó anteriormente, Alfresco ofrece herramientas para trabajo colaborativo. Esto resulta de gran utilidad ante grupos de trabajo interdepartamental o para trabajadores en distintas sedes. Pero también permite acceder a la información compartida desde cualquier tipo de dispositivos como smartphones o tablets. En cualquier caso, la posibilidad de añadir funciones o integración con otros sistemas provoca que el uso de Alfresco en contextos reales sea muy variado y siga ampliándose con el tiempo. Cada nueva gran versión traerá nuevos usos de Alfresco en las empresas.

El hecho de que Alfresco sea un sistema de código abierto permite que desarrolladores de todo el mundo ampliar sus aplicaciones y dar solución a posibles puntos débiles rápidamente. En la Guía Alfresco se incluyen más opciones para el uso de Alfresco en empresas en distintos contextos y sectores con las últimas actualizaciones del sistema.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 29 marzo). Usos de Alfresco en empresas: ¿cómo le sacan partido? TIC Portal. https://www.ticportal.es/noticias/sistemas-gestion-documental/usos-alfresco