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5 consejos para el uso del software documental en la empresa

Tener un software documental hoy en día es algo bastante común en todas las empresas. La llegada de los formatos digitales han cambiado completamente la forma en la que la documentación se produce, se utiliza y se almacena. Además, las distintas regulaciones sobre software documental realizadas por diferentes órganos gubernamentales propugnan por una mejor gestión de los documentos. En este caso, se ofrecen cinco consejos para aprovechar al máximo el software documental en la empresa.

Índice:

  1. Determinar los objetivos del software
  2. Medición del éxito del proyecto
  3. Priorizar los procesos
  4. Prestar atención a la búsqueda y consulta de documentos
  5. Involucrar a los usuarios

1. Determine de forma clara los objetivos del software documental

¿Se ha tomado el tiempo necesario para determinar los objetivos que se quieren alcanzar con el software documental? Si la respuesta es afirmativa, ¡enhorabuena!; si es negativa, es hora de sentarse y comenzar a plantearlo a fondo. Lo normal, es que el software documental incluya funcionalidades para cubrir diversos procesos relacionados con documentación, por lo que es esencial ser específico. Por eso, merece la pena preguntarse qué se quiere conseguir exactamente. ¿Ahorrar dinero de papel y archivado? ¿Mejorar la organización y acceso a documentos? ¿Poner en práctica la colaboración documental? Una vez que se tenga claro el objetivo, es mucho más fácil llegar a él. De hecho, no definir claramente los objetivos pueden hacer aparecer errores a la hora de elaborar los diversos flujos de trabajo dentro del software documental. Puede encontrar consejos para asegurar que los flujos de trabajo se diseñan acorde a las necesidades y sin errores en la Guía de Gestión Documental.

2. Mida el éxito del proyecto mediante métricas

Antes de implementar la solución, defina las métricas y los indicadores claves de rendimiento (KPI) que sirvan para analizar el progreso del software documental. Mediante una comparación entre el antes y el después en los procesos documentales se podrá ver claramente un avance (o no) gracias al software documental. Por ejemplo, si aprobar un documento antes tomaba más de 15 minutos y ahora se hace en menos de 5, podrá comprobar el resultado de la introducción del sistema de gestión documental.

software documental aprovechamiento

3. Otorgue prioridad a los procesos más importantes

Asegúrese de que el software documental optimiza los procesos documentales más importantes para su negocio. En función de las necesidades establecidas, habrá que prestarle más atención a los procesos de respuesta a clientes, la validación y envío de facturas o los procesos de colaboración entre empleados. Si además es capaz de automatizar los procesos de forma correcta para reducir el tiempo y esfuerzo de los usuarios, se encontrará con una mayor satisfacción y eficiencia de los usuarios gracias al software documental.

4. Preste atención a la búsqueda y consulta de documentos

¿Cuántas veces ha intentado buscar un documento antiguo y no ha podido? ¿Cuántas veces ha buscado pero ha encontrado de todo menos lo que quería? Con esas dos preguntas en mente, defina claramente el indexado de la documentación dentro del software documental. Preste atención y organice los documentos de forma que cuando los usuarios busquen, sean capaces de encontrar la información relevante. Si la información de archivo será consultada poco, no la incluya en el indexado y busque otra forma de acceder a ella. Intente que la información esté disponible siempre, pero con un orden que priorice aquello que de verdad utilizarán en la compañía.

5. Involucre a sus usuarios

Hay empresas que se dan cuenta demasiado tarde de que su software documental tiene un uso menor del esperado. ¿La razón? No se ha sabido transmitir el funcionamiento y las ventajas del sistema a los empleados. Un proyecto bien definido, con necesidades claras y directas y que incorpore flujos de trabajo optimizados a sus procesos más importantes puede fallar si la base de todo eso, el usuario, no consigue poner en marcha todo ese proceso. Es sumamente importante conseguir que los usuarios se acerquen al sistema y aprovechen al máximo el software documental. En la Guía de Gestión Documental podrá encontrar una serie de sugerencias para que sus usuarios utilicen el software documental.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 6 julio). 5 consejos para el uso del software documental en la empresa. TIC Portal. https://www.ticportal.es/noticias/sistemas-gestion-documental/5-consejos-software-documental