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Estructura organizacional

Índice:

  1. ¿Qué es y para qué sirve?
  2. Elementos para el diseño
  3. Tipos
  4. Diseño con ayuda de software
    1. Diferencia entre organigrama y estructura organizacional

¿Qué es la estructura organizacional y para qué sirve?

La estructura organizacional, también conocida como estructura organizativa, es el diseño mediante el cual una empresa ordena sus actividades, procesos y forma de funcionar. Las empresas crean este diseño para visualizar la forma que tienen establecida de lograr sus objetivos.

estructura organizacional junta

“Una estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en las que se divide el trabajo en distintas tareas y la posterior coordinación de las mismas. […] La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.” ~ Mintzberg (1984), académico y autor canadiense sobre negocios y gestión.

Las estructuras organizacionales sirven para mapear todos los procesos de trabajo y establecer sus flujos de trabajo teniendo en cuenta el rol de los empleados, a la vez que se dictamina una jerarquía. Esto ayuda a:

  • Poder analizar en qué parte de la estructura se deben hacer esfuerzos para lograr los objetivos corporativos. Por ejemplo, contratando más personal comercial para poder atender a todos los leads entrantes.
  • Que vaya bien el onboarding, ya que los nuevos empleados identifican y comprenden rápidamente su papel dentro de la compañía.
¿Sabías que? Establecer la estructura organizacional de una empresa puede ser complicado. Por eso, muchas empresas se apoyan en un software de recursos humanos para poder diseñarla. Sin embargo, esta es sólo una de las muchas posibles funcionalidades dentro de un sistema de RRHH. En la Tabla Recopilatoria de Funcionalidades de RRHH se encuentran todas las funcionalidades existentes de los sistemas de RRHH.

¿Qué se tiene en cuenta al diseñar una estructura organizacional?

A la hora de diseñar la estructura organizacional hay que tener una serie de elementos en cuenta. De esta forma, una empresa se asegura de no dejar ningún cable suelto. Estos elementos son:

  • Cadena de mando: este elemento se encarga de establecer la jerarquía de una empresa. Así, se traza una línea que va desde el puesto directivo más alto (CEO) hasta el puesto de nivel más bajo. Gracias a esta línea de trabajo, se controla que a cada persona le llegue la información relevante para su puesto.

    Por ejemplo, un empleado de McDonalds se da cuenta de que se están quedando sin ketchup. Entonces, este empleado se lo dice a su gerente, que es el responsable del aprovisionamiento, no al director regional de los McDonalds. En cambio, el gerente de ese establecimiento de McDonalds, sí que le pasará los informes financieros pertinentes al director regional. Por tanto, con esta cadena de mando, cada uno hace su tarea sin saturar al resto.

  • Nivel de centralización: la centralización de una empresa consiste en que las decisiones son tomadas por la dirección. Cada vez, hay más empresas con un nivel no tan centralizado. Esta descentralización quita carga de la dirección, y permite que los niveles sean más autónomos, acelerando la toma de decisiones. A continuación se encuentra una tabla que muestra las principales diferencias entre una organización centralizada y una descentralizada:

    Centralización Descentralización
    Mayor uniformidad de las políticas, prácticas y decisiones Menor uniformidad organizacional debido a la libertad de las distintas unidades
    Las decisiones son tomadas por los directivos. Estos directivos no suelen lidiar de forma directa con las situaciones que tienen que resolver Las situaciones son resueltas por personas que lidian con ellas diariamente. No obstante, no todas las decisiones pueden ser tomadas de forma independiente, ya sea por falta de personal cualificado para la toma de decisión o porque no sólo afecta a esa unidad, sino a toda la organización
    La comunicación es lenta y causa un mayor coste operacional. Esto se debe a que tiene que pasar una serie de valoraciones y aprobaciones antes de que se tome una decisión final La comunicación es más rápida ya que se realiza generalmente entre los miembros de la unidad. Sin embargo, esto hace que los directivos pierdan cierta visión global y control de la organización (debido a su delegación)
  • Margen de control: el margen de control se refiere a la cantidad de personas que están al mando de un responsable. Cuantos más empleados sean supervisados por un responsable, mayor será el margen de control. Por tanto, el margen de control depende del nivel de centralización de una empresa y de su tamaño. Por ejemplo, una pyme con 50 empleados siempre tendrá un menor margen de control. Una empresa de 500 empleados los cuales trabajan todos en una misma sede, tendrán un mayor margen de control.
    Importante: los mánagers pueden gestionar manualmente una pequeña cantidad de empleados. Sin embargo, si un mánager tiene bastantes empleados dependientes de él, la gestión manual ya es imposible. Por eso, muchas empresas proporcionan un cuadro de mando a los mánagers para que tengan una visión global del desempeño de los empleados a su cargo, de las operaciones del área y de los objetivos.
  • Grado de especialización: la especialización consiste en asignar las tareas y actividades de un proceso empresarial concreto a un empleado o grupo de empleados. Las empresas que tienen un alto grado de especialización tienen un empleado o grupo de empleados que realice una única tarea en la que está especializado.
    Atención: muchas empresas de pequeño tamaño no tienen un grado muy alto de especialización. En estas empresas el empleado está especializado en un área, pero también ayuda en otras para arrimar el hombro.
  • Formalidad estructural: la formalidad estructural busca un balance entre rigidez de los procesos para que se realicen rápidamente y libertad de los empleados para no eliminar las relaciones entre los trabajadores ni su creatividad. Cuanto más formal sea la estructura, menos libertad tendrá el empleado. Muchas veces, esta formalidad estructural también se comprende como la formación de departamentos. Los departamentos pueden ser más rígidos o más flexibles. Aquellas empresas que crean una división rígida de sus departamentos alcanzan un mayor grado de especialización, mientras que aquellas que tienen departamentos más flexibles incentivan la colaboración entre departamentos.

Tipos de estructura organizacional

La estructura organizacional dependerá del tipo de empresa que se sea. Las startups suelen buscar implementar estructuras modernas y escalables conocidas como scale-up. Las empresas que usan el modelo scale-up se caracterizan porque permiten realizar mejoras rápidamente, pero también son difíciles de gestionar, ya que los usuarios rápidamente tienden a la centralización. Por otro lado, las grandes empresas, aunque tienden cada vez más a tener una mayor flexibilidad, suelen guardar cierta rigidez. Por tanto, una estructura difiere mucho de una empresa a otra. Sin embargo, hay una serie de estructuras que se encuentran con bastante frecuencia. Estas estructuras organizacionales son:

  • Lineal: las empresas cuyas estructuras son lineales son un claro ejemplo de centralización y jerarquización. Con esta estructura hay una división rígida y piramidal. En ellas hay una línea de mando establecida en la que cada jefe tiene uno o varios subordinados que responden únicamente ante él. En este tipo de estructuras, todas las decisiones tienen que pasar por la persona que está a cargo de toda la organización.

    lineal structure design

  • Funcional: las empresas con estructuras funcionales son aquellas que se dividen según las funciones generales. Por ejemplo, todos los operarios de producción pertenecen al departamento de producción, los ingenieros al de ingeniería, contables al de administración, etc. Por tanto, todas las funciones, y por tanto las áreas, están estrictamente definidas. Esto hace que no haya mucha comunicación entre los distintos departamentos.

    functional-structure-design

  • Por división: este tipo de estructuras suelen ser usadas por las empresas que están en crecimiento. Su división puede ser: por productos (por ejemplo, SAP tiene una división diferente para SAP S/4 HANA y para SAP Business One); por tipo de clientes (B2B, B2C o B2B2C); y por zona geográfica. Por ejemplo, una empresa que se esté expandiendo a otros continentes puede tener una división europea, otra americana y otra asiática. Cada una de esas divisiones tendrá su propio departamento. Es decir, Europa tendrá su propio departamento de administración, ventas y atención al cliente, América el suyo propio, y Asia también. De esta forma, las empresas son más flexibles y pueden adaptarse mejor a cada mercado. El principal inconveniente es que resulta más difícil mantener unos objetivos globales.

    divisional structure design

  • Matricial: este tipo de estructura combina tanto la estructura divisional como la funcional. Con esta combinación las empresas intentan conseguir la mayor integración de recursos especializados. Para ello, hacen primero la división de los puestos según la función cargo, y luego le añaden el punto de vista división. Con esta división las empresas intentan reducir el tiempo de comunicación y poner más personas especializadas disponibles para consultas. El problema es que a veces, al tener varias personas con las que comunicarse, los empleados pueden confundirse sobre cuál es el responsable final ante el que deben responder.

    matrix-structure-design

¿Para qué sirve diseñar una estructura con software?

Con ayuda de software la estructura queda actualizada. Esto es importante para aquellas empresas que tienen una gran rotación y/o que son de gran tamaño. Esto se debe al gran número de contrataciones que tienen. Teniendo esta estructura, los responsables del onboarding de los contratados pueden ayudarle a introducirlo en la empresa y los directivos pueden ver cómo fluyen los procesos de forma actualizada.

Así, si por ejemplo, la empresa quiere establecer como objetivo aumentar su visibilidad y branding, los directivos pueden ver con qué personal cuentan ahora mismo y qué pueden hacer para lograr su objetivo. Esto puede significar contratar a un experto en branding o tirar de plantilla y hacer un plan de carrera para algunos de los empleados que ya tienen. Por eso, muchas empresas que tienen la funcionalidad de estructura organizacional, también tienen gestión del talento y/o la formación.

Atención: el departamento de RRHH es el encargado de transmitir la cultura empresarial (misión, visión y valores) a los empleados. Sin embargo, luego se debe ocupar el responsable de la nueva persona que entra. Por eso, es muy importante que quede bien establecido el tipo de estructura que tiene una empresa, ya que así será más fácil transmitir la cultura empresarial de forma uniforme.

¿Es lo mismo un organigrama que una estructura organizacional?

Al buscar un software de RRHH que pueda plasmar la estructura organizacional de una empresa es común que se confunda organigrama con estructura organizacional. No obstante, un organigrama es una representación gráfica simple de la estructura organizacional. La estructura organizacional también contiene los detalles de los puestos y de las personas que lo ocupan. Por tanto, en un organigrama todo es más global, pero una estructura organizacional tiene más información en detalle.

Atención: hay empresas que no tienen del todo claro si les conviene más un paquete de RRHH con la función de organigrama o la de estructura organizacional. Si está dudando para su caso específico, puede contactar con TIC Portal y un consultor le atenderá: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 30 junio). Estructura organizacional. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/estructura-organizacional
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