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Organigrama

Índice:

  1. Definición e importancia
    1. Tipos
  2. Su uso en proyectos de software
    1. Ayuda al proveedor
    2. Visión global de las divisiones

¿Qué es un organigrama y por qué es importante para las empresas?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. La estructura de recursos humanos de las empresas suele estar formada por áreas, departamentos y personas. La disposición visual ayuda a ubicar las diferentes áreas y departamentos dentro de la organización, y a identificar las funciones y relaciones jerárquicas de las personas. Las empresas pueden entender fácilmente cuáles son las fortalezas y las debilidades de su estructura. Algunos ejemplos: departamentos mal dimensionados, personas mal ubicadas o tareas duplicadas.

Los organigramas sirven también para definir la jerarquía dentro de los departamentos. De esta forma, todos los empleados conocen cuáles son sus funciones, quién es su supervisor y quiénes son sus subordinados.

Los departamentos de recursos humanos tienen en el organigrama una de sus principales herramientas. Al incluir los puestos y las responsabilidades de cada uno de los empleados de la empresa, el organigrama agiliza el trabajo en los casos de necesidad de ampliación de la plantilla o de sustitución de algún trabajador.

Tener un organigrama actualizado es muy importante. Estos organigramas ayudan tanto al equipo de RRHH a realizar los onboarding y offboarding, como a los directivos para conocer la situación real de su empresa. Un organigrama desactualizado puede generar decisiones erróneas del equipo directivo. Por ejemplo, no tener actualizado el tipo de jornada de todos los empleados (jornadas completas, parciales, reducciones de jornada por situaciones especiales, etc.) puede influir negativamente en la toma de decisiones asociadas a ERTEs y otro tipo de situaciones de regulación de empleo.

¿Sabías que? Los organigramas son una de las funcionalidades de un software de RRHH. Al introducir o quitar a un empleado en el sistema, el organigrama se actualiza y reestructura de acuerdo a la nueva incorporación o marcha. Sin embargo, no todos los paquetes de RRHH lo incluyen. En la Tabla Recopilatoria de Funcionalidades de RRHH se encuentran reunidas todas las funcionalidades de RRHH. Aquellas organizaciones que se estén orientando acerca de un sistema de RRHH pueden apoyarse en esta tabla. En ella hay listas de control donde indicar cuáles son las funcionalidades que requieren.

Tipos de organigramas que existen

La estructura organizacional de cada empresa influye en el tipo de organigrama que ésta va a utilizar Por esto, existen diferentes tipos de organigrama. No es lo mismo plasmar gráficamente una empresa que tiene sólo en cuenta los niveles de jerarquía de la empresa que una que, también tiene en cuenta el alcance funcional de los diferentes puestos de trabajo.

Los organigramas más comunes son:

    • Organigrama jerárquico (también conocido como vertical): este organigrama es vertical y con forma de árbol. Empieza por el CEO o departamento de mayor jerarquía y, luego, va bajando, distribuyendo de forma subordinada al resto de áreas y empleados. La estructura básica se va completando con ramificaciones en las que se puede apreciar quiénes son los responsables de qué trabajadores. Es muy común que se distribuya por departamentos.

    • Organigrama matricial: este tipo de organigrama combina una organización vertical de la empresa (que representa las áreas y departamentos y funciona más en clave jerárquica), con una visión horizontal (que se ordena en base a las funciones asociadas a los puestos de trabajo, y opera más en clave proyecto). Cada persona tiene una doble posición en el organigrama matricial: la vertical (en qué área y/o departamento está ubicado, y cuál es su jefe y sus subordinados); y la horizontal (en qué proyecto / equipo desarrolla sus funciones).

matrix-structure-design

    • Organigrama horizontal: este organigrama es muy parecido al vertical, pero en vez de construirse de arriba a abajo, se hace de izquierda a derecha. Eso quiere decir, que el puesto/persona de mayor responsabilidad se sitúa a la izquierda y, después, se dispone de forma subordinada el resto de áreas y empleados hacia la derecha.

organigrama-horizontal

    • Organigrama funcional o estructural: es un organigrama parecido al vertical, también empieza por el director general de la empresa y luego se ordena según sus funciones generales.

functional-structure-design

    • Organigrama circular: en su centro se encuentra el CEO o departamento de mayor jerarquía. A continuación, de dentro hacia fuera se dispone un círculo en el que se despliegan el resto de los componentes. Por tanto, cuanto más cerca se encuentre del eje, mayor responsabilidad tiene un puesto de trabajo.

organigrama-circular

¿Qué papel juega el organigrama en los proyectos de software?

El organigrama de las empresas juega un doble e importante papel en los proyectos de implementación de software. Esto se debe, principalmente, a dos motivos:

Ayuda al proveedor a entender el funcionamiento de la empresa

Para que un software se implemente bien es importante que se ajuste a la empresa. Para ello, el proveedor ha de ser capaz de entender cómo funciona la empresa. Incluso si el proveedor tiene una gran experiencia con otras empresas del mismo sector, los procesos empresariales y los flujos son distintos en cada organización. Estos procesos y flujos han de plasmarse en el software durante su configuración. Dependiendo de cómo funcione la empresa, habrá más o menos personal que intervenga en un proceso. Por ello, el proveedor debe conocer los roles y funciones de los distintos empleados, y el organigrama le ayuda en esta tarea. Esto repercutirá en una mejor adaptación de los empleados y en que se consiga agilizar y automatizar los procesos.

Visión global para dividir las áreas, usuarios y permisos

Gracias al organigrama la propia empresa tiene una visión global y clara de su estructura organizativa y de recursos humanos. De esta forma, a la hora de hacer un análisis de requisitos, el equipo directivo puede determinar fácilmente quiénes son los usuarios clave (key user). Estos usuarios clave son representantes de los diferentes departamentos (directores y jefes de área) y tienen la responsabilidad de transmitir qué necesita su departamento del nuevo software.

El organigrama también ayuda a las empresas a determinar qué personas deben obtener una licencia de usuario completo y quienes unas de usuario limitado. Asimismo, también se obtiene una idea más clara de qué personas deben tener acceso a qué datos o documentos. Por ejemplo, un jefe de proyecto no debe tener acceso a las nóminas de los empleados de la empresa. Esta información sólo debe estar visible para los de RRHH.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 16 junio). Organigrama. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/organigrama
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