Microsoft SharePoint vs Google Apps for Work

El mercado de sistemas de gestión de contenidos para empresas tiene dos productos que destacan en ventas por encima del resto de productos similares. Tanto SharePoint como Google Apps son plataformas colaborativas destinadas a dar respuesta a los problemas generados por la gran cantidad de información almacenada en las compañías, pero ¿en qué se diferencian? ¿Cuál es la mejor de las dos? ¿Tienen el mismo público objetivo?

Índice:

1. Diferencias básicas
2. Funcionalidades colaborativas
3. Funciones de comunicación
4. Almacenamiento
5. Políticas de privacidad
6. Elección final

Diferencias básicas

A pesar de que ambas herramientas facilitan las gestiones documentales en las empresas, comparadas entre sí pueden descubrirse multitud de diferencias.

• Facilidad de uso: Google Apps for WorkGoogle Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que proporciona varias herramientas hospedadas en la infraestructura de Google. Este conjunto de soluciones están enfocadas a satisfacer las principales necesidades de las empresas en lo que a gestión de contenidos se refiere. Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Apps for Work ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota.  es un conjunto de aplicaciones prácticamente listo para utilizar con un sencillo interfaz. Por su parte, SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. destaca como un programa altamente personalizable pero que requiere altos niveles de conocimiento.
• Público objetivo: SharePoint lleva durante años siendo utilizado por grandes empresas con necesidades especiales y complicados flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. . Mientras tanto, Google Apps for Work era considerado insuficiente para multinacionales. Actualmente, esa tendencia está cambiando.
• Precio: la comparación de precios entre ambas herramientas puede ser confusa debido a las diferentes plataformas de implementación que se ofrecen. Por ejemplo, Google Apps for Work se presenta en 2 planes de precios, al igual que SharePoint Online, pero sus funcionalidades son muy diferentes.

La Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  recoge una comparativa de precios entre las dos soluciones según el tipo de implementación seleccionada.

Funcionalidades colaborativas

Google Docs, Sheets, Forms, Slides y Sites son consideradas las aplicaciones colaborativas del paquete Google Apps for Work. MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa., por su parte, integra SharePoint con la suite productiva OfficeMicrosoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace.. En términos de funcionalidad, ambas herramientas ofrecen prácticamente las mismas características básicas en lo que a edición de textos, presentaciones y hojas de cálculo de refiere. Las opciones avanzadas son el principal punto diferenciador. SharePoint con Microsoft Office, en comparación con la suite de Google, ofrece más funcionalidades, pero no todas pueden ser necesarias para una empresa. Por ejemplo, Excel, en su integración con SharePoint, permite crear documentos con más de 17 billones de celdas, mientras que Sheets no permite sobrepasar los 2 millones. Para pequeñas compañíasUn sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto: a una empresa pequeña con un máximo de diez o quince usuarios; como para un departamento con los mismos usuarios del caso anterior dentro de una gran empresa. Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos. pueden ser cifras astronómicas pero al tratarse de informes económicos realizados cada 1, 3 o 5 años puede ser una limitación crucial.

El punto fuerte de Google Apps for Work en este apartado es el elemento colaborativo. El desarrollo realizado por los ingenieros de Google en este aspecto destaca significativamente. Google Docs ofrece, por ejemplo, la edición de texto simultánea entre varios compañeros. Del mismo modo, los cambios establecidos en el documento podrán ser visualizados a tiempo real, junto con el nombre de la persona que lo ha editado. En lo que respecta a Microsoft SharePoint, el sistema no permite visualizar las modificaciones realizadas hasta que se ha guardado el documento.

Según lo presentado en la Ignite Conference de Chicago, Office 2016 ofrecerá colaboración a tiempo real en su versión de escritorio. Tal y como señala Microsoft, Word será el primer programa en disfrutar de dicha característica dejando PowerPoint y Excel para el futuro.

Por último, en el apartado colaborativo hay que tener en cuenta Google Sites. Entre las características comunes que se pueden encontrar entre Sites y SharePoint destacan la creación de sitios públicos o para grupos determinados de usuarios, compartir documentos y las personalizaciones. No obstante, las diferencias entre SharePoint y Google Sites son muchas. Todas ellas se basan principalmente en la cantidad de funcionalidades. Por ejemplo, Google Sites permite crear listas personalizadas y cada vez que se realice una nueva entrada se avisará vía email al creador de dicha lista. Por su parte, SharePoint permite, además del envío de un email en caso de nueva entrada, recibir una alerta si un usuario determinado o conjunto de usuarios realizan cambios.

Funciones de comunicación

El conjunto de aplicaciones comunicativas de Google Apps for Work incluye Gmail, Hangouts, Calendar and Google+. Todas estas aplicaciones trabajan interconectadas para proporcionar al usuario final una experiencia completa.

De modo similar, SharePoint fue diseñado para trabajar integrado con dos herramientas enfocadas a la comunicación empresarial: Microsoft Exchange y Skype Empresarial. Microsoft ExchangeExchange Online surge para responder a la demanda de sistemas de correo y gestión de calendarios en la nube de la que empresas como Google estaban aprovechándose mediante Google Apps for Work. Microsoft decidió conservar el nombre del sistema de correo empresarial on-premise, aunque tiene ligeras diferencias respecto a este último. competiría con Gmail en el apartado de correo electrónico. La facilidad de uso y las últimas mejoras enfocadas a las empresas han convertido a Gmail en una gran alternativa al programa de Microsoft. Por otro lado, SharePoint también puede ser integrado con Skype Empresarial, anteriormente conocido como Lync. Se trata de un programa enfocado a aumentar y facilitar la comunicación entre empleados que puede ser comparado con Hangouts.

Las organizaciones deben estudiar bien sus necesidades básicas para decidir que paquete es el más adecuado. SharePoint ofrece multitud de funcionalidades que quizás no son necesarias para todas las compañías. No obstante, Google presenta limitaciones importantes que pueden influir en la productividad empresarial. Estas limitaciones se encuentran analizadas en profundidad en la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En la Guía se muestran claramente las limitaciones del paquete de Google..

Almacenamiento

Tanto SharePoint como Google Apps for Work cuentan con aplicaciones integradas utilizadas para almacenar, sincronizar y compartir archivos. Las similitudes entre ambas soluciones informáticas son significativas, no obstante también presentan numerosas diferencias. Una de las principales diferencias en este aspecto pasa por el límite de almacenamiento. Ambas soluciones proporcionan almacenamiento ilimitado, sin embargo, esta funcionalidad tiene restricciones en el caso de OneDrive. El programa de Microsoft ofrece una capacidad de almacenamiento ilimitada pero restringe el número de archivos que pueden ser sincronizados a 20.000. Esto quiere decir que si una empresa dispone de 50GB de información distribuidos en 30.000 archivos diferentes sólo 20.000 podrán ser almacenados.

Políticas de privacidad

Las diferencias entre las políticas de privacidad establecidas por las dos compañías pueden llegar a ser un aspecto decisivo para algunas organizaciones. La política de privacidad de Microsoft establece que no escanearán los datos almacenadosEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia). en sus programas ni proporcionarán información a terceras empresas. Sobre el mismo aspecto, Google asegura que pueden utilizar la información que recolectan con fines publicitarios. Ya sea para venderla a terceros u ofrecerte ellos mismo productos acorde a tus gustos o preferencias.

Del mismo modo, las políticas de privacidad de ambos fabricantes tienen un punto importante en común. Este consenso establece que los gobiernos que lo soliciten tendrán acceso a datos relacionados con cuentas de usuario.

Elección final

SharePoint versus Google Apps for Work es una elección difícil. Ambos fabricantes presentan sus pros y sus contras en cada uno de los departamentos de los que se componen. Las empresas deben considerar qué programa se ajusta más a las necesidades de su compañía y cubrirá los requerimientos productivos de la misma. Este proceso de elección no es sencillo, por ello la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior hay información detallada de SharePoint para que se pueda analizar bien la solución. contiene los principales aspectos a tener en cuenta para saber si SharePoint es la herramienta adecuada para una compañía.