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Microsoft SharePoint vs Google Apps for Work

El mercado de sistemas de gestión de contenidos para empresas tiene dos productos que destacan en ventas por encima del resto de productos similares. Tanto SharePoint como Google Apps son plataformas colaborativas destinadas a dar respuesta a los problemas generados por la gran cantidad de información almacenada en las compañías, pero ¿en qué se diferencian? ¿Cuál es la mejor de las dos? ¿Tienen el mismo público objetivo?

Índice:

  1. Diferencias básicas
  2. Funcionalidades colaborativas
  3. Funciones de comunicación
  4. Almacenamiento
  5. Políticas de privacidad
  6. Elección final

Diferencias básicas

A pesar de que ambas herramientas facilitan las gestiones documentales en las empresas, comparadas entre sí pueden descubrirse multitud de diferencias.

  • Facilidad de uso: Google Apps for Work es un conjunto de aplicaciones prácticamente listo para utilizar con un sencillo interfaz. Por su parte, SharePoint destaca como un programa altamente personalizable pero que requiere altos niveles de conocimiento.
  • Público objetivo: SharePoint lleva durante años siendo utilizado por grandes empresas con necesidades especiales y complicados flujos de trabajo. Mientras tanto, Google Apps for Work era considerado insuficiente para multinacionales. Actualmente, esa tendencia está cambiando.
  • Precio: la comparación de precios entre ambas herramientas puede ser confusa debido a las diferentes plataformas de implementación que se ofrecen. Por ejemplo, Google Apps for Work se presenta en 2 planes de precios, al igual que SharePoint Online, pero sus funcionalidades son muy diferentes.

La Guía de Gestión Documental 2022 recoge una comparativa de precios entre las dos soluciones según el tipo de implementación seleccionada.

sharepoint vs google apps for work comparativa

Funcionalidades colaborativas

Google Docs, Sheets, Forms, Slides y Sites son consideradas las aplicaciones colaborativas del paquete Google Apps for Work. Microsoft, por su parte, integra SharePoint con la suite productiva Office. En términos de funcionalidad, ambas herramientas ofrecen prácticamente las mismas características básicas en lo que a edición de textos, presentaciones y hojas de cálculo de refiere. Las opciones avanzadas son el principal punto diferenciador. SharePoint con Microsoft Office, en comparación con la suite de Google, ofrece más funcionalidades, pero no todas pueden ser necesarias para una empresa. Por ejemplo, Excel, en su integración con SharePoint, permite crear documentos con más de 17 billones de celdas, mientras que Sheets no permite sobrepasar los 2 millones. Para pequeñas compañías pueden ser cifras astronómicas pero al tratarse de informes económicos realizados cada 1, 3 o 5 años puede ser una limitación crucial.

El punto fuerte de Google Apps for Work en este apartado es el elemento colaborativo. El desarrollo realizado por los ingenieros de Google en este aspecto destaca significativamente. Google Docs ofrece, por ejemplo, la edición de texto simultánea entre varios compañeros. Del mismo modo, los cambios establecidos en el documento podrán ser visualizados a tiempo real, junto con el nombre de la persona que lo ha editado. En lo que respecta a Microsoft SharePoint, el sistema no permite visualizar las modificaciones realizadas hasta que se ha guardado el documento.

Según lo presentado en la Ignite Conference de Chicago, Office 2016 ofrecerá colaboración a tiempo real en su versión de escritorio. Tal y como señala Microsoft, Word será el primer programa en disfrutar de dicha característica dejando PowerPoint y Excel para el futuro.

Por último, en el apartado colaborativo hay que tener en cuenta Google Sites. Entre las características comunes que se pueden encontrar entre Sites y SharePoint destacan la creación de sitios públicos o para grupos determinados de usuarios, compartir documentos y las personalizaciones. No obstante, las diferencias entre SharePoint y Google Sites son muchas. Todas ellas se basan principalmente en la cantidad de funcionalidades. Por ejemplo, Google Sites permite crear listas personalizadas y cada vez que se realice una nueva entrada se avisará vía email al creador de dicha lista. Por su parte, SharePoint permite, además del envío de un email en caso de nueva entrada, recibir una alerta si un usuario determinado o conjunto de usuarios realizan cambios.

Funciones de comunicación

El conjunto de aplicaciones comunicativas de Google Apps for Work incluye Gmail, Hangouts, Calendar and Google+. Todas estas aplicaciones trabajan interconectadas para proporcionar al usuario final una experiencia completa.

De modo similar, SharePoint fue diseñado para trabajar integrado con dos herramientas enfocadas a la comunicación empresarial: Microsoft Exchange y Skype Empresarial. Microsoft Exchange competiría con Gmail en el apartado de correo electrónico. La facilidad de uso y las últimas mejoras enfocadas a las empresas han convertido a Gmail en una gran alternativa al programa de Microsoft. Por otro lado, SharePoint también puede ser integrado con Skype Empresarial, anteriormente conocido como Lync. Se trata de un programa enfocado a aumentar y facilitar la comunicación entre empleados que puede ser comparado con Hangouts.

Las organizaciones deben estudiar bien sus necesidades básicas para decidir que paquete es el más adecuado. SharePoint ofrece multitud de funcionalidades que quizás no son necesarias para todas las compañías. No obstante, Google presenta limitaciones importantes que pueden influir en la productividad empresarial. Estas limitaciones se encuentran analizadas en profundidad en la Guía de Gestión Documental.

Almacenamiento

Tanto SharePoint como Google Apps for Work cuentan con aplicaciones integradas utilizadas para almacenar, sincronizar y compartir archivos. Las similitudes entre ambas soluciones informáticas son significativas, no obstante también presentan numerosas diferencias. Una de las principales diferencias en este aspecto pasa por el límite de almacenamiento. Ambas soluciones proporcionan almacenamiento ilimitado, sin embargo, esta funcionalidad tiene restricciones en el caso de OneDrive. El programa de Microsoft ofrece una capacidad de almacenamiento ilimitada pero restringe el número de archivos que pueden ser sincronizados a 20.000. Esto quiere decir que si una empresa dispone de 50GB de información distribuidos en 30.000 archivos diferentes sólo 20.000 podrán ser almacenados.

Políticas de privacidad

Las diferencias entre las políticas de privacidad establecidas por las dos compañías pueden llegar a ser un aspecto decisivo para algunas organizaciones. La política de privacidad de Microsoft establece que no escanearán los datos almacenados en sus programas ni proporcionarán información a terceras empresas. Sobre el mismo aspecto, Google asegura que pueden utilizar la información que recolectan con fines publicitarios. Ya sea para venderla a terceros u ofrecerte ellos mismo productos acorde a tus gustos o preferencias.

Del mismo modo, las políticas de privacidad de ambos fabricantes tienen un punto importante en común. Este consenso establece que los gobiernos que lo soliciten tendrán acceso a datos relacionados con cuentas de usuario.

Elección final

SharePoint versus Google Apps for Work es una elección difícil. Ambos fabricantes presentan sus pros y sus contras en cada uno de los departamentos de los que se componen. Las empresas deben considerar qué programa se ajusta más a las necesidades de su compañía y cubrirá los requerimientos productivos de la misma. Este proceso de elección no es sencillo, por ello la Guía de Gestión Documental 2022 contiene los principales aspectos a tener en cuenta para saber si SharePoint es la herramienta adecuada para una compañía.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 23 noviembre). Microsoft SharePoint vs Google Apps for Work. TIC Portal. https://www.ticportal.es/noticias/sistemas-gestion-documental/microsoft-sharepoint-vs-google-apps-for-work