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¿Qué abarca la gestión de contratos?
La gestión de contratos, también conocida como administración de contratos, abarca un campo muy amplio. En ella se controla los nuevos contratos y los anteriores, se los administra y evalúa.
Hoy en día se le presta mayor atención a la administración de los contratos ya que la mayor parte de los errores se ocasionan en esta parte. Todas las partes del contrato deben respetarse y cumplirse porque si no, un buen contrato pierde todo su valor. Por ejemplo, si un proveedor de comida no entrega el pedido a un restaurante, ese restaurante no podrá abrir ese día.
Cerrando un contrato
Lo primero que hay que hacer a la hora de cerrar un contrato, es tener una buena comunicación con la otra parte del contrato. Es por eso por lo que, aunque de manera indirecta, la gestión de relaciones juega también un papel crucial en la gestión de contratos. La gestión de relaciones puede tratar o con las empresas de las que compran o con los clientes (CRM, Customer Relationship Management).
En cuanto se encuentra un buen partido, se comienza con las negociaciones del contrato. Es importante para el buen desarrollo posterior a la gestión de contrato que todas las condiciones estén bien definidas y que las expectativas de ambas partes sean realistas. Si alguna de las partes no cumple los acuerdos (en su totalidad), podría incluirse a posteriori una cláusula para solucionarlo.
¿Sabías que? Otra parte esencial de un nuevo contrato es en el procesamiento administrativo. Con frecuencia, hay que recurrir a profesionales legales para poder redactar un contrato, de esa manera nos aseguramos de que el contrato cumple los marcos legales aplicables.
Ejemplos prácticos
La gestión de contratos se ocupa de todo lo relacionado con los contratos actuales, incluyendo en los cuales datos importantes tales como fechas límites y horarios de visita. Por ejemplo, el contrato entre una persona de mantenimiento de una empresa de construcción de aviones y la empresa estipulan que debe controlar una de sus máquinas una vez a la semana. Sin embargo, si el contrato no se gestiona correctamente, esta comprobación podría omitirse y, como resultado, una pieza puede salir defectuosa.
Otra gestión de la que se encarga la administración de contratos es la del seguimiento del cumplimiento de los términos y condiciones. Es posible que un cliente que dirija un taller no diga nada cuando a una empresa de pintura se le olvide ocasionalmente traerle cierto tipo de pintura a su empresa, hasta que, de repente, entre un nuevo director en la empresa y exija una compensación. Por lo tanto, para evitar estos tipos de errores y consecuencias, es aconsejable gestionar adecuadamente el contenido de un contrato.
Análisis y evaluación
Los contratos deben ser analizados y evaluados con regularidad. Aunque esto se puede realizar al vencer el contrato, lo ideal es que la gestión de contratos se encargue de hacerlo con los vigentes. Para ayudar a determinar a las empresas si los contratos deben ser revisados, rescindidos o ampliados, les proporcionamos las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto beneficio se obtiene del contrato? (financiero)
- ¿Cómo mejora el contrato los procesos comerciales, el producto o el servicio?
- ¿Ha surgido algún problema a raíz del contrato?
- ¿Cómo de óptimo es el método acordado?
- ¿Qué tan eficiente resulta la colaboración?
- ¿El contrato se relaciona con una actividad continua o su duración depende de un proyecto?
- ¿Por qué o por qué no cooperamos con este proveedor o cliente?
Automatizar la gestión de contratos
La gestión de contratos es una cosa seria para muchas empresas, y, por lo tanto, hay muchas personas involucradas. Es frecuente que se utilice un software especializado para poder mantener una visión general. Una solución lógica para ello es un sistema de Gestión Documental (DMS) especializado en la gestión de contratos, puesto que, los contratos son, por supuesto, documentos. Este tipo de software DMS regula el trabajo en equipo en los contratos e incluye generalmente un sistema específico para Gestión del Ciclo de vida del contrato (CLM, Contract Lifecycle Management). El CLM es una funcionalidad que rastrea minuciosamente todos los detalles del contrato.
Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.
La gestión de contratos se menciona también a menudo en un contexto de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) debido a que los contratos suelen ser la base de los procesos centrales de una empresa. Los contratos están normalmente vinculados a la gestión del proyecto, una tarea que suele estar vinculada al ERP. Por ello, debería considerarse si merece la pena integrar un software para la gestión de contenido en el sistema ERP.
Otro software interesante para empresas en el de Contract Risk Management (cuya traducción al español sería Gestión de Riesgos Contractuales). Este tipo de software es particularmente de gran utilidad para aquellas compañías muy grandes con contratos firmados por varias partes. Las consecuencias del incumplimiento del contrato pueden ser fatales para la empresa. Por ejemplo, un proveedor que no presta al cliente el servicio acordado. Este cliente al que no se le ha atendido debidamente puede poner una gran reclamación y esto hará que la empresa tenga un gran problema por dicho proveedor. Este tipo de contratos son muy complejos y es por eso por lo que deben revisarse con regularidad. Este software de Contract Risk Management (CRMS) ayuda a estimar riesgos que surgen con cada revisión del contrato y a mitigarlos.
