El auge de los sistemas de gestión documental ha supuesto la mejora y actualización de numerosas funcionalidades. El control de versiones ha estado durante muchos años ligado a la informática favoreciendo la labor de los desarrolladores, pero ¿qué labor puede realizar para mejorar la gestión documental?
Índice:
¿Qué es el control de versiones?
Se llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron.
Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.
Gracias a la expansión del software colaborativo el control de versiones ha experimentado un desarrollo en la última década. Con multitud de personas trabajando en el mismo documento, llevar un registro de todas las modificaciones es un aspecto crucial. No obstante, según un estudio de Perforce (Document Collaboration Report), el 88% de los empleados que trabajan en ambientes colaborativos con gestores documentales continúan experimentando problemas con el control de versiones. Con el objetivo de conseguir ambientes de trabajo más productivos, las empresas buscan soluciones a estos problemas. La Guía de Gestión Documental 2024 recoge los principales obstáculos que experimentan las compañías para explotar sus herramientas de colaboración documental.
El 83,4% de las empresas que quieren implementar un sistema de gestión documental opina que un control de versiones les vendría bien o muy bien. – Está información procede en un estudio realizado por TIC Portal basado en 108 empresas que iniciaron un trayecto de implantación de gestión documental.
¿Qué opinan los expertos sobre la digitalización?
Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD, nos habla sobre la importancia del control de versiones.
Herramientas de control de versiones
Seguimiento de cambios
El seguimiento de cambios es el concepto entorno al que gira la idea del control de versiones. Dependiendo del sistema que se utilice y de lo avanzado de sus características, esta funcionalidad determinará aspectos diferentes. Desde si se ha establecido algún cambio hasta qué letras han sido modificadas.
En los sistemas de gestión documental en los que la colaboración en documentos es un aspecto recurrente, el seguimiento de cambios es una característica fundamental. Por ejemplo, en un documento en el que trabajan diferentes empleados, cada uno aporta parte de sus conocimientos al mismo. Con el seguimiento de cambios no se corre el riesgo de pérdida o modificación de la información, ya que siempre se permite volver a la versión anterior de cualquier archivo.
Historial de versiones
El historial de versiones recoge en una misma localización todas las versiones que se han creado de un mismo documento. Es una característica muy diferente dependiendo del tipo de gestor documental con el que se trabaje. Por ejemplo, en los sistemas más avanzados el control de versiones establece la posibilidad de generar un historial ilimitado de versiones al que se podrá volver siempre que se crea necesario. En otros casos, el programa de gestión documental establecerá una fecha, un número de copias o un límite de almacenamiento que, una vez alcanzado, comenzará a borrar las versiones más antiguas.
Notificaciones de cambios
Del mismo modo que el seguimiento de cambios es importante, los empleados que trabajen en un documento deben estar informados de cuándo se realiza un cambio. Un sistema de gestión documental debe ser capaz de alertar a los usuarios autorizados de que otro compañero ha efectuado un cambio. De este modo, el empleado podrá visualizarlo o ser consciente de que un apartado ya se ha completado para poder continuar con la elaboración del documento.
Comparación de documentos
Todos los gestores documentales que contengan funcionalidades relacionadas con el control de versiones trabajan con el seguimiento de cambios. Sin embargo, no todos permiten la comparación de documentos. Se trata de una forma fácil y rápida de poder visualizar dos o más versiones de un mismo archivo para comparar las diferencias entre los mismos. En documentos largos con gran cantidad de información la comparación manual puede ser un inconveniente en el proceso productivo de una organización.
Control de versiones en la gestión de contenido
Trabajar con gran cantidad de documentos supone un reto para muchas organizaciones en cuanto a la administración y organización de los ficheros generados. En los casos en los que una compañía disponga de un sistema de gestión documental, el control de documentos debe ser utilizado de forma correcta para sacarle partido a esta característica.
Anteriormente, sin este tipo de herramientas existían dos opciones, o bien los cambios eran permanentes o las empresas guardaban un archivo por cada variación que se efectuase sobre el original. Sin embargo, con la evolución tecnológica cada vez son más los programas de gestión documental que señalan como imprescindible el control de versiones. La Guía de Gestión Documental 2024 compara sistemas de gestión documental prestando especial detalle en las opciones de control de versiones que ofrezca cada uno.
