El coste de un sistema de búsqueda empresarial es uno de los aspectos finales que muchos responsables tienen en cuenta a la hora de decidirse por uno. Sin embargo, las necesidades de cada empresa pueden ser determinantes para el precio final de estos sistemas. Por eso, hay que tener en cuenta factores como el volumen o la localización de los datos de la empresa a la hora de elegir un sistema de búsqueda empresarial.
Índice:
¿Cuál es el coste de un sistema de búsqueda empresarial?
Esta pregunta es la primera que se presenta a la hora de elegir una herramienta de búsqueda empresarial, pero no tiene siempre fácil solución. Cada proveedor y fabricante de estas soluciones ofrece distintos planes dependiendo de muchos de los factores de la empresa, así como del objetivo final que se quiere alcanzar. La cantidad de documentos a indexar, el número de usuarios con acceso al sistema o la duración de la licencia de uso son algunos de estos aspectos determinantes en el precio de un sistema de búsqueda empresarial. Puede comprobar cuáles son los factores que determinan el precio final en la Guía de Búsqueda Empresarial, con una comparación de presupuestos de distintas herramientas de búsqueda empresarial.
¿Cómo se define el coste de un sistema de búsqueda empresarial?
El cálculo total del precio de un sistema de búsqueda empresarial no tiene una respuesta rápida. En primer lugar, no todos los proveedores o fabricantes determinan el precio con los mismos factores. Mientras que para unos la importancia recae en la cantidad de documentos a indexar, otros prefieren fijarse en el número de usuarios que harán uso del sistema.
En segundo lugar, las particularidades de una empresa pueden provocar que obtenga precios muy diferentes por parte de distintos proveedores. Al tener en cuenta distintos factores puede haber variaciones de precios bastante grandes entre unos y otros sistemas dependiendo de la estructura de la empresa. Por ejemplo, imagine una empresa con 2 trabajadores realizando búsquedas y que necesite indexar 1 millón de documentos. Esta configuración empresarial obtendrá precios muy diferentes si acude, por un lado, a un proveedor que calcule el precio según el número de documentos indexados y, por otro lado, a un proveedor que tenga sólo en cuenta a los usuarios específicos del sistema.
Por todo esto, hay que considerar los distintos factores que determinan el precio en cada caso, que pueden ser:
1. Número de búsquedas en una duración determinada
Hay sistemas que ofrecen planes de precios dependiendo de la cantidad de búsquedas que se realicen en un período de tiempo dado. Normalmente, el cálculo se realiza de forma mensual, aunque hay herramientas que lo calculan según el número de búsquedas diarias.
2. Cantidad de documentos a indexar por parte del sistema
El número de documentos que tenga que indexar la herramienta de búsqueda empresarial también puede tener un impacto en el coste. El aumento o disminución del precio total se calcula mediante rangos de cantidades de documentos con distintos precios cada uno. Por ejemplo, el trabajo de indexación de entre 50 mil y 100 mil documentos no será el misma que la de entre 1 y 2 millones de documentos, lo que tendrá un impacto directo en el precio final.
3. Integración con otros sistemas de gestión empresarial
Algunos fabricantes y proveedores ofrecen la posibilidad de integrar la búsqueda con sus sistemas de gestión empresarial como ERP, CRM, etc. En muchos casos, los programas incluyen una conexión por defecto con estos sistemas, pero en otros, se tiene que realizar un proyecto de integración personalizado, aumentando el coste final de la herramienta.
4. Cantidad de usuarios con acceso al sistema
Algunos fabricantes realizan el cálculo del coste del sistema de búsqueda empresarial acorde al número de usuarios únicos que utilizarán la herramienta. Esta opción es poco común en este tipo de herramientas, aunque algunos fabricantes con software muy especializado, como IBM, tienen planes definidos por esta característica.
5. Disponibilidad de funciones especializadas
La inclusión de funciones avanzadas de búsqueda puede ser otro factor que incide directamente en el precio de este tipo de herramientas. Sin embargo, existen algunos sistemas que incluyen las funciones más especializadas de base sin que afecten al precio final.
6. Duración de la contratación del sistema
El pago de licencias con duración determinada de uso puede incluir variaciones acorde al período contratado. Normalmente, el precio será menor según mayor sea la duración de la licencia adquirida.
Cada uno de los factores antes expuestos puede incidir en el coste de los sistemas de búsqueda empresarial. Sin embargo, lo normal es que cada proveedor opte por un sistema más o menos fijo para el precio final. Además, es importante sopesar el coste del sistema frente a los beneficios que se podría sacar de éste. Puede encontrar un análisis detallado del ROI que un sistema de búsqueda empresarial puede alcanzar en la Guía de Búsqueda Empresarial.
