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Estudio de viabilidad de un proyecto de software

Índice:

  1. ¿Qué es el estudio de la viabilidad?
  2. ¿Cuándo y quién lo realiza?
  3. Puntos importantes

¿Qué es el estudio de la viabilidad y para qué sirve?

El estudio de viabilidad de un proyecto, feasibility study en inglés, es la investigación que realiza una empresa para comprobar si pueden llevar a cabo o no un proyecto determinado. Los estudios de viabilidad son muy útiles para las empresas que quieren empezar con nuevos proyectos (ya sean de nuevas ramas empresariales, cambio de metodología de trabajo o de software).

En el caso de hacer un estudio de viabilidad de software, éste suele hacerse para saber si:

  • La empresa podría permitirse implementar un nuevo software dentro de un tiempo y presupuesto establecido;
  • El software que se está planteando implementar cumple con los requisitos de la empresa;
  • Existe algún software ya implementado en la empresa que sea capaz de llevar a cabo los requisitos del proyecto;
  • La empresa podría implementar un nuevo software aprovechando el hardware que ya se tiene;
  • Un nuevo software podrá integrarse con el software que ya se tiene.

Tras hacer un estudio de viabilidad, la empresa puede llegar de forma segura a la conclusión sobre si el proyecto de software es algo factible o no. Asimismo, el estudio de viabilidad ayuda a identificar los riesgos que supondría llevar a cabo el proyecto y a comprobar cuáles son las alternativas.

¿Cuándo se hace un estudio de viabilidad y quién lo realiza?

Un estudio de viabilidad se realiza cuando se quiere empezar un nuevo proyecto para alcanzar un objetivo corporativo o para solucionar un punto de dolor. Por ejemplo, el número de potenciales clientes de una empresa está creciendo mucho y la solución de gestión de relaciones con el cliente (CRM) que tiene se está quedando corta. En este caso, la empresa debería hacer un estudio de viabilidad para ver si pueden realizar un cambio de software CRM a uno más potente.

Un estudio de viabilidad puede ser realizado por:

  • El equipo directivo: ellos son los que tienen una visión más global de la empresa y de sus procesos. Por tanto, los integrantes del equipo directivo son los usuarios clave del nuevo software. No obstante, para llevar a cabo este estudio, necesitarán sentarse con las diferentes áreas involucradas en el proyecto. Por ejemplo, en el caso de estudiar la viabilidad de un cambio de CRM, tendrían que hablar con las áreas de marketing, ventas y atención al cliente. Este estudio requiere que se le dedique tiempo, recurso del que suelen carecer los directivos y por eso no es la forma más común.
  • Consultor externo: es muy común que las empresas contraten un consultor externo con bastante experiencia en proyectos de ese tipo. Por ejemplo, una empresa de instalaciones quiere implementar un software ERP. En este caso, la empresa puede contratar a un consultor externo que tenga experiencia con implementaciones de software ERP. La desventaja de delegarlo en un consultor externo es que éste no conoce a la empresa tan bien como los que trabajan en ella. Por ello, se tardará más tiempo en realizar, ya que tiene que conocer bien la empresa para poder hacer el estudio de viabilidad.
  • Persona interna con experiencia: otra opción es delegar el estudio de viabilidad sobre alguna persona con experiencia y/o de autoridad dentro de la empresa. Por ejemplo, en el director IT o en el de finanzas. El director IT porque puede estudiar la parte técnica al detalle. El director financiero porque podría hacer un buen análisis de coste-beneficio. El problema es que es difícil que una empresa cuente con alguien que tenga experiencia con implementaciones de software.

A veces, el punto de dolor no es perceptible a nivel general de la empresa, sino que sólo afecta a un área de la empresa. En este caso, el estudio de viabilidad lo haría el responsable del área. Por ejemplo, el equipo de recursos humanos está trabajando con un sistema con el que sólo puede hacer nóminas. No obstante, no tienen ningún sistema que les ayude con la gestión de las vacaciones y las bajas. En este caso, el director podría hacer un análisis de requisitos, para luego hacer un estudio de viabilidad. De esta forma, puede proponer el proyecto ante la dirección con todos los detalles a mano.

Puntos a tener en cuenta en un estudio de viabilidad

Para realizar estudios sobre la viabilidad de un proyecto de software hay que tener muchos elementos en cuenta. Para no dejarse atrás ningún elemento importante, muchas empresas siguen un modelo de 5 puntos conocido como TELOS (Technical, Economic, Legal, Operational y Schedule):

Se comprueba cuáles son los requisitos tecnológicos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Además, se analiza si la empresa tiene las habilidades, la capacidad y la tecnología necesaria para llevarlo a cabo. Si se va a necesitar implementar un nuevo software, será necesario estudiar una serie de detalles.

Por ejemplo, se adquiere una solución en local y el proveedor de dicha solución suele lanzar actualizaciones de gran tamaño cada 2 ó 3 años. Entonces, se deberá estudiar si la solución alcanzará su retorno de la inversión (ROI) antes de que llegue una nueva actualización. De esta forma, una empresa puede comprobar si dicha solución le merece la pena o si es mejor escoger otra o esperar a que salga la nueva actualización. Así, se evita gastar más dinero y tiempo en una solución que sabe que se tendría que actualizar en breve.

Algunas de las preguntas que las empresas se hacen en esta parte son:

  • ¿Tiene la empresa el software necesario?
  • ¿Tiene la empresa el hardware necesario?
  • ¿Se tiene ya las habilidades necesarias para llevar a cabo el proyecto o hace falta formación? ¿se ha de contratar a un experto?
  • ¿Se necesitará hacer colaboraciones externas para el software? (adquirir un nuevo software de terceros)
  • ¿Se tendrá que depender de terceros para el mantenimiento y soporte del software y/o del hardware? (servidores)

Se estudia la rentabilidad, objetivos de ingresos y puntos de equilibrio. Para ello, las empresas suelen hacer un análisis de coste beneficio. También se plantea cómo se va a financiar el proyecto.

Algunas de las preguntas más comunes para esta parte son:

  • ¿Cuáles son los costes asociados a este proyecto y cuánto supondrán en total?
  • ¿Por qué canales se recibirán los beneficios de este proyecto?
  • ¿Habrá un retorno de la inversión óptimo?
  • ¿Cuánto se tardará en sacar un beneficio de la inversión?
  • ¿A cuánto asciende el coste de los requisitos tecnológicos? ¿Hay costes recurrentes?
  • ¿Cómo se va a financiar el proyecto (con el presupuesto del departamento, inversión de los accionistas, con ayuda del gobierno o de fondos europeos, …)?
  • ¿Está dispuesta la dirección a financiar el proyecto?
  • ¿Cómo de atractivo es el proyecto en términos financieros (sobre todo, en comparación con otros proyectos que la organización quiere llevar a cabo)?

Se analiza si hay alguna barrera legal para el proyecto de implementación. Estas barreras legales pueden ser por legislación local, de la Unión Europea, por regulaciones del sector o por obligaciones contractuales. Por ejemplo, cuando entró en vigor la ley de protección de datos de la Unión Europea, este aspecto adquirió gran importancia.

Algunas de las preguntas más comunes para esta parte son:

  • ¿Infringe algún acuerdo que se haya firmado con otras partes (incluidos los acuerdos de confidencialidad)?
  • ¿Infringe los derechos de propiedad intelectual de cualquier otra organización? Por ejemplo, porque se desee desarrollar un software con código abierto para la empresa y, después, comercializarlo. Esto sólo se puede hacer con las licencias de creative commons.
  • ¿Afectará alguna legislación pendiente al éxito de este proyecto?
  • ¿Se cumple con la legislación de la UE?
  • ¿Nos hemos asegurado de seguir todas las normas ISO y de cumplir otros compromisos que hemos prometido a nuestros clientes?
  • ¿Hemos tenido en cuenta los requisitos legales específicos del sector?
Atención: algunas de estas preguntas son difíciles de responder. Por ello, es importante acudir a las personas pertinentes para asegurarse de que el proyecto no incumple ninguna norma. Por ejemplo, se puede hablar con el responsable de calidad para comprobar que el nuevo software se pueda ajustar para cumplir con las certificados ISO que tiene la empresa. También, TIC Portal ha desarrollado un Premium digiBook Asuntos legales de una contratación TIC. Este Premium digiBook ayuda reúne todos los detalles legales que supone un proyecto de software para una empresa.

En este punto se estudia si el proyecto se puede realizar, definiendo los procesos y los requisitos operacionales. Además, es importante conocer el ciclo de vida del proyecto y saber si los empleados serán capaces de afrontar este cambio de forma de trabajo.

Algunas de las preguntas que las empresas se hacen en esta parte son:

  • ¿Qué tipo de recursos o equipos de la organización serán necesarios?
  • ¿Será necesario reorganizar procesos o equipos?
  • ¿Es la estrategia correcta?
  • ¿Cómo estarán involucrados los usuarios clave?
  • ¿Están bien definidos los objetivos?
  • ¿Habrá que crear nuevos equipos de trabajo?
  • ¿Habrá resistencia del personal al cambio?
  • ¿Hará falta crear o cambiar procedimientos para que funcione bien el nuevo sistema?

En este apartado se planifican las fases del proyecto, se establece el roadmap y se calcula la posibilidad de cumplir con los tiempos establecidos.

Algunas de las preguntas que las empresas se hacen en esta parte son:

  • ¿Se han definido las fechas límites del proyecto?
  • ¿Hay incentivos para influir en que se terminen las fases del proyecto a tiempo?
  • ¿Son realistas los plazos?
  • ¿Será el proyecto demasiado intensivo?
  • ¿Habrá problemas de disponibilidad de las competencias clave?
  • ¿Se construirá la solución a tiempo para obtener sus beneficios?

Gracias al modelo TELOS, una empresa es capaz de conocer sus restricciones. Estas restricciones se pueden dividir en 3 tipos:

  • Limitaciones internas del proyecto: estas pueden ser técnicas, de presupuesto, tecnológicas, de recursos, etc.
  • Limitaciones internas de la empresa: estas pueden ser de tipo financieras, de marketing, etc.
  • Limitaciones externas: estas pueden ser por motivos medioambientales, leyes y normativas, logísticas, etc.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 13 octubre). Estudio de viabilidad de un proyecto de software. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/estudio-viabilidad-software

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