Gestión de proyectos: fases, metodologías y sistemas para dominarla

Índice:

1. ¿Qué es la gestión de proyectos?
1. Norma ISO para la gestión de proyectos
2. 5 fases de la gestión de proyectos
   1. Análisis de viabilidad del proyecto
   2. Planificación detallada del trabajo
   3. Ejecución del proyecto
   4. Seguimiento y control del trabajo
   5. Cierre del proyecto
3. Metodologías más usadas
   1. La metodología secuencial tradicional
   2. PMI/PMBOK
   3. Agile
   4. Gestión de cambio
   5. Metodologías basadas en el proceso
   6. Otras metodologías
4. Sistemas para la gestión de proyectos
5. Costes de un sistema

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías para planificar y dirigir las tareas y recursos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo específico, medible, alcanzable, relevante y temporal (SMART, por sus siglas en inglés). Los objetivos de la gestión de proyectos son:

• Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
• Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
• Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial. Para establecer los objetivos específicos del proyecto es necesario organizar una serie de reuniones. Los objetivos de estos proyectos pueden expresarse en: resultados (como la creación de una nueva sede central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva sede); beneficios (reducción de costes de las instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento corporativo en tres años).

A la hora de desarrollar un proyecto hay 3 variables a tener en cuenta:el tiempo, el coste y el alcance. Estas tres variables forman parte de todos los proyectos y sirven para asegurar la calidad del proyecto. Estas variables juntas forman el Triángulo de calidad (también conocido como el triángulo de hierro).

La variable del alcance especifica todos los requisitos, pasos y tareas del desarrollo del proyecto. Por otra parte, el tiempo es una variable peculiar no es algo que se pueda controlar como en el caso de los procesos. Por lo que es un verdadero desafío utilizar el tiempo de manera eficiente, manteniendo el proyecto dentro del cronograma y alcanzando los objetivos deseados. Y la última variable, el coste se centra en presupuesto establecido al inicio del proyecto. Las tres variables están interconectadas y dependen mucho la una de la otra. Cuanto más grande sea el alcance del proyecto, más tiempo necesitará y mayor coste tendrá.

¿Existe alguna norma ISO para gestionar proyectos?

La norma ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas. que establece unos estándares para la dirección y gestión de proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas, así como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. La estructura de la norma ISO 21500 continúa con las directrices del PMBOK, uno de los certificados del Project Management Institute (PMI) o instituto de gestión de proyectos.

“Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización.” – Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization y NASA Appel.

Las 5 fases de la gestión de proyectos

El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización tiene ocho tipos de certificados. El PMI divide los proyectos en 5 fases:

1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El estudio de viabilidad del proyectoEl estudio de viabilidad de un proyecto, feasibility study en inglés, es la investigación que realiza una empresa para comprobar si pueden llevar a cabo o no un proyecto determinado. Los estudios de viabilidad son muy útiles para las empresas que quieren empezar con nuevos proyectos (ya sean de nuevas ramas empresariales, cambio de metodología de trabajo o de software). debe incluir:

• Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software A la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.empresarial;
• Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.);
• Análisis de los riesgosLa gestión de riesgos (Risk Management) consiste en la identificación, evaluación, mitigación, seguimiento e informe de las posibles amenazas y vulnerabilidades para el correcto desempeño de una organización. Esta gestión es especialmente importante dentro de la gestión de la calidad de una empresa. La gestión de riesgos es un proceso continuo, ya que constantemente pueden surgir nuevos riesgos y vulnerabilidades. de ejecución del proyecto;
• Análisis del beneficio y el coste previstoEl análisis de coste-beneficio (Cost Benefit Analysis, CBA) es un enfoque que se centra en calcular si los beneficios de una inversión superarán los costes que supone. Es decir, es un planteamiento detallado y a conciencia que hacen las empresas para saber si una inversión les merecerá la pena o no (pensando en el ROI, retorno de la inversión). De esta forma, se pueden tomar decisiones de manera que no sean precipitadas, sino acertadas., la viabilidad de los plazos pactados y la calidad que se pretende.

Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

• Revisar el análisis del alcance del proyecto;
• Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
• Definir el plan de proyecto.

Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

• Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. );
• Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
• Ejecutar las tareas planificadas;
• Gestionar las peticiones de cambio.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados;
• Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
• Gestión de incidenciasEl sistema de ticketing o de seguimiento de incidentes consiste en crear, gestionar y hacer un seguimiento de las incidencias y peticiones de los clientes. Cuando un cliente contacta con atención al cliente, el personal que atiende dicha incidencia abre un “ticket” con la información de la incidencia o duda a tratar. Este ticket permanecerá abierto durante todo el seguimiento de la incidencia hasta que se haya facturado y/o resuelto la incidencia. Este tipo de sistemas se suele usar con bastante frecuencia en empresas de instalaciones y mantenimiento. que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);
• Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).

5. Cierre del proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:

• Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);
• Realización del backup (copia de seguridadUna copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables.) del proyecto;
• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
• Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?

Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio; basada en el proceso; y, otras metodologías.

La metodología secuencial tradicional

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las de WaterfallLa metodología waterfall o "modelo de desarrollo en cascada" consiste en el desarrollo de un proyecto de manera secuencial. Se redacta para el proveedor una lista de requisitos que el producto final debería tener. Tras esta intervención en la fase inicial por parte de la organización, no sería necesario que volviera a participar en el proceso de diseño. Una vez el proyecto queda en manos del equipo de desarrollo, este realizaría las tareas de manera secuencial. Una tarea no dará comienzo hasta que no se haya finalizado la inmediatamente anterior., Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).

PMI/PMBOK

Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos descritas en la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en español Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos jefes de proyectos que niegan que esta sea una metodología, sino una serie de pautas y convenciones para dirigir proyectos.

Agile

La categoría AgileAgile es una metodología donde los requisitos presentados por la organización y las soluciones ofrecidas por el proveedor cambian con el tiempo. Cuando se instala un programa nuevo en una empresa y los usuarios empiezan a probar las funcionalidades que ofrece, puede que echen en falta algo. O quizá opinan que si se cambiase alguna característica el programa les sería mucho más útil. Es por ello que este método se basa en la colaboración y el trabajo en equipo, y se caracteriza por la capacidad de adaptación y flexibilidad. se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías: ScrumScrum es el proceso basado en la metodología agile más utilizado, desarrollado específicamente para project management (gestión de proyectos). Se fomenta el trabajo en equipo, esperando que estos se organicen de manera autónoma. Esto favorece la creatividad y la comunicación, lo que se traduce en equipos más motivados., Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive Project FrameworkUn framework, también conocido como entorno o marco de trabajo, es un código de software ya desarrollado que proporciona estructura y funcionalidades para el desarrollo de un software mayor. El framework se usa como base a la hora de desarrollar un software de mayor tamaño. De esta forma, el código base del software ya está desarrollado y los desarrolladores se pueden centrar en crear código y funcionalidades de mayor peso. (APF). En el Manifesto Agile se valoran algunos elementos por encima de otros:

• Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;
• Un software funcional sobre una documentación general;
• Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;
• La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.

Gestión de cambio (change management)

Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los riesgos y tomando el control del cambio cuando se produce. Los métodos más conocidos son: Event Chain Methodology, cuya idea subyacente es que existen riesgos potenciales que a menudo se encuentran fuera del alcance del proyecto; y, Extreme Project Management, siendo lo contrario de Waterfall, ya que te ofrece una forma de gestionar el cambio masivo y avanzar hacia la finalización del proyecto.

Metodologías basadas en el proceso

En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión de procesos de negocioLa gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista. (Business Process Management, BPM), donde cada método enfoca el trabajo como un conjunto de procesos. Las metodologías dentro de esta categoría son: Lean manufacturingLean Manufacturing o Producción Lean es una metodología que consiste en optimizar la eficiencia de la producción a través de la simplificación del proceso de producción. Con esta forma de producir, todos los elementos innecesarios o ineficientes se eliminan del proceso de producción. En la planificación de producción, por lo tanto, se tendrá en cuenta que los plazos de entrega serán más cortos y, así, a su vez, poder atender a los clientes más rápido. (centrado en la simplificación y reducción de los desperdicios); Six Sigma (también conocida como Seis SigmaSix Sigma (Seis Sigma, 6 σ) es una metodología de proyecto que consiste en mejorar la calidad de un proceso. Esta metodología se basa en estadísticas para medir los defectos o errores presentes en un proceso y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero. Six Sigma es una marca registrada por Motorola desde 1993. Esta marca hace referencia a la letra griega sigma (σ), la cual representa una desviación estándar (en el caso de Motorola la variación de los procesos era del 30,23%). Motorola escogió este nombre porque se puso como objetivo de fabricación sólo tener 3,4 funciones defectuosas por cada millón de ocasiones., se basa en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso al medir los defectos o errores presentes y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero); Lean Six Sigma (combina el enfoque minimalista de Lean -“sin desperdicio” y la mejora de la calidad de Six SigmaSix Sigma (Seis Sigma, 6 σ) es una metodología de proyecto que consiste en mejorar la calidad de un proceso. Esta metodología se basa en estadísticas para medir los defectos o errores presentes en un proceso y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero. Six Sigma es una marca registrada por Motorola desde 1993. Esta marca hace referencia a la letra griega sigma (σ), la cual representa una desviación estándar (en el caso de Motorola la variación de los procesos era del 30,23%). Motorola escogió este nombre porque se puso como objetivo de fabricación sólo tener 3,4 funciones defectuosas por cada millón de ocasiones. “cero defectos”); y Process-Based Project Management o gestión de proyectos basado en procesos (alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los valores corporativos de una empresa).

Otras metodologías

En esta categoría se encuentran aquellas metodologías que, aún siendo importantes, no encajan dentro de las categorías anteriores. Estas metodologías son: PRINCE2 y PRISM. La primera, PRINCE2 (Projects In Controlled Environments o Proyectos en Ambientes Controlados, en español) administra proyectos y se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos. La metodología PRISM (Projects Integrating Sustainable Methods o Proyectos Integración de métodos sostenibles en español) tiene como objetivo gestionar el cambio a la vez que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.

¿Qué sistemas de gestión de proyectos hay en el mercado?

Hoy en día se pueden encontrar sistemas de gestión de proyectos dentro de un ERPA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto. y sistemas de gestión de proyectos independientes. Si una empresa no tiene proyectos muy complejos y quiere poder tener automáticamente datos de otros módulos en el gestor de proyectos elegirá un sistema ERP con gestión de proyectos. Sin embargo, estos suelen requerir ciertas personalizacionesPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. para que se ajuste a la forma de trabajar de la empresa. Dentro de la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se encuentran las distintas formas en las que se pueden registrar un proyecto y su progreso en un sistema ERP.

En cambio, si una empresa realiza proyectos complejos, puede ser que el módulo de gestión de proyectos del ERP no sea suficiente. En este caso, necesitará un sistema especializado. Estos sistemas no necesitan (tanta) personalización, pero suelen costar más dinero y no se integran fácilmente con el ERP para obtener datos.

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Más información

Aparte de si el gestor de proyectos es independiente o está dentro del ERP, también hay que fijarse en otros factores. Por ejemplo, hay sistemas que están desarrollados para seguir ciertos tipos de metodologías de proyectos (como Kanban, Scrum, Agile, Lean, …). Por tanto, la empresa que quiera contratar este tipo de sistemas debe comprobar que el software que escoja siga también su metodología de trabajo. Si no, la empresa no podría trabajar de forma ágil y/o tendría que hacerle muchas personalizaciones al software, incrementando así su coste.

Los sistemas de gestión de proyectos suelen incluir las siguientes funcionalidades:

• Planificación y programación de proyectos
• Gestión de recursos
• Colaboración en equipo
• Seguimiento del proyecto (cronograma)
• Gestión del presupuesto del proyecto
• Gestión de cotizaciones
• Informes y KPIs

Costes de un sistema de gestión de proyectos

El coste de un sistema de gestión de proyectos depende de varios factores: si es un sistema especializado o un módulo dentro del ERP, las licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos., el alojamiento (nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. o localEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.), la cantidad de funcionalidades, entre otras.

Existen soluciones gratuitas online, pero estas solo ofrecen la posibilidad de crear tareas y asignar quién debe hacerla y cuando. Sin embargo, no permiten tener una visión general de cómo va el proyecto.

Hay algunas sistemas de gestión de proyectos desde precios muy económicos. Por ejemplo, uno de los software de gestión de proyectos más conocidos es Jira. Este sistema tiene varios planes: uno gratuito con opciones muy limitadas; uno Standard por 7,5$ (unos 7,14€) por usuario al mes; Premium que incluye más funcionalidades y cuesta 14,50$ (unos 13,80 €) por usuario al mes; y Enterprise que es el que ofrece más posibilidades, pero cuyo precio se indica tras la conversación con los comerciales.

Este no es el único sistema, hay muchos otros como Trello que va desde los 0€ a los 17,50€ por usuario. Kanbanize para las empresas con metodología Kanban, cuyo mínimo de usuarios es de 15 y va desde los 169$ (unos 168€) por los 15 usuarios al mes. O, incluso, Asana que va desde los 0€ hasta los 24,99€ por usuario al mes.

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