Software de gestión electrónica de la calidad (EQMS)

Un software para la gestión de calidad

La gestión de calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro. puede ser un gran reto para una empresa. Un sistema de gestión de calidad puede ser manual, pero, a menudo, ese tipo de documentación clásica ya no es factible. Las empresas dejan de usar la forma de trabajo manual debido al tamaño de los procesos comerciales o al creciente número de socios (extranjeros). Por esa razón existen los sistemas de gestión electrónica de calidad o Electronic Quality Management Systems (EQMS).

Funcionamiento de un EQMS

En resumen, la tarea de un EQMS consiste en gestionar electrónicamente la estrategia de calidad de una empresa. Las tareas específicas del sistema dependen en gran medida del tipo de paquete y de la organización que trabaja con él. Sin embargo, podemos distinguir una serie de tareas básicas:

• Organizar los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. para imposibilitar que surjan errores;
• Cumplir los controles de calidad (o dar consejos para los controles manuales);
• Guardar los resultados de auditoría;
• Ajustar los procesos en base a los resultados de la auditoría;
• Gestionar las quejas;
• Cumplir los análisis de riesgoLa gestión de riesgos (Risk Management) consiste en la identificación, evaluación, mitigación, seguimiento e informe de las posibles amenazas y vulnerabilidades para el correcto desempeño de una organización. Esta gestión es especialmente importante dentro de la gestión de la calidad de una empresa. La gestión de riesgos es un proceso continuo, ya que constantemente pueden surgir nuevos riesgos y vulnerabilidades. de tareas nuevas y de las ya existentes (periódicamente);
• Revisión continua de los procesos empresariales y la estrategia de calidad.

Por lo tanto, un EQMS combina muchas tareas, de las cuales también muchas se incluyen dentro del sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. (Document Management System, DMS) o en el software ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.. Entonces, la pregunta es cómo de necesario es un software aparte para aquellas empresas que ya usan o consideran DMSLa gestión de calidad comienza con una gestión eficiente de los documentos de calidad como los manuales, procedimientos (POE’s) y las instrucciones. Sin embargo, la calidad es más que eso.  Para cubrir también estos aspectos prácticos de la gestión de la calidad, muchas empresas escogen funcionalidades adicionales como complemento a un sistema de gestión documental. Normalmente, estas funcionalidades se encuentran en forma de un SGC que se conecta con el de sistema de gestión documental, o como módulo de gestión de calidad dentro del sistema de gestión documental. o ERPLa gestión de riesgos, incidencias y no conformidades no siempre es suficiente para todo tipo de empresas. Muy especialmente, las empresas de producción necesitan más herramientas físicas de control. Es por eso que la gestión de la calidad a menudo también se incluye en el sistema ERP. En cada proceso empresarial deben existir los suficientes puntos de control que aseguren la calidad del producto o servicio.. La integración también puede ser una buena opción en ciertos casos.