Análisis de coste-beneficio

Índice:

1. ¿Qué es el análisis de coste-beneficio?
2. Ejemplos reales
   1. Caso positivo
   2. Caso negativo
3. Pautas un análisis de coste-beneficio
   1. Descubrir el pain
   2. Estudiar la situación actual
   3. Comparar alternativas
   4. Evaluar los costes
   5. Analizar los beneficios
   6. Considerar la viabilidad de la empresa
   7. Informe y plan de acción

¿Qué es el análisis de coste-beneficio?

El análisis de coste-beneficio (Cost Benefit Analysis) es un enfoque que se centra en calcular si los beneficios de una inversión superarán los costes que supone. Es decir, es un planteamiento detallado y a conciencia que hacen las empresas para saber si una inversión les merecerá la pena o no (pensando en el ROI, retorno de la inversiónEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena.). De esta forma, se pueden tomar decisiones de manera que no sean precipitadas, sino acertadas.

¿Sabías que? El primero en mencionar el análisis de coste-beneficio fue el ingeniero y economista francés Jules Dupuit en 1848. Sin embargo, fue el economista británico Alfred Marshall el que formalizó el término en sus trabajos.

Ejemplos reales en los que basar un análisis de coste-beneficio

A la hora de analizar la situación en la que se encuentra una empresa, siempre ayuda ver los casos de otras empresas que se han encontrado en la misma situación. En los siguientes apartados hay ejemplos de casos de empresas en los que se puede ver cuándo ha ido bien y mal, y por qué.

Caso positivo de un análisis de coste-beneficio

Una empresa de construcción de 120 empleados no tiene sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.. Este tipo de empresas gestiona una gran cantidad de documentos y, aunque los tienen en una base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos., debido al gran volumen y a las versiones que cada uno crea, hay un gran caos y es muy difícil encontrar (la versión adecuada) del documento.

Si de esa empresa, 50 empleados fueran a usar el sistema, se podría ver cómo de útil podría ser. Si los empleados pudieran encontrar los documentos al instante o hacer operaciones de forma automática se ahorraría bastante tiempo. Por tanto, si 50 empleados se ahorraran 20 minutos al día, trabajando unos 220 días al año, la empresa se ahorraría aproximadamente unos 130.000€ al año.

Viéndolo así puede sonar muy tentador querer adquirir un sistema de gestión documental. Pero a esa ganancia de euros al año no se le han descontado los costes que supone una implementación de un softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc..

El primer año de un software siempre tiene un coste mayor debido al desarrollo, personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder., formación, consultoría, ajustes, hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente. necesario,… y eso sin contar las licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos., el mantenimiento y el soporte. Además, los años consecutivos hay que seguir pagando la cuota de licencias, soporte y mantenimiento.

A esos gastos hay que sumarle un posible aumento del número de licencias y/o de funcionalidades. Ten en consideración que a mayor número de funcionalidades, capacidad y elementos específicos requeridos, mayor será el coste. Todo eso sin contar que hay que emplear bastante tiempo de la dirección y los empleados para que la implementación salga bien.

Por tanto, si se implementa un sistema de gestión documental que cuesta 80.000€ el primer año (aparte de posibles gastos de hardware) y un 20-30% de ese presupuesto inicial los posteriores y, la empresa se ahorra unos 130.000€ al año, eso es una buena inversión. No obstante, si el sistema que se requiere costaría 110.000€, los beneficios que se sacarían de la implementación de dicho software podrían verse como insuficientes.

Por ello, antes de buscar una solución es importante establecer la situación en la que se encuentra actualmente la empresa, qué se quiere conseguir con el software y cómo y, lo último pero también muy importante, cuánto es el máximo que estarían dispuestos a gastarse implementarlo y que saliera rentable.

Atención: algunos sectores requieren software especializado. Por ejemplo, cuando una empresa de construcción necesita un gestor documental, este debe ser capaz de soportar archivos de CADEl Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D., 3D, BIMEl modelado de información para la construcción es más conocido por sus siglas anglosajonas, BIM (Building Information Modeling). El BIM no es un software, sino una metodología de trabajo colaborativa a tiempo real que se encarga de la creación y gestión de un proyecto de construcción. Esta aclaración resulta fundamental ya que es un error muy común confundir BIM con softwares como Autodesk Revit, ArchiCAD, AutoCAD o cualquier otra plataforma de este tipo del mercado., Revit, entre otros. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se encuentra una lista de sistemas de gestión documental que están enfocados para este sector.

Caso negativo de un análisis de coste-beneficio

El número de herramientas de software que se especializan en ONG’s es reducido. Es por ello que muchas ONG seleccionan paquetes generales que después se tienen que adaptar a su sector. Un software que suelen necesitar este tipo de organizaciones es el sistema de gestión de relaciones con el clienteLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente. (CRM, Customer Relationship Management). Un CRM ayuda a llevar un control de los clientes o, en el caso de una ONG, de los suscriptores. Por tanto, es bastante común que una ONG tenga que adquirir un CRM general y adaptarlo según el tipo de flujo de trabajos y de (potenciales) suscriptores que tenga.

Tener que personalizar una solución general de CRM para una ONG no tiene por qué ser una gran desventaja. Hay paquetes de CRM en el mercadoEn el mercado de software actual existe una gran diversidad de posibilidades para el CRM. El problema es que no siempre está claro sobre qué tipo de sistema de CRM se está hablando. Los proveedores llaman a sus productos paquetes de CRM muy a la ligera, mientras que, a veces, no son más que una base de datos con datos de los clientes.  que son bastante personalizables y permite diferentes modelos de clientes y/o procesos. No obstante, para hacer que un software se adapte bien a la ONG, la propia ONG tiene que hacer un estudio en profundidad de su situación y establecer cómo le gustaría que se desarrollara la situación en el futuro. El planteamiento de los procesos es vital para que haya una buena personalización. Esta situación está basada en un caso real de una ONG que estuvo en contacto con uno de nuestros consultores del centro de conocimiento EKCIT.

Esta ONG pensó en cómo llevaban ese proceso a cabo hasta ahora y no en cómo iban a hacerlo una vez que tuvieran la herramienta. Por lo que, una vez que estuvo implementada la herramienta, no le sacaron rentabilidad. Los procesos eran básicamente idénticos a los de antes y no se ahorraba el tiempo esperado. Por lo tanto, no se pudo emplear el tiempo en otras tareas.

Además, se había pagado un coste extra para esa personalización. Para 7 usuarios se gastaron un total de 10.000€ para el primer año (con la implementación, desarrollo, personalización, licencias,etc.) y 2-3.000€ en los posteriores para las licencias, soporte y mantenimiento.

Si el coste hubiera sido el mismo, pero se hubieran ahorrado el tiempo esperado, hubiera sido rentable. Pongamos el caso que los 7 usuarios se hubieran ahorrado 20 minutos al día, en 220 días al año. La ONG se hubiera ahorrado unos 25-30.000€, que al quitarle la inversión sigue quedando positivo. Al no ahorrar (apenas) tiempo, no se pudieron beneficiar de dicho CRM.

El resultado de dicha implementación no fue positivo. Una mala implementación resulta fatal para cualquier empresa, pero es aún peor para las pymes y aquellas ONG en el cual la rentabilidad del negocio es muy reducida.

Pautas para hacer un análisis de coste-beneficio

A la hora de hacer un análisis de coste-beneficio es importante estudiar qué herramientas tiene la empresa en ese momento, qué le gustaría mejorar y si se podría hacer con una pequeña ampliación o personalización de las herramientas actuales. Si no se pudiera hacer con lo que tiene la empresa, entonces sería conveniente investigar qué soluciones hay para acabar con esos pains.

Además, si esa personalización o mejora solo sirviera para un departamento, habría que valorar hasta qué punto merece la pena invertir en un software para un único departamento. Esto realmente solo merece la pena cuando se requiere algo muy específico, como un módulo contable, gestión documental para calidadLa gestión de calidad comienza con una gestión eficiente de los documentos de calidad como los manuales, procedimientos (POE’s) y las instrucciones. Sin embargo, la calidad es más que eso.  Para cubrir también estos aspectos prácticos de la gestión de la calidad, muchas empresas escogen funcionalidades adicionales como complemento a un sistema de gestión documental. Normalmente, estas funcionalidades se encuentran en forma de un SGC que se conecta con el de sistema de gestión documental, o como módulo de gestión de calidad dentro del sistema de gestión documental., nóminasUn software de nóminas sirve para generar las nóminas de los empleados. Con este software se puede: almacenar y gestionar los datos de los empleados; calcular y emitir las nóminas; elaborar e imprimir cheques; administrar impuestos; gestionar fechas clave y de otros trámites administrativos comunes; depositar directamente los cheques en la cuenta bancaria de los empleados; deducir automáticamente; gestionar planes de pensiones.; gestionar el finiquito; entre otras. para recursos humanos o, incluso, gestión de inventarioLa gestión de inventario es un concepto muy amplio, el cual entiende cada persona de diferente forma. En general, se distinguen tres conceptos dentro de la gestión de inventario: visión general del inventario (referencias y cantidad disponible); planificación del inventario (equilibrio para que haya el stock necesario, pero no en exceso); y planificación de la ubicación del stock. para algunas empresas logísticas.

Por tanto, es recomendable seguir unas pautas cuando se tiene que analizar el coste-beneficio de una solución:

1. Descubrir el pain

Se conoce como “pain point”, o punto de dolor, al proceso que conlleva mucho tiempo y/o complejidad añadida dentro de una empresa. Por ejemplo, cuando una empresa que tiene más de 100 clientes lleva la gestión de relaciones con el cliente con un Excel. En este caso, puede ser que aquellos que tengan que trabajar con el Excel tengan dificultades para encontrar algún documento o dato de un cliente.

Otro caso, podría ser el de una empresa que tiene las nóminas externalizadas y descubre que podría ahorrar algo de dinero si llevaran las nóminas en interno. Hay tantos tipos de pains como empresas, ya que cada empresa es un mundo. Por eso, es importante descubrir qué se debe mejorar en la empresa.

2. Estudiar la situación actual

Una vez que se sabe qué pains tiene la empresa, hay que hacer dos cosas:

• Ver cómo se está lidiando con el punto de dolor en la actualidad y ver en qué procesos empresariales influye.
• Hacer un Blueprint IT de los softwares que se tiene en la empresa.

Un Blueprint IT es un mapa de los procesos y soluciones de software que tiene en la empresa. En este Blueprint hay que añadir tanto las funcionalidades que se tienen actualmente contratadas como las que se podrían añadir.

Nota: hacer un blueprint no es tarea fácil. Por eso, algunos jefes de proyecto no saben por dónde empezar cuando tienen que hacer un Blueprint IT. Dentro del Premium digiBook Blueprint de procesos empresarialesEste digiBook es una herramienta para las empresas que quieran mapear sus procesos empresariales. Por ejemplo, cuando una organización comienza un proyecto TIC para seleccionar una aplicación de software. podrá ver cuáles son los pasos para hacer un Blueprint, ejemplos prácticos anonimizados de empresas reales y consejos para conseguir hacer uno fácilmente.

Se puede dar el caso de que una empresa tenga un pain en su gestión de inventario y tenga un ERP contratado con los módulos de contabilidad, finanzasLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados. y compras. Si al software ERP se le puede agregar el módulo de gestión de inventario, esto podría ser una de las posibles soluciones. Si el ERP actual no tuviera la opción de añadir un módulo de gestión de inventario, habría que sopesar otras posibilidades.

3. Comparar alternativas

Cuando ya se tiene toda la información respecto a los puntos a mejorar y la situación actual, es hora de ver cómo se puede afrontar. Las diferentes alternativas generales se pueden resumir en cuatro:

• Modificar los procesos empresariales: cuando al analizar la situación y el problema se llega a la conclusión de que con un reajuste de los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. se puede solucionar el problema.
• Ampliar las funcionalidades de algún software que ya se tenga: cuando un reajuste no es suficiente y se tiene un software al que puede agregar una funcionalidad. Esta ampliación de funcionalidades permite tener esa ampliación por un coste bastante reducido y sin tener que llevar a cabo toda una implementación.
• Adquirir un nuevo software: cuando no se puede solucionar ni con un reajuste de los procesos ni con el software que ya se tiene, se puede meditar la implementación o migraciónUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero. de un nuevo software que pueda cumplir con esas necesidades y requisitosUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado..
• No hacer nada: cuando no merece la pena reajustar los procesos empresariales ni adquirir la funcionalidad (o no es posible permitírselo).

Es muy relevante anotar qué opciones son las que mejor vienen para el pain y cuáles son las ventajas y desventajas de cada alternativa para poder valorar mejor lo que hacer. Las opciones puestas ahí arriba son las alternativas más generales. Eso significa que hay otros pains que se pueden resolver de otras formas, por ejemplo, subcontratando un servicio (como las nóminas).

4. Evaluar los costes

Al valorar las distintas alternativas, puede que una empresa llegue a la conclusión de que las alternativas de software son las más tentadoras. Ante este caso, es recomendable hacer una lista de los costes que implica la situación actual como lo que implicaría el aumento de funcionalidades o un nuevo sistema. Comparando las 3 alternativas de la sección anterior, se puede ver mejor qué coste supone cada una.

En cuanto a los tipos de costes, existen tanto los tangibles como los intangibles:

• Tangibles: son aquellos costes que se pueden contabilizar. En esta categoría se encuentran gastos como: hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente., formación, licencias, desarrollo, mantenimiento, soporte, etc.
• Intangibles: son aquellos costes que vienen de forma indirecta y no se pueden calcular. Algunos de estos costes son: satisfacción del personal y de los clientes, calidad, etc.

Atención: hay algunos costes que pueden surgir y que no hayan sido notado a primera vista o que el proveedor no haya mencionado. En la Guía ERP 2024La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se incluye una lista con los costes ocultos que pueden aparecer en una implementación de ERP.

5. Analizar los beneficios

No todo lo que se tiene que valorar son los costes. A veces, una mayor inversión inicial acaba con unos beneficios aún mayores. Al igual que al calcular los beneficios que se podrían sacar de cada alternativa, hay tanto beneficios tangibles como intangibles.

Véase el caso de una empresa del sector de la telecomunicación. Este tipo de empresas suelen tener 2-3 procesos de selección semanales. Eso quiere decir, que reciben una gran cantidad de currículos que tienen que estudiar, almacenar y tratar según la política de protección de datosDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados.  vigente. Además, estos currículums los pueden recibir para el mismo proceso o para distintos procesos a través de varios canales diferentes (LinkedIn, Indeed, InfoJobs, Infoempleo, o incluso desde su propia página web).

Sin una herramienta que les ayude a gestionar estos procesos de selección un técnico puede estar perdiendo mucho tiempo con currículums duplicados e, incluso, triplicados; o tratando los currículos mal de acuerdo con la ley de protección de datos, provocando que se tenga que pagar una gran multa; entre otras desventajas.

En este caso, una implementación de un módulo de selección y reclutamientoEl software de recursos humanos online ha experimentado un auge al mismo tiempo que otras tecnologías en la nube. Esto no es de extrañar pues firmas de análisis como Gartner auguran un aumento continuado de las soluciones empresariales en la nube y prevén que el 60% de las grandes y medianas empresas tengan sus soluciones en la nube para 2025. puede resultar en un beneficio bastante superior a los costes.

6. Considerar la viabilidad de la empresa

En este apartado, al hablar de viabilidadEl estudio de viabilidad de un proyecto, feasibility study en inglés, es la investigación que realiza una empresa para comprobar si pueden llevar a cabo o no un proyecto determinado. Los estudios de viabilidad son muy útiles para las empresas que quieren empezar con nuevos proyectos (ya sean de nuevas ramas empresariales, cambio de metodología de trabajo o de software)., no solo nos referimos a la económica. Una empresa puede tener los recursos monetarios para adquirir un nuevo software o realizar modificaciones en el que ya tiene, pero no tener la capacidad técnica u organizacional para llevarlo a cabo.

Una empresa podría pensar que al tener viabilidad económica para hacerlo, podría adquirir los otros tipos de capacidades. No obstante, entonces, habría que añadir en la parte de costes lo que supondría tales cambios. La capacidad técnica se puede solucionar contratando a alguien que pueda encargarse o un hardware que hiciera falta, pero quizás con esa inversión extra ya no compense.

En cuanto a la capacidad organizacional es un poco más complicado. Para conseguir una viabilidad organizacional, no hay que hacer únicamente una inversión económica, sino que también de tiempo. Cada empresa tiene su cultura y su forma de proceder y cambiar estas características, aunque sea mínimamente, cuesta bastante tiempo y esfuerzo.

También existen los casos en los que una compañía tiene viabilidad técnica y organizacional, pero no económica como para empezar por su cuenta el reajuste o implementación. En este escenario, dicha empresa tiene 2 opciones: la primera, esperar hasta que pueda hacerlo por sus propios medios y seguir como está; y la segunda, es con ayuda externa: bien sea con un préstamo de un banco, con un inversor externo o con una subvención del gobierno regional, nacional o europea.

7. Informe y plan de acción

En este último paso se hace un resumen de la información analizada anteriormente y se establece un plan de acción. Dependiendo de si los beneficios superan a los gastos y se está preparado a nivel económico, técnico y organizacional, se puede empezar con el proyectoA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto. de implementación.

Si no se está preparado, no merece la pena la inversión o, simplemente, con un reajuste de los procesos es suficiente, también ha de crearse un plan de acción. Un plan de acción tiene una serie de pasos a seguir:

• • Definir objetivos: estos objetivos ya fueron pensados durante el estudio de los pains. No obstante, en este apartado hay que definir objetivos de forma que sean medibles, alcanzables, reales y ponerles una fecha límite. Un ejemplo de esto puede ser querer llevar un control analítico de la actividad financiera y ahorro de tiempo, ya que con la tabla de Excel no pueden tener dicho análisis y tardan bastante tiempo.
  • Detallar la estrategia: es el camino que se va a seguir para conseguir dichos objetivos (bien sea reajuste organizacional, actualización y adición de funcionalidades del software actual o una implementación o migración de software). En el caso de la analítica financiera puede ser, por ejemplo, que se implemente la funcionalidad de finanzas del ERP y/o de informes analíticos con inteligencia de negocios (BI)La Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc.; que se adquiera un módulo de finanzas especializado; que se contrate más personal;…
  • Plantear las tareas: en este momento hay que definir las tareas que se requieren para poder desarrollar la estrategia. Si se va a hablar con el proveedor de la herramienta que ya se tiene para ver qué ofrece y compararla con lo que otros ofrecen. Si va a realizar una migración o una implementación, saber si hace falta comprar algo de hardware como servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales.. También, si se va a adquirir un sistema de gestión documental, añadir la tarea de digitalizar todos aquellos documentosLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. que se vayan a agregar. Estudiar la cantidad y tipo de licencias que se van a requerir y un mapeo de los flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. , entre muchas otras tareas.
  • Elaborar un diagrama de Gantt: un diagrama de Gantt es una herramienta que sirve para tener una visión general de la otorgación de tiempo que se le da a cada tarea. De esta forma, se puede tener esta información de una forma más visual del tiempo total que se va a tardar en llevar a cabo la estrategia.

• • Designar responsables: una persona no puede encargarse de todo una estrategia ella sola. Es por ello, que a veces, va a tener que delegar ciertas tareas en otros. Para ayudar a la hora de saber qué delegar, hay quienes siguen la matriz de Eisenhower. Cuando se sepa qué tareas se van a tener que delegar, se podrá elegir mejor al responsable basándose en las habilidades que se requieren para llevar dicha tarea a cabo.

• Ejecutar el plan de acción: una vez que ya se tiene todo lo anterior, es hora de ponerse manos a la obra. Tanto si se ha decidido seguir igual, hacer una pequeña mejora o personalización, o, incluso, toda una implementación, este es el momento de hacerlo.

Importante: muchos jefes de proyecto no saben muy bien qué preguntas y temas deben tratar al reunirse con un proveedor de software. Por ello, EKCIT ha desarrollado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!El Premium digiBook “¡Ayuda, tengo una demo!” sirve para preparar las futuras conversaciones con los proveedores y contiene consejos prácticos para sacarle el mayor provecho posible a las demostraciones de producto. Este documento está basado en experiencias previas de diferentes jefes de proyecto. que incluye aquellos temas que las empresas no deben olvidar en absoluto antes, durante y después de las conversaciones con los proveedores.