El proceso de implementación de un sistema de búsqueda empresarial es clave para la futura obtención del ROI. Aunque aparentemente puede parecer un proceso sencillo, cualquier complicación puede dar al traste con todo el proyecto. Para evitar que aparezcan problemas lo mejor es seguir unas recomendaciones durante cada paso de la implementación de un sistema de búsqueda empresarial. Pero, ¿qué aspectos hay que tener en cuenta? ¿Cuáles son las acciones previas a la implementación?
Índice:
Aspectos previos de la implementación de un sistema de búsqueda empresarial
Comenzar un nuevo proyecto de implementación de sistemas siempre es un proceso bastante delicado. En el caso de la búsqueda empresarial no es muy diferente, cualquier error puede ser fatal para el resultado final, lo que resultará en una pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero de la que puede ser bastante difícil recuperarse. Aunque es cierto que otras soluciones de negocio empresariales (como el ERP) pueden tener un efecto mayor en una compañía si hay algún problema, la búsqueda empresarial también tiene una serie de particularidades a tener en cuenta. Aspectos como la definición de necesidades y objetivos, la formación para los usuarios o la protección y seguridad de los datos disponibles son claves para que el proceso de implementación se realice correctamente. En la Guía de Búsqueda Empresarial puede encontrar una serie de recomendaciones para la seguridad, la elección del proveedor y otros factores para alcanzar el éxito en un proceso de implementación.
Hoja de ruta para la implementación de un sistema de búsqueda empresarial
Dentro de cada proceso de implementación de un sistema de búsqueda empresarial tiene que establecerse una serie de pasos u hoja de ruta. Esto ayudará a que se pueda realizar un seguimiento de cada uno de los avances en la implementación, y así reducir el riesgo de complicaciones durante el proceso. En este sentido, los pasos a seguir son:
1. Estudio de las necesidades internas
Ninguna empresa o responsable TIC propondrá adquirir un sistema de búsqueda empresarial sin realizar un estudio sobre las necesidades de la compañía. Meterse de lleno en la implementación de un sistema de búsqueda empresarial sin conocer qué y cómo se busca dentro de la compañía es un ingrediente para el desastre. En este caso, lo más adecuado es realizar un análisis del volumen de datos, búsquedas y usuarios que necesitan estas funcionalidades antes de ni siquiera plantearse elegir un sistema de búsqueda empresarial concreto.
2. Definición de los objetivos
¿Quiere que sus empleados tengan acceso a todo tipo de datos? ¿Hay que mejorar la atención al cliente ofreciendo respuestas rápidas dentro de una gran cantidad de información? ¿Necesita estar continuamente buscando dentro de datos antiguos? Cada empresa tiene sus peculiaridades y como tal, los objetivos a alcanzar con el sistema de búsqueda empresarial también serán particulares para una empresa. Una vez establecida la necesidad, hay que definir qué se quiere conseguir y orientar todo el proceso de implementación de un sistema de búsqueda empresarial para alcanzar estos objetivos.
3. Selección de la información
En la Guía de Búsqueda Empresarial encuentra algunos de los riesgos de los sistemas de búsqueda empresarial. Entre ellos, se encuentra la posibilidad de que con esta herramienta, se dé acceso a los usuarios a la información más sensible de la empresa, o que quiere tener protegida por otros motivos. En estos casos, es mejor establecer a priori qué datos queremos que el sistema indexe para evitar sorpresas desagradables. Los objetivos pueden estar definidos y ser claros, pero una mala gestión de los datos disponibles puede acabar proporcionando información delicada a personas incorrectas.
4. Estructuración de los permisos de usuario
Relacionado con el factor anterior, otro de los puntos clave es definir qué usuarios serán los encargados de realizar y acceder a los sistemas de búsqueda. Una correcta estructuración de la información viene seguida de una estructuración de los usuarios con acceso al sistema. De esta forma se asegurará doblemente de que no haya problemas de acceso a la información tras la implementación del sistema de búsqueda empresarial.
5. Selección del sistema de búsqueda empresarial y proveedor
Finalmente, una vez definidos todos los aspectos previos es hora de empezar la búsqueda de la solución de búsqueda empresarial que dé respuesta a las necesidades y ayude a alcanzar los objetivos. En este caso, hay que comprobar distintos aspectos de cada herramienta como el precio por uso, la disponibilidad, el número de documentos de indexación, etc. Además, hay que asegurarse de que existe un proveedor que pueda supervisar todo el proceso de implementación de un sistema de búsqueda empresarial.
6. Últimos pasos
Una vez que haya comenzado la implementación por parte del proveedor, sólo queda asegurarse de que el sistema pueda ser usado por los usuarios asignados. Lo general en los sistemas de búsqueda empresarial, es que tanto la interfaz como su funcionamiento no sean demasiado complicados, pero en ocasiones puede hacer falta una pequeña formación para su uso especializado. En este caso, lo normal es que el propio proveedor elegido ofrezca realizar una sesión introductoria sobre el programa, aunque no es estrictamente necesario. Puede haber otros aspectos de uso, como la configuración avanzada del sistema, que necesite ser gestionada por un administrador del sistema, en cuyo caso también sería recomendable que el proveedor realizase una presentación. Por todo esto, en la Guía de Búsqueda Empresarial podrá encontrar una serie de pautas a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor proveedor que le acompañe en todo el proceso de implementación de un sistema de búsqueda empresarial.