Las funcionalidades de Google Search Appliance (GSA) permiten optimizar la rapidez y eficacia en las búsquedas internas de una organización y, por lo tanto, obtener un mejor acceso a la información relevante para los empleados. Google Search ApplianceGoogle Search Appliance (GSA) es una solución de Google que integra software y hardware para la búsqueda empresarial (BE). Este sistema se instala en el data center de su empresa y realiza búsquedas en cuestión de segundos entre toda la información existente. Además, su escalabilidad permite que pueda adaptarse al tamaño de su compañía según ésta vaya creciendo. tiene una gran versatilidad para la búsqueda empresarial, ya sea por la gran cantidad de formatos de documentos que reconoce como por las opciones de búsqueda que ofrece al usuario. Además, gracias a la tecnología de búsqueda de Google, ofrece funciones propias del buscador de Internet con las que muchos usuarios ya están familiarizados. ¿Cuáles son esas funcionalidades? ¿Qué otras opciones ofrece GSA para mejorar la búsqueda interna de información en empresas?

¡Atención! Esta solución ha quedado obsoleta. La nueva versión se llama Google Cloud Search. Para obtener más información sobre esta nueva solución, consulte la Guía de Búsqueda Empresarial.

Índice:

1. Funcionamiento de Google Search Appliance
2. Funcionalidades para buscar mejor
   1. Conectores de contenido
   2. Formato de documentos
   3. Opciones de seguridad

¿Cómo funciona Google Search Appliance?

El funcionamiento de Google Search Appliance se basa en el mismo algoritmo que se ha popularizado gracias al buscador de Google. Este algoritmo es propiedad de Google y no está disponible de forma pública para su modificación, mientras que otros sistemas de búsqueda empresarialBuscar información al mismo tiempo en todos los canales de una empresa es un reto cada vez más grande. Aquí es donde entran en juego los sistemas de búsqueda empresarial, conocidos en inglés como Enterprise Search o Búsqueda Empresarial. En general, las aplicaciones de búsqueda empresarial entran dentro de 3 categorías: sí que permiten adaptar o modificar los parámetros de su algoritmo interno. Esto ha provocado que haya usuarios que consideren el hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente. de GSA como una “caja negra” que no permite personalizaciones en cuanto a la forma de buscar. Sin embargo, esto no llega a ser del todo cierto, ya que GSA tiene algunas opciones de configuración mediante la interfaz web que incidirán directamente en los resultados de la búsqueda. En cualquier caso, en la Guía de Búsqueda Empresarial puede encontrar una comparativa entre distintos sistemas de búsqueda empresarial y el nivel de personalización de búsquedas que permiten.

Funcionalidades de Google Search Appliance – Gráfico elaborado a partir de datos de Google

Respecto a su uso, Google Search Appliance es similar al buscador online de Google, creando un listado principal de documentos y resultados tras rastrear e indexar el contenido de los repositorios de información de su empresa. Los resultados que arroja al realizar una búsqueda se recuperan al instante utilizando la tecnología de búsqueda de Google, reduciendo así los tiempos de búsqueda de documentos dentro de la organización. Los algoritmos de búsqueda empresarial de Google identifican la consulta de búsqueda del usuario en los resultados relevantes tanto de la información dentro de los documentos como en los títulos y metadatos.

Funcionalidades de Google Search Appliance para mejorar la búsqueda

Gracias a la tecnología desarrollada mediante su buscador online, Google Search Appliance incluye algunas funcionalidades propias orientadas principalmente al usuario, como la conversión automática de archivos PDF y Microsoft OfficeMicrosoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace. a HTML o la corrección ortográfica automatizada. Además, GSA incluye métodos exclusivos de ranking a través de hipertexto, logrando identificar las páginas de mayor calidad de su intranetUna intranet es una red privada de trabajo dentro de una organización a la que solo tienen acceso los empleados. Esta red de trabajo puede consistir en redes de área local conectadas (Local Area Networks, LAN) o, a veces, incluso de redes de área amplia (Wide Area Networks, WAN). A través de una puerta de enlace (gateway), los usuarios de la intranet también tienen acceso a internet regular, a veces con ciertas restricciones. y los sitios web públicos de su empresa. La relevancia de los resultados se establece en función del acceso a los resultados, provocando que aquellos en los que los usuarios hagan clic más a menudo sean los que ascenderán poco a poco a las primeras posiciones. GSA también incorpora un sistema de reportes que le ayudará a conocer cómo están realizándose las búsquedas y así poder mejorar el sistema desde dentro.

Entre las funcionalidades de Google Search Appliance se incluye un diccionario de sinónimos mediante el cual se pueden identificar palabras propias del negocio con un tema concreto. Por ejemplo, identificar una palabra como “lámpara” con “producto” de forma que al buscar “producto” en el sistema también arroje los resultados de la palabra “lámpara”. Si a esto se le añaden las opciones para la configuración de filtros y categorías, las búsquedas pueden especializarse de forma avanzada. En la Guía de GSA podrá encontrar otras opciones concretas de configuración para sacar todo el partido a la búsqueda empresarial.

Conectores de contenido

Google Search Appliance puede buscar contenido en aplicaciones, bases de datos y programas que se utilizan en el mundo empresarial: SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube., AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc., SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988., etc. Mediante el uso de unos conectores, GSA puede indexar el contenido de todos los sistemas de la empresa, proporcionando así mayor alcance y precisión a las búsquedas que se realizan. Los conectores de los programas más populares se proporcionan por parte de Google, aunque existen otros que los desarrolladores de dichos programas ponen a disposición del usuario. Si no existe un conector ya programado, tendrá que desarrollarse específicamente para su empresa, lo que aumentará el tiempo y coste total. Puede comprobar qué conectores existen y así ahorrar tiempo en la implementación en la Guía de GSA.

Formato de documentos

La cantidad de documentos que este sistema de búsqueda empresarial indexa llega aproximadamente a los 220 formatos distintos. Con esto, las funcionalidades de Google Search Appliance dentro de una empresa se amplían, permitiendo realizar búsquedas de contenidos muy diversos. Entre los formatos en los que GSA puede buscar se encuentran:

• Procesamiento de texto (Microsoft Word, Lotus WordPro, OpenOffice Writer, PDF, etc.)
• Hojas de cálculo (Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, OpenOffice Calc, etc.)
• Bases de datos (Microsoft Access, etc.)
• Imágenes y gráficos (JPEG, GIF, Photoshop File, etc.)
• Presentaciones (Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance, OpenOffice Impress, etc.)
• Email (Microsoft Outlook, Lotus Notes, etc.)
• Archivos de audio y vídeo (mp3, mp4, etc.)
• Archivos comprimidos y de almacenamiento (Winzip, Winrar, etc.)

La precisión de la búsqueda para algunos de estos tipos de archivo dependerá de los metadatos asociados a los archivos en cada caso, sobre todo para los archivos multimedia. Si el proceso de negocio actual de la empresa no incluye la asignación de metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML., algunos tipos de archivo se limitarán a ser reconocidos por el nombre del archivo y no por su contenido.

Algo parecido ocurre con los documentos escaneados, ya que por el momento las funcionalidades de Google Search Appliance no incluyen el reconocimiento óptico de caracteres (OCREl Reconocimiento Óptico de Caracteres o OCR en sus siglas en inglés (Optical Character Recognition) es una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables. Se abre la posibilidad de hacer accesibles a través de ordenador aquellos documentos impresos o escritos con máquina de escribir que antes solamente estaban disponibles en formato físico. También la de transformar todos aquellos documentos digitales que contienen texto que no se puede editar en documentos editables sobre los que poder trabajar.) de forma nativa. En estos casos, los metadatos son esenciales para poder reconocer la información de estos documentos, aunque también hay opciones para reconocer OCR con GSA mediante conectores. Los conectores para el reconocimiento de texto OCR suelen ser creados por empresas que entre sus servicios incluyan los lectores OCR, como en este caso la empresa ABBYY. En la Guía de GSA se describe como mejorar el reconocimiento de información en distintos tipos de archivos mediante metadatos y desarrollo de conectores a medida.

Opciones de seguridad en GSA

No hay que olvidar que las funcionalidades de Google Search Appliance para mejorar la búsqueda también permiten establecer rangos de autorización de acceso a documentosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores., autorizando la búsqueda de ciertos documentos sólo a aquellos empleados que se seleccionen en función de su departamento o puesto. Sin embargo, algunas de las opciones por defecto de GSA pueden provocar que algunos datos estén disponibles al público en ciertos tipos de redes. Para conocer los riesgos que las funcionalidades de Google Search Appliance pueden presentar, acceda a la Guía de GSA.