Funcionalidades de Google Search Appliance

Las funcionalidades de Google Search Appliance (GSA) permiten optimizar la rapidez y eficacia en las búsquedas internas de una organización y, por lo tanto, obtener un mejor acceso a la información relevante para los empleados. Google Search Appliance tiene una gran versatilidad para la búsqueda empresarial, ya sea por la gran cantidad de formatos de documentos que reconoce como por las opciones de búsqueda que ofrece al usuario. Además, gracias a la tecnología de búsqueda de Google, ofrece funciones propias del buscador de Internet con las que muchos usuarios ya están familiarizados. ¿Cuáles son esas funcionalidades? ¿Qué otras opciones ofrece GSA para mejorar la búsqueda interna de información en empresas?

¿Cómo funciona Google Search Appliance?

El funcionamiento de Google Search Appliance se basa en el mismo algoritmo que se ha popularizado gracias al buscador de Google. Este algoritmo es propiedad de Google y no está disponible de forma pública para su modificación, mientras que otros sistemas de búsqueda empresarial sí que permiten adaptar o modificar los parámetros de su algoritmo interno. Esto ha provocado que haya usuarios que consideren el hardware de GSA como una “caja negra” que no permite personalizaciones en cuanto a la forma de buscar. Sin embargo, esto no llega a ser del todo cierto, ya que GSA tiene algunas opciones de configuración mediante la interfaz web que incidirán directamente en los resultados de la búsqueda. En cualquier caso, en la Guía de Búsqueda Empresarial puede encontrar una comparativa entre distintos sistemas de búsqueda empresarial y el nivel de personalización de búsquedas que permiten.

Funcionalidades de Google Search Appliance – Gráfico elaborado a partir de datos de Google

Respecto a su uso, Google Search Appliance es similar al buscador online de Google, creando un listado principal de documentos y resultados tras rastrear e indexar el contenido de los repositorios de información de su empresa. Los resultados que arroja al realizar una búsqueda se recuperan al instante utilizando la tecnología de búsqueda de Google, reduciendo así los tiempos de búsqueda de documentos dentro de la organización. Los algoritmos de búsqueda empresarial de Google identifican la consulta de búsqueda del usuario en los resultados relevantes tanto de la información dentro de los documentos como en los títulos y metadatos.

Funcionalidades de Google Search Appliance para mejorar la búsqueda

Gracias a la tecnología desarrollada mediante su buscador online, Google Search Appliance incluye algunas funcionalidades propias orientadas principalmente al usuario, como la conversión automática de archivos PDF y Microsoft Office a HTML o la corrección ortográfica automatizada. Además, GSA incluye métodos exclusivos de ranking a través de hipertexto, logrando identificar las páginas de mayor calidad de su intranet y los sitios web públicos de su empresa. La relevancia de los resultados se establece en función del acceso a los resultados, provocando que aquellos en los que los usuarios hagan clic más a menudo sean los que ascenderán poco a poco a las primeras posiciones. GSA también incorpora un sistema de reportes que le ayudará a conocer cómo están realizándose las búsquedas y así poder mejorar el sistema desde dentro.

Entre las funcionalidades de Google Search Appliance se incluye un diccionario de sinónimos mediante el cual se pueden identificar palabras propias del negocio con un tema concreto. Por ejemplo, identificar una palabra como “lámpara” con “producto” de forma que al buscar “producto” en el sistema también arroje los resultados de la palabra “lámpara”. Si a esto se le añaden las opciones para la configuración de filtros y categorías, las búsquedas pueden especializarse de forma avanzada. En el Libro Blanco de GSA podrá encontrar otras opciones concretas de configuración para sacar todo el partido a la búsqueda empresarial.

Conectores de contenido

Google Search Appliance puede buscar contenido en aplicaciones, bases de datos y programas que se utilizan en el mundo empresarial: SharePoint, Alfresco, SAP, etc. Mediante el uso de unos conectores, GSA puede indexar el contenido de todos los sistemas de la empresa, proporcionando así mayor alcance y precisión a las búsquedas que se realizan. Los conectores de los programas más populares se proporcionan por parte de Google, aunque existen otros que los desarrolladores de dichos programas ponen a disposición del usuario. Si no existe un conector ya programado, tendrá que desarrollarse específicamente para su empresa, lo que aumentará el tiempo y coste total. Puede comprobar qué conectores existen y así ahorrar tiempo en la implementación en el Libro Blanco de GSA.

Formato de documentos

La cantidad de documentos que este sistema de búsqueda empresarial indexa llega aproximadamente a los 220 formatos distintos. Con esto, las funcionalidades de Google Search Appliance dentro de una empresa se amplían, permitiendo realizar búsquedas de contenidos muy diversos. Entre los formatos en los que GSA puede buscar se encuentran:

• Procesamiento de texto (Microsoft Word, Lotus WordPro, OpenOffice Writer, PDF, etc.)
• Hojas de cálculo (Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, OpenOffice Calc, etc.)
• Bases de datos (Microsoft Access, etc.)
• Imágenes y gráficos (JPEG, GIF, Photoshop File, etc.)
• Presentaciones (Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance, OpenOffice Impress, etc.)
• Email (Microsoft Outlook, Lotus Notes, etc.)
• Archivos de audio y vídeo (mp3, mp4, etc.)
• Archivos comprimidos y de almacenamiento (Winzip, Winrar, etc.)

La precisión de la búsqueda para algunos de estos tipos de archivo dependerá de los metadatos asociados a los archivos en cada caso, sobre todo para los archivos multimedia. Si el proceso de negocio actual de la empresa no incluye la asignación de metadatos, algunos tipos de archivo se limitarán a ser reconocidos por el nombre del archivo y no por su contenido.

Algo parecido ocurre con los documentos escaneados, ya que por el momento las funcionalidades de Google Search Appliance no incluyen el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de forma nativa. En estos casos, los metadatos son esenciales para poder reconocer la información de estos documentos, aunque también hay opciones para reconocer OCR con GSA mediante conectores. Los conectores para el reconocimiento de texto OCR suelen ser creados por empresas que entre sus servicios incluyan los lectores OCR, como en este caso la empresa ABBYY. En el Libro Blanco de GSA se describe como mejorar el reconocimiento de información en distintos tipos de archivos mediante metadatos y desarrollo de conectores a medida.

Opciones de seguridad en GSA

No hay que olvidar que las funcionalidades de Google Search Appliance para mejorar la búsqueda también permiten establecer rangos de autorización de acceso a documentos, autorizando la búsqueda de ciertos documentos sólo a aquellos empleados que se seleccionen en función de su departamento o puesto. Sin embargo, algunas de las opciones por defecto de GSA pueden provocar que algunos datos estén disponibles al público en ciertos tipos de redes. Para conocer los riesgos que las funcionalidades de Google Search Appliance pueden presentar, descargue el Libro Blanco de GSA.