Implantación de Google Search Appliance

La implantación de Google Search Appliance es un proceso bastante sencillo y que no suele prolongarse durante demasiado tiempo. La sencillez de uso que Google aplica a sus productos llega hasta el proceso de implantación de GSA, siendo uno de los buscadores empresariales más sencillos de instalar. Sin embargo, esto no significa que no existan algunos pasos en los que la implantación puede complicarse. Entonces, ¿cómo se realiza una implantación de Google Search Appliance con éxito?

¡Atención! Esta solución ha quedado obsoleta. La nueva versión se llama Google Cloud Search. Para obtener más información sobre esta nueva solución, consulte la Guía de Búsqueda Empresarial.

Índice:

1. Elementos necesarios para implantar
2. ¿Dónde se instala el hardware?
3. Tiempo de implantación
4. Elección del proveedor
5. Retos para la implantación
6. GSA ya adquirido

¿Qué se necesita para la implantación de Google Search Appliance?

Un proceso de implantación de Google Search ApplianceGoogle Search Appliance (GSA) es una solución de Google que integra software y hardware para la búsqueda empresarial (BE). Este sistema se instala en el data center de su empresa y realiza búsquedas en cuestión de segundos entre toda la información existente. Además, su escalabilidad permite que pueda adaptarse al tamaño de su compañía según ésta vaya creciendo. no es demasiado complejo, pero esto no quiere decir que sea tan fácil como conectar y empezar a utilizar la herramienta. Antes de nada, hay que tener en cuenta las necesidades básicas para poder utilizar GSA en la empresa, que son:

• El hardware con Google Search Appliance. Estas cajas amarillas, conocidas como “cheesebox” o “cajas de queso” por su similitud con un queso Gruyere, vienen en distintos tamaños, acorde a la cantidad de documentos límite. La versión para PYMES llamada Google Mini tenía capacidad para 300 mil documentos, pero se eliminó en 2012. Las versiones actuales, G100 y G500, tienen una capacidad para 20 millones y 100 millones de documentos respectivamente.
• Un ordenador conectado al hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente. mediante un cable Ethernet. Para la gestión y configuración del sistema de búsqueda empresarial.
• Un navegador web como Mozilla Firefox o Google Chrome. A través del navegador se accede a la interfaz de búsqueda.
• Fuente de alimentación ininterrumpible. Esto se recomienda para evitar fallos por cortes de electricidad, ya que si se interrumpe el indexado y rastreo puede haber problemas estructurales y habrá que resetear el sistema.

Tras ello, necesitará contar con un responsable que se encargue de crear las conexiones entre los repositorios y el hardware de GSA. Para ello, normalmente se suele contar con un proveedor autorizado, que realizará la implantación de Google Search Appliance y guiará a la empresa durante los primeros pasos con la herramienta. Es importante realizar un análisis de todos los canales y fuentes de información a las que GSA se conectará, para evitar cambios constantes y procesos de indexación continuos. En la Guía de Google Search Appliance podrá encontrar una hoja de ruta para ayudarle a desplegar GSA en su empresa.

¿Dónde se instala el hardware de GSA?

Para la implantación de Google Search Appliance tan sólo necesita acceder a los servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. de su empresa, ya sea en el centro de datos interno o en un hosting externo. El hardware se instala en uno de los servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. y se integra con todos los sistemas de la empresa, conectándose a todo el contenido. Sin embargo, si los servidores físicos, ya sea en local o a través de un hosting, no tienen espacio para colocar el componente físico, será bastante difícil empezar a usar el hardware. Por otro lado, no todas las compañías de hosting externo proporcionarán facilidades para la implantación de Google Search Appliance dentro de sus centros de datos. En este caso, GSA está en desventaja frente a otras soluciones de búsqueda empresarial que no utilizan elementos de hardware. En la Guía de Búsqueda Empresarial puede encontrar una comparativa de distintos sistemas para la búsqueda de información en empresas.

Tiempo de implantación de Google Search Appliance

Según el propio Google, el tiempo de implantación de Google Search Appliance no debería ser muy largo. De hecho, el período varía entre unas 2 semanas y unos 2 meses, dependiendo de si se necesitan crear conectores de Google Search Appliance para distintos sistemas o no. A mayor número de sistemas que necesiten desarrollar conectores, mayor duración del proceso de implantación.

La implantación de Google Search Appliance en sí misma es más o menos sencilla. Tras la instalación del hardware en el centro de datos, tan sólo hay que diseñar una página web que redirija hacia la interfaz de programación de aplicacionesUna interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, API) hace posible que haya una interfaz entre sistemas. Se encarga de que las peticiones de una aplicación se comuniquen eficientemente a la otra. La aplicación solicitante consigue acceso a la información o funcionalidad de la otra. (Application Programming Interface, API) de GSA. La API facilita que el sistema de búsqueda empresarial reconozca los datos introducidos por el usuario y los procese para arrojar resultados relevantes. Todo este proceso no debería tardar más de una semana, y si lo hace, habría que plantearse si el proveedor elegido es el adecuado. Además, dependiendo del grado de experiencia de los empleados puede ser que sea necesario incluir una formación preliminar para el uso de la herramienta. Es posible que también necesite formación el departamento de IT que vaya a encargarse de la gestión del sistema durante los meses posteriores a la implantación.

Elija el proveedor de Google Search Appliance adecuado

Para una implantación exitosa de Google Search Appliance, hay que tener en cuenta no sólo las cuestiones internas de la empresa, sino también el proveedor que realizará todo el proceso. Normalmente Google certifica a los partners o socios que realizan implantaciones de Google Search Appliance. De esta forma se da la seguridad al cliente de que el proveedor con el que trabaja ya cuenta con cierta habilidad para este tipo de sistemas.

Sin embargo, algunos proveedores no han llegado a trabajar con sistemas de búsqueda empresarial lo suficiente como para aconsejar de correctamente sobre aplicaciones como GSA. Incluso puede que el proceso se demore porque no sepan exactamente cómo conectar todos los sistemas de su empresa a la solución de búsqueda de Google. Si quiere que el proceso transcurra sin problemas, solicite el Libro Blanco de GSA y encontrará cómo seleccionar el proveedor idóneo para la implantación de Google Search Appliance.

Retos para la implantación de Google Search Appliance

El proceso de implantación de Google Search Appliance es muy sencillo desde un punto de vista técnico. Pero cada empresa tiene ciertas particularidades dentro de sus procesos de negocio o la organización de la información que pueden suponer un reto para el proceso de instalación de GSA. Una de estas particularidades reside la estructura de la compañía y la cantidad de sedes que tenga. Si no existe conexión entre ellas o tienen sistemas a los que sólo se pueda acceder desde un lugar u otro, tendrán que añadir una GSA en cada sitio y luego conectarlas entre sí (lo que se llama búsqueda federada). Si hay conexión o tienen sistemas a los que se accede desde varios lugares distintos, no es estrictamente necesario que se coloque un sistema en cada red física.

Otras empresas requieren entornos de alta disponibilidad para Google Search Appliance, ya que la búsqueda será parte importante de sus procesos de negocio. Para ello se podrá contar con distintas máquinas de GSA de respaldo para grandes cargas de conexiones de búsqueda. De esta manera, siempre habrá disponible una GSA en segundo plano que se hará cargo de las consultas de búsqueda si la primera máquina falla en algún momento. Esto evitará que se produzcan cortes en el servicio que puedan conllevar pérdidas económicas o de actividad.

La organización del volumen de información también puede ser uno de los grandes inconvenientes. Hay empresas que separan pequeñas piezas de información en documentos independientes. GSA reconoce cada documento como un documento independiente, tenga o no una mayor o menor cantidad de información. Existe la posibilidad de que el límite del hardware se alcance fácilmente debido a una gran cantidad de documentos que no tienen apenas información. Por eso un análisis de la organización de la información es esencial para poder aprovechar al máximo una instalación de Google Search Appliance.

Por último, hay que tener en cuenta la variedad de los sistemas existentes en la empresa y analizar si es estrictamente necesario acceder a la información contenida en todos ellos. En algunos casos, existirán empresas que deseen incluir todos sus sistemas al nuevo buscador, incluso aunque esto agote la capacidad del hardware contratado. Al igual que con el volumen de información, el análisis de los programas y la información contenida en cada uno es esencial para evitar que una implantación de Google Search Appliance acabe alargándose o encareciéndose demasiado. En el Libro Blanco de GSA podrá encontrar los retos más comunes a la hora de implementar GSA y consejos para evitarlos.

Ya tengo GSA, ¿ahora qué?

Una vez que la implantación de Google Search Appliance ha finalizado y se ha realizado el proceso de indexado ya estaría listo para utilizarlo. Sin embargo, utilizando las opciones de configuración, se pueden incluir ciertas mejoras para la relevancia y la búsqueda mediante sinónimos, ortografía, prioridades, etc.

También se pueden incluir filtros de acceso a la información por usuariosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. o departamentos a través de sistemas de identificación. De hecho, uno de los aspectos más relevantes para responsables TIC sobre GSA es la seguridad de acceso a la información. Por un lado, seguridad de que el contenido no está disponible para ninguna persona no autorizada. Por otro, que las credenciales de seguridad estén aplicadas en todos los sistemas internos para no impedir que GSA no pueda buscar en aquellos en los que no se haya iniciado sesión.