Tipos de software de gestión documental

El término software de gestión documental engloba todas aquellas aplicaciones creadas para gestionar grandes cantidades de documentos archivados en ficheros digitales con el fin de hacer más accesible la información para la compañía.

Índice:

1. Software de gestión documental open source
   1. Ventajas del open source
   2. Desventajas del open source
2. Software de gestión documental propietario
   1. Ventajas del software propietario
   2. Desventajas del software propietario
3. Opinión de los expertos
4. Requisitos del gestor documental

Software de gestión documental open source

Open source software, o software de código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software., es todo aquel software que puede ser distribuido y desarrollado libremente. Esta característica puede ser una ventaja pero también un inconveniente. Por ello, es fundamental trabajar con proveedores que ofrezcan garantías en cuanto al mantenimiento y las actualizaciones, y que cuenten con una amplia comunidad de desarrolladores que favorezca el futuro del programa. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. encontrará los aspectos más relevantes en la elección de un proveedor para un sistema de gestión documentalEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes..

Ventajas del open source software

• La flexibilidad que ofrece el acceso al código permite a las empresas ser dueños totales del producto y modificarlo para adaptarlo a las necesidades de la compañía.
• Las actualizaciones son otro aspecto a tener en cuenta. Las comunidades de desarrolladores que trabajan detrás de estos productos de código abierto mantienen el software en constante estado de mejora.
• Con el acceso al código del software va implícito un entendimiento superior del funcionamiento del programa, sino por la empresa que lo adquiere, por el partner que lo implante.

Desventajas del open source software

• La ayuda técnica es, normalmente, proporcionada por la comunidad. Existen escenarios en los que una empresa experimenta un problema en su gestor documental pero, en algunos casos, no existe un equipo técnico detrás comprometido a solucionarlo. En estos casos, la empresa debe recurrir a la comunidad de desarrolladores detrás de la herramienta para recibir ayuda.
• Aunque un entendimiento superior del programa puede ser una ventaja, si no se poseen las habilidades necesarias para administrar el software del gestor documental puede también convertirse en una desventaja. En muchos casos, la contratación de un experto que forme al departamento de sistemas de la compañía es la mejor opción.

Software de gestión documental propietario

La mayoría de las empresas eligen implementar un software de gestión documental propietario. Organizaciones con necesidades específicas en cuanto a seguridadLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel., aplicaciones, funcionalidadesUn sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Algunas de las funcionalidades más comunes son: entrada de documentos, indexación y búsqueda de documentos, procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo, seguridad y panel de usuario., etc. pueden ver en este software una forma de satisfacer sus necesidades.

Ventajas del software propietario

1. Puede contratarse el soporte técnico. El fabricante o el partner tiene la posibilidad de contratar el servicio técnico del sistema para solucionar cualquier inconveniente que un usuario experimente en su gestor documental.
2. La formación para el software de gestión documental propietario es más accesible. Las empresas necesitan que no sólo el departamento de sistemas pueda entender los programas con los que trabajan, sino todos los empleados que lo necesiten.

Desventajas del software propietario

1. El coste de este tipo de software de gestión de documentos puede ser más alto que las soluciones basadas en open source software.
2. El software propietario hace que se cree una situación de dependencia de la empresa hacia el fabricante (vendor lock-inLa dependencia del proveedor (vendor lock-in) es un fenómeno por el cual los clientes se encuentran retenidos con un proveedor. Los proveedores buscan crear un entorno en el que los clientes dependan de ellos para así sacarles el máximo partido posible. Por eso, crean un sistema con el que es difícil cambiar a otro software o integrarse con aplicaciones externas, ya sea por motivos técnicos o financieros. Dependiendo de cómo se tengan almacenados los sistemas y los datos, la dependencia del proveedor se puede dar de una u otra forma. ). Actualizaciones, funcionalidades o incluso soluciones a errores son lanzadas en el momento en el que el fabricante cree necesario.
3. Las empresas adquieren una licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. para utilizar un software de gestión documental pero no pueden ver o transformar el código. Los clientes tienen restringidos el uso, modificación y copia del software por motivos técnicos o legales, lo que limita las posibilidades de personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder..

¿Qué opinan los expertos en gestión documental?

Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD nos ofrece otro enfoque entre los diferentes tipos de software de gestión documental y los nuevos modelos de negocio:

Requisitos del software de gestión documental

El software de gestión documental evoluciona de forma casi diaria para proporcionar a las empresas una solución completa a sus necesidades organizativas empresariales. Sin embargo, todas las compañías presentan particularidades que deben verse contempladas en su gestor de documentos. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará una comparativa de los requisitos más importantes que se deben buscar al comenzar con el proceso de selección de un software de gestión empresarial.