Los sistemas de gestión documental, o DMS por sus siglas en inglés, se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un DMS asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental? ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital? ¿Cuáles son los mejores DMS en el mercado?
Índice:
- Definición
- Motivos para usar un DMS
- Ventajas de un DMS
- Programas de gestión documental (DMS)
- Selección de un gestor documental
La definición de un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales.
La Guía de Gestión Documental 2024 recoge un análisis de las principales características que no deben faltar en un DMS.
Motivos decisivos para adquirir un sistema de gestión documental
Según un estudio realizado por TIC Portal sobre empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, los principales motivos para invertir en software DMS son:
- Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información
- Estrategia de digitalización (de procesos y papel) o paperless office
- Mejora de la gestión y organización empresarial
Fuente: DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
Video: qué raro, ¿un club de fútbol con un DMS? ¿Para qué?
¿Cuáles son las ventajas de un DMS?
Digitalización de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.
En la Guía de Gestión Documental 2024 podrá ver cuáles son los requisitos generales, y los específicos centrados en la digitalización de documentos, para la adecuada selección del proveedor.
Localización central
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
Mejorar el flujo de trabajo
Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
Seguridad de la información
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda tu información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.
Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
Colaboración documental
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla. No obstante, si el sistema de gestión documental no se asienta en su totalidad, en la organización los problemas de colaboración documental pueden seguir existiendo. La Guía de Gestión Documental recoge los problemas más comunes que una empresa puede afrontar para sacarle el máximo rendimiento a la colaboración documental.
Control de versiones
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla. En el artículo Control de versiones encontrará una explicación más detallada de esta característica.
¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?
La oferta de sistemas de gestión documental es realmente amplia. Ante tal diversidad precios, características, fabricantes y modelos, decantarse por un sistema no es tarea fácil. La Guía de Gestión Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado según el sector al que se dirigen para ayudar a las empresas en sus procesos de selección.
Visión global de los diferentes sistemas DMS
Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunademente. Cada paquete software tiene características específicas, lo que significa que no todos los gestores documentales son adecuados para todas las organizaciones. A continuación se ofrece una visión general de los principales sistemas de gestión documental del mercado. Probablemente haya más sistemas que satisfagan tus necesidades y requisitos.
Solicita la Guía de Gestión Documental para encontrar las diferencias entre los sistemas DMS más conocidos del mercado, su precio y una revisión de los proveedores de gestores documentales.
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