Gestionar los documentos empresariales puede llevar a grandes dolores de cabeza si no se hace bien. Por eso, las empresas necesitan asegurarse de que disponen de una estructura organizada y segura para sus documentos. Para ayudar con esta organización y para establecer autorizaciones en documentos que restrinjan acceso a personal no autorizado, algunas entidades deciden empezar a usar un sistema de gestión documental.
Sin embargo, antes de lanzarse, es recomendable realizar un análisis del coste-beneficio de lo que supondría esta inversión. De esta forma, se sabrá si los motivos para empezar con este sistema son más importantes, a nivel financiero y de eficiencia, que los costes que supondría.
Por ejemplo, una empresa decidió empezar con un sistema de gestión documental por dos motivos. El primer motivo es por ecología, porque están intentando reducir la huella de carbono. Quieren conseguirlo reduciendo al máximo el uso del papel físico y el uso de tinta y toner, para conseguir un paperless office. El segundo motivo es organizativo. A esta empresa se le retrasó el cobro de una factura porque se había quedado traspapelada en el cajón de un empleado. Y, también, un responsable tardó 2 meses en validar una factura porque se le olvidó que tenía que hacerlo. Con el sistema, todos los documentos se encuentran en un repositorio central y se crean flujos de trabajo con alertas para evitar los retrasos.
En el siguiente vídeo, una serie de responsables de empresas nos comentan cuáles fueron sus motivos decisivos para lanzarse a por su primer sistema de gestión documental:
