¿Cómo conseguir certificaciones ISO con ayuda de un sistema de gestión documental (DMS)?

Cada vez más jefes de proyecto quieren seguir ciertos estándares ISO, y hay varias razones para ello. Primero, eso estándares ayudan a optimizar la calidad de los procesos de la empresa, lo cual es principalmente una ventaja interna. Además, una empresa puede ir un paso más allá para conseguir la certificación de una cierta normativa ISO, y es que es interesante para atraer clientes. Pero, ¿cómo consigue una empresa ser digna de una certificación ISO? ¿Y en qué medida puede ayudar un sistema de gestión documental, o Document Management System (DMS), a cumplir los estándares?

Índice:

1. Normas ISO y gestión documental
2. Conseguir una ISO con un gestor documental
   1. Gestor documental para obtener una ISO
   2. Cumplir ISO internamente con un software
3. ¿Qué normas ISO requieren un sistema de gestión documental?
   1. Influencia sobre la ISO 27001
   2. Obtener la ISO 9001
   3. Gestión de archivos
4. Cumplimiento de las ISO sin software
   1. Objetivos específicos
5. El sector y la actividad de una empresa

Normativa ISO y la gestión de documentos

Crece el número de empresas que quieren conseguir el certificado ISO, pero la mayoría de los jefes de proyecto no tienen mucho conocimiento sobre ISO al principio. Es muy difícil encontrar una información concreta. La información que se halla en internet es a menudo muy vaga y la documentación específica sobre ISO se suele vender a un precio muy alto.

Las normativas ISO son estándares internacionalesLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas. para la optimización de los procesos de la empresa, elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Hay muchos sectores unidos a la normativa ISO, como por ejemplo el cuidado, la producción y el suministro de equipos médicos o la seguridad alimentaria, pero la mayoría de las normas son aplicables para todos los sectores. Las normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control. Los estándares ISO ofrecen la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. En esta estrategia, una empresa registrará, por ejemplo, cómo archivará o protegerá su propia información empresarial. Un sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. puede dirigir la ejecución de la estrategia planteada para la gestión de documentos.

Certificado ISO con ayuda de un sistema de gestión documental

ISO no es ningún paquete cualquiera que se puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran influencia sobre si se pueden cumplir ciertas normas ISO. Un gestor documental cumple varias condiciones básicas para la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica. En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En ella hay una comparativa de los paquetes y consejos para las empresas que quieren obtener una ISO. hay una comparación entre los diferentes paquetes que son adecuados para la implementación de una estrategia ISO.

¿Qué gestor documental es adecuado para una empresa que se plantea conseguir la certificación ISO?

Una empresa que quiera cumplir las normas ISO de manera muy estricta y obtener la certificación, todavía tiene que seguir un número de pasos antes de elegir el sistema de gestión documental. El primer paso es realizar una medida tendencial por parte de una agencia de certificaciónLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas.. Lo siguiente es saber qué le falta para conseguir un certificado ISO. Con esta información puede proceder a una consejero de ISO. Este consejero ayuda a las empresas a desarrollar su estrategia para reforzar los puntos débiles y, así, cumplir las normativas ISO. Un jefe de proyecto puede hacer esto también en principio, pero la certificación ISO es un asunto complejo y un consejero ISO suele tener más experiencia al respecto.

Atención: muchas consultoras desarrollan también su propio software y lo intentarán imponer como la única solución posible.

En cuanto la empresa ha recibido los resultados de la medida tendencial y tiene una idea de su estrategia ISO, ya se pueden mirar los softwares. Un DMS resulta ser a menudo una buena opción, pero con vistas a la certificación suele necesitar que se le haga una personalización. Ciertos proveedores de sistemas de gestión documentalEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes. se sientan desde una fase temprana en la mesa con la empresa y el consejero de ISO, y ajustan el software donde sea necesario. Otros proveedores realizar los ajustes durante la implementación del sistema de gestión documentalLa implementación de un sistema de gestión documental puede considerarse más sencilla en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, subestimarla es un grave error común. Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.. Ambos métodos de trabajo conducen a una mayor oportunidad para conseguir la certificación ISO.

Un gestor documental para las empresas que intentan cumplir las normas ISO de forma interna

No todas las empresas se benefician por igual de un estricto seguimiento y certificación de las normas ISO. A veces, el coste del proceso por completo supera al beneficioEl análisis de coste-beneficio (Cost Benefit Analysis, CBA) es un enfoque que se centra en calcular si los beneficios de una inversión superarán los costes que supone. Es decir, es un planteamiento detallado y a conciencia que hacen las empresas para saber si una inversión les merecerá la pena o no (pensando en el ROI, retorno de la inversión). De esta forma, se pueden tomar decisiones de manera que no sean precipitadas, sino acertadas. que la empresa conseguiría al conseguir la certificación. Esto se aplica especialmente para las pequeñas empresas.

Sin embargo, un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de las normas en procesos internos de la empresa. En cada normativa ISO existen cláusulas básicas sobre la gestión de la información, el archivo, el acceso a la información y el flujo de trabajo de los documentos. Estas funcionalidades se encargan de que un sistema de gestión documental contribuya de manera indirecta con el cumplimiento de las condiciones generales de la certificación ISO.

¿Para qué normas ISO es adecuado un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental puede ser una herramienta para conseguir todos los tipos de certificación ISO, pero el alcance varía dependiendo de la norma. Desde aquellas empresas que están interesadas en conseguir una certificación ISO 14001 (gestión del medio ambiente) hasta aquellas que quieren una certificación ISO 31000 (gestión de riesgosLa gestión de riesgos (Risk Management) consiste en la identificación, evaluación, mitigación, seguimiento e informe de las posibles amenazas y vulnerabilidades para el correcto desempeño de una organización. Esta gestión es especialmente importante dentro de la gestión de la calidad de una empresa. La gestión de riesgos es un proceso continuo, ya que constantemente pueden surgir nuevos riesgos y vulnerabilidades.), todas necesitan un buen gestor documental donde se pueda describir la estrategia ISO. El gestor documental se encarga de esa parte. Un sistema de gestión documental también puede, en muchos casos, contribuir a la certificación ISO de una forma más directa. En este caso, la aplicación de normas ISO 27001 e ISO 9001, son normativas específicas que tratan sobre la seguridad y la gestión de la calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro.. Además, existen también distintos estándares para la gestión de archivos sobre los cuales el sistema de gestión documental tiene una gran influencia.

¿Qué influencia tiene un gestor documental sobre la norma ISO 27001?

La normativa ISO 27001 normaliza la gestión de la seguridad de la información, e, incluso, un aspecto más relevante de la gestión de documentos. Muchas empresas se preocupan por la seguridad de la información empresarial y los clientes también esperan que sus datos personales estén bien protegidosDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados.  y almacenadosEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia).. Un sistema de gestión documental ayuda con la implementación de la estrategia de seguridad de la información.

Un sistema de gestión documental contribuye de dos maneras a la seguridad de la información: previniendo la pérdida de información y la seguridad de la información confidencial. Lo difícil de esto es garantizar la seguridad de la información sin comprometer la accesibilidad de los documentos. Se pueden realizar copias de seguridadUna copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables. de toda la información con regularidad y proteger toda la información detrás de una especie de cortafuegos, pero si no se crea el acceso, no se puede consultar. Un sistema de gestión documental se encarga de crear este acceso, pero los controla a través de controles de acceso. De esta manera, el sistema identifica a las personas que están autorizadasLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. para consultar o editar ciertos documentos. Esto evita, por ejemplo, que un médico en un hospital cambie los procedimientos para el mantenimiento de las máquinas y que el técnico de mantenimiento vea un análisis médico.

En la Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En la Guía hay consejos para garantizar la seguridad del gestor documental en la nube. se encuentra más información sobre soluciones en la nube con consejos de seguridad adicionales relacionados con ISO 27001.

¿Cómo puede ayudar un sistema de gestión documental con la certificación de la norma ISO 9001?

La normativa ISO 9001 se encarga de la gestión de la calidad, y un sistema de gestión documentalLa gestión de calidad comienza con una gestión eficiente de los documentos de calidad como los manuales, procedimientos (POE’s) y las instrucciones. Sin embargo, la calidad es más que eso.  Para cubrir también estos aspectos prácticos de la gestión de la calidad, muchas empresas escogen funcionalidades adicionales como complemento a un sistema de gestión documental. Normalmente, estas funcionalidades se encuentran en forma de un SGC que se conecta con el de sistema de gestión documental, o como módulo de gestión de calidad dentro del sistema de gestión documental. puede influenciar de varias maneras. Para cumplir con la normativa ISO 9001 y mejorar los procesos comerciales, el sistema de gestión documental garantiza que la información accesible y estructurada se ha almacenado de forma estructurada.

Gracias al gestor documental, los problemas se registran con mayor rapidez. Por ejemplo, si un empleado de una fábrica de zapatos descubre que una máquina no pega bien la suela de los zapatos, puede almacenar la información al respecto en el sistema de gestión documental. El software se encarga del seguimiento del problemaEl sistema de ticketing o de seguimiento de incidentes consiste en crear, gestionar y hacer un seguimiento de las incidencias y peticiones de los clientes. Cuando un cliente contacta con atención al cliente, el personal que atiende dicha incidencia abre un “ticket” con la información de la incidencia o duda a tratar. Este ticket permanecerá abierto durante todo el seguimiento de la incidencia hasta que se haya facturado y/o resuelto la incidencia. Este tipo de sistemas se suele usar con bastante frecuencia en empresas de instalaciones y mantenimiento. y reenvía el documento y las advertencias a las personas pertinentes. De esta manera, el problema se soluciona rápidamente, controlando el incidente de manera adecuada. Sin gestor documental, es más probable que el problema se hubiera resuelto de forma más lenta y, por tanto, los zapatos habrían salido de peor calidad durante un mayor tiempo.

Por lo tanto, un sistema de gestión documental es una herramienta que optimiza el flujo de trabajo de documentosEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. concernientes a las quejas y los problemas, ayudando a prevenir la pérdida de calidad. Si se crea un sistema de notificaciones que avise sobre cuándo verificar o revisar qué máquina o método de trabajo, el software proporciona el formulario de evaluación junto con dicha notificación. Por ejemplo, si una empresa quiere evaluar su receta de sopa enlatada cada dos años, el sistema de notificaciones del gestor documental debe iniciar el proceso. Esto garantiza que la empresa no baje su calidad.

¿Cómo puede ayudar un sistema de gestión documental a alcanzar los estándares de la gestión de archivos?

La administración de archivos también se encarga de analizar la gestión de archivos digitalesTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo.. Para la gestión de archivos digitales también se han establecido normas específicas ISO. Las normas más importantes para la gestión de archivo son: la norma ISO 15489, para la información y gestión de archivos; y la norma ISO 303001, para el diseño, implementación, mantenimiento y optimización del sistema de gestión de archivos. La mayoría de los paquetes de gestión documental incluyen el sistema de gestión de archivos. De esta manera, puede resultar de ayuda el software de gestión documental para la configuración y mantenimiento del archivo digital conforme con las normas ISO.

¿Sólo es posible cumplir con las normas ISO teniendo un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es una herramienta muy buena para cumplir con las normas ISO, sin embargo, no es la única opción. También hay softwares y paquetes específicos de ISO que están completamente orientados a la gestión de calidad o a la seguridad de los datos. La elección de ciertos paquetes o combinación de ellos dependerá de los objetivos específicos y del sector y actividad de una empresa.

Objetivos específicos

La primera pregunta que una empresa debe hacerse es cuál es el objetivo a lograr con los ajustes de los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización.. Dependiendo de la respuesta, un jefe de proyecto se decidirá por buscar un tipo de paquete específico.

Algunos ejemplos de los objetivos específicos pueden ser:

1. Gestionar los documentos de la empresa de forma más eficiente.
2. Hacer que la empresa pueda conseguir los estándares ISO.
3. Mejorar la calidad y los procesos de la empresa.
4. Obtener una buena seguridad para los documentos y la información.

Los paquetes que mejor pueden ayudar a conseguir estos objetivos son:

1. Un sistema de gestión documental (DMS)Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla..
2. Un software específico de ISO.
3. Un sistema de gestión de calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro..
4. Un sistema de seguridad de datos.

Por supuesto, la mayoría de las empresas no sólo quieren lograr un único objetivo, y por ello, tampoco se limitan los paquetes a un sólo aspecto. Un sistema de gestión documental también puede ser de gran ayuda para cumplir las normas ISO o, más concretamente, las funciones de la gestión de calidadEl Sistema de Gestión de calidad (SGC), también conocido como Quality Management System, QMS), tiene una serie de funcionalidades que se adaptan de una u otra forma a los procesos empresariales de cualquier organización. Los procesos se pueden adaptar fácilmente sin importar el sector ni el tamaño de la empresa. Generalmente, estas funcionalidades están destinadas principalmente a garantizar que los métodos de trabajo que se han registrado en papel también se lleven a cabo en la práctica de la misma manera. y la gestión de la seguridad de la información. Esto también puede pasar al contrario con otros paquetes. Por ejemplo, un sistema de gestión de calidad también puede encargarse de una parte de la gestión documental.

Es importante tener en cuenta que un paquete nunca suplirá por completo las funciones del otro, y que la clave está en la combinación de ambos. Muchos paquetes ofrecen la posibilidad de integrar otros softwares. Si, por ejemplo, una empresa quiere conseguir un certificado, quizás sea una buena idea integrar el software ISO dentro del sistema de gestión documental.

Como se ha mencionado, el sistema de gestión documental puede ayudar con la obtención y conservación de certificados ISO. No obstante, no todos los sistemas de gestión documental cumplen con los requisitos que demandan las normas ISO. Por eso, es importante añadir este punto a la lista de requisitos para un software de gestión documental. Para facilitar con la lista de requisitos, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades claveEl digiBook 'Gestión documental: funcionalidades clave' reúne todas las funciones de un Document Management System en un mismo sitio. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una elección de proveedores.. En su interior se encuentran todas las funcionalidades y posibilidades disponibles de gestión documental y se pueden indicar cuáles son exactamente las que se necesitan y con qué prioridad.

El sector y la actividad de una empresa

Tanto los objetivos específicos de una empresa, como el sector de la empresaLa gestión documental por sectores implica la distinción de unos programas u otros según el sector de actividad. Es necesario considerar los beneficios e inconvenientes que supone usar un gestor documental específico o uno general. Esta selección no es tarea fácil. Existe un ahorro de coste importante ante la elección de un software específico para su sector frente a la adquisición de un software más general y la creación posterior de modificaciones o aplicaciones concretas para su actividad. y su actividad juegan un papel importante en la elección del paqueteEl mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección. o de la combinación de paquetes. Para muchas empresas, un sistema de gestión documental bien organizado es suficiente para conseguir un certificado ISO. No obstante, otras muchas tendrán que obtener paquetes adicionales, especialmente las empresas de producción. Los softwares de ISO y de gestión de calidad (EQMS) puede ayudar a complementar aquellos aspectos en los que el sistema de gestión documental se queda corto para las compañías de producción. La Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  proporciona una visión detallada de lo que un sistema de gestión puede ofrecer y lo que no para cumplir las normas ISO.

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