Gestión documental por sectores

La gestión documental por sectores implica la distinción de unos programas u otros según el sector de actividad. Es necesario considerar los beneficios e inconvenientes que supone usar un gestor documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. específico o uno general. Existen una gran variedad de opciones en cuanto a gestores documentales, ¿debe implementar uno específico? ¿Qué programas son los especialmente indicados para su sector? ¿Qué implicaciones debe considerar a la hora de elegir?

Índice:

1. Importancia de la distinción por sectores
2. Ventajas de elegir un software vertical
3. Inconvenientes de elegir un software vertical
4. Seguridad y protección de datos
5. ¿Pueden almacenar en la nube todos los sectores?
6. Gestión documental en distintos sectores

¿Es relevante distinguir la gestión documental según sectores?

Tener un software de gestión documental es útil para la mayoría de las empresas, en concreto está especialmente indicado para aquellos sectores que generan mucha documentación o que bien consultan dicha información de forma recurrente como parte de su trabajo diario.

Existe una gran cantidad de programas de gestión documentalEl mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección. pero no todos son válidos para todas las empresas. Es importante elegir aquella solución que mejor se adapte a las necesidades de la compañía.

En el mercado hay gestores documentales específicos según la actividad o sector al que se dedique la compañía, también llamados programas verticales. O bien un gestor genérico que sirve para cualquier empresa, también llamados programas horizontales, al que se le añadiría una personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. según los requisitos deseados por la compañía.

La elección del gestor documental adecuado puede ser clave para el éxito de la compañía, ya que puede suponer un ahorro de tiempo y coste considerable.

Esta selección no es tarea fácil. Será necesario considerar una serie de requisitos que variarán si se busca implantar un programa verticalUn software vertical es aquel que se ha diseñado para un sector o para un uso concreto. Es decir, son software nichos, ya que sólo sirven para un mercado específico. Este tipo de softwares son lo opuesto a los softwares horizontales. Los software horizontales son sistemas generales que se pueden utilizar independientemente del sector de actividad de la empresa. o uno horizontalUn software horizontal es aquel que sirve para gestionar los procesos globales de la empresa. Es decir, este tipo de software agiliza las funciones generales de las que debe ocuparse una organización. Por ejemplo, un sistema ERP horizontal tendrá módulos de finanzas, CRM, gestión de ventas, gestión de compras, gestión de almacén, etc.. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará una relación con seis aspectos generales a considerar ante la selección de un programa de gestión documental, así como tres específicos según sea un tipo de programa vertical o un programa horizontal.

Ventajas ante la elección de un gestor documental vertical

Existe un ahorro de coste importante ante la elección de un software específico para su sector frente a la adquisición de un software más general y la creación posterior de modificaciones o aplicaciones concretas para su actividad. Debido a que el software específico ya se encuentra creado, solo será necesario una pequeña adaptación a la empresa. Esto será más barato frente a la creación, desde cero, de una aplicación personalizada para su empresa, que conllevará un mayor tiempo y coste de creación.

Escoger un gestor documental vertical, especialmente indicado para su sector, puede suponer un beneficio debido a que el programa se encuentra diseñado de forma específica para su actividad. Las diferentes soluciones del programa se encuentran ya preconfiguradas según el segmento y responden a situaciones específicas del core business de la empresa.

Además, normalmente las implementaciones del software vertical se producen a cargo de profesionales con larga trayectoria en el mismo sector. Esto permite un ahorro de tiempo al no ser necesario explicar las diferentes características básicas del sector en el que se realiza la actividad.

Inconvenientes al elegir un gestor documental según el sector

En cambio, seleccionar un gestor documental que esté especialmente indicado para su tipo de actividad, puede suponer un retraso para empresas que estén en proceso de diversificación o expansión. Esto provocará que un posible cambio en la actividad de la empresa, implique una inversión en un nuevo gestor documental. O si es estrictamente necesario, la compra de una nueva extensión que permita adaptar el programa al nuevo desempeño.

También las soluciones verticales suelen ser menos versátiles que las soluciones horizontales, dado que estas últimas están desarrolladas con una mayor inversión tecnológica y tienen mejores mecanismos de configuración al servir para una mayoría de empresas.

Seguridad y protección de datos

Otro aspecto destacable es la seguridad de la informaciónLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel.. Actualmente todas las empresas deben cumplir ciertas normativas, como el Reglamento General de Protección de DatosDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados.  además de los diferentes estándares de la organización.

Esto es de vital importancia, por ejemplo, en el caso de los historiales clínicos en el sector sanitario, o de la información financiera de cada cliente en el sector bancario. La cobertura de la seguridad en el gestor documental es fundamental, tanto si utilizamos una herramienta vertical como una horizontal.

Implementar medidas de seguridad se hace necesario para proteger los datos e intereses tanto de las personas físicas como comerciales. Acceda al siguiente enlace para obtener más información sobre la ley de protección de datosDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados.  (GDPR, General Data Protection Regulation).

Así se estará evitando cualquier riesgo que se presente, sea suplantación de identidad, robo o fraude. Para ello, dentro de la solución de gestión se puede restringir el acceso a las carpetas y documentos confidenciales, clasificando el perfil de cada usuario mediante permisosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. o contraseñas. Además, la realización periódica de copias de seguridadUna copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables. (Backup), es clave para evitar la posible pérdida de archivos.

Por ello, disponer de un buen sistema de seguridad, a través de un gestor documental, permite mejorar la percepción y la confianza de los clientes, además de proteger a la empresa.

¿Es apto el almacenamiento en la nube para todos los sectores?

Son muchas las empresas que se están sumando a la tendencia del cloud computingCloud computing, o computación en la nube, es el acceso y almacenamiento de los datos de trabajo en aplicaciones, servidores y plataformas en la nube. Es decir, a través de internet en lugar de hacerlo en el disco duro de cada ordenador. En una gran compañía, la infraestructura interna puede ser inmensa, incluyendo tanto sistemas on-premise como en la nube, aunque se suele hablar de cloud computing sólo cuando se utilizan aplicaciones que estén completamente integradas en la nube. , o el almacenamiento de sus documentos en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.. Por otro lado, hay ciertos sectores que no suelen considerar la nube como opción de almacenamiento. Esto se debe a la confidencialidad de la información que manejan, como puede ser el caso de los despachos de abogados.

Debe saber que existen opciones de nube privada para almacenar su información, con garantías de seguridad. También está la opción de tener una solución híbrida, con documentos generales en la nube y los más sensibles tenerlos on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.. Pero en último caso, serán los requerimientos de la empresa los que le lleven a decantarse por un software de gestión documental con almacenamiento cloud o no.

En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  dispone de una comparación de los sistemas de gestión documental en la nubeLos sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción. más utilizados en los principales sectores, que le ayudarán en su elección.

Gestión documental en los principales sectores

Video: vídeo sobre cómo se lleva la gestión de documentos en el sector bancario(1:12 minutos):

• Sector hotelero
• Sector legal o despacho de abogadosLa gestión que se hace de los documentos en un bufete puede influir en la percepción que el cliente tiene de la calidad del servicio que sus abogados pueden prestar. Un gestor documental específico para el sector jurídico debería centrarse potenciar las funcionalidades que dan solución a los problemas específicos a los que se enfrenta. Además, dar al cliente la posibilidad de consultar su documentación o el estado de su caso a través de internet proporciona una imagen de transparencia y confianza.
• Gestorías y administraciones
• IngenieríaEn las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería.
• Sector logísticoEl sector logístico se caracteriza por recibir cientos de documentos al día, la mayoría de ellos en formato papel, por lo que la implementación de un gestor documental facilitaría su trabajo.  Esta documentación se compone de: pedidos, albaranes, facturas, seguros, partes de incidencias, trámites aduaneros… Con tantas entradas es fácil que se comentan errores humanos en su manejo o en la digitalización de manera manual, lo que provoca pérdidas, duplicidades y deterioros. 
• Sector sanitario y hospitalesDesde el momento en el que un paciente ingresa en un centro sanitario, se comienza a generar un sin fin de papeleo. Registros, pruebas médicas, formularios, resultados de laboratorio, recetas, etc. Todo generado por la visita de una sola persona. Si lo multiplicamos por los cientos de pacientes que pueden ingresar al día en un gran hospital, la cantidad de documentación no hace más que crecer. Un programa de gestión documental puede ayudar a mantener bajo control todos esos documentos. 
• Ingenierías y construcciónEn las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería.