Gestión documental para pequeñas empresas: ¿hay sistemas simples, escalables y asequibles?

La eficaz administración de documentos es una prioridad para cada vez más directores y empleados de una compañía, incluso en las empresas más pequeñas. No obstante, a menudo estas últimas buscan una solución de sistema de gestión documental más simple. ¿Cómo puede ayudar un gestor documental a una pequeña empresa? ¿Existen paquetes para presupuestos más reducidos? ¿Dónde puede encontrar una pequeña empresa el soporte técnico necesario para la implementación y el mantenimiento del sistema de gestión documental?

Índice:

1. Crecimiento de la empresa y de sus documentos
2. Requisitos de una empresa pequeña de un gestor documental
   1. Conexión con el e-mail y contabilidad
3. Una empresa pequeña puede necesitar un gestor documental grande
4. Precio elevado para este tamaño de organización
5. Gestión documental en la nube
6. Consideraciones al seleccionar un sistema
   1. Complejidad del gestor documental
   2. Tiempo de implementación
   3. Facilidad de uso del sistema
   4. El partner de implementación

Una empresa crece tan rápido como lo haga su gestión de documentos

Un sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto: a una empresa pequeña con un máximo de diez o quince usuarios; como para un departamento con los mismos usuarios del caso anterior dentro de una gran empresa. Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos. Al utilizar este tipo de red, no hay que reenviar por correo electrónico después de cada cambio. Por ese motivo, las plataformas gratuitas para colaborar en documentos, como Dropbox o Google Drive, son herramientas tan populares. Sin embargo, después de un tiempo, las empresas se dan cuenta de que una unidad de red compartida o una plataforma gratuita no acaba del todo con sus problemas. Por ejemplo, en el caso de que no haya un control de versionesSe llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron. y cada empleado guarde el documento a su manera. De esta manera, se almacena una cantidad ingente de documentos, lo que hace que sea un caos. Por lo tanto, un sistema de gestión documental más extenso resulta ser una mejor opción.

La Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  contiene una descripción de una serie de posibilidades para aquellas empresas que deseen hacer una gestión de documentos más efectiva, sin comprar directamente un paquete complejo y caro.

Requisitos específicos de una empresa pequeña respecto a un sistema de gestión documental

Cuando una empresa pequeña está considerando un gestor documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla., las funcionalidades básicas reales son especialmente importantes. Estas funcionalidadesUn sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Algunas de las funcionalidades más comunes son: entrada de documentos, indexación y búsqueda de documentos, procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo, seguridad y panel de usuario. básicas son: la ubicación central de almacenamiento; la administración de versiones; y una buena función de búsqueda. Sin embargo, algunas compañías tienen requisitos más específicos en el sistema de gestión documental.

Conectado con el correo electrónico y la contabilidad

Una empresa quiere mantener el sistema de gestión documental simple. No obstante, a menudo tiene el deseo de añadir enlaces. En particular, los enlaces que las pequeñas empresas más necesitan son los programas de correo electrónico y contabilidad conectados al gestor documental.

Un enlace supone un desarrollo menos complejo que una integración completa con otro softwareLa integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos.. Generalmente, el sentido de este tipo de enlaces es unidireccional. Por lo que los e-mails se envían automáticamente al gestor documentalLa integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental sirve para tener toda la información en un único repositorio. De esta forma, toda la información pertinente se encuentra centralizada y accesible para aquellas personas que estén autorizadas a consultarla. Esta integración también permite hacer una trazabilidad de los documentos por e-mail. Pudiendo comprobar quién la recibió, quiénes tienen derecho a acceder a tal información y quiénes la han consultado y/o editado., pero no se realiza de manera inversa. El sistema de gestión documental no controla el correo. Ocurre lo mismo cuando se vincula con un programa de contabilidad. Por ejemplo, un empleado procesa la facturaLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente. en el programa de contabilidad, y esta información se manda automáticamente al gestor documental, en el cual se complementa con la información del cliente. La Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. contiene una descripción general con las opciones de vinculación e integración para diferentes paquetes.

¿Tiene una empresa pequeña suficiente con un gestor documental pequeño?

Las funcionalidades mencionadas anteriormente forman la base de la administración de documentos, sin embargo, hay empresas que buscan un gestor documental más extenso. Por ejemplo, a menudo, una pequeña empresa de contabilidad tiene requisitos más complicados de lo que se piensa en un principio. Este tipo de compañías necesitan un sistema de gestión documental que pueda tratar con determinadas leyes y regulaciones. Otra extensión cuya integración sería de gran importancia es el programa financieroLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados.. En conclusión, proporcionar seguridad financiera es esencial, por ejemplo, a través de controles de acceso avanzadosEl control de acceso es una técnica de seguridad que verifica el permiso que tiene una persona o dispositivo para entrar en un área y hasta qué punto. Esta función se encuentra dentro de la gestión de identidad y acceso de una empresa. Existen 2 tipos de control de acceso: Físico y Lógico. El físico consiste en recibir autorización para entrar a lugares concretos, como determinados departamentos o áreas de la empresa. El control de acceso lógico, sin embargo, permite el acceso al usuario o dispositivo a unas determinadas redes informáticas, archivos del sistema y datos.. Por lo tanto, así se demuestra que la adición de funcionalidades puede ser útil o necesaria para una pequeña empresa.

¿No resulta demasiado caro un gestor documental para pequeñas empresas con presupuesto limitado?

Por supuesto, la adquisición y el mantenimiento de un sistema de gestión documental cuesta dinero, pero hay opciones para todo tipo de presupuestos. El hecho de tener un presupuesto bajo, no significa que por ello deba abandonarse el proyecto de integración de un gestor documental. Generalmente, esa situación significa que debe decidirse qué funcionalidades tienen prioridad. Una ventaja que presentan los sistemas de gestión documental es que la mayoría son modularesUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos., por lo que la empresa puede agregar funcionalidades progresivamente.

Las pequeñas empresas tienden a tener su sistema de gestión documental en la nube

La solución en la nube es muy popular entre las pequeñas empresas. Trabajar en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. es algo muy común. Una ventaja de la nube es que te permite trabajar de una forma más flexible y eficiente. Por ejemplo, un médico visitante va a una casa y gestiona a través de su tablet la documentación necesaria para el cuidado del paciente.

Generalmente, el tipo de solución en la nube que tienen las pequeñas empresas es en forma de Software como ServicioEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service). (Software as a Service, SaaS). El proveedorEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes. se encarga del mantenimiento y de la seguridad del gestor documental. De esta manera, se ahorra en costes de personal y en quebraderos de cabeza. Los documentos de la empresa se almacenan en servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. externos, que pueden ser del proveedor o servidores de un centro de datos elegido por la empresa. No es necesario comprar un hardware adicional. Si la empresa ya posee un servidor, también puede ser una buena alternativa hacer una implementación en local. Si la implementación se hace en local, se debe tener conocimiento internoLa gestión del conocimiento o Knowledge Management administra todo el conocimiento que una empresa tiene disponible, y la creación de datos irrompibles. En el caso ideal, cada trabajador tiene el conocimiento que necesita en el momento adecuado para una realización óptima de su tarea. Es especialmente importante para aquellas empresas que quieren usar una gran cantidad de trabajadores flexibles o temporales. Al documentar bien y hacer accesible el conocimiento de los predecesores o de los empleados con experiencia, los empleados sin experiencia aprende cómo debe proceder más rápido.  y tiempo para el mantenimiento y la seguridad.

Otra ventaja de la nube en forma de SaaS es que generalmente se paga una cantidad fija por usuario al mes. Es recomendable registrar los precios de las licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. por un largo periodo, ya que si no el proveedor podría aumentarlos en el futuro. Al hacer esto, el modelo de pago se mantiene predecible. Si la empresa agrega funcionalidades, aumentarán los costes. La Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior se ve el coste de distintos paquetes en la nube y en qué se diferencian de uno en local. contiene una comparación de precios de diferentes paquetes de gestión documental en la nubeLos sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción..

¿Qué tiene que tener en cuenta una empresa pequeña al elegir un gestor documental?

La complejidad del paquete de gestión documental

Hay una gran variedad de paquetes de gestión documentalEl mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección.. Pueden ser sistemas muy simples hasta sistemas muy complejos. Sin embargo, hay una diferencia entre lo que está disponible y lo que una empresa necesita. Para evitar malentendido, se debe comunicar adecuadamente tanto los requisitos y necesidades de la empresa, como el presupuesto a los proveedores. TIC Portal puede ayudar a las empresas a elaborar una lista completa de requisitos a través del número +34 954 040 045.

Se puede comenzar con un gestor documental de forma pequeña, pero después hay que elegir el paquete y el partner de implementación correctos. Siempre se pueden agregar funcionalidades al sistema de gestión documental, pero no siempre se pueden omitir. Por ejemplo, hay paquetes en el que la integración del correo electrónico está incluida de manera estándar. Los paquetes básicos con más competencias tienen también un coste más alto. Por lo tanto, las empresas que ofertan este tipo de paquetes básicos no aceptan clientes con presupuestos muy bajos. Si una empresa quiere empezar de manera muy pequeña con el gestor documental, también debe empezar a mirar cautelosamente qué partners de implementación pueden implementar un sistema de gestión documentalLa implementación de un sistema de gestión documental puede considerarse más sencilla en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, subestimarla es un grave error común. Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación. desde cero.

¿Cuánto tarda en estar operativo el gestor documental?

Es posible que a la hora de comparar partners de implementación y paquetes, una empresa pequeña también mire el tiempo que se tarda en completar el cambio a un gestor documental. La mayoría de las empresas quieren empezar lo antes posible con el nuevo sistema. La velocidad de todo el proceso depende de tres elementos:

• El proceso de decisión
• La implementaciónLa implementación de un sistema de gestión documental puede considerarse más sencilla en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, subestimarla es un grave error común. Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.
• La migraciónUna migración de sistemas de gestión documental no es algo que ocurre muy a menudo. La dificultad depende del grado de complejidad de los diferentes sistemas, la experiencia del equipo que lo realice y la cantidad o volumen de información. Para que la migración de sistemas de gestión documental transcurra sin problemas no hay un único método, ya que existen multitud de perfiles de gestión de documentación. Cada empresa tendrá unos procesos, requisitos, necesidades y objetivos propios a alcanzar con la migración del sistema.

Generalmente, el elemento que toma más tiempo es el del proceso de decisión. De hecho, se examinará cómo configurar el sistema de gestión documental junto con el partner de implementación. La disponibilidad tanto del partner de implementación como de la empresa jugará un papel importante en el tiempo de implementación. Normalmente, las empresas pequeñas no tienen un director de proyecto que se ocupe exclusivamente de este proyecto. En este caso, suele ser el propietario el que lo hace o un empleado, compaginándolo con su trabajo. Por otra parte, un pequeño paquete de funcionalidades puede acortar la duración del proceso.

Consejo: Antes de empezar a comparar paquetes, asegúrese de tener una lista de necesidades, inquietudes y reflexiones de los empleados. Tener todo esto de antemano acelera el proceso y, asegura el apoyo del lugar de trabajo.

Para la implementación de un sistema de gestión documental simple se tarda aproximadamente una semana. La implementación consiste en la instalación del software. Generalmente, con una solución en la nube esto puede ser aún más rápido. Aquí también influyen las funcionalidades escogidas. Por ejemplo, si una empresa pequeña requiere una seguridad más compleja, la instalación de todos los controles de accesoEl control de acceso es una técnica de seguridad que verifica el permiso que tiene una persona o dispositivo para entrar en un área y hasta qué punto. Esta función se encuentra dentro de la gestión de identidad y acceso de una empresa. Existen 2 tipos de control de acceso: Físico y Lógico. El físico consiste en recibir autorización para entrar a lugares concretos, como determinados departamentos o áreas de la empresa. El control de acceso lógico, sin embargo, permite el acceso al usuario o dispositivo a unas determinadas redes informáticas, archivos del sistema y datos. y autorizaciones aumentará el tiempo de implementación.

Tras la fase de implementación del sistema de gestión documental, se encuentra el paso final: la migración de los documentos existentes. Toda la información de la empresa debe transferirse desde su ubicación actual, a menudo en carpetas, al nuevo gestor documental. Sin embargo, no es necesario migrar todos los documentos. Por ejemplo, aquellos documentos con contenido duplicado, versiones obsoletas o documentos cuyo periodo de retención haya expirado no tienen que ser migrados. Realizar una buena selección de lo que se debería migrar al gestor documental puede suponer un ahorro de tiempo y ayuda a hacer una limpieza a fondo. La duración media de una empresa pequeña suele ser también de una semana aproximadamente, aunque esto puede variar mucho.

Facilidad de uso del sistema de gestión documental

Una empresa pequeña no quiere perder mucho tiempo en una formación intensiva de los empleados sobre el uso del gestor documental. La empresa quiere que sea intuitivo para que los empleados sean capaces de trabajar rápidamente con él. El sistema de gestión documental está creado para ser un alivio, no para que constituya una dificultad extra.

También puede resultar útil para una pequeña poder hacer pequeños ajustes al sistema por sí misma. Por ejemplo, un tipo de documento se puede clasificar de tres maneras diferentes en el gestor documental: “creado”, “revisado” y “aprobado”. Sin embargo, la empresa quiere crear una cuarta categoría, “concepto”, ya que los empleados piensan que es necesaria. Si el sistema de gestión documental permite que un empleado autorizado realice cambios menores, el ajuste se realizará rápidamente. Si por el contrario, para cualquier cambio, por pequeño que sea, hay que llamar al proveedor, esto cuesta dinero y, además, un tiempo valioso.

El partner de implementación

Una empresa pequeña, al igual que cualquier otro tipo de empresa, deberá hacer una elección estratégica sobre el partner de implementación. Esta elección supone una gran influencia en la fluidez de la implementación y en el servicio de mantenimiento posterior. Para un pequeña empresa, un soporte de ayuda bueno y rápido puede ser muy útil para problemas ocasionales o preguntas, ya que no suelen disponer de un servicio interno de TIC. Por ese motivo, tener un soporte inmediato en el teléfono que proporcione ayuda con una voz amigable es una gran ventaja. La Guía de Gestión Documental 2024La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En la Guía hay consejos y trucos para saber que se tiene que preguntar al tener que seleccionar un partner. inspecciona y proporciona una ayuda a las pequeñas empresas para que elijan al partner de implementación adecuado.