Proveedores de gestión de la calidad: ¿en qué se diferencia un partner de otro?

Escoger a un partner para implementar un paquete de gestión de la calidad (SGC) no es algo sencillo. Elevar una empresa al máximo nivel de calidad no es algo que deba tomarse a la ligera. Pero, ¿cuál es la diferencia entre los proveedores de sistemas de gestión de la calidad? ¿qué hay que tener en cuenta al comparar las distintas opciones?

Índice

1. Proveedores en España
2. Tamaño del proveedor
3. Conocimiento del sector
4. Gestión del cambio
5. Consejos para las conversaciones

¿Cómo está el mercado español?

A diferencia del mercado americano, en España hay menos proveedores que se centran exclusivamente en la gestión de la calidadLa gestión de calidad consiste en conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Es una forma general de gestión empresarial que garantiza que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. La gestión de calidad también incluye controles y evaluaciones con regularidad. De esta manera, se evalúa y mejora la calidad de una organización, tanto a nivel micro como a nivel macro.. Los partners de nuestro país son, generalmente, proveedores de paquetes de ERPExisten multitud de proveedores de ERP en el mercado. Cada uno de ellos trabaja para ser el mejor en su campo y para su público. Dentro de la variedad de motivos que le harán decantarse por un proveedor, la calidad del servicio ofrecido será un aspecto determinante en el proceso de selección. El mercado de proveedores de ERP en España es un mercado en alza.  o de gestión documentalEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes., los cuales también se centran en la gestión de la calidad. Su conocimiento de la gestión de la calidad procede de solicitudes y casos de sus clientes, o porque tienen personal contratado que anteriormente trabajaban como directores de calidad. Dentro de la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se encuentran puntos importantes como la integración de ERP con gestión de la calidad o cuándo un laboratorio requiere un ERP con gestión de la calidad u cuándo un sistema LIMS. Además, dentro de la Guía de Gestión documentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se incluyen puntos tan importantes como la importancia del sector a la hora de elegir un gestor documental con gestión de la calidad, la influencia de la calidad en la creación de flujos de trabajo o las posibles integraciones de gestión documental y la gestión de la calidad.

¡Atención! Es necesario reunirse con varios partners para comparar los diferentes sistemas de gestión de la calidad para ver cuál se adapta mejor a la empresa. Hace falta cierta preparación para poder comparar de forma objetiva y a conciencia. Consulte el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!El Premium digiBook “¡Ayuda, tengo una demo!” sirve para preparar las futuras conversaciones con los proveedores y contiene consejos prácticos para sacarle el mayor provecho posible a las demostraciones de producto. Este documento está basado en experiencias previas de diferentes jefes de proyecto. para descubrir en qué fijarse antes, durante y tras una demo, así como consejos y experiencias de otros jefes de proyectos que ya han pasado por este mismo proceso. ¿Todavía no tiene la lista definitiva de los proveedores? En ese caso también puede obtener una selección de proveedores de SGC adecuados al ponerse en contacto con TIC Portal a través de Consulta o llamando al: +34 954 040 045.

¿Importa el tamaño del proveedor?

Las pequeñas empresas no tienen por qué trabajar con un proveedor de SGC pequeño; y las grandes empresas tampoco necesitan siempre un proveedor caro con un software complejo. El partner más adecuado depende totalmente de la complejidad de los procesos empresariales. Una pyme que realice actividades complejas de laboratorio clínico puede necesitar un sistema más completo que un distribuidor internacional de productos de papel. Por lo tanto, una pyme de este tipo se decantará rápidamente por un proveedor más grande que la gran empresa de papelera internacional.

Hay 2 asuntos más importantes que el tamaño del proveedor:

• No tiene sentido pagar mucho dinero por un paquete del cual no se utiliza ni la mitad de lo que incluye. Un proveedor con un software que ofrece muchas funcionalidades sólo merece la pena si las funcionalidades también son necesarias para su empresa.
• Procure que su empresa no se encuentre perdida en el fondo de la base de clientes del proveedor. Si su empresa es uno de los clientes más pequeños del proveedor, lo más probable es que no sea la primera en recibir ayuda cuando haya problemas o preguntas.

“Los proveedores de software de SGC continúan invirtiendo en el desarrollo UILa interfaz del usuario (user interface, UI) es el diseño de sistema, aplicación, web o parte de una máquina con el cual interactúa un usuario. Por tanto, la UI es la forma en la que un usuario interactúa con un producto. La UI puede ser física o digital. Un ejemplo de UI física se compondría del salpicadero, del freno de mano y de la palanca de cambio de un coche, o se vería como la cabina del piloto de un avión dónde hay muchos botones para manejarlo. Mientras que en el caso de la UI digital, se encarga del diseño visual de un sistema, aplicación o web con el que interactúa el humano. / UXLa experiencia de usuario (user experience, UX) es la sensación que tiene un usuario al interactuar con un servicio o producto. En el caso de un servicio, puede ser tanto físico, por ejemplo, si se siente bien atendido en una tienda, como digital, haciendo uso de un sistema, página web o aplicación. Cada vez las empresas son más competitivas, por lo que es importante que el usuario se sienta cómodo. Si no, podría irse a la competencia., inteligencia artificial (IALa inteligencia artificial (IA), también conocida por su nombre inglés, Artificial Intelligence (AI), es una tecnología que trata de realizar las tareas y tomar las decisiones empresariales de forma automática y autónoma, aprendiendo de forma continua. La inteligencia artificial hace uso del Big Data para obtener los datos necesarios para operar. Con la inteligencia de negocios (BI) analiza esos datos y la IA utilizará esas estadísticas para tomar decisiones.), capacidad del internet de las cosas (IoTInternet de las Cosas es un término utilizado para referirse a la capacidad de interconexión digital de distintos tipos de dispositivos a través de Internet. También se refiere a un tipo de Internet en el que habrá más cosas o máquinas conectadas que personas, debido a los avances en automatización de procesos. Este Internet de las Cosas también está relacionado con Big Data, ya que ante la gran cantidad de dispositivos conectados, el nivel de información de personas, organizaciones y empresas aumentará en gran medida.) y en la analítica predictiva, aunque la adopción de estas tecnologías disruptivas aún no ha llegado a la corriente principal.” – (Gartner, 2020)

¿Hasta qué punto es importante el conocimiento del sector por parte del proveedor?

La gestión de la calidad es un término muy amplio, y en cada sector significa una cosa distinta. La base de las funcionalidades del sistema de gestión de calidadEl Sistema de Gestión de calidad (SGC), también conocido como Quality Management System, QMS), tiene una serie de funcionalidades que se adaptan de una u otra forma a los procesos empresariales de cualquier organización. Los procesos se pueden adaptar fácilmente sin importar el sector ni el tamaño de la empresa. Generalmente, estas funcionalidades están destinadas principalmente a garantizar que los métodos de trabajo que se han registrado en papel también se lleven a cabo en la práctica de la misma manera. sí es la misma, pero un incidente en una empresa de fabricación de cristal no es lo mismo que un incidente dentro de un bufete de abogados. Por tanto, se han de seguir unos pasos en caso de que haya una alerta por incidencia. Un producto de cristal que se cae y se rompe debe ser recogido y reemplazado; una queja sobre la conducta de un abogado debe ser investigada. Tales diferencias requieren una interpretación muy diferente del módulo de gestión de incidentes, y un proveedor con conocimientos del sector específico. Lo mismo ocurre, por ejemplo, con el módulo de gestión de normas y estándares, como las normas ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas..

¡Consejo! Hay sistemas de gestión de gestión de la calidad que están enfocados en sectores concretos. Dentro del Premium digiBook Quality Management: funcionalidades claveEste digiBook va dirigido a las empresas que están orientándose seriamente sobre la adquisición de un (nuevo) sistema de gestión de la calidad (QMS). En él están recopiladas las funcionalidades de distintos paquetes para acelerar el análisis de requisitos para un nuevo QMS. se encuentra un apartado especial para los sectores más estrictos en cuanto a calidad y qué funcionalidades específicas existen para ellos.

¿También se necesita una gestión del cambio?

Las empresas pueden escoger entre dos tipos de proveedores al implementar un sistema de SGC: aquellos que sólo proporcionan el software, o los que también pueden guiar a la empresa en los próximos cambios (change management). La elección de una de las dos opciones depende, por supuesto, de la empresa.

Muchas empresas eligen un proveedor que les ayude con la gestión del cambio. La gestión de la calidad influye en toda la empresa. No sólo se trata de aprender a usar un programa u otro: los empleados que tienen un gran conocimiento de (una gran parte) de los procesos empresariales deberían ayudar con la revisión de los procesos. A menudo, esto requiere una mentalidad flexible y con capacidad de cambio por parte de los empleados de la empresa que vayan a revisar los procesos. De esta forma, estos empleados pueden encontrar la forma de agilizar sus procesos con ayuda del software.

Esto supone una nueva forma de trabajar para todos los empleados de la empresa. Por tanto, es imprescindible que haya una buena adaptación por parte de los usuariosLa instalación del software en sí no es más complicada que el de otras soluciones TIC. Pero la adaptación de los trabajadores de la empresa al manejo del nuevo sistema presenta a menudo una serie de problemas. La realidad es que un sistema de gestión documental no supone un cambio meramente tecnológico. Para los empleados de la empresa supone un cambio en su trabajo, en su manera de hacer las cosas y de pensar. Normalmente los cambios tecnológicos son rápidos, pero las personas necesitan un período de aclimatación para aprender a manejarse en entornos que les son desconocidos. para que la implementación del software sea un éxito. Esta preparación para la adaptación debe ser mayoritariamente interna. No obstante, también es importante poder apoyarse en el proveedor. Un proveedor de gestión de la calidad con experiencia puede ayudar proporcionando nuevas ideas valiosas durante la revisión de los procesos.

Por ejemplo, en la gestión de incidentes. Quizá los empleados están acostumbrados a resolver directamente los (casi) incidentes y quejas en el taller. Sin embargo, entonces, no quedan plasmados en el registro de quejas e incidentes para su auditoría. Hace falta cambiar la forma de trabajar y la mentalidad de los empleados para que queden registradas las quejas e incidencias. De esta forma, se puede ver fácilmente dónde fallan y se pueden buscar mejoras para que no se repitan (en la medida de lo posible).

¿Sabías que? El análisis de la mejora de los procesos no siempre recae en los empleados internos expertos y en sus partners de software. Algunas empresas prefieren contratar a un consultor externo aparte que tenga una gran experiencia, para que revise los procesos y guíe durante todo el proceso de cambio.

Consejos para las conversaciones con los proveedores

Cuando una empresa habla con los proveedores de software es importante tener de antemano una lista con todas las preguntas que les va a realizar. De esta forma, se evita que el proveedor dirija la conversación en una determinada dirección y que, así, su empresa se quede con dudas. Esta lista debería incluir, sin duda, las siguientes cuestiones:

• ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor ofreciendo paquetes de SGC?
• ¿Cuál es la trayectoria del proveedor (desde qué ángulo aborda la gestión de la calidad)?
• ¿Qué tipo de clientes tiene el proveedor? ¿Cuál es el más grande? ¿Cuál es el más pequeño?
• ¿Qué servicios ofrece exactamente el proveedor (también el alojamiento del paquete o la consultoría para la gestión del cambio, por ejemplo)?

Arriba se encuentran recopiladas algunas de las preguntas que no se pueden olvidar hacerles a los proveedores durante las demos. Para tener un mayor apoyo durante el proceso de demostraciones, puede consultar el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!El Premium digiBook “¡Ayuda, tengo una demo!” sirve para preparar las futuras conversaciones con los proveedores y contiene consejos prácticos para sacarle el mayor provecho posible a las demostraciones de producto. Este documento está basado en experiencias previas de diferentes jefes de proyecto.. En su interior están las experiencias previas de jefes de proyecto y sus consejos para empresas que están en proceso de selección.