¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

Hoy en día, muchas empresas buscan un sistema ERP para su compañía, pero ¿qué es exactamente un ERP y en qué puede beneficiar a una empresa? ¿Qué ventajas ofrece el software ERP y cuánto cuestan este tipo de sistemas? Te explicamos todo sobre el software ERP.

¿Qué es un ERP y cómo funciona este software?

El término ERP, o software ERP, se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producciónUn sistema de producción es un software que sirve para que las empresas de fabricación lleven un mejor control de sus procesos de fabricación. Es decir, con este sistema se puede hacer un seguimiento en detalle del proceso de producción en el que se encuentra el producto. Este sistema está dirigido a la directiva de una empresa, ya que sirve para analizar la eficiencia de la/s planta/s de producción; colas de fases; estado de pedidos. a distribución o incluso recursos humanos. Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes. Los datos actuales sobre producción, compras y ventas, logísticaEl sector logístico se caracteriza por recibir cientos de documentos al día, la mayoría de ellos en formato papel, por lo que la implementación de un gestor documental facilitaría su trabajo.  Esta documentación se compone de: pedidos, albaranes, facturas, seguros, partes de incidencias, trámites aduaneros… Con tantas entradas es fácil que se comentan errores humanos en su manejo o en la digitalización de manera manual, lo que provoca pérdidas, duplicidades y deterioros.  y administración pueden enlazarse para que los procesos se controlen automáticamente y funcionen así con mayor eficacia.

En la Guía ERP 2024La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. puede encontrar las diferencias entre los sistemas ERP más conocidos del mercado, su precio y una comparación de los distintos proveedores de ERP.

Los desafíos de un proyecto ERP

Implementar un sistema ERP no es tarea sencilla. Una empresa puede enfrentar varios desafíos. TIC Portal te ofrece un documental donde responsables de proyectos comparten, desde su experiencia directa, los retos enfrentados y las soluciones adoptadas. Un acercamiento honesto y práctico a los desafíos reales de la implementación de un software ERP.

¿Qué es ERP? EL DOCUMENTAL

Esta pieza audiovisual nos acercará al mundo de los sistemas ERP. Se tratan las cuestiones clave que se plantean durante el viaje hacia la implementación.

Ver documental

¿Qué ventajas ofrece un sistema ERP?

Las tres principales ventajas de un ERP mencionadas por la mayoría de las empresas son:

1. Centralización de la información
La información empresarial de diferentes departamentos se reúne en un ERP. Tener una fuente de información central es una condición previa para la integración de procesos empresariales. Los silos de información separados son el mayor enemigo de una empresa.
2. Automatización del trabajo manual
El ERP automatiza las tareas, los flujos de trabajo y los procesos. El software suma automáticamente las facturas, el inventario se actualiza en tiempo real y las tareas se asignan a los empleados adecuados. La automatización ahorra tiempo a la empresa y evita errores humanos.
3. Alta disponibilidad de la información
Mediante un ERP, los empleados pueden acceder a información que resulta relevante para sus funciones. Por ejemplo, un preparador de pedidos consulta una lista de embalaje, mientras que el director financiero estudia la facturación del mes abril. Todos los datos proceden directamente del ERP. El acceso rápido a información actualizada es importante porque permite una rápida toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

Gráfico elaborado a partir de datos de Nucleus Research “Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB”.

Además, el software ERP de gestión empresarial ofrece una serie de ventajas relacionadas:

• operaciones empresariales más eficientes
• vinculación de la información empresarial clave
• visualización de datos en tiempo real
• introducción centralizada de información

Estadísticas ERP

En 2021, el 62% de las empresas con más de 10 empleados utilizaba software ERP. En empresas con más de 250 empleados, este porcentaje aumenta incluso al 92%.

¿Cuáles son las desventajas de un ERP?

Las dos desventajas más comunes son el costeEl coste de un ERP es uno de los factores más importantes al elegir un ERP. Las necesidades de la empresa serán claves para conocer el precio de un sistema ERP. ¿Cuánto cuesta cada usuario y licencia? ¿Qué diferencia de precio hay entre sistemas ERP on-premise y en la nube? En definitiva: ¿Cuánto presupuesto debe dedicarse para un sistema ERP? y la duración de la implementación.

La diferencia entre un ERP instalado en la nube o en local

• On-premisesEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ. significa que el software ERP de una empresa está instalado en los servidores dentro de sus propias instalaciones. Esto también se conoce como una instalación local del ERP.
• Cloud ERPLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. significa que el software se ejecuta en el servidor de una tercera parte, por ejemplo, el del fabricante o proveedor del ERP. Ellos ofrecen su software como un servicio. Este concepto se conoce como SaaS (software as a service). Incluye el software ERP, el hardware y servicios de soporte como el mantenimiento.

Ejemplo de un flujo de trabajo en un ERP

• Una empresa siderúrgica recibe varios pedidos para diferentes componentes de acero.
• El sistema verifica de inmediato los inventarios y envía automáticamente órdenes de compra a varios proveedores.
• El sistema programará al personal para producir estos pedidos.
• Se planifica la logística (se reservan camiones, se envían pedidos al destino final correcto).
• El procesamiento financiero se maneja automáticamente por el software.
• Los datos de los pedidos se añaden a la información correspondiente del cliente.

¿Qué empresas se benefician de un sistema de ERP?

El software para enterprise resource planning es adecuado tanto para grandes multinacionales como para empresas medianas y pequeñas. Incluso existen paquetes de ERP que se pueden adquirir a partir de dos usuarios. Anteriormente, solo las grandes organizaciones podían pagar un paquete de ERP debido a los altos costes de inversión, como la compra del software y nuevos servidores con mucha capacidad. Con el surgimiento de ERPs en la nubeUn ERP en la nube puede definirse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales operado a través de internet. Actualmente, muchos fabricantes de sistemas ERP han optado por publicar versiones de su software ERP en la nube para hacerlos más accesibles., el software empresarial también se ha vuelto accesible para organizaciones sin muchas posibilidades de inversión. Además, hay paquetes de ERP orientados a sectores específicos, como la salud, la construcciónEn las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería. o la industria manufactureraUn sistema de producción es un software que sirve para que las empresas de fabricación lleven un mejor control de sus procesos de fabricación. Es decir, con este sistema se puede hacer un seguimiento en detalle del proceso de producción en el que se encuentra el producto. Este sistema está dirigido a la directiva de una empresa, ya que sirve para analizar la eficiencia de la/s planta/s de producción; colas de fases; estado de pedidos. (empresas de producción). Estos no siempre son los sistemas ERP más utilizados. Tanto para empresas pequeñas, como para PYMES y grandes empresas, existen soluciones estándar y paquetes más específicos por sector.

En la Guía ERP se evalúan diferentes proveedores de ERP junto con sus respectivos sistemas.

Elige cuidadosamente tus módulos de ERP

El software ERP suele consistir en una serie de módulos básicos, a los que se pueden añadir módulos adicionales. Esto incluye CRM (Gestión de Relaciones con ClientesLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.), HRM (Gestión de Recursos HumanosEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.), SCM (Gestión de la Cadena de SuministroLa gestión de cadena de suministro (Suppy Chain Management, en inglés) se refiere al conjunto completo de la cadena de producción y comercio, desde la compra de materias primas hasta que llega al usuario final. Sin embargo, a menudo, la gestión de cadena de suministro se limita a la gestión de cadena logística de materiales. Por tanto, se basa en hacer que una empresa sepa qué materiales o productos debe pedir y de que estos lleguen a tiempo. Para que esta planificación vaya bien, la gestión de cadena de suministro saca los datos del sistema ERP.), DMS (Gestión de DocumentosUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.) o, por ejemplo, un módulo financiero (finanzasLa administración financiera de una empresa que incluye, entre otras funciones, la contabilidad (en sus vertientes contable, financiera y analítica), el control de costes, la gestión de cobros y pagos, la gestión de tesorería, y la presupuestación, no suele ser la parte más atractiva de gestionar. Todo lo relacionado con la gestión financiera y administrativa de la organización – desde la gestión de bancos hasta la elaboración y presentación de las cuentas anuales-, suele ser un tema secundario para los empleados.) o de BI (Inteligencia EmpresarialLa Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc.) más extenso. La ventaja de conectar estos sistemas al sistema ERP es que toda la información se puede gestionar, visualizar y almacenar de manera centralizada. Posteriormente, también es posible realizar análisis profundos basados en los datos completos e integrados del software. Big data es un término que se utiliza mucho en este contexto. Se trata de analizar la mayor cantidad de datos posible para obtener nuevos conocimientos. En esta páginaLos módulos de un ERP están compuestos por funcionalidades que están relacionadas entre sí. Estas funcionalidades permiten automatizar y desarrollar actividades concretas de las empresas. Los módulos más comunes dentro de un software ERP son los siguientes: Finanzas y contabilidad; Inventario; Almacén; CRM; Producción; Cadena de suministro; RRHH; Proyectos; Informes y análisis; Ventas; Compras; Gestión documental; Calidad; E-commerce; Gestión de transporte; Gestión de servicios de campo; etc.  puedes leer más sobre los distintos módulos de un ERP.

Las preguntas más habituales sobre el software ERP

Reporte, análisis y business intelligence dentro de un sistema ERP

Prácticamente todos los sistemas ERP cuentan con diversas funciones de reporte, o con un módulo extra de business intelligence. Debido a que la información de los procesos empresariales está vinculada y actualizada, la dirección puede disponer de información empresarial confiable y actual. Tendrán un mayor control sobre la organización y podrán tomar decisiones estratégicas basadas en estos datos actualizados. La dirección recibe un informe claro, que sirve como base para la toma de decisiones, basado en información de todos los niveles de la empresa.

Tu opinión es importante

¿Qué opinas sobre esta afirmación?: ‘La inteligencia artificial está configurada para ser el motor detrás de la próxima ola de innovación en sistemas ERP, enfocándose en la personalización a gran escala y la optimización de procesos.’ Responder

¿Cómo se prepara un proyecto ERP?

Un proyecto de ERP es un proceso que requiere una preparación exhaustiva. Hay que responder a preguntas sobre el paquete de ERP más adecuado, proveedores cualificados, posibles dificultades, obstáculos y costes ocultos. Por este motivo, TIC Portal ofrece gratuitamente la Guía ERP 2024La Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. , un recurso de ayuda para tu proyecto de ERP.

Las empresas que se encuentran al principio de una implementación de ERP suelen tener muchas preguntas antes de su primer contacto con los proveedores. Es importante obtener respuestas a estas preguntas antes de entrar en contacto con los fabricantes de software y sus partners. OracleOracle Cloud ERP es el sistema ERP más reciente de Oracle. Como dice su nombre, este software es un sistema que se implementa en la nube. El software Oracle Cloud ERP va dirigido a medianas y grandes empresas. Este sistema se encuentra en 115 países y en 27 idiomas diferentes. no dará las mismas respuestas que, por ejemplo, MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa. o Infor. Es recomendable que como empresa también se obtenga información más allá de los proveedores. Asi, una organización puede prepararse para conversaciones con un proveedor, que a veces tienen un enfoque bastante comercial.

Información objetiva sobre ERP

TIC Portal intenta contrarrestar la información parcial que ofrecen los proveedores en Internet. Para un asesoramiento neutral durante un proyecto de ERP o la elección de un software ERP, puedes ponerte en contacto con TIC Portal.

Estadísticas de ERP: un análisis basado en 213 empresas

Investigación de empresas españolas que han iniciado un proyecto ERP. Contiene datos concretos y percepciones basadas en ellos. Accede a este informe gratuito.

Visión global de los diferentes sistemas ERP

Los sistemas ERP están disponibles para empresas de todos los tamaños. No solo en grandes empresas, sino también en pequeñas y medianas empresas (PYMEs) el uso de ERP se ha vuelto común. Los avances recientes en tecnología de la nube han provocado un aumento significativo de la cantidad de software ERP. Algo como ‘el mejor sistema ERP’ no existe. Cada software tiene características específicas, lo que significa que no todos los programas de ERP son adecuados para todas las organizaciones. A continuación se ofrece una visión general de los principales sistemas ERP del mercado, aunque probablemente existan más sistemas que satisfagan sus necesidades y requisitos. TIC Portal ofrece un asesoramiento personalizado y sin coste a empresas en búsqueda de un sistema ERP que cumpla con sus criterios.

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