SAP Business One es un ERP dirigido a pequeñas y medianas empresas. Integra las partes básicas para la gestión de un negocio y se dedica a mejorar la productividad y el rendimiento de la empresa. SAP Business One está disponible en más de 150 países y adaptado a 27 idiomas distintos. Sin embargo, el nombre de SAP siempre se ha asociado a sistemas de gran dificultad de uso y que requieren un conocimiento avanzado tanto para los responsables de IT como a nivel de usuario. ¿Qué hace a SAP Business One diferente de otros productos SAP? ¿Cuánto cuesta?
Índice
¿Qué es SAP Business One?
El software de SAP Business One, también conocido como SAP B1, es el sistema ERP de SAP para las empresas pequeñas y medianas. La última versión de SAP Business One (10.0) salió en mayo de 2020. Esta solución de software es modular, por lo que si la empresa crece, puede ampliar los módulos contratados.
Este software puede funcionar con la base de datos tanto de SAP HANA como Microsoft SQL. Por lo tanto, no está tan limitado como SAP S/4 HANA, el sistema ERP de SAP para grandes empresas y que sólo funciona con la base de datos de SAP HANA. No obstante, muchas de las mejoras que aparecen en la versión 10.0 de SAP Business One sólo se encuentran disponibles para cuando se usa el sistema junto con SAP HANA. La implementación de SAP B1 puede realizarse en la nube, on-premise y, también, de forma híbrida.
¿Cuáles son las funcionalidades principales de SAP Business One?
SAP Business One tiene una serie de funcionalidades generales y otras que son más específicas dependiendo del sector de la empresa cliente. Las principales funcionales generales disponibles en SAP Business One son:
Las finanzas son el corazón de una empresa. La actividad y el modelo del negocio se verá reflejado en la forma de gestionar las finanzas. Por eso, es importante seleccionar un sistema que soporte la forma de operar de la empresa.
Dentro del módulo de finanzas de SAP B1 se encuentran las funcionalidades como: contabilidad; informes financieros; gestión bancaria; y gestión de presupuestos entre otros. Asimismo, este sistema soporta la opción de la internacionalización de la empresa, por lo que permite la gestión multidivisa, la gestión de las diferentes sedes y tiene en cuenta los costes de las operaciones de importación y exportación (como la Intrastat).
¿Sabías que? Las funcionalidades que incluye el módulo de finanzas varían de un sistema a otro. Las finanzas son muy importantes y es crucial saber qué funcionalidades se necesitan exactamente para que no haya problemas. Para ayudarle con el análisis de requisitos del software de finanzas, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema Financiero: funcionalidades clave. Dentro de este digiBook, los jefes de proyecto pueden ver qué funcionalidades existen e indicar cuáles son las que requieren exactamente. De esta forma, la empresa podrá seleccionar y comparar mejor las soluciones y proveedores de sistemas financieros.
El aprovisionamiento de una empresa puede pasar desapercibido en empresas de servicio. No obstante,en todas las empresas hace falta adquirir una serie de materiales o servicios para que la empresa funcione. Por ejemplo, en oficinas serían folios, bolígrafos, sillas, ordenadores, … Mientras que en las empresas de fabricación serán metales, plásticos, herramientas, máquinas.
El software de SAP Business One tiene dentro del módulo de compras las funcionalidades de: gestión de pedidos de compras; gestión de portes; coste del producto; y planificación de requerimientos de materiales (MRP); entre otros.
La gestión de inventario está muy relacionada con la gestión de compras. Las empresas deben tener en cuenta la cantidad de materia prima que tienen para realizar su actividad, así como la cantidad de inventario ya fabricado disponible para vender inmediatamente a los clientes.
Para poder gestionar el stock, la solución de SAP B1 tiene las funcionalidades de: gestión de lotes; recuento de stock; gestión de entregas (para la creación de rutas de picking); definición de artículos para la producción o prestación del servicio (como el desplazamiento del personal para prestar un servicio); entre otras funcionalidades.
Las ventas del producto o servicio es lo que genera beneficios para la empresa. Por ello, es necesario que no se cometan errores con los pedidos de los clientes.
Dentro del módulo de gestión de ventas se encuentran las funcionalidades de: gestión de ofertas y pedidos; seguimiento y entrega del producto; gestión de devoluciones y reclamaciones; generación de albaranes; etc.
La información es poder, pero para poder entenderla se requiere tenerla en informes o cuadros de mando.
Dentro del módulo de informes de SAP B1 se encuentran las posibilidades de hacer: informes con formatos Office; informes predefinidos para cada área funcional; poder compartir el informe; y una gestión de identidad y acceso para que los usuarios sólo puedan acceder a los informes para los que están autorizados.
Todas las empresas hacen gestión de relaciones con el cliente (CRM) en mayor o menor medida. Cuantos más clientes, más complicada es la gestión. Además, este tipo de sistemas suelen estar especializados en marketing, en ventas y/o en atención al cliente. Por eso, a la hora de elegir un sistema de este tipo es necesario estudiar qué necesita exactamente la empresa. Para poder cumplir con esta tarea, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Sistema CRM: funcionalidades clave. Con este documento digital, los jefes de proyecto pueden ver qué funcionalidades hay e indicar cuáles son las que necesita exactamente. Así, a la hora de seleccionar y/o de tener la demo, la empresa ya sabe en qué debe fijarse.
Dentro del módulo de CRM, SAP Business One se centra en la parte de marketing y de atención al cliente. Por eso, contiene funciones para gestionar los prospects, las campañas de marketing, los contratos y permite hacer un análisis de los prospects, pronósticos y previsiones de ingresos.
Paquetes dentro de SAP Business One
Para tener una mayor oferta para las pymes que quieren trabajar con la solución SAP Business One, se han creado 3 paquetes: la versión más sencilla es la Starter Package, después con más módulos está la opción de Simple y, la versión más completa de las 3 es la Estándar.
SAP Business One Starter Package
Este paquete se ofrece a un precio más reducido que el resto, pero tiene menos funciones que el resto de versiones de SAP Business One: finanzas, ventas, compras, gestión de la relación con los clientes y gestión del inventario. Además, sólo permite que haya hasta un máximo de 5 usuarios. Su implementación puede ser tanto en la nube como en local.
SAP Business One Simple
Este paquete es una versión intermedia entre el One Starter Package y el Estándar. Por ello, tiene más funcionalidades que el Starter Package, pero menos módulos que el Estándar. SAP Business One Simple incluye los módulos de: finanzas; gestión de bancos; interlocutores comerciales; gestión de inventario; ventas; compras, CRM; BI; y carga de datos/formatos. Además, permite la movilidad comercial porque se puede acceder al sistema desde dispositivos como el móvil o la tablet.
El coste de las licencias de este paquete parte desde los 60€/mes. Sin embargo, también hay que recordar que el coste de la herramienta no sólo se compone de lo que valen las licencias, sino que también están los costes de implementación y personalización entre otros. Para que los jefes de proyecto sean conscientes de todos los gastos que conlleva una implementación de SAP Business One, en la Guía ERP se encuentran todos los costes ocultos de este tipo de implementaciones.
SAP Business One Estándar
Esta es la versión más completa de SAP Business One. Este paquete incluye todos los módulos de la versión Simple además de la: gestión de la producción; gestión de proyectos; y la eliminación de saldos recíprocos (que ellos llaman intercompany). Debido a la cantidad de módulos adicionales que incluye, el coste de este paquete también es mayor que el del resto de las versiones.
Además, cuando se tiene la versión estándar también se pueden contratar módulos adicionales especializados por sectores. No obstante, esto supone un aumento en el coste final de la solución.
Sectores en los que está más presente el sistema de SAP Business One
El sistema de SAP Business One es un sistema horizontal, por lo que no está especializado en un sector en concreto. No obstante, algunos partners de la herramienta han desarrollado módulos y funcionalidades para sectores concretos. Algunos de los sectores donde se puede encontrar este software son:
Empresas de alimentación
El sector de la alimentación tiene requisitos muy estrictos con respecto a la calidad y la sanidad. Por ello, existen módulos especializados para este sector dentro de SAP Business One. Permiten que las empresas alimentarias pueden llevar un control de la caducidad, una gestión de la trazabilidad, etiquetado de acuerdo con las exigencias del sector, tratamiento de envases (e, incluso, la inclusión de medidas medioambientales como Ecoembes) y la creación de la documentación del transporte internacional de mercancías por carretera (CMR).
Hay una gran variedad de software para las empresas de alimentación. Por eso, cuando se va a implementar un nuevo sistema ERP es importante realizar una buena comparación para ver qué sistema y proveedor es el adecuado. Para facilitar la búsqueda, puede ponerse en contacto con TIC Portal y un asesor le ayudará: +34 954 040 045. También puede mandarnos una descripción de su proyecto de forma online.
Empresas de producción
La producción varía mucho de una empresa a otra. No es lo mismo producir coches, móviles o tuppers. Por consecuencia, los requisitos de este sector también pueden ser muy diferentes.
Los módulos adicionales que tiene SAP Business One para las empresas de producción son:
- Gestión de órdenes de producción
- Planificación de capacidad
- Planificación de los requisitos de material (MRP)
- Terminal de presencia
- Simulación de costes
- Análisis de costes de producción
- Control de calidad
- Importación de modelos CAD
- Integración de máquinas y sus mantenimientos con IoT (para la Industria 4.0)
- Planificación de la capacidad de las máquinas (MCP)
- Cuadros de mando BI
Estos son algunos de los muchos módulos y funcionalidades que una empresa de producción puede requerir de un sistema ERP. Por tanto, puede que la empresa requiera algunos módulos que no están en este programa. Antes de empezar a buscar un sistema es importante hacer un análisis de requisitos. Para ayudarle con este reto, TIC Portal ha recopilado todas las funcionalidades para producción en el Premium digiBook Funcionalidades ERP: Producción. Con este Premium digiBook, los jefes de proyecto pueden realizar su análisis de requisitos e indicar cuáles son las funcionalidades que requieren exactamente. Con el análisis realizado, una empresa puede empezar a buscar de verdad la solución y proveedor adecuado para ellos.
Moda: empresas textiles y de complementos
El sector de la moda ofrece una gran variedad de artículos a sus consumidores. Una misma camiseta o zapato pueden ser del mismo modelo, pero de diferente talla y color. Todo eso debe verse reflejado en el sistema para saber cuándo pedir más de un artículo, tener un buen control tanto de la tienda online como de la física y de los almacenes.
SAP Business One tiene módulos adicionales para el sector de la moda, como: gestión de tallas, colores y modelos con código de barras; gestión del stock en tiempo real en los diferentes almacenes y puntos de venta; personalización de los artículos; y automatización de la reposición y retirada de productos, entre otros.
Coste del sistema de SAP Business One
El precio final del sistema SAP Business One depende de varios factores: el paquete de SAP B1 elegido, la cantidad de usuarios, si está on-premise o en la nube, las personalizaciones, etc.
Además, hay dos modalidades de pago de las licencias: pago por uso y pago completo. El pago completo de la licencia sólo es posible para las implementaciones on-premise. Esta forma de pago no incluye las actualizaciones, ni el mantenimiento ni el soporte. El precio de este tipo de licencias también depende de si es un usuario completo (entonces, son unos 2.700€/licencia) o si es un usuario limitado (1.400€/licencia).
En el caso de elegir el pago por uso, la licencia media de usuario completo ronda los 91€/mes y la de usuario limitado está en unos 47€/mes. El precio puede variar según las funcionalidades contratadas. En este caso, las actualiazciones, el mantenimiento y el soporte sí que están incluidos.
También existen otros factores que influyen en el precio, ya que distintos proveedores de este sistema pueden aplicar diferentes precios o descuentos según el acuerdo que tengan con SAP. Para tener una mejor idea del coste de este sistema, la Guía ERP contiene un presupuesto real de SAP Business One.