Power BI de Microsoft: ¿cómo analizar los datos empresariales y para qué sirve?

Índice:

1. ¿Qué es Power BI?
2. Ejemplos de análisis
   1. Ejemplos de análisis comercial
   2. Ejemplo de análisis financiero
   3. Ejemplos de análisis de producción
3. Versiones de Power BI
   1. Desktop
   2. Gratuita
   3. Pro
   4. Premium

¿Qué es Power BI y cómo funciona?

Power BI es una solución de inteligencia de negociosLa Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) se basa en el análisis de datos de la información de la compañía. Con esos datos se intenta obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas y operativas (información comercial). Generalmente, los datos en “bruto” provienen de los diferentes softwares de la compañía, tales como ERP, RRHH, gestión documental u otro software especializado. Los datos en bruto son: datos de ventas, tendencias del mercado, resultados financieros, etc. (Business Intelligence, BI) de Microsoft que sirve para analizar datos empresariales. Los datos son sacados de los almacenes de datosEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia)., bases de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos., redes sociales, Common Data ServiceMicrosoft Dataverse, antes conocido como Common Data Service (CDS), es un data service que almacena y estructura datos empresariales de procesos y aplicaciones interconectadas dentro de la Power Platform de Microsoft. Las aplicaciones del entorno Microsoft pueden recopilar sus datos centralmente en Dataverse, lo cual sirve para evitar duplicidades de datos y crear aplicaciones, generar informes, establecer flujos de trabajo, entre otras funciones sin tener que ir importando datos., tablas de Excel o cualquier sistema que contenga datos de la organización. Este tipo de solución suele ser usada por analistas de datos o por profesionales de inteligencia empresarial, pero también la pueden usar usuarios que desean hacer informes más dinámicos.

Nota: las empresas que deseen tener una base de datos para incorporar todos los datos empresariales se encuentran con que hay una gran variedad y oferta. En la Guía ERPLa Guía de ERP contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de ERP. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se encuentra una comparación en detalle de las bases de datos más comunes.

En la aplicación de Power BI, cada usuario dispone de un área de trabajo (My Workspace o Mi área de trabajo, en español). En cada área de trabajo puede haber una cantidad ilimitada de cuadros de mando. Los cuadros de mandoUn cuadro de Mando (Dashboard) es un sistema que permite estudiar visualmente la situación empresarial basándose en los parámetros establecidos. Para ello, el sistema se ayuda de indicadores que pueden medir: las finanzas, ventas, marketing, producción, calidad, recursos humanos, etc. son paneles en los cuales se pueden ver indicadores (gráficos, tablas, porcentajes, barras, …) con el análisis de los datos de un elemento concreto. Por ejemplo, puede haber un cuadro de mando para ver las finanzas de la empresa, otro cuadro de mando para ver el nivel de eficiencia de la producción, otro cuadro para ver el crecimiento de clientes, etc.

Asimismo, cada cuadro de mando puede tener tantas pestañas como requiera. En cada pestaña se detalla un aspecto concreto del elemento a analizar. Por ejemplo, en un mismo cuadro de mando puede haber una pestaña con la información general de ventasLa gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas. Esta gestión forma parte del core de una empresa, ya que, si no hay ventas, no hay dinero. Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible. de una inmobiliaria, y después una pestaña por cada empleado para comprobar el rendimiento individual de cada empleado, su número de ventas, ausencia, comparación con otros meses y/o años, entre otros detalles que se quiera analizar. De esta forma, el jefe de equipo no pierde visión de cómo va su equipo con respecto a la situación prevista.

Una de las pestañas más añadidas en los cuadros de mando de las empresas es la pestaña de alertas. Estas alertas avisan de los datos incorrectos y los señala indicando también su origen para que puedan ser corregidos. Así, una empresa puede solucionar problemas de tener cuentas duplicadas o sin configurar, detalles de movimientos contables internos, etc.

Nota: Power BI se puede encontrar integrado dentro del sistema ERP de Dynamics 365Dynamics 365 es solución que se encuentra totalmente en la nube, que consiste en una combinación de ERP y CRM. Dynamics 365 se basa en aplicaciones independientes, tal y como se encuentra ahora en su forma definitiva. De esta manera, Microsoft ofrece a las empresas formas diferentes de combinar aplicaciones en un sistema ERP. Las empresas pueden, por lo tanto, comprar un “plan” formado con aplicaciones fijas o armar su propio paquete de aplicaciones.. El software de Dynamics se compone de aplicaciones independientes para que la empresa pueda escoger según sus requisitos y necesidades. En el Libro Blanco de Dynamics 365La Guía de Dynamics 365 contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: costes, comparación con otras soluciones de Microsoft, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. se muestra cómo funciona la construcción y los costes de Dynamics 365.

Casos de análisis con Power BI

Ejemplos de uso de la inteligencia de negocios en el departamento comercial

Una cadena de supermercadosUn sistema ERP para las empresas de alimentos y bebidas (food & beverage) se elige teniendo en cuenta los procesos empresariales. Algunas organizaciones producen los alimentos, mientras que otras están especializadas en el comercio de productos alimentarios. Por eso, ciertos paquetes ERP se centran específicamente en la producción o en el comercio. Además, existen soluciones completas que integran ambos procesos empresariales en el mismo sistema. Un error muy común que cometen las empresas es el de subestimar los procesos empresariales, por lo que terminan eligiendo un paquete muy limitado. tiene un cuadro de mando con una pestaña con la información general de productos adquiridos y productos vendidos para tener una visión general de la empresa. En esta pestaña, se pueden ver los datos actuales, y una comparación por meses y con el mes anterior. En otra pestaña, puede verse por categoría de producto cuál se vende bien y cuál no. De esta forma, se observa qué producto no se vende bien y estudiar por qué es así. Por ejemplo, que la carne de cerdo no se venda mucho en un barrio donde la mayoría de la población es musulmana. Entonces, se sabe que hay que reducir los pedidos de ese tipo de carne para evitar tirar comida.

Otro caso, puede ser el de las empresas que trabajan con comerciales. Con un cuadro de mando, el encargado de un departamento puede ver tanto a nivel global como individual, si su equipo está cumpliendo con los objetivos. Cada persona del equipo puede tener un área de trabajo, con unos objetivos concretos (KPIEl indicador clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicator, en inglés) son los números o medidas para calcular el desempeño de una empresa. De acuerdo con los KPI, los directores deciden los objetivos y estrategias. Asimismo, gracias a los KPI los accionistas se mantienen informados sobre la situación de la compañía.) y el encargado puede ver qué porcentaje lleva conseguido.

Ejemplos de uso de la inteligencia de negocios en el departamento financiero

Una empresa internacional tiene un cuadro de mando con los ingresos y gastos generales de la empresa. Los gráficos de estos datos pueden mostrarse por continente, país, región, ciudad, etc. Asimismo, Power BI permite crear también indicadores en el cuadro de mando para mostrar una comparación de las diferentes zonas, delegaciones, unidades de negocio y sociedad por mes. Además, si se tienen los datos del año anterior, también es posible crear una comparativa anual para ver la situación de la empresa. Así, la empresa puede estudiar cuánto beneficio genera y cuáles son los gastos principales de la empresa. De esta forma, la empresa puede estudiar cómo hacer para minimizar los gastos y sacar mayor beneficio.

Por ejemplo, si una empresa de software tiene mucho movimiento de personal y subcontrata una agencia de reclutamiento de personal, quizá le sale más rentable meter a una o dos personas más en el departamento de RRHH que se dediquen a esta tarea.

Ejemplos de uso de la inteligencia de negocios en producción

Una empresa que confecciona trajes de noviaUn sistema ERP para la moda no debe dar servicio para los procesos comerciales específicos de la industria textil. En este sector es muy importante poder llevar un control de las matrices de variantes (tallas, color, especificaciones) y de la numeración de referencias de los artículos para llevar un buen inventario (también online). Además, ahora hay que gestionar un total de hasta doce colecciones anuales, por lo que es imprescindible controlar que estén en tienda y se vendan lo antes posible. sabe que la mayoría de las bodas son en primavera y en otoño y que de media, las novias buscan sus trajes con 6-7 meses de antelación. Por tanto, los modelos tienen que estar fabricados y en las tiendas con 7-8 meses de antelación. Con un cuadro de mando, se pueden sacar estos datos, ver cuáles son los modelos de vestidos que más se están vendiendo, las tallas y las tonalidades de color. Si la empresa distribuye sus modelos a nivel nacional e internacional, los cuadros de mando pueden calcular los datos de los modelos, tallas y tonalidades de tela más vendidos por zonas. De esta forma, la empresa también conocerá qué cantidad aproximada de un modelo producir y qué porcentaje de esa fabricación total irá a cada zona de venta.

Otro ejemplo es el de una empresa de fabricación de partes de coche. El cuadro de mando de Power BI, se puede conectar con el sistema MESEl sistema MES (Manufacturing Execution System) de optimizar las gestiones de la planta de producción. MES intenta reducir el tiempo y coste de la producción usando el análisis de los datos de planta para planificar la producción. Es decir, un sistema MES se usa con la intención de aumentar la eficiencia general de los equipos (maquinaria) (OEE, Overall Equipment Effectiveness). El sistema MES es muy usado para empresas con producción en masa, por ejemplo, en el sector automovilístico.. Así, el sistema de inteligencia de negocios se alimenta de los datos de control de plantaEl control de planta o Shop Floor Control (SFC) gestiona los diferentes procesos de producción y montaje. El SFC se encuentra generalmente dentro del sistema ERP en forma de módulo. Algunas de las funcionalidades que el control de planta ofrece son: planificación del trabajo; la creación de órdenes de producción; seguimiento de materias primas; seguimiento de bienes dentro de un proceso de producción; mediciones; control de los procesos de embalaje; la cancelación de materiales; registro de horas de trabajo reales; creación de informes sobre el progreso, las horas de producción y materiales usados. para conocer el funcionamiento de las máquinas de producción. Por tanto, el gerente de planta puede controlar el nivel de funcionamiento y eficiencia general de las máquinas en una pestaña y después tener una pestaña por máquina, para ver los datos más en detalle. Estos detalles pueden ir desde el funcionamiento previsto y el porcentaje obtenido hasta los momentos de paro en las últimas 24 horas, semana y mes, y ver cuándo fueron dichos momentos de paro y por qué motivo.

¿Qué versiones de Power BI existen?

Según el tipo de licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos., de permisos que tengan los usuarios y de dónde esté almacenado el contenido se podrán realizar una mayor o menor cantidad de funciones. El tipo de versión también es importante a la hora de compartir contenido con usuarios externos. Los usuarios externos sólo podrán visualizar el contenido siempre y cuando tengan las licencias pertinentes. Power BI se presenta en las siguientes versiones:

Power BI Desktop

Es una aplicación gratuita que el usuario puede descargar en su propio PC. Con esta aplicación el usuario puede generar informes. No obstante, si quiere compartirlo, la persona que vaya a recibir el informe debe tener también Power BI Desktop. El usuario que genere el informe, lo descarga en un tipo de archivo sólo legible por la aplicación de escritorio Power BI Desktop. Lo que el recipiente ve es el resultado final del informe, pero no puede ver el cuadro de mando del que ha creado el informe.

Además, al ser una aplicación en localEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ., las actualizaciones (tanto de funciones como de seguridadLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel. y de los datos) no son automáticas, sino que es el propio usuario el que tiene que hacerlas de forma manual. La aplicación Power BI Desktop puede no funcionar correctamente si no se actualiza. Microsoft Desde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa.hace actualizaciones mensuales de esta aplicación, por lo que el usuario tendrá que hacer actualizaciones cada mes.

Power BI gratuita

Esta versión se encuentra en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. de forma gratuita. Los usuarios pueden hacer análisis de sus datos personales y visualizarlos usando “Mi área de trabajo” (espacio personal donde el usuario puede crear su contenido). El límite de capacidad del área de trabajo es de 10 GB. Los análisis y datos que se consigan con esta versión no pueden compartirse con otros usuarios. Esta versión no genera archivos físicos y las actualizaciones de los datos tiene que hacerlas el usuario manualmente.

Atención: Power BI permite que un usuario con una licencia gratuita tenga su área de trabajo (Workspace) almacenada en la capacidad Premium de su empresa. El hecho de pertenecer a esta capacidad Premium le otorga una serie de ventajas al usuario de licencia gratuita frente a otro de licencia gratuita sin capacidad Premium. Por ejemplo, un usuario de licencia gratuita no podrá compartir informes ni ver los cuadros de mando de otros usuarios a no ser que pertenezca a la versión Premium.

Power BI Pro

En muchos casos, sólo el acceso al área de trabajo propia no es suficiente. Por eso, hay empresas que recurren a la versión Pro de Power BI. Con este tipo de licencia se puede publicar contenido en las áreas de trabajo de otros usuarios, hacer un uso compartido de contenido con otros usuarios con licencia Pro y suscribirse a paneles e informes creados por otros usuarios. La licencia Pro tiene un coste de 8,40€ por usuario/mes. En este tipo de licencias se tiene una capacidad de 10 GB por área de trabajo. No obstante, hay que tener cuidado ya que el uso total es de 10 GB multiplicado por el número de licencias Pro que tenga la empresa. Las actualizaciones de los datos se pueden hacer de forma automática y manualmente.

Atención: si se duda sobre si adquirir una versión gratuita o una Pro, Microsoft ofrece la posibilidad de hacer una prueba durante un mes con 25 licencias Pro. Si pasado ese periodo de prueba, o sin haber realizado la prueba, se quisiera adquirir licencias Pro hay que tener en cuenta que no está disponible para: organizaciones educativas; organizaciones implementadas en nubes de AzureAzure surgió como una plataforma de cloud computing diseñada para crear, desarrollar y administrar aplicaciones, software y servicios a través de una red global de centros de datos administrados por Microsoft. Estos centros de datos están repartidos por todo el mundo, lo que también impulsa la creación de redes de trabajo internacionales para compañías con sedes en varios países. Government; Azure Alemania; o Azure China 21Vianet.

Power BI Premium

Esta versión en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. tiene un tipo de licencia que no es individual, sino que es una licencia de “capacidad”. De hecho, el coste de esta modalidad es por recurso de almacenamiento y cálculo en la nube dedicado con suscripción anual. El precio es de 4.212,30 euros al mes para una capacidad de 100 TB. Esta modalidad es para organizaciones grandes que necesitan un gran nivel de análisis y de perfiles analíticos.

Con Premium, no hace falta adquirir licencias Power BI Pro individuales y los usuarios no tienen un máximo de capacidad establecido. Por tanto, la capacidad Premium permite alojar tantos usuarios Pro y gratuitos como se requieran. Los usuarios Pro y gratuitos adquieren una serie de ventajas al pertenecer a la capacidad Premium. Por ejemplo, los Pro pueden compartir contenido con los de licencia gratuita y los gratuitos pueden visualizar los cuadros de mando e informes compartidos con ellos.

Atención: debido al alto coste que supone una versión Premium es importante valorar si compensa frente a la adquisición de licencias Pro individuales. Cuando una empresa requiere 8 licencias Pro, les sale más rentable adquirirlas aparte. Sin embargo, cuando una empresa requiere más de 200 licencias Pro es posible que la opción de Premium sea más provechosa.

En consecuencia, las licencias Pro sólo son necesarias en Premium para los diseñadores de contenido. Esto se debe a que los diseñadores son los usuarios que deben conectarse a los orígenes de datos, moldear los datos y crear paneles e informes.

De hecho, los diseñadores proporcionan permisos tanto a los usuarios de la organización, como a los usuarios externos para ver el contenido de un cuadro de mando. Por tanto, cualquier usuario Pro o gratuito pueden observar el contenido siempre que pertenezcan a una capacidad Premium y un rol asignadoLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. en ese área de trabajo. Los roles son asignados por los diseñadores de contenido y se dividen entre:

• Espectador: sólo ve los datos del área de trabajo;
• Colaborador: crea, edita y elimina contenido en el área de trabajo;
• Miembro: crea, edita y elimina contenido, comparte elementos y actualiza y agrega permisos inferiores;
• Administrador: aparte de poder hacer lo mismo que los anteriores, también puede actualizar y eliminar el área de trabajo y agregar o quitar los permisos de otros usuarios.

Los usuarios de las versiones que están alojadas en la nube pueden acceder a Power BI a través del acceso web y de la aplicación móvil Power BI.